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        事業(yè)單位檔案管理存在的問題

        2019-11-11 12:15:48陶萍萍
        卷宗 2019年30期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理問題

        陶萍萍

        摘 要:隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,事業(yè)單位的數(shù)量和規(guī)模也不斷擴(kuò)大,事業(yè)單位的管理工作受到越來越多部門的重視。在管理事業(yè)單位的過程中,有很重要的一項(xiàng)管理環(huán)節(jié)是檔案管理,這關(guān)系著企業(yè)能否系統(tǒng)地掌握工作人員和部門發(fā)展的相關(guān)信息,這對于事業(yè)單位的發(fā)展具有很重要的作用。但是目前事業(yè)單位中的管理工作還存在很多缺點(diǎn),由于受到周圍環(huán)境和單位實(shí)際情況的影響,檔案管理的質(zhì)量和效率還有待提高。事業(yè)單位要積極探索有效的改進(jìn)措施,解決當(dāng)前檔案管理中存在的問題,充分利用好檔案中的信息,從而借以完善單位的決策,促進(jìn)事業(yè)單位更加穩(wěn)定地發(fā)展。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn),主要針對事業(yè)單位檔案管理存在的問題進(jìn)行分析和討論。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;問題

        1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

        1.1 事業(yè)單位檔案管理所受重視程度不夠

        目前,一些事業(yè)單位并未深入學(xué)習(xí)我國現(xiàn)行法律規(guī)范,更沒有將其有效貫徹落實(shí),所以便導(dǎo)致檔案管理工作長期被忽視,認(rèn)為其無關(guān)緊要。簡單而言,事業(yè)單位檔案管理沒有受到足夠的重視,使得檔案管理工作很長一段時(shí)間均處在一種無序的階段,十分混亂。

        一直以來,困擾事業(yè)單位檔案管理的一個(gè)重要問題便是重視程度,部分事業(yè)單位的管理與領(lǐng)導(dǎo)人員未清晰全面地認(rèn)知檔案管理,片面的認(rèn)為檔案管理其實(shí)就是整理資料,堆砌信息,以致于事業(yè)單位并未以充足的資金支持檔案管理,也沒有對其引起足夠的重視,幾乎以漠視的態(tài)度對待事業(yè)單位檔案管理。

        1.2 事業(yè)單位檔案管理制度不健全

        事業(yè)單位缺乏先進(jìn)的檔案管理工作模式,以至于檔案管理工作毫無科學(xué)性、技術(shù)性可言。加之一些事業(yè)單位僅為對自身效益予以注重,沒有重視管理檔案部門,且檔案管理制度也存在弊端,沒有完善的管理依據(jù)用以管理人員,使之工作自由散漫,存在較大的隨意性。不僅如此,沒有第一時(shí)間在規(guī)章制度中加入檔案信息歸檔的范圍、要求、手續(xù)和實(shí)踐,檔案管理缺乏有效監(jiān)督和執(zhí)行,讓事業(yè)單位檔案管理工作效率嚴(yán)重降低。

        1.3 缺乏管理意識以及較高的綜合素質(zhì)

        事業(yè)單位的檔案資料信息對于事業(yè)單位中各項(xiàng)工作順利進(jìn)行都具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義,對事業(yè)單位工作的回顧以及對未來的展望都帶來了經(jīng)濟(jì)效益以及社會影響。雖然,檔案管理工作具有非常重要的作用,但是,較多的事業(yè)單位缺少對于檔案管理工作的重視程度,檔案管理意識比較弱,從而影響了檔案管理工作的工作效率,使其較低于正常水平,嚴(yán)重影響了檔案發(fā)揮自身的重要作用。與此同時(shí),一個(gè)單位的發(fā)展高度在很大的程度上都取決于相關(guān)工作人員的工作態(tài)度以及綜合素質(zhì)水平,事業(yè)單位的檔案管理工作同樣也是這樣。有些檔案管理人員在進(jìn)行工作的過程中沒有端正工作態(tài)度,對工作缺乏責(zé)任心,對于檔案的更新總是延后,不能夠及時(shí)的做好檔案衛(wèi)生,同時(shí),不能夠做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并且將其解決,這種缺乏綜合素質(zhì)的檔案管理人員對于檔案的管理工作和事業(yè)單位的其他工作都產(chǎn)生了比較大的負(fù)面影響。

        2 事業(yè)單位檔案管理的對策分析

        2.1 提高事業(yè)單位全體人員對檔案管理的重視程度

        檔案管理保密是開展事業(yè)單位檔案管理工作最為重要的一項(xiàng)內(nèi)容。站在這一層面上來講,在對檔案管理庫房的位置進(jìn)行選擇以及后期建造過程中,均應(yīng)嚴(yán)格參照我國現(xiàn)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,以讓檔案管理涉及的各個(gè)部分(庫房、辦公室、閱覽室)在空間區(qū)域劃分中的獨(dú)立性得到保證。同時(shí),還應(yīng)系統(tǒng)的培訓(xùn)保密檔案管理工作人員,提升其專業(yè)技能,使之可以嚴(yán)格管理保密檔案。

