武楨君

摘 要：近年來(lái)，隨著機(jī)構(gòu)改革的不斷深化，行政事業(yè)單位職能越來(lái)越重要，職責(zé)范圍越來(lái)越寬泛，檔案管理的涉及面也越來(lái)越廣，尤其是隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案工作者如何做好檔案管理工作，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力水平，提高自己的檔案管理水平，成為檔案管理工作最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。本文作者多年從事檔案管理工作，通過(guò)總結(jié)自己日常管理工作中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，和大家一起探討一名合格的檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

1 時(shí)刻注重檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，立足于個(gè)人素養(yǎng)的不斷提高

檔案工作在大多機(jī)關(guān)工作人員心目中是可有可無(wú)的、無(wú)足輕重的，沒(méi)有人能清楚的意識(shí)到檔案整理工作的重要性，因此在日常工作中，常常容易被人忽略。但其實(shí)檔案管理工作業(yè)務(wù)性很強(qiáng)，又具有較高的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，同時(shí)具有超高管理性以及服務(wù)性，它要求檔案管理從業(yè)人員既要有專(zhuān)業(yè)的態(tài)度，又要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底，還要有較強(qiáng)的管理能力和極高的服務(wù)意識(shí)。在科技飛速發(fā)展的今天，日益普及的辦公自動(dòng)化設(shè)備，特別是電子計(jì)算機(jī)在檔案領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，檔案管理從業(yè)人員不能再以原有的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)等來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理了。只有不斷的更新檔案管理工作理念，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)和手段，才能不斷提升個(gè)人素養(yǎng)，提高工作效率和質(zhì)量。

為了提高自己的工作能力，適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展的要求，自從事檔案工作以來(lái)，本人不斷給自己充電，多種途徑提升自己的業(yè)務(wù)水平。除積極參加檔案部門(mén)組織的檔案管理繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，還比較系列的學(xué)習(xí)《檔案管理實(shí)務(wù)》《檔案法》、計(jì)算機(jī)操作知識(shí)以及檔案管理軟件的應(yīng)用等內(nèi)容。通過(guò)自己的不懈努力，目前已經(jīng)能熟練操作電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，能熟練應(yīng)用各種文字處理系統(tǒng)，從而完成對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)、目錄輸入、檢索等，提高了檔案資料的現(xiàn)代化管理水平以及服務(wù)水平。

2 扎根檔案管理工作崗位，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理

自從事檔案管理工作以來(lái)，我一直致力于提高檔案管理水平，踏踏實(shí)實(shí)、認(rèn)真努力的干好這份工作。我接手這項(xiàng)工作時(shí)，單位的檔案工作一直處于起步階段，好多工作都還沒(méi)有開(kāi)展，所有的文件資料都沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)的整理。經(jīng)過(guò)多年的不懈努力，單位的檔案工作終于有了不少起色，檔案管理工作日趨規(guī)范化。但作為一名專(zhuān)職的檔案管理工作者，工作僅僅規(guī)范是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。經(jīng)過(guò)我的努力，逐步建立了檔案管理相關(guān)規(guī)章制度并上墻，使單位的檔案資料從材料的形成、收集、整理、立卷、歸檔、保管、移交等形成了一整套完整的管理辦法，使本單位檔案歸檔率達(dá)100%。

3 增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，注重檔案效用的發(fā)揮

檔案資料最重要的用途就是對(duì)檔案信息的利用。如何發(fā)揮檔案信息的作用，將檔案資料的利用率提到最高，是檔案工作的最重要的組成部分，也是檔案工作者的首要任務(wù)。檔案利用者普遍存在“方便、快捷”的需求，作為檔案管理人員，要真正了解檔案利用者需要什么，真正做到缺什么就做什么，使利用者查閱檔案時(shí)，迅速的找到他們想要的材料。因此，在檔案管理工作中，首先要做好對(duì)文書(shū)檔案的鑒別工作，對(duì)各類(lèi)文件進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的整理，去除掉多余的沒(méi)有用的文件。其次，要做好文書(shū)檔案的電子備份工作，對(duì)整理好的卷宗及時(shí)掃描，進(jìn)行電子存檔，做好卷宗目錄的輸入工作，從而達(dá)到方便檢索的目的，給檔案利用者提供最大程度的方便。

4 樹(shù)立踏實(shí)認(rèn)真的工作觀，圓滿完成日常管理工作

1）每年年底，對(duì)各個(gè)部門(mén)處理完的文件資料和檔案資料，進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的整理工作，分好類(lèi)后進(jìn)行妥善保管，為以后裝訂檔案做好準(zhǔn)備。做到了新增文件的及時(shí)收管、歸檔、整理及查閱。按照規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每一份整理完畢的卷宗都要做好電子信息備份，做好卷宗目錄的輸入工作，從而圓滿完成了對(duì)以往年度的文書(shū)檔案整理工作，并提高了檔案保管質(zhì)量。

2）檔案管理人員應(yīng)做好與各部門(mén)溝通協(xié)調(diào)工作，做到及時(shí)接收資料歸檔等相關(guān)工作，做好數(shù)據(jù)信息包含電子數(shù)據(jù)的收集、整理工作，及時(shí)存錄電子文檔。將文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案分門(mén)別類(lèi)整理歸檔，并且歸檔文件資料齊全，貼合規(guī)范要求。檔案入庫(kù)前，對(duì)其真實(shí)性、完整性、可用性、時(shí)限性和保密程度進(jìn)行分類(lèi)鑒定和處理，從而增強(qiáng)了檔案的保存價(jià)值和使用價(jià)值。按照檔案管理制度，對(duì)檔案室進(jìn)行常態(tài)化管理，定期整理打掃檔案室，做好檔案室環(huán)境工作和檔案信息的收藏、保護(hù)工作。

3）檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，完善借閱程序，在檔案管理方面實(shí)行了層級(jí)審批制度，查閱相關(guān)檔案、復(fù)印有關(guān)材料需要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字，并且只能在檔案室進(jìn)行查閱工作，從而嚴(yán)肅檔案管理，確保檔案的保密、完整與安全。

4）制定《檔案管理員的職責(zé)》《檔案接收制度》《檔案保管制度》《檔案管理工作程度》等一系列制度，并上墻公示，確保檔案管理工作的規(guī)范化以及制度化。

5）定期去檔案局以及檔案管理先進(jìn)單位進(jìn)行檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理基本知識(shí)、重要意義和實(shí)施辦法，學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)《檔案法》等法律法規(guī)，從而提高了自身檔案管理工作水平。

綜上所述，從事檔案管理的工作人員，一定要立足自身實(shí)際，不斷的加強(qiáng)對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷的提高自身的工作能力，以極大的熱情投入到檔案管理的工作中來(lái)，努力做到干一行、愛(ài)一行。通過(guò)自已不懈的努力，努力提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)工作水平，使之在檔案管理工作中發(fā)揮的重要的作用。希望每一位檔案管理工作人員都能通過(guò)持續(xù)不斷的努力，讓自己的業(yè)務(wù)能力更強(qiáng)，技術(shù)水平更精進(jìn)，為本單位檔案工作的發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。

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