杜欣 謝銘

【摘要】為適應(yīng)新形勢下國家和社會對檔案業(yè)務(wù)工作的要求，同時為提高全公司檔案信息化管理水平，2018年根據(jù)湖北省檔案局《湖北省企業(yè)科技事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理考評辦法》的要求，中煙工業(yè)啟動新的檔案系統(tǒng)研制與檔案整理、數(shù)字化工作。本次檔案信息化建設(shè)主要實現(xiàn)存量數(shù)字化、增量電子化、查詢網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)。

【關(guān)鍵詞】湖北中煙工業(yè);檔案信息化;建設(shè)

湖北中煙工業(yè)有限責(zé)任公司組隸屬國家煙草專賣局（中國煙草總公司）。湖北中煙工業(yè)有限責(zé)任公司前身為1916年創(chuàng)立的南洋兄弟煙草公司漢口分公司，至今已走過百年歷程。公司現(xiàn)下轄武漢卷煙廠、襄陽卷煙廠、三峽卷煙廠、廣水卷煙廠、紅安卷煙廠、恩施卷煙廠6家卷煙生產(chǎn)廠，以及卷煙材料廠、新業(yè)薄片公司和紅金龍（集團(tuán)）有限公司等多家子公司。公司先后獲得“全國五一勞動獎狀”“全國質(zhì)量工作先進(jìn)單位”“全國內(nèi)部審計工作先進(jìn)單位”等多項殊榮。

多年來，湖北中煙各級領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案與檔案工作，堅持在檔案業(yè)務(wù)方面持續(xù)投入，在公司專設(shè)了綜合檔案庫房與會計檔案庫房，購置了先進(jìn)的自動密集架與智能庫房系統(tǒng)，為提高信息化管理水平提供夯實基礎(chǔ);湖北中煙工業(yè)檔案信息化建設(shè)主要分為以下幾個方面：

一、歷史檔案資源建設(shè)：存量數(shù)字化

（一）檔案調(diào)卷。每次調(diào)取的檔案需從檔案室確認(rèn)的清單中依次提取，提取時要對文件內(nèi)容、目錄、數(shù)量進(jìn)行核對，辦理好登記手續(xù)。

（二）目錄數(shù)據(jù)補充修改。未建立電子目錄的檔案需按照國家有關(guān)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及檔案綜合管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行補錄，建立完整的文件級目錄。

（三）原件拆件。將檔案原件拆開、排序，保證檔案順序正確和完整，不得損壞原件。

（四）檔案掃描。檔案掃描應(yīng)保證掃描文件的完整性與清晰度，不得漏頁;對損毀較為嚴(yán)重的紙張檔案，應(yīng)對其進(jìn)行修裱后再進(jìn)行掃描。

（五）數(shù)據(jù)校驗與掛接。在完成上述工作后需進(jìn)行詳細(xì)檢查，對漏掃數(shù)據(jù)，列出清單重新補掃，對未成功掛接數(shù)據(jù)排查原因并進(jìn)行修正，直至全部掛接成功。確保掃描數(shù)據(jù)的真實性、完整性、有效性

（六）還原裝訂與歸還。檢查檔案是否完整;檢查文件目錄和文件順序是否一致;檢查檔案裝訂是否規(guī)范，頁號是否連續(xù);檢查文件放置方向是否正確。按照拆件前的標(biāo)準(zhǔn)原樣裝訂，必須保證恢復(fù)拆件前的狀態(tài)，并裝盒，辦理歸還手續(xù)并歸還至檔案室。

二、實時文件資源建設(shè)：增量電子化

（一）協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)，主要包含公文擬稿和審批。協(xié)同辦公系統(tǒng)的功能主要包括日常事務(wù)管理、公文管理、新聞管理、流程審批、會議管理等功能模塊，該系統(tǒng)參照湖北中煙工業(yè)有限責(zé)任公司的辦公習(xí)慣和特點，大大提高了辦公效率，增強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理能力。企業(yè)對公文管理主要是指對收文、登記、印刷、交換、催辦、傳閱、擬稿、審核、發(fā)文、統(tǒng)計、歸檔等公文處理環(huán)節(jié)進(jìn)行全面管理，公文管理是協(xié)同辦公系統(tǒng)中最重要的功能，主要目的是通過計算機(jī)和便利的網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)公文收發(fā)的自動化管理，詳見“圖1”。

（二）檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，主要包含檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。為適應(yīng)新形勢下對檔案工作的要求，以提供檔案信息化管理水平為目的，以提高檔案利用率為前提，中煙公司購置ES-OAIS數(shù)字檔案館系統(tǒng)，該檔案系統(tǒng)可以自定義檔案類型及表單，通過工作流引擎和即時消息服務(wù)對檔案的收集、整理、移交、歸檔、統(tǒng)計和利用等進(jìn)行全過程信息化管理。該系統(tǒng)已經(jīng)與多家協(xié)同辦公系統(tǒng)廠商進(jìn)行了電子文件在線歸檔功能對接，成功實現(xiàn)了電子文件的在線歸檔。

（三）在線歸檔無縫對接。通過技術(shù)手段，在協(xié)同辦公系統(tǒng)中辦結(jié)完畢后，由管理員在辦公系統(tǒng)中對公文進(jìn)行保管期間和檔案分類的鑒定，鑒定完成后進(jìn)行歸檔操作，將著錄信息與電子文件歸檔到檔案管理系統(tǒng)，歸檔過程中通過電子簽章、MD5碼校驗等技術(shù)手段實現(xiàn)電子文件的四性驗證，最后由檔案管理員鑒別歸檔到檔案系統(tǒng)預(yù)歸檔庫的電子文件是否符合公司“三合一”制度歸檔范圍，完成整個電子文件歸檔操作。電子文件在線歸檔的實現(xiàn)，將定期歸檔變?yōu)榧皶r歸檔、將被動收集變?yōu)橹鲃荧@取、將人工審核變?yōu)闄C(jī)器輔助審核、將后期數(shù)字化變?yōu)榍捌陔娮踊跉w檔及時性、完整性、有效性、安全性方面、在檔案利用便捷性方面有極大提高，同時節(jié)省了后期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的費用。

三、檔案資源建設(shè)：查詢網(wǎng)絡(luò)化

通過本次檔案信息化建設(shè)，湖北中煙基本實現(xiàn)了存量數(shù)字化、增量電子化的既定目標(biāo)，相比傳統(tǒng)查詢系統(tǒng)，東方飛揚檔案管理系統(tǒng)不僅可以通過著錄的條目信息進(jìn)行檢索，還能對檔案內(nèi)包含的具體內(nèi)容進(jìn)行全文檢索，通過一站式的檔案利用子系統(tǒng)，用戶可像使用百度一樣方便快捷查詢檔案信息。

接下來還需在檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案資源建設(shè)（檔案資源開發(fā)）、檔案信息化建設(shè)上持續(xù)投入，為下一步實現(xiàn)公司數(shù)字檔案室打下堅實基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]黃艷麗.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容[J].黑龍江檔案，2014（03）.