史少征

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，各種新型科學技術都取得了長足的進步，尤其是信息技術的發(fā)展，為我國的諸多行業(yè)提供了新的動力。對于文案管理工作而言，信息技術的發(fā)展更是使得檔案管理工作取得了突破性的進步，在這樣的社會新形勢之下，若是想提高文書檔案管理工作的效率，就必須結合這項技術進行改革與創(chuàng)新，以此來保障檔案的有效性和科學性。

關鍵詞：文書檔案管理;信息技術;相關改革與創(chuàng)新技術

1 文書檔案管理現(xiàn)狀

隨著我國社會現(xiàn)代化的進程不斷加快，信息化已經(jīng)步入各行各業(yè)充斥著我國公民日常生活的每一個角落，文書檔案管理工作也必須順應時代發(fā)展的潮流進行改革與創(chuàng)新，雖然傳統(tǒng)的檔案管理技術是檔案管理工作者寶貴經(jīng)驗的傳承，但是已經(jīng)逐步跟不上時代發(fā)展的步伐。但是通過運用信息化技術，就可以為檔案管理工作提供便捷，使其更加規(guī)范化和科學化，這樣不僅能夠提高辦公室的工作效率也能減少文件管理工作出現(xiàn)錯誤的可能性。但是在公司日常文書檔案管理的過程中也存在著一些弊端和困境。其中最為主要的就是公司的發(fā)展步伐過快，文書檔案管理體系改革無法有效的跟進。

1.1 重視程度不足

企業(yè)在進行檔案管理時，相關的管理領導并沒有高度重視檔案管理這項工作的社會意義，對其投入的資源相對較少，并沒有配備與之相適宜的系統(tǒng)。因此檔案管理工作先要提高自身的信息化水平，仍存在著諸多的困難。

1.2 管理人員存在缺陷

檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，對如何加大檔案管理工作信息化水平仍存在思想上的認知誤差，而且個人素質以及技能水平尚且不足。在日常的工作中，無法根據(jù)檔案管理工作的特點進行有針對性的技術改革，而且操作能力明顯無法跟上企業(yè)的需求，從而使得檔案管理工作無法有序的進行，最終造成文案缺少了科學性和規(guī)范性。

1.3 管理缺乏統(tǒng)一性

電子檔案作為其文案管理體系的重要組成部分，是推動信息化發(fā)展的主要動力，但是由于諸多原因使得檔案管理工作缺乏統(tǒng)一性。例如部門的權限以及責任認知不明確，內(nèi)部運行體系并不完善等等，都會導致各部門的文案無法進行統(tǒng)一的調(diào)配，最終歸結到管理部門時，檔案存在錯誤或者是缺失，這些都為檔案管理工作的整理增添了無數(shù)的工作壓力，使得檔案管理工作的工作效率極其低下。

2 相關改革措施

為了順利的開展檔案管理工作，就必須順應時代發(fā)展的潮流，以此來促進企業(yè)的發(fā)展。

2.1 三全管理

三全管理指的是將檔案管理是作為一個整體的工作體系，對其實施全方位的具體管理，要求公司內(nèi)部全體人員共同參與。首先對障礙管理的過程進行嚴格的要求，從文件形成的起點到文件流入存檔的終點，都要進行嚴格的把控，但是也并非所有的過程都要一視同仁，要學會把握重點，檔案流經(jīng)管理層以及傳達層時。很容易增添一些公司的運營目標以及相關的批注，因此檔案管理要對這些過程進行嚴格的把關，科學有效的整合檔案以及檔案的衍生信息，確保信息采集的準確性以及時效性。不僅要將紙質檔案歸收到統(tǒng)一的文件夾內(nèi)還要在電腦錄入相關的系統(tǒng)，確保雙重保險其次，要求檔案管理工作的全部員工全員參與。落實每一個部門的相關責任，積極配合檔案管理工作，最終檔案統(tǒng)一收集好之后，最后的保密措施一定要做到位，這是對企業(yè)負責的基礎，一旦這些檔案發(fā)生了泄漏現(xiàn)象，很可能造成公司財產(chǎn)損失，因此檔案的安全是極其重要的。

2.2 三化管理

三化管理指的是精細化，標準化，流程化。公司在運營的時候，必須出臺相關的行業(yè)規(guī)范，確保檔案管理整個流程都有規(guī)章制度可以參考。這樣不僅可以保障檔案儲存的編制以及最終形成的版本標準一致，還能減少錯誤出現(xiàn)的可能性，對后期的檔案電子版以及文檔版有著輔助意義。傳統(tǒng)的檔案管理工作是由檔案管理部門單方面進行統(tǒng)籌工作效率極其低下，但是通過提升其流程化水平，就可以加快工作效率，同時雙重備份的文檔，也能避免信息的缺失。

3 創(chuàng)新意識

3.1 建立檔案管理系統(tǒng)

通過運用大數(shù)據(jù)信息收集技術以及統(tǒng)籌技術，并且輔助于計算機技術，可以建立起完善的檔案管理系統(tǒng)，這種管理系統(tǒng)在保障工作效率的同時還能對辦公室的責任進行明確的分工。按照文檔的種類分為不同的機密等級，然后分類管理，這樣不僅能提高檔案的保密性，還能方便后期的安保措施防止信息的外泄。

3.2 提升人員素質

工作人員的自身素質對于檔案管理工作而言有著重要的意義，工作人員自身素質不足或者技術水平不足，都無法適應時代發(fā)展的潮流，對于推動辦案管理工作信息化水平的提高形成了制約，還有可能因自身素質的原因出賣公司的機密文檔來獲取自身利益，造成公司的經(jīng)濟財產(chǎn)損失?？梢酝ㄟ^微課堂講座或者聘請社會專業(yè)的管理人員，對技術人員進行宣講，提高技能水平和職業(yè)道德意識。

3.3 強化制度建設

檔案管理工作的時效性尤其重要，一旦文件形成傳輸?shù)焦芾聿块T時，就要第一時間實現(xiàn)信息的共享，從根源上消除信息延誤可能帶來的弊端，只有這樣才能保障文件的科學性和實效性。同時還要確保管理人員日常行為的規(guī)范性，每一個工作環(huán)節(jié)都有可以參考的規(guī)章制度。通過不同的分工去完成自身的工作，并且責任到人，以此來保障工作效率。

3.4 加強對檔案管理工作的重視

為了適應時代的發(fā)展，檔案管理工作必須提升自身的現(xiàn)代化水平，因此單位領導必須消除自身對檔案管理工作的忽視態(tài)度加大對檔案管理體系的建設，提升其現(xiàn)代化水平。反復敲定管理流程的各個環(huán)節(jié)，從中分析可能存在的漏洞，并且提出解決意見。充分完善，認真落實責任業(yè)務促進檔案管理工作的良性發(fā)展。

4 結束語

綜上所述，檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展而言有著重要的作用，不僅能夠推動企業(yè)內(nèi)部穩(wěn)定運行，還能夠保障信息的實效性和科學性，以此來應對日益激烈的市場競爭，為企業(yè)實現(xiàn)堅定目標打下堅實的基礎。

參考文獻

[1]張鴻艷.大數(shù)據(jù)背景下人事檔案信息資源建設的現(xiàn)狀與進路研究——基于檔案數(shù)據(jù)管理視角[J/OL].山西檔案：2019（09）

[2]馮天予.混亂與變革：巴達維亞共和國行政改革與檔案管理研究——兼論《荷蘭手冊》誕生背景[J/OL].山西檔案：2019（09）