劉敏娟

【摘要】近年來(lái)，隨著檔案工作的不斷深入開(kāi)展，開(kāi)發(fā)利用地震檔案信息資源日益受到各界領(lǐng)導(dǎo)的重視和廣大群眾的關(guān)注，大力開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源勢(shì)在必行，如何最大限度地利用好、開(kāi)發(fā)好檔案，讓地震檔案更好地服務(wù)大局、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人民，這就為我們從事地震檔案管理工作的人員指明了方向并提出新的要求。

【關(guān)鍵詞】地震檔案信息資源;開(kāi)發(fā);利用

地震檔案如實(shí)地記載著地震各行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、業(yè)務(wù)管理部門(mén)在處理各個(gè)事物時(shí)所產(chǎn)生的歷史背景、沿革發(fā)展及其重要內(nèi)容，具有原始性、真實(shí)性的特點(diǎn)。主要包括各個(gè)時(shí)期的收發(fā)文件、各種報(bào)告、函電、會(huì)議材料、科技、聲像、會(huì)計(jì)、報(bào)告報(bào)表、錄音錄像等資料。為研究全省防震減災(zāi)事業(yè)科學(xué)發(fā)展提供第一手資料，是促進(jìn)地震檔案事業(yè)各項(xiàng)體制改革、創(chuàng)新發(fā)展的重要依據(jù)。

地震檔案信息資源是寶貴的財(cái)富，而充分開(kāi)發(fā)地震檔案資源，利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行信息發(fā)布，使其能最大限度地為地震科研服務(wù)是當(dāng)今地震檔案工作的新形式、新亮點(diǎn)。筆者將就地震檔案的幾個(gè)作用闡述地震檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用工作。

一、地震檔案的行政作用

山西省地震機(jī)構(gòu)組建于1968年，1975年建局。現(xiàn)設(shè)有9個(gè)職能處室，8個(gè)下屬事業(yè)單位，7個(gè)中心地震臺(tái)站，實(shí)行中國(guó)地震局與省政府雙重領(lǐng)導(dǎo)體制，承擔(dān)全省防震減災(zāi)行政管理職能，依法履行各項(xiàng)職責(zé)。地震檔案共分為5大類(lèi)：文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案。涵蓋全局所有產(chǎn)生的文件、觀測(cè)報(bào)告、地震趨勢(shì)預(yù)測(cè)及上級(jí)相關(guān)部門(mén)下發(fā)的各種文件等。地震文書(shū)檔案如實(shí)記載地震行政部門(mén)產(chǎn)生文件的歷史背景、沿革發(fā)展及其重要內(nèi)容。針對(duì)我局行政機(jī)構(gòu)，保持政策、制度、體制、工作方法的連續(xù)性、有效性，以及決策的科學(xué)性都具有重要的依據(jù)和參考作用。近年來(lái)，各地震行政部門(mén)所產(chǎn)生的大量文件檔案，更是逐步以形式多、范圍廣涉及到各方面，如重點(diǎn)工程建設(shè)、提升地震應(yīng)急處置能力、加強(qiáng)地震監(jiān)測(cè)預(yù)報(bào)工作、推進(jìn)抗震設(shè)防工作及深化防震減災(zāi)宣傳教育等領(lǐng)域。如山西省與中國(guó)地震局聯(lián)合印發(fā)的《中國(guó)地震局、山西省人民政府共同加強(qiáng)山西防震減災(zāi)能力建設(shè)合作實(shí)施方案》，確定了雙方共同推進(jìn)的重點(diǎn)工作和合作項(xiàng)目，涉及合作資金達(dá)上億元;再如相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)歷時(shí)數(shù)年結(jié)合相關(guān)的檔案資料，先后出臺(tái)了《山西省地震應(yīng)急救援規(guī)定》《山西省地震局行政監(jiān)察工作規(guī)定》具有一定的社會(huì)性和法律性。可見(jiàn)地震檔案的行政作用舉足輕重。

