王海燕

檔案保密是檔案工作一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，也是所有檔案工作者的一項(xiàng)神圣職責(zé)。檔案如果在尚未解密之前就發(fā)生失密泄密現(xiàn)象，必將給我們的工作和事業(yè)帶來(lái)無(wú)法挽回的巨大損失。因此日常工作和檔案管理過程中時(shí)刻提高保密意識(shí)和增強(qiáng)保密觀念就顯得尤為重要。筆者結(jié)合工作實(shí)踐，就如何做好檔案保密工作從三方面談幾點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。

1 檔案保管過程中強(qiáng)化保密工作管理

1.1 庫(kù)房管理中的保密工作

檔案的安全保管是做好檔案保密工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。按照檔案保管要求，應(yīng)設(shè)置單獨(dú)的檔案庫(kù)房，并配備相關(guān)設(shè)備設(shè)施，達(dá)到防火、防盜等“九防”要求。但目前，隨著機(jī)關(guān)辦公的集中化和“八項(xiàng)規(guī)定”的要求，各部門辦公用房都比較緊張，很多機(jī)關(guān)單獨(dú)設(shè)立檔案室都比較困難，這就要求各單位積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，積極創(chuàng)造條件，優(yōu)先解決檔案庫(kù)房。另外，從檔案保密的角度來(lái)看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層和最頂層，庫(kù)房門窗要加裝防盜設(shè)施，有條件的單位還應(yīng)盡量做到庫(kù)房、辦公室、閱檔室“三室分開”。檔案庫(kù)房必須由檔案人員負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的檔案庫(kù)房管理和出入庫(kù)工作制度，并做好登記記錄工作。

1.2 準(zhǔn)確區(qū)分檔案的保管期限與保密期限

各單位應(yīng)認(rèn)真按照《檔案法》和國(guó)家檔案局8號(hào)令的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際，制定好各部門的《檔案歸檔范圍和保管期限表》，并貫徹執(zhí)行。而保密期限則是根據(jù)國(guó)家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如被泄露，將對(duì)國(guó)家的安全和利益造成的危害來(lái)確定的，它表示該國(guó)家秘密事項(xiàng)，受國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限?！吨腥A人民共和國(guó)保密法》中關(guān)于國(guó)家秘密保密期限規(guī)定：絕密級(jí)事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過10年，檔案在尚未解密之前，不得隨意對(duì)外提供。

1.3 檔案工作人員必須盡職盡責(zé)

檔案工作人員的職責(zé)之一，就是維護(hù)檔案的完整與安全。具體在保管過程中就是要做到不丟、不散、不亂。不丟，就是使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊。不散，就是要求檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理或綜合管理，不致于因檔案的分散保管而使檔案管理出現(xiàn)安全隱患，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案排列有序，科學(xué)規(guī)范。檔案保管是一項(xiàng)繁雜而又要求責(zé)任心很強(qiáng)的工作，檔案人員一定要堅(jiān)持原則，嚴(yán)格程序，照章辦事，防止檔案丟失損毀，確保檔案安全。

2 完善檔案開發(fā)利用過程中的保密措施

2.1 正確處理檔案保密與利用的關(guān)系

檔案保管的目的是為了利用，只有充分開發(fā)和挖掘檔案的潛在價(jià)值，才能有效地為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的健康開展發(fā)揮重要的參考借鑒和服務(wù)作用。這就要求日常工作中，檔案管理人員要十分重視檔案保密，時(shí)刻把保密這根弦放在心上。但近幾年，隨著時(shí)常發(fā)生失泄密事件而帶來(lái)的追責(zé)力度的加大，檔案工作普遍存在著重保密輕利用，利用不足現(xiàn)象，檔案人員普遍存在寧可少用不用也不能發(fā)生泄密問題，由此產(chǎn)生很多弊端，大量有利用價(jià)值的檔案得不到充分利用，利用者也無(wú)法及時(shí)全面地查閱利用自己所需的檔案信息，造成資源浪費(fèi)。對(duì)此，檔案部門必須提高認(rèn)識(shí)，解放思想，主動(dòng)作為，克服怕出事保平安思想，在嚴(yán)格按照《保密法》要求做好保密工作的前提下，擔(dān)當(dāng)履職，主動(dòng)服務(wù)，向社會(huì)和廣大利用者提供全方位的檔案信息查閱利用服務(wù)。對(duì)秘密級(jí)以上檔案的利用，必須嚴(yán)格依法依規(guī)，不到解密期的堅(jiān)決不能利用。

2.2 從嚴(yán)抓好檔案利用過程中的監(jiān)督工作

檔案監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體從三方面來(lái)保證：一要建立健全檔案保密制度、查借閱制度、利用保管制度等，嚴(yán)格執(zhí)行，認(rèn)真落實(shí)。二要提高檔案人員的事業(yè)心和責(zé)任感，既要熱情服務(wù)，又要盡職盡責(zé)。三要利用技術(shù)手段加大監(jiān)督力度。在人力監(jiān)管的同時(shí)，通過視頻監(jiān)控嚴(yán)防利用者在查檔過程中存在涂改、圈劃、抽取、折疊、撤換檔案等違法行為的發(fā)生。

3 切實(shí)做好檔案開放中的保密工作

3.1 做好檔案的審查工作

審查是檔案開放前必須開展地一項(xiàng)工作，也是開放檔案工作的第一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是依據(jù)《檔案法》和國(guó)家檔案局關(guān)于開放檔案的相關(guān)規(guī)定，科學(xué)而準(zhǔn)確地劃分、判定檔案的開放與控制使用范圍，經(jīng)批準(zhǔn)及時(shí)社會(huì)開放保管期滿的檔案。對(duì)那些社會(huì)急需的經(jīng)濟(jì)、科技、文化等方面的檔案，要按有關(guān)規(guī)定提前向社會(huì)開放。對(duì)這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行：第一步，初審。有檔案館具體工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期檔案逐一進(jìn)行審查，按照ABCD四級(jí)初步判定開放與控制使用范圍，特別對(duì)可以公開開放的D級(jí)要從嚴(yán)控制。第二步，中審。由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志、分管領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以進(jìn)一步準(zhǔn)確劃定開放范圍。第三步，終審。由主要領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否，必要時(shí)可以請(qǐng)業(yè)務(wù)上級(jí)主管部門的專家協(xié)助審核把關(guān)。

3.2 做好檔案的解密工作

保密檔案是有等級(jí)的，其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。對(duì)到解密期的檔案，檔案部門應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，聯(lián)系協(xié)調(diào)原定密部門，本著“誰(shuí)定密、誰(shuí)解密”的原則，有他們負(fù)責(zé)做好解密工作，解密后，再由檔案管理部門依規(guī)向社會(huì)和廣大查檔者提供利用服務(wù)。

3.3 做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作

檔案開放前必須做好檔案開放的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作。內(nèi)容：按照檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范要求，提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量，利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求;建立健全檔號(hào)，要適應(yīng)開放后檢索與管理的要求;編制檢索工具，比如《開放檔案目錄》《開放檔案卡片目錄》《開放檔案全宗介紹》和《全宗卷》等;準(zhǔn)備好副本，對(duì)珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、拍照等形式進(jìn)行復(fù)制，搞好檔案副本，最大限度保護(hù)好檔案原件。另外，要加快檔案信息化步伐，實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化，利用現(xiàn)代化手段開展檔案查閱利用工作，從而提高工作效率和檔案查準(zhǔn)率。