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        巧妙運(yùn)用統(tǒng)計(jì)表格和圖形提升文秘工作質(zhì)量

        2019-11-11 12:40:24李國潤
        辦公室業(yè)務(wù) 2019年9期
        關(guān)鍵詞:水平質(zhì)量企業(yè)

        李國潤

        【摘要】企業(yè)文秘工作任務(wù)越來越重,傳統(tǒng)的文秘服務(wù)理念已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段企業(yè)的發(fā)展,所以,應(yīng)該轉(zhuǎn)變文秘的管理觀念,賦予文秘更多的權(quán)限,全面提高文秘工作的水平與質(zhì)量。本文對巧妙運(yùn)用表格和圖形提升文秘的工作質(zhì)量進(jìn)行分析,希望能夠使文秘更好地完成任務(wù),為企業(yè)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

        【關(guān)鍵詞】文秘;企業(yè);表格;圖形;質(zhì)量;水平

        無論是哪一個(gè)行業(yè)的企業(yè),辦公室文秘工作都屬于企業(yè)的核心工作管理部門,其主要的工作內(nèi)部不僅繁重、復(fù)雜,而且還需要對領(lǐng)導(dǎo)的指示進(jìn)行準(zhǔn)確的傳達(dá),并且與基層的工作也要保持密切的聯(lián)系,使企業(yè)內(nèi)部的溝通效率能夠得到有效提升,所以,這就需要文秘具備更加高水平的表格與圖形運(yùn)用能力,使整個(gè)工作過程更加規(guī)范,相關(guān)的人員能夠更加清楚地了解具體的工作內(nèi)容,從而使企業(yè)能夠保持更加規(guī)范的狀態(tài)向前發(fā)展。

        一、文秘工作的重要性

        文秘工作在企業(yè)的發(fā)展中可以說起著承上啟下的作用,能夠在很大程度上促進(jìn)企業(yè)的正常發(fā)展,換句話說,文秘部門在企業(yè)占據(jù)著核心的地位。文秘工作的主要工作內(nèi)容是正確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示,督促工作人員按照要求工作,使整個(gè)企業(yè)上下都能夠按照要求完成任務(wù)。

        對于文秘工作人員的要求來說,不僅需要其具備專業(yè)的工作能力,也需要具備強(qiáng)大的交流與共同能力,能夠全面掌握企業(yè)的發(fā)展情況,并且對各個(gè)部門了如指掌,同時(shí),文秘也要具有一定的樂觀精神,采用理性的態(tài)度分析問題,使文秘工作的質(zhì)量能夠得到有效的提升。此外,也要要求文秘具有一定的計(jì)算機(jī)能力,能夠通過圖形、表格的方式規(guī)劃出具體任務(wù)的操作規(guī)范,并且也能夠?qū)ζ髽I(yè)的日常經(jīng)營發(fā)展工作進(jìn)行記錄,采用表格與圖形的形式能夠使具體的內(nèi)容更加清晰,從而進(jìn)一步提高企業(yè)的工作效率。

        二、文秘所具備的素養(yǎng)

        (一)職業(yè)素養(yǎng)。一名合格的文秘必須要具備超強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)。一方面,文秘應(yīng)該根據(jù)企業(yè)具體的規(guī)章制度,完成工作,不遲到、不早退,按時(shí)整理好各項(xiàng)工作內(nèi)容,對各種事項(xiàng)進(jìn)行全面的掌握與把控,嚴(yán)格避免出現(xiàn)手忙腳亂的現(xiàn)象,降低工作中出現(xiàn)失誤的情況,同時(shí),也要對瑣碎時(shí)間進(jìn)行合理的利用,從而有效提升工作的效率與質(zhì)量。另一方面,文秘應(yīng)該具備一定的緊急事件處理能力,對于一些突發(fā)事件進(jìn)行緊急處理,避免出現(xiàn)遺漏、重復(fù)等現(xiàn)象,同時(shí),文秘也要結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn),使工作能夠有條不紊地開展,全面提高自身的工作效率。