        應(yīng)讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與管理人員對事業(yè)單位檔案管理的價(jià)值有一充分認(rèn)識,讓其將事業(yè)單位檔案管理的積極價(jià)值給了解到,以把檔案管理工作聯(lián)系起事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的取得,除了思想上引起重視外,并從條件與環(huán)境上給予支持,營造一個(gè)寬松的氛圍和良好的支持環(huán)境給事業(yè)單位檔案管理。

        2.2 建立完善的事業(yè)單位檔案管理制度

        檔案管理工作涉及內(nèi)容非常多,且十分復(fù)雜,不僅需要各部門相互配合,且完善的事業(yè)單位檔案管理制度也不可缺少,以促進(jìn)檔案管理科技含量的提升,有效落實(shí)檔案管理制度。比如,檔案管理部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況,以檔案管理人員為著手點(diǎn),對單位目標(biāo)管理考核的各項(xiàng)指標(biāo)予以完善,認(rèn)真記錄各類型人員的檔案,包括就職人員、新聘人員、離職人員、退休人員,并按照提檔程序轉(zhuǎn)接轉(zhuǎn)調(diào)管理人員的檔案,第一時(shí)間對其進(jìn)行編號歸類,有效保護(hù)檔案信息。除此之外,還應(yīng)將有關(guān)檔案管理的歸檔、管理、銷毀、調(diào)閱制度制定出來,安排專人進(jìn)行保管,使檔案完整性得到保證,并制定與本單位管理相關(guān)的規(guī)章制度,有條不紊地管理檔案信息。

        2.3 應(yīng)該不斷提高檔案管理工作人員的思想意識以及提高其綜合素質(zhì)

        事業(yè)單位應(yīng)該定期對檔案管理工作人員開展必要的知識培訓(xùn),從而提高他們的思想意識,其能夠端正自己的思想,樹立正確的工作態(tài)度,能夠從自身體會到檔案管理工作的重要性以及必要性。與此同時(shí),應(yīng)該加強(qiáng)對管理人員專業(yè)知識的培養(yǎng)程度,從而提高他們的專業(yè)知識水平以及自身的綜合素質(zhì)水平。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,信息需求量的不斷提高,檔案管理工作人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn),適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的速度,從而使檔案管理工作能夠充分滿足社會發(fā)展的需要。

        2.4 增強(qiáng)現(xiàn)代化信息的建設(shè)

        隨著事業(yè)單位規(guī)模和工作時(shí)間的增加,產(chǎn)生的檔案越來越多,如果還使用原始人工管理檔案的方法,必然會增加管理人員的工作壓力,加大檔案管理出錯率。因此要借用現(xiàn)代信息技術(shù),完善檔案管理工作,利用檔案管理軟件,管理人員只需將檔案錄入,自主進(jìn)行檔案的分類和儲存工作。事業(yè)單位加大對信息檔案部門資金的投入,購入打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、縮印機(jī)等,并引入正規(guī)檔案管理軟件。利用計(jì)算機(jī),提升對檔案的管理質(zhì)量和效率。單位領(lǐng)導(dǎo)確定檔案管理工作信息化的流程,然后對其進(jìn)行完善和優(yōu)化,保證其工作滿足單位發(fā)展需要。在此技術(shù)背景下,購買適合的軟件,保證檔案管理工作的現(xiàn)代化。對信息系統(tǒng)的建設(shè)中,要重視對安全的管理,外界病毒和黑客的攻擊、計(jì)算機(jī)硬件的損壞、人為破壞,都可能造成計(jì)算機(jī)中檔案的丟失,因此要加強(qiáng)對檔案的管理工作,如明確使用流程,嚴(yán)禁非本部門員工隨意使用計(jì)算機(jī);下載殺毒軟件和防火墻;定期邀請計(jì)算機(jī)運(yùn)維人員進(jìn)行檢測和殺毒工作;做好檔案的備份工作,保證信息化檔案管理的安全性。事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè),優(yōu)勢有很多,如減少紙質(zhì)資源的浪費(fèi);延長檔案保存壽命,提升檔案完整性;全程有信息技術(shù)分類,不會出現(xiàn)分類錯誤的情況,減少錯誤的產(chǎn)生。總的來說,信息技術(shù)和檔案管理工作的融合,有很強(qiáng)的優(yōu)勢,值得推廣。

        3 結(jié)束語

        在事業(yè)單位的發(fā)展道路上,檔案管理工作時(shí)很重要的一部分。隨著時(shí)代的發(fā)展,事業(yè)單位中的檔案管理工作也要進(jìn)行一定的改革和優(yōu)化。目前很多事業(yè)單位在檔案管理中還存在著一些問題,這需要事業(yè)單位加大對管理人員的監(jiān)管和考核,組織工作人員參加一些關(guān)于信息技術(shù)的講座,培養(yǎng)其信息化意識和責(zé)任意識,從而提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量,促進(jìn)事業(yè)單位更加穩(wěn)定地發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]徐麗麗.事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題及對策研究[J].世紀(jì)橋,2018(08).

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        [4]毛羽豐.試論我國事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化途徑[J].經(jīng)濟(jì)生活文摘(上半月),2012(11).

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