二、地震檔案的參考利用作用

我單位自成立以來(lái)，收集、整理、錄入紙質(zhì)檔案以卷為單位的共3020卷、以件為單位的共13909件，提供參考利用多達(dá)2萬(wàn)多余次，為地震行政管理部門(mén)、地震科學(xué)研究、著作編寫(xiě)提供大量的查閱資料。依據(jù)檔案，先后編制《山西通志·地震志》《山西省地震監(jiān)測(cè)志》《山西省地震局處室文件匯編》《機(jī)構(gòu)沿革概覽》《工作制度匯編》以及《防震減災(zāi)大事記》等。其中《山西通志·地震志》的編寫(xiě)，則運(yùn)用大量的地震檔案，查找記載山西的地震活動(dòng)、預(yù)防預(yù)測(cè)、地震地質(zhì)、工程地震、管理體制數(shù)據(jù)，編寫(xiě)的具有代表性的史實(shí)書(shū)籍。《山西省地震監(jiān)測(cè)志》運(yùn)用實(shí)物檔案中照片、地震檔案中的文件以翔實(shí)的圖文資料，反映全省地震監(jiān)測(cè)工作隨著新中國(guó)地震科學(xué)的發(fā)展，所經(jīng)歷的由觀測(cè)、預(yù)報(bào)，不斷探索和潛心研究地震監(jiān)測(cè)預(yù)報(bào)方法到逐步形成具有中國(guó)特色和山西地方特點(diǎn)的地震科學(xué)體制的過(guò)程。這兩部典范著作既是了解山西省地震工作發(fā)展的歷史和現(xiàn)狀的工具書(shū)，又是一部從事地震科技管理、研究地震科學(xué)和制定地震發(fā)展規(guī)劃不可或缺的參考文獻(xiàn)。不僅見(jiàn)證了我省防震減災(zāi)的工作發(fā)展的歷程，更有力地說(shuō)明地震檔案的參考利用作用。

三、地震檔案的社會(huì)作用

隨著我省防震減災(zāi)事業(yè)的不斷發(fā)展，地震重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量也日趨增多，檔案工作的規(guī)模日益擴(kuò)大，內(nèi)容日益豐富，其社會(huì)作用也日益凸現(xiàn)，為加快我省防震減災(zāi)事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。因此，如何做好地震重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作成為重要的研究課題。近幾年，先后完成中國(guó)地震局“十五”中國(guó)數(shù)字地震觀測(cè)網(wǎng)絡(luò)項(xiàng)目、山西省“十一五”地震安全信息服務(wù)工程，華北活斷層1：5萬(wàn)填圖項(xiàng)目，以及“十二五”山西省地震應(yīng)急系統(tǒng)優(yōu)化改造項(xiàng)目、中國(guó)地震背景場(chǎng)探測(cè)項(xiàng)目、中國(guó)地震局社會(huì)服務(wù)工程項(xiàng)目等重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理立卷和檔案驗(yàn)收工作，并順利通過(guò)中國(guó)地震局、國(guó)家檔案局、省發(fā)改委和中國(guó)檔案局的驗(yàn)收。既豐富我局檔案館藏，更進(jìn)一步突顯地震檔案重要的社會(huì)地位及作用。

近年來(lái)，省領(lǐng)導(dǎo)高度重視對(duì)加強(qiáng)建設(shè)工程的抗震設(shè)防要求管理。把抗震設(shè)防管理工作列入重要議事日程，納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃與經(jīng)濟(jì)發(fā)展、項(xiàng)目建設(shè)和社會(huì)穩(wěn)定等各項(xiàng)工作同步部署中，使我省城市住宅建房抗震標(biāo)準(zhǔn)工程、農(nóng)村居民地震安全工程、避難場(chǎng)所的建立等各項(xiàng)惠民工程扎實(shí)開(kāi)展。參照的《山西省建設(shè)工程抗震設(shè)防要求管理辦法》《山西省建設(shè)工程場(chǎng)地地震安全性評(píng)價(jià)報(bào)告及抗震設(shè)防要求確定程序》《山西省地震安全性資質(zhì)管理辦法》《山西省防震減災(zāi)示范縣（市、區(qū)）創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)（試行）》等相關(guān)的制度和辦法，這些制度和辦法則是收集運(yùn)用大量的相關(guān)檔案資料、參數(shù)而制定的，可見(jiàn)地震檔案工作的社會(huì)運(yùn)用作用尤為重要。

