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        淺談如何做好新時期檔案管理工作

        2019-11-11 12:15:48師小平
        卷宗 2019年30期
        關(guān)鍵詞:有效措施新時期

        師小平

        摘 要:在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新常態(tài)下,國家相關(guān)部門對檔案管理工作的重視程度日益增強(qiáng),并基于當(dāng)前的工作現(xiàn)狀,提出了更高的要求:在進(jìn)行檔案管理工作時,檔案管理人員應(yīng)具備與時俱進(jìn)的意識,除了要創(chuàng)新工作理念,重視檔案的資源建設(shè)外,還應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)、科技軟件等新興技術(shù)的學(xué)習(xí)。只有這樣,才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化以及信息化管理,促進(jìn)工作質(zhì)量與服務(wù)效率的有效提升。因此,本文對如何做好新時期檔案管理工作進(jìn)行略談。

        關(guān)鍵詞:新時期;檔案管理工作;有效措施

        近些年,隨著國家經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展以及高新技術(shù)的引入,檔案管理工作逐漸成為社會各界廣泛關(guān)注的熱點話題,究其原因是檔案不僅是單位開展建設(shè)活動的信息載體與重要保障,同時也是提升行業(yè)競爭力的重要力量。要想使檔案管理工作滿足不同行業(yè)的發(fā)展需求,推動國家持續(xù)健康發(fā)展,就要立足于檔案管理工作現(xiàn)狀,順應(yīng)新時期下社會發(fā)展的新動向,將傳統(tǒng)的工作理念進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新,融入數(shù)字化、智能化等高新技術(shù),借此提高工作質(zhì)量與有效性,為我國各行業(yè)的發(fā)展提供源源不斷的力量[1]。

        1 新時期下檔案管理工作中存在的問題

        1.1 缺少對檔案管理工作的認(rèn)知

        一直以來,部分檔案管理人員以及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部在進(jìn)行檔案管理工作時,或多或少的會存在一定的誤區(qū),片面的認(rèn)為檔案工作就是登記、記錄以及保管,只要員工的信息沒有泄露,相關(guān)工作能夠順利開展,就算是盡到了自己的義務(wù)。殊不知,這種錯誤的思想會為今后的檔案管理工作埋下許多隱患。通過對相關(guān)人員的了解可知,造成檔案人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部思想意識存在錯誤的主要原因是他們?nèi)鄙賹n案工作的認(rèn)知,沒有對檔案管理工作開展的實質(zhì)及重要性進(jìn)行深刻的研究,因此無法滿足新時期檔案管理工作的需求。

        1.2 檔案管理人員專業(yè)水平不高

        與許多西方國家相比,我國的檔案管理工作存在一定的滯后性,起步較晚,沒有針對行業(yè)所需培養(yǎng)出高素質(zhì)、高能力的檔案管理人員,而是通過借調(diào)的形式讓不同崗位的工作人員進(jìn)行檔案管理工作,由于他們沒有接受過專業(yè)訓(xùn)練,導(dǎo)致他們對工作內(nèi)容存在一定的誤區(qū),且無法高效完成有關(guān)工作。另外,在信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展的背景下,因為部分檔案管理人員缺少創(chuàng)新意識,沒有借此機(jī)會提升自己的專業(yè)能力與技術(shù)水平,導(dǎo)致他們難以跟上時代的發(fā)展,也就無法滿足新時期下檔案管理工作中的各項需求。

        1.3 缺少完善的檔案管理制度

        在市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展與改革的背景下,各企事業(yè)單位為了提高競爭力與綜合實力,紛紛加入到制度與經(jīng)濟(jì)改革的行列中,并建立了與自身發(fā)展相適應(yīng)的管理制度。但通過調(diào)查了解到,許多企事業(yè)單位在建立管理制度時,將側(cè)重點放在的經(jīng)濟(jì)發(fā)展與人員管理上,忽視了檔案管理制度的建立,即便是建立了相關(guān)制度,也只是“紙上談兵”,并未落實到實際工作中。在這種情況下,會影響檔案管理工作質(zhì)量與有效性的提升,滋生出大量的問題與隱患,嚴(yán)重時還會阻礙企事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程。

