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        “數(shù)字資產(chǎn)管理”的應(yīng)用及重要價值

        2019-11-11 10:35:35徐世垣
        今日印刷 2019年10期
        關(guān)鍵詞:管理系統(tǒng)解決方案資產(chǎn)

        徐世垣

        重要的媒體文件組織和管理是現(xiàn)代全渠道出版的重要基礎(chǔ),如果沒有數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng),企業(yè)將受到“無政府狀態(tài)”的威脅,產(chǎn)生各種混亂。那么,DAM究竟是什么?印刷媒體企業(yè)從中產(chǎn)生哪些優(yōu)勢?

        什么是“數(shù)字資產(chǎn)管理”

        為了弄清楚“數(shù)字資產(chǎn)管理”是什么,首先應(yīng)該知道什么是“數(shù)字資產(chǎn)”。畢竟這涉及由個人或企業(yè)擁有和以數(shù)字方式存儲的數(shù)字文件,因此首先將文件集中存檔,以后可以重復(fù)使用。這些數(shù)字文件之所以被稱為“資產(chǎn)”,因?yàn)樗取捌胀ā钡臄?shù)字文件具有“更高價值”。其中屬于“數(shù)字資產(chǎn)”的有圖片庫中的圖像、照片、設(shè)計文件、品牌標(biāo)志、Powerpoint和Keynote演示文件、Excel圖表、數(shù)字筆記、文獻(xiàn)等。

        “數(shù)字資產(chǎn)管理(Digital Asset Management,簡稱DAM)”的概念最終僅意味著數(shù)字資產(chǎn)的“管理行為”,這包括在文件夾系統(tǒng)中的組織資產(chǎn),分配正確的文件名:根據(jù)命名慣例,也按照元級(也稱為“數(shù)字資產(chǎn)的元數(shù)據(jù)管理”),確保使用數(shù)字訪問權(quán)限,將數(shù)字資產(chǎn)分配給正確的人員和資產(chǎn)的安全 ?存儲。

        數(shù)字資產(chǎn)管理是20世紀(jì)90年代出現(xiàn)的以數(shù)字資產(chǎn)的獲取、存儲與重復(fù)利用為目標(biāo)的新技術(shù),主要應(yīng)用于新聞媒體、圖書出版、娛樂服務(wù)、政府醫(yī)療等富媒體等行業(yè),又稱媒體資產(chǎn)管理(Media Asset Management)。

        研究表明,處理多媒體文件的工作人員每周要花費(fèi)2.9小時管理文件,文件傳輸大約每周需花費(fèi)3.97小時,假設(shè)人均每年查詢文件2500次,平均有35%的時間是用在查找文件上,因此企業(yè)在數(shù)字資產(chǎn)管理上急需高技術(shù)含量的DAM系統(tǒng)。對于為社會提供大量新聞信息的媒體行業(yè)來說,這樣的需求就更為迫切。從20世紀(jì)90年代起,國外媒體企業(yè)開始紛紛建立DAM系統(tǒng),利用IT技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化新聞信息的有效管理、利用,為企業(yè)資產(chǎn)的保值、增值提供信息化手段。目前數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)在歐美報紙中已經(jīng)較為普及,全英國報紙中采用這一系統(tǒng)的已經(jīng)達(dá)到68%。數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)已經(jīng)成為業(yè)界看好的發(fā)展方向。

        “數(shù)字資產(chǎn)管理”的優(yōu)點(diǎn)

        通過使用數(shù)字資產(chǎn)解決方案可以得到許多優(yōu)點(diǎn),包括從節(jié)省搜索圖像的時間到所有圖像和文件只集中在唯一的資產(chǎn)庫中,直到通過這種投入改善總收益率。但取決于選擇哪種類型的DAM解決方案 (預(yù)置模式、私有云、云) ,優(yōu)點(diǎn)也各不相同。

        原則上DAM具有以下優(yōu)點(diǎn):

        1.數(shù)字資產(chǎn)的存儲

        企業(yè)再也不必?fù)?dān)心,他們的文件存儲在不同的位置,或沒有足夠可用的存儲空間。DAM解決方案為所有數(shù)字資產(chǎn)提供一個“中心家園”,隨時都可以存儲大量的數(shù)據(jù)。

        2.從數(shù)字資產(chǎn)庫創(chuàng)建數(shù)字資產(chǎn)

        創(chuàng)意合作的可能性因DAM不同而不同。良好的數(shù)字資產(chǎn)管理解決方案應(yīng)該是,任何情況下都可以在生產(chǎn)運(yùn)行中分配他們的工作,并獲得評論和評級。該解決方案也可以與其他程序整合,這樣用戶總能從每個項(xiàng)目中獲得最好的效益。例如,通過與Adobe Creative云解決方案整合,包括Photoshop或Indesign。此外,良好的DAN解決方案應(yīng)具有用于客戶特定整合功能的API(應(yīng)用程序接口)。

