石靜 王小林

文件是什么？初聽(tīng)起來(lái)，很多人認(rèn)為文件是政府部門的產(chǎn)物，與自己無(wú)關(guān)。殊不知，在人們的生活、工作中，產(chǎn)生了

1 檔案從文件說(shuō)起

云南大學(xué)的張昌山教授就檔案與文件的關(guān)系給我們上了生動(dòng)的一課。他用風(fēng)趣、詼諧富有生活性的語(yǔ)言揭示了人與文件打交道的必然經(jīng)歷，即一個(gè)由好奇到厭倦到理智再到親切的過(guò)程。靜下心來(lái)思索，文件是我們認(rèn)知社會(huì)的一個(gè)切入點(diǎn)，一條途徑。做為檔案工作者來(lái)說(shuō)，我們要用文件來(lái)恢復(fù)歷史面貌，而不是單純的只做一名保管員。

張教授于1987年正式提出了“大文件概念”，大文件范疇涵蓋了一切具有文件屬性的文件，如手稿、日記、私人文件，它包括一切階段的文件。對(duì)文件或文檔的研究要有更廣的視角，從法學(xué)的角度研究文件，一靠法律，二靠文件;從政治學(xué)的角度研究，文件服務(wù)于政治。歸根結(jié)底，對(duì)文件檔案的研究要以其價(jià)值為主線，而其價(jià)值判定體現(xiàn)在現(xiàn)行價(jià)值和歷史價(jià)值兩個(gè)方面。

從甲骨文至今，在經(jīng)歷了幾千年的千錘百煉之后，文檔越來(lái)越規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，更加高質(zhì)量、高效率，也更為管用。

2 如何認(rèn)識(shí)文件

如何認(rèn)識(shí)文件，張教授歸納了七條：

1）文件是種記錄，是權(quán)威的、原始的。

2）文件是種制度。

3）文件是種文化。

4）文件是種信息。

5）文件是種文本。

6）文件是種工具。工具為目的而服務(wù)。毛主席年代，即以文件治理國(guó)家。

7）文件是種社會(huì)現(xiàn)象。

做為處理文件的秘書(shū)，一要站在領(lǐng)導(dǎo)角度看文件，從政治高度解析文件意圖的形成、簽發(fā)、批示，研究領(lǐng)導(dǎo)如何改文件，如何批示文件。二要從機(jī)關(guān)工作人員角度看，文件做為體制制度，是根據(jù)，也是程序。三要從檔案工作角度看，要關(guān)注文件的轉(zhuǎn)化階段，通過(guò)反反復(fù)復(fù)的整理工作，判定文件價(jià)值，對(duì)歷史負(fù)責(zé)。

3 如何撰寫“好”文件

做為秘書(shū)，制作文件都想得到一個(gè)“好”的評(píng)價(jià)。何謂“好”？一是感覺(jué)上、情緒上、書(shū)面上、文字上的“好”;二是應(yīng)用上、操作上、實(shí)踐上、解決實(shí)際問(wèn)題上的“好”。真正的好是二者合一的，如果二者只能擇其一，要選擇后者。因?yàn)楹笳吖苡?，只要達(dá)到目的，只要客觀、真實(shí)就是真正的好。文件不是為寫而寫，要落實(shí)到“有用”上來(lái)。

寫好文件有“三性”：準(zhǔn)確性、鮮明性、生動(dòng)性。擴(kuò)展開(kāi)說(shuō)，就是準(zhǔn)確實(shí)際、生動(dòng)及時(shí)、簡(jiǎn)潔明了、符合體式（體例、格式）。準(zhǔn)確：第一，要表達(dá)的思想意圖要正確（可以做并且要成功）;第二，用文字符號(hào)將意圖準(zhǔn)確表達(dá)出來(lái)。簡(jiǎn)潔明了：文件要短，用最少的文字符號(hào)老包容最大量的文字信息，整個(gè)思想意圖要完整，要單一。比如：抬頭部分：開(kāi)門見(jiàn)山直奔主題，少來(lái)彎彎繞，套一點(diǎn)正確的廢話;中間部分：緊扣主題，不要無(wú)休止展開(kāi);結(jié)尾部分：要簡(jiǎn)潔，也要靠主題。

現(xiàn)在，世界范圍內(nèi)都在提倡“簡(jiǎn)潔的文風(fēng)”，簡(jiǎn)是一種風(fēng)格、一種水平、一種功夫。

4 如何提高文件寫作水平

文件寫作練習(xí)要唱好“三步曲”：

1）要去模仿。文件寫作有一定模式，語(yǔ)言也有一些專屬語(yǔ)言，通過(guò)模仿，了解和掌握基本文體和文件格式，達(dá)到正確表達(dá)意圖的要求。

2）自主寫作。

3）創(chuàng)新型寫作。寫出有新意的東西，有新意、有新話、有風(fēng)格、有個(gè)性、有深度、有哲理。

文件寫作過(guò)程要念好“三字經(jīng)”：

思：要思考。與其說(shuō)文件是寫出來(lái)的倒不如說(shuō)文件是想出來(lái)，要有思路，平時(shí)多思多想。

議：文件寫作遇到障礙，想不通時(shí)要討論，要善于集中別人的建議。

改：文件是改出來(lái)的，改的過(guò)程是進(jìn)一步理清思路的過(guò)程。

做為秘書(shū)和檔案管理人員，我們時(shí)時(shí)刻刻都在與文件打交道。我們的工作賦予了文件以生命，我們的責(zé)任便是要挖掘和開(kāi)發(fā)文件的價(jià)值，為不斷創(chuàng)造人類歷史積累財(cái)富。正所謂：高度決定視野，角度改變觀念。換個(gè)角度看問(wèn)題，也許一切都將不同。