        (二)道德素養(yǎng)。文秘工作的內(nèi)容與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展息息相關(guān),所以,文秘應(yīng)該時(shí)刻以企業(yè)的利益為首要任務(wù),在做任何事情時(shí),都應(yīng)該以大局為重,從企業(yè)發(fā)展的角度思考問題,嚴(yán)禁假公濟(jì)私、損害企業(yè)形象、破壞企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益等現(xiàn)象出現(xiàn),同時(shí)也要對自身的利益與企業(yè)的利益進(jìn)行權(quán)衡,確保企業(yè)中的各項(xiàng)工作能夠順利開展,進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)文秘自身的工作價(jià)值,為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

        三、提高文秘表格與圖形使用效果的措施

        (一)在文件擬寫工作中應(yīng)用表格與圖形。相比于純文字的表述,表格與圖形能夠使統(tǒng)計(jì)的資料更加清晰、直觀,使觀看的人能夠更加方便地對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析,進(jìn)一步提高了工作的效率,使文件的內(nèi)容能夠躍然紙上。因此,為了能夠進(jìn)一步提高文秘工作的質(zhì)量與水平,應(yīng)該加強(qiáng)文秘表格與圖形的使用效果,從而使企業(yè)的數(shù)據(jù)信息的展現(xiàn)能夠更加簡潔、清晰、有條理,同時(shí),以圖形和表格的形式進(jìn)行記錄,也能夠使企業(yè)的數(shù)據(jù)資料得到長期的保存,十分有利于企業(yè)的發(fā)展。

        (二)在會(huì)議記錄中應(yīng)用圖形與表格開展文秘工作。會(huì)議記錄文秘的工作可以分為三個(gè)步驟:首先,是會(huì)前的準(zhǔn)備工作。文秘應(yīng)該在正式開會(huì)前,做好會(huì)議準(zhǔn)備工作,確定開會(huì)的日期、時(shí)間以及地點(diǎn),同時(shí)也要細(xì)化參會(huì)的人員、餐飲的安排,車輛的安排以及所需要使用的資料等,通過表格的方式進(jìn)行記錄,能夠使其更加清晰地展現(xiàn),這樣就能夠進(jìn)一步提高文秘工作的效率。同時(shí),在通過表格的方式進(jìn)行會(huì)議記錄時(shí),應(yīng)該確保每一項(xiàng)實(shí)際的工作都能夠落實(shí)到個(gè)人的頭上,充分做好協(xié)調(diào)工作,并且明確責(zé)任人。其次是會(huì)中的具體工作。文秘不僅要做好記錄工作,也要對會(huì)議室內(nèi)的音響、投影、桌椅、話筒等進(jìn)行逐一檢查,并且詳細(xì)做好登記。最后是會(huì)后收尾工作。文秘應(yīng)該做好離開的準(zhǔn)備工作,安排制定的人員將東西搬離,并且對會(huì)議室進(jìn)行周全的檢查,防止出現(xiàn)貴重物品、資料的遺漏現(xiàn)象,同時(shí),文秘在通過整理后,應(yīng)該采用電子版與紙質(zhì)版的兩種記錄形式,交由領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn),然后復(fù)印逐一下發(fā)給各個(gè)部門。

        (三)使用表格與圖形處理日常事務(wù)。文秘工作所涉及的內(nèi)容非常多,而且復(fù)雜,所以,應(yīng)該使用表格與圖形的方法開展日常工作事務(wù),從而提高文秘自身的工作效率。一方面,文秘的日常工作中,包括很多重要文件的收發(fā)工作,所以應(yīng)該使用表格的形式進(jìn)行記錄,這樣就能夠有效避免出現(xiàn)紕漏。另一方面,對于領(lǐng)導(dǎo)日程的安排也是文秘的日常工作,采用表格的形式做好精心的安排,能夠使自身的工作以及領(lǐng)導(dǎo)日程的安排都非常具有條理性。

        四、結(jié)束語

        總之,文秘的工作水平與能力,能夠直接影響企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展,所以,必須要不斷對文秘的工作能力進(jìn)行提升,使其能夠正確的運(yùn)用表格與圖形完成日常工作,從而使文秘的工作更加清晰、方便,進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

        【參考文獻(xiàn)】

        [1]倪亮亮.關(guān)于統(tǒng)一"秘書"與"文秘"提法的幾點(diǎn)思考[J].秘書之友,2018(09):8-10.

        [2]袁麗英.如何加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(11):51.

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