        3.簡單的數(shù)字資產(chǎn)管理

        標(biāo)準(zhǔn)的DAM解決方案具有元數(shù)據(jù)和標(biāo)記功能,這種功能有助于管理數(shù)字資產(chǎn)。更先進(jìn)的應(yīng)用甚至可以整合在人工智能解決方案中,使數(shù)字資產(chǎn)管理人員的工作更順暢、成本更低。通常這和DAM解決方案的搜索功能都屬于提高投資回報率(ROI)的“主要驅(qū)動力”。在大多數(shù)情況下,DAM解決方案也具有精確協(xié)調(diào)的權(quán)限管理,因此需要訪問某些數(shù)字文件的用戶,總是被授予他們所需要的訪問權(quán)限,無論他們是內(nèi)部還是外部團(tuán)隊(duì)、自由職業(yè)者或只是基于項(xiàng)目的員工。

        4.數(shù)字資產(chǎn)的出版

        因?yàn)閿?shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)旨在使所有類型的數(shù)字文件的處理盡可能簡單和順暢,所以數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)也應(yīng)該能夠與內(nèi)容管理系統(tǒng) (CMS)、主數(shù)據(jù)管理/基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理 (MDM) 和生產(chǎn)信息管理解決方案 (PIM) 以及電子商務(wù)網(wǎng)頁相結(jié)合提供出版功能。在保持品牌一致性的同時 (該解決方案應(yīng)有助于跟蹤,品牌標(biāo)識如何在協(xié)作中使用),也明顯地加快出版速度,在這方面整合多通道內(nèi)容解決方案是先決條件。

        5.數(shù)字資產(chǎn)的安全存儲

        DAM系統(tǒng)始終考慮數(shù)字文件和資產(chǎn)對用戶如何重要。除了所有資產(chǎn)都存放在一個中心位置之外,通過高度安全性的軟件對其安全性得到保證,該軟件幾乎不可能破解,因?yàn)樵趫D像數(shù)據(jù)上具有水印功能,甚至只用單點(diǎn)登錄身份驗(yàn)證(如果DAM解決方案具有REST-API接口和整合Webhook網(wǎng)鉤)。

        如何選擇正確的解決方案

        由于數(shù)字資產(chǎn)管理軟件日益普及,越來越受到關(guān)注,目前全世界的企業(yè)都很需要。雖然有些企業(yè)多年來一直在使用DAM解決方案,但一些企業(yè)現(xiàn)在才發(fā)現(xiàn)這種方案組織數(shù)據(jù)的優(yōu)點(diǎn)所在。無論如何,投資DAM軟件主要應(yīng)注意以下3個問題:

        1.由業(yè)務(wù)需要決定

        當(dāng)選擇DAM解決方案時,事先確定業(yè)務(wù)要求很重要。這不僅限于選擇適合DAM的標(biāo)準(zhǔn),而且也是激勵決策者的最佳理由。當(dāng)然,數(shù)字資產(chǎn)管理解決方案主要由日常工作與數(shù)字資產(chǎn)打交道的人員使用。因此與營銷、設(shè)計、攝影、銷售、客服以及銷售伙伴、自由職業(yè)者和通信專業(yè)領(lǐng)域的員工交談是確定業(yè)務(wù)需要的良好起點(diǎn),應(yīng)該詢問他們使用數(shù)字資產(chǎn)是否簡化工作。此外,還應(yīng)該對各種技術(shù)或IT團(tuán)隊(duì)的員工使用DAM解決方案的各種模式 (預(yù)置模式、私有云、云) 進(jìn)行詢問,因?yàn)檫@些人有助于確定哪種類型的DAM解決方案最適合企業(yè)當(dāng)前的技術(shù)系統(tǒng)。

        2.符合業(yè)務(wù)要求

        在選擇各種DAM解決方案時,應(yīng)注意哪一種系統(tǒng)能滿足企業(yè)所需要的個性化功能要求。首先應(yīng)確定問題,根據(jù)員工的反饋找到解決方案。例如,媒體設(shè)計師報告說,文件經(jīng)常丟失,而財務(wù)總監(jiān)聲稱,必須減少從庫存輸出圖像的費(fèi)用,解決方案是具有廣泛的搜索、元數(shù)據(jù)和標(biāo)記功能的DAM系統(tǒng)。因此投資這種系統(tǒng)的動機(jī)就很清楚:減少搜索資產(chǎn)所花費(fèi)的時間,同時節(jié)省新資產(chǎn)的費(fèi)用,因?yàn)槿绻麑Y產(chǎn)正確地標(biāo)記,就不會丟失。

        3.是否值得投資

        如果看一下直接投資成本和數(shù)字資產(chǎn)管理的長期節(jié)約潛力,這個問題就不會出現(xiàn)。當(dāng)人們考慮大量的自有資產(chǎn)以及總是花費(fèi)多少時間和精力尋找和下載數(shù)字文件時,就值得投資。除了訪問這些數(shù)據(jù)的大量用戶之外,還有每小時的工資成本等。

        責(zé)任編輯:薛金萍 xjp@cprint.cn

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