四、地震檔案的文化作用

地震檔案的文化作用著重體現(xiàn)在檔案的宣傳工作，它是檔案事業(yè)的重要組成部分。做好檔案宣傳工作，為地震檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的氛圍，是檔案部門(mén)一項(xiàng)長(zhǎng)期而重要的任務(wù)。我局始終把檔案宣傳工作放在全年檔案工作的重要位置，緊緊圍繞年初檔案工作計(jì)劃及檔案工作發(fā)展大局，在探索中求得檔案宣傳工作的新形式、新方法，努力實(shí)現(xiàn)內(nèi)容豐富、形式多樣的檔案宣傳活動(dòng)。我們采用檔案宣傳與業(yè)務(wù)指導(dǎo)相結(jié)合，結(jié)合業(yè)務(wù)指導(dǎo)活動(dòng)，強(qiáng)化《山西省地震局檔案管理辦法》《山西省地震局文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《中國(guó)地震局基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī)、規(guī)范及辦法的宣傳，印制圖文并茂的《檔案實(shí)用手冊(cè)》并發(fā)放到全局各機(jī)關(guān)事業(yè)單位及臺(tái)站工作人員手中，通過(guò)《檔案實(shí)用手冊(cè)》指導(dǎo)每位工作人員做好檔案的收集、整理、保存、歸檔、運(yùn)用。不定期開(kāi)展“檔案知識(shí)答卷”的活動(dòng)，力求讓每一位領(lǐng)導(dǎo)干部重視檔案工作，每一位兼職檔案員學(xué)精檔案知識(shí)，每一位職工了解檔案知識(shí)，為促進(jìn)地震檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展?fàn)I造良好的環(huán)境。再如：對(duì)于社會(huì)普及防震減災(zāi)宣傳的影響也很大。結(jié)合運(yùn)用大量的檔案相關(guān)資料和歷年防震減災(zāi)宣傳工作好的經(jīng)驗(yàn)方法，通過(guò)“5.12”防震日和“7.28”防震減災(zāi)宣傳周期間發(fā)放專(zhuān)題片、微電影等上千份;翻印《地震災(zāi)害防災(zāi)避險(xiǎn)知識(shí)讀本》上萬(wàn)本，使廣大人們?nèi)罕娞岣吡丝茖W(xué)素養(yǎng)和防震減災(zāi)意識(shí)。我們還將此活動(dòng)運(yùn)用在加強(qiáng)學(xué)校防震減災(zāi)安全教育活動(dòng)中，將防震減災(zāi)安全教育列入課程計(jì)劃，制定不同學(xué)段的安全課程方案。在各級(jí)教育行政部門(mén)和中小學(xué)、幼兒園開(kāi)展專(zhuān)題講座、制作安全版面、舉辦安全大講堂等方式，強(qiáng)化防震安全宣傳和教育。全省中小學(xué)生和幼兒防震減災(zāi)安全教育覆蓋率達(dá)到100%。以上措施使廣大的人們?nèi)罕娺M(jìn)一步增強(qiáng)了公民防震減災(zāi)意識(shí)，提高公民在地震災(zāi)害中自救、互救的能力。

五、地震檔案的法律作用

隨著近年來(lái)我國(guó)反腐力度的加強(qiáng)，我局領(lǐng)導(dǎo)高度重視此項(xiàng)工作，局紀(jì)檢監(jiān)察審計(jì)部門(mén)依據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)在解決爭(zhēng)端、處理案件等活動(dòng)中發(fā)揮了重要的作用，其所利用的就是相關(guān)檔案信息，如各種文件、憑證等，對(duì)局重大項(xiàng)目、經(jīng)濟(jì)責(zé)任、經(jīng)營(yíng)性國(guó)有資產(chǎn)的收支等進(jìn)行定時(shí)、定期審計(jì)，及時(shí)查找問(wèn)題并進(jìn)行整改，從而完善內(nèi)控制度，加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)管力度;山西省各級(jí)地震行政執(zhí)法隊(duì)伍，在省、市、縣地震行政主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)下，認(rèn)真履行法定職責(zé)，積極有效地開(kāi)展地震行政執(zhí)法工作，經(jīng)過(guò)全省地震執(zhí)法人員的共同努力，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，共查處各類(lèi)地震違法案件上百起。執(zhí)法工作的開(kāi)展，挽回一定的經(jīng)濟(jì)損失，促進(jìn)了防震減災(zāi)各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。其所利用的就是檔案相關(guān)的地震行政執(zhí)法法律法規(guī)。檔案資料的及時(shí)性、真實(shí)性、有效性，使地震檔案更具法律性的作用。

隨著防震減災(zāi)事業(yè)的不斷發(fā)展，地震檔案工作也更趨于科學(xué)化、現(xiàn)代化管理，如何使地震檔案工作邁向新的臺(tái)階，應(yīng)從增強(qiáng)檔案管理意識(shí)、建立健全檔案管理制度、規(guī)范檔案管理工作流程等環(huán)節(jié)入手，既要高度重視地震檔案價(jià)值，又要充分發(fā)揮檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用工作;既要拓寬和開(kāi)創(chuàng)檔案工作的新局面，又要讓科學(xué)創(chuàng)新理念滲透到地震檔案的各個(gè)方面，利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)建立電子檔案管理信息系統(tǒng)，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，讓檔案工作搭上科技快車(chē)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。這也是今后地震檔案管理工作的重中之重。

展望未來(lái)，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，才能使地震檔案工作邁向新的征程！