        2 新時期下做好檔案管理工作的有效措施

        2.1 提升對檔案工作的認(rèn)知

        在新時期下,要想做好檔案管理工作,滿足各項工作需求,就要提升檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)知。首先,開展檔案管理培訓(xùn)活動。唯有豐富的知識儲備與較高的工作技術(shù),才能夠促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量與有效性的提升。因此,各企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身的實際情況以及檔案部門的人員組成,開展針對性的培訓(xùn)工作,聘請經(jīng)驗豐富的專家講解檔案知識,親臨工作現(xiàn)場進(jìn)行指導(dǎo),以此強(qiáng)化檔案管理人員的認(rèn)知能力。其次,建立激勵機(jī)制。激勵機(jī)制的建立與實施,對激發(fā)檔案管理人員的工作熱情起到積極的促進(jìn)作用。所以,各企事業(yè)單位要重視激勵機(jī)制的建設(shè)與落實,借此提高檔案管理人員的工作質(zhì)量與有效性。最后,加強(qiáng)管理和教育。通過《檔案法》《保密法》等相關(guān)法律條例對檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)教育,讓他們充分意識到做好檔案工作的重要性[2]。在此基礎(chǔ)上還要重視檔案管理人員的考核,避免違法亂紀(jì)現(xiàn)象的發(fā)生。

        2.2 建立完善的檔案管理制度

        針對企事業(yè)單位對檔案管理制度重視程度不高的問題,國家有關(guān)部門應(yīng)予以足夠重視,通過有效的方式提高各企業(yè)及單位對檔案管理制度建設(shè)的重視程度,除了要創(chuàng)新現(xiàn)有的檔案管理制度外,還要進(jìn)行完善,并遵循如下原則:首先,合理性與科學(xué)性。企事業(yè)單位在完善檔案管理制度時,應(yīng)從實際出發(fā),切不可盲目追隨,降低檔案管理工作的價值。其次,簡明實用。制度的建立是為工作的順利開展奠定基礎(chǔ),因此,所建立的制定除了要符合檔案管理工作需求外,還要方便實用,且具有靈活的操作性[3]。最后,嚴(yán)肅性。檔案管理制度的建立,不僅是針對檔案工作的開展與實施,對檔案管理人員的日常行為也起到一定的監(jiān)督和管理作用,所以,制度中要體現(xiàn)嚴(yán)肅性與權(quán)威性。

        2.3 增強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

        若想使檔案管理工作滿足新時期的不同需求,除了要提升檔案管理人員對檔案工作的認(rèn)知、建立完善的檔案管理制度外,還要順應(yīng)時代發(fā)展的新趨勢,加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。對此,在實際工作中,檔案管理人員要緊密結(jié)合社會分工開展相關(guān)工作,充分使用數(shù)字化、信息化、智能化手段推動硬件與軟件的建設(shè)進(jìn)程。除此之外,還要使用現(xiàn)代化技術(shù)代替圖片、膠卷、紙質(zhì)文字等傳統(tǒng)檔案管理工作方式,在此基礎(chǔ)上引入光盤、U盤以及數(shù)碼音像制品等移動設(shè)備。如此一來,既能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的信息化與現(xiàn)代化,還能夠有效提高工作質(zhì)量與有效性,彰顯檔案管理工作的存在價值。

        3 結(jié)束語

        綜上所述,在新時期的促進(jìn)下,我國的檔案管理工作發(fā)生了顛覆性改變,在這種情況下,有關(guān)部門對檔案管理工作提出了更高的要求。為滿足這一要求,各企事業(yè)單位要重視檔案管理工作的開展與實施,除了要建立針對性的管理制度外,還要重視人才培養(yǎng),以及檔案管理的信息化建設(shè),進(jìn)而提高檔案管理工作質(zhì)量與有效性,促進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]代春娜,柴亞娟.對檔案管理創(chuàng)新的幾點認(rèn)識[J].黑龍江檔案,2019,25 (04):189-191.

        [2]劉軍.淺談高職院校檔案管理工作[J].山西師范大學(xué)學(xué)報(自然科學(xué)版),2017,39(27):166-168.

        [3]李洪華.淺談如何做好新時期的檔案管理工作[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報, 2017,24(35):155-157.

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