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        讓文件煥發(fā)生命的光彩

        2019-11-11 12:15:48石靜王小林
        卷宗 2019年30期
        關(guān)鍵詞:意圖價(jià)值

        石靜 王小林

        文件是什么?初聽起來,很多人認(rèn)為文件是政府部門的產(chǎn)物,與自己無關(guān)。殊不知,在人們的生活、工作中,產(chǎn)生了

        1 檔案從文件說起

        云南大學(xué)的張昌山教授就檔案與文件的關(guān)系給我們上了生動(dòng)的一課。他用風(fēng)趣、詼諧富有生活性的語言揭示了人與文件打交道的必然經(jīng)歷,即一個(gè)由好奇到厭倦到理智再到親切的過程。靜下心來思索,文件是我們認(rèn)知社會(huì)的一個(gè)切入點(diǎn),一條途徑。做為檔案工作者來說,我們要用文件來恢復(fù)歷史面貌,而不是單純的只做一名保管員。

        張教授于1987年正式提出了“大文件概念”,大文件范疇涵蓋了一切具有文件屬性的文件,如手稿、日記、私人文件,它包括一切階段的文件。對(duì)文件或文檔的研究要有更廣的視角,從法學(xué)的角度研究文件,一靠法律,二靠文件;從政治學(xué)的角度研究,文件服務(wù)于政治。歸根結(jié)底,對(duì)文件檔案的研究要以其價(jià)值為主線,而其價(jià)值判定體現(xiàn)在現(xiàn)行價(jià)值和歷史價(jià)值兩個(gè)方面。

        從甲骨文至今,在經(jīng)歷了幾千年的千錘百煉之后,文檔越來越規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,更加高質(zhì)量、高效率,也更為管用。

        2 如何認(rèn)識(shí)文件

        如何認(rèn)識(shí)文件,張教授歸納了七條:

        1)文件是種記錄,是權(quán)威的、原始的。

        2)文件是種制度。

        3)文件是種文化。

        4)文件是種信息。

        5)文件是種文本。

        6)文件是種工具。工具為目的而服務(wù)。毛主席年代,即以文件治理國家。

        7)文件是種社會(huì)現(xiàn)象。

        做為處理文件的秘書,一要站在領(lǐng)導(dǎo)角度看文件,從政治高度解析文件意圖的形成、簽發(fā)、批示,研究領(lǐng)導(dǎo)如何改文件,如何批示文件。二要從機(jī)關(guān)工作人員角度看,文件做為體制制度,是根據(jù),也是程序。三要從檔案工作角度看,要關(guān)注文件的轉(zhuǎn)化階段,通過反反復(fù)復(fù)的整理工作,判定文件價(jià)值,對(duì)歷史負(fù)責(zé)。

        3 如何撰寫“好”文件

        做為秘書,制作文件都想得到一個(gè)“好”的評(píng)價(jià)。何謂“好”?一是感覺上、情緒上、書面上、文字上的“好”;二是應(yīng)用上、操作上、實(shí)踐上、解決實(shí)際問題上的“好”。真正的好是二者合一的,如果二者只能擇其一,要選擇后者。因?yàn)楹笳吖苡?,只要達(dá)到目的,只要客觀、真實(shí)就是真正的好。文件不是為寫而寫,要落實(shí)到“有用”上來。

        寫好文件有“三性”:準(zhǔn)確性、鮮明性、生動(dòng)性。擴(kuò)展開說,就是準(zhǔn)確實(shí)際、生動(dòng)及時(shí)、簡(jiǎn)潔明了、符合體式(體例、格式)。準(zhǔn)確:第一,要表達(dá)的思想意圖要正確(可以做并且要成功);第二,用文字符號(hào)將意圖準(zhǔn)確表達(dá)出來。簡(jiǎn)潔明了:文件要短,用最少的文字符號(hào)老包容最大量的文字信息,整個(gè)思想意圖要完整,要單一。比如:抬頭部分:開門見山直奔主題,少來彎彎繞,套一點(diǎn)正確的廢話;中間部分:緊扣主題,不要無休止展開;結(jié)尾部分:要簡(jiǎn)潔,也要靠主題。

        現(xiàn)在,世界范圍內(nèi)都在提倡“簡(jiǎn)潔的文風(fēng)”,簡(jiǎn)是一種風(fēng)格、一種水平、一種功夫。

        4 如何提高文件寫作水平

        文件寫作練習(xí)要唱好“三步曲”:

        1)要去模仿。文件寫作有一定模式,語言也有一些專屬語言,通過模仿,了解和掌握基本文體和文件格式,達(dá)到正確表達(dá)意圖的要求。

        2)自主寫作。

        3)創(chuàng)新型寫作。寫出有新意的東西,有新意、有新話、有風(fēng)格、有個(gè)性、有深度、有哲理。

        文件寫作過程要念好“三字經(jīng)”:

        思:要思考。與其說文件是寫出來的倒不如說文件是想出來,要有思路,平時(shí)多思多想。

        議:文件寫作遇到障礙,想不通時(shí)要討論,要善于集中別人的建議。

        改:文件是改出來的,改的過程是進(jìn)一步理清思路的過程。

        做為秘書和檔案管理人員,我們時(shí)時(shí)刻刻都在與文件打交道。我們的工作賦予了文件以生命,我們的責(zé)任便是要挖掘和開發(fā)文件的價(jià)值,為不斷創(chuàng)造人類歷史積累財(cái)富。正所謂:高度決定視野,角度改變觀念。換個(gè)角度看問題,也許一切都將不同。

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