張 娟

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作呈現(xiàn)出新的變化，對(duì)治淮工程項(xiàng)目檔案管理工作提出了更高的要求。近年來(lái)，治淮工程建設(shè)蓬勃發(fā)展，投入的治淮建設(shè)資金大幅增加，工程質(zhì)量要求越來(lái)越高，治淮工程檔案的管理愈來(lái)愈重要，工程竣工驗(yàn)收之前必須進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，檔案驗(yàn)收不合格的，工程就不能竣工驗(yàn)收，治淮檔案的收集、整理、信息化和規(guī)范化意義更加重大，因此做好治淮工程檔案的收集與整理勢(shì)在必行?，F(xiàn)以阜陽(yáng)市世行貸款淮河流域重點(diǎn)平原洼地治理工程為例，就治淮工程檔案收集整理及管理工作中的一些問(wèn)題進(jìn)行探討。

一、治淮工程檔案管理的特點(diǎn)和難點(diǎn)

1.建設(shè)周期長(zhǎng)

治淮工程前期審批需要經(jīng)過(guò)項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、實(shí)施方案、土地預(yù)審、環(huán)境影響評(píng)價(jià)、移民安置、初步設(shè)計(jì)報(bào)批等諸多環(huán)節(jié)，受國(guó)家宏觀政策等因素影響多，前期審批工作歷時(shí)時(shí)間長(zhǎng)。阜陽(yáng)市世行貸款淮河流域重點(diǎn)平原洼地治理工程批復(fù)概算總投資40604.56 萬(wàn)元，2008年，國(guó)家發(fā)改委對(duì)該項(xiàng)目的項(xiàng)目建議書進(jìn)行了批復(fù)；2010年3月，國(guó)家發(fā)改委對(duì)該項(xiàng)目的可研報(bào)告進(jìn)行了批復(fù)；2010年6月，水利部淮河水利委員會(huì)提出項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)審核意見；2010年7月，安徽省發(fā)改委對(duì)該項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)進(jìn)行了批復(fù)。工程于2010年10月開工建設(shè)，2017年7月完成，從開始到竣工整個(gè)建設(shè)周期歷經(jīng)10年時(shí)間。

2.涉及范圍廣

世行貸款淮河流域重點(diǎn)平原洼地治理工程涉及阜陽(yáng)市八里河、焦崗湖、西淝河下游3 片洼地，基本情況如下：八里河流域面積479.7km2，總?cè)丝?8.2萬(wàn)，耕地43.1 萬(wàn)畝；焦崗湖流域面積480 km2，總?cè)丝?9.3 萬(wàn)，耕地46.7 萬(wàn)畝；西淝河流域面積1621 km2，總?cè)丝?25.7 萬(wàn)，耕地171.4 萬(wàn)畝。

3.工程建設(shè)內(nèi)容復(fù)雜

世行貸款淮河流域重點(diǎn)平原洼地治理工程主要有堤防加固工程、河道與排澇干溝疏浚工程、泵站工程、涵閘工程、橋梁工程等五個(gè)方面。

（1）堤防加固工程：加固堤防總長(zhǎng)25.66km；（2）河道與排澇干溝疏浚工程：疏浚河道總長(zhǎng)38.64km，疏浚排澇干溝總長(zhǎng)79.04km；（3）涵閘工程28 座；（4）泵站工程3 座；（5）橋梁工程30 座。

4.參建單位多

參建單位有工程建設(shè)管理、勘測(cè)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等，還涉及交通、通訊、消防、市政、電力、生態(tài)環(huán)境建設(shè)等領(lǐng)域。

5.檔案要求高

治淮工程建設(shè)過(guò)程中，工程檔案是質(zhì)量評(píng)定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收，以及日常管理中不可代替的重要依據(jù)，也是工程建設(shè)后，進(jìn)行運(yùn)行、維護(hù)管理中不可缺少的重要參考資料，對(duì)于資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、系統(tǒng)性都有很高的要求。

基于上述特點(diǎn)，治淮工程檔案管理還面臨著許多亟待解決的難點(diǎn)：檔案數(shù)量愈加龐大，給日常保管帶來(lái)困難；治淮工程持續(xù)周期時(shí)間跨度大，不利于檔案資料的系統(tǒng)收集、存儲(chǔ)；檔案管理信息化應(yīng)用水平低，不便于檔案的提供運(yùn)用等等。

二、治淮工程檔案資料的收集

1.科學(xué)確定收集范圍

凡是記錄和反映阜陽(yáng)市世行貸款淮河流域重點(diǎn)平原洼地治理工程全過(guò)程，包括從項(xiàng)目提出、可行性研究、勘測(cè)設(shè)計(jì)、決策、招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行等全過(guò)程中形成的，具有保存和利用價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的原始記錄材料，都屬于收集歸檔保存的范圍。主要有前期批文、合同協(xié)議、來(lái)往文件信函、各類記錄、完整圖紙、聲像檔案等等。

2.明確收集工作相關(guān)責(zé)任

（1）建設(shè)單位：首先應(yīng)制定統(tǒng)一的管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，將項(xiàng)目文件的形成、收集、整理要求及歸檔范圍納入各參建單位和部門的責(zé)任制，實(shí)行全過(guò)程質(zhì)量管理。再者應(yīng)按歸檔范圍負(fù)責(zé)收集、整理本單位各部門在項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中形成的文件，如項(xiàng)目前期文件、合同、招投標(biāo)文件、竣工驗(yàn)收文件等。

（2）勘察單位：負(fù)責(zé)勘察測(cè)繪文件的收集匯總，并按合同規(guī)定的要求和時(shí)限向建設(shè)單位移交。

（3）設(shè)計(jì)單位：負(fù)責(zé)初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件和圖紙等的收集匯總，并按合同規(guī)定向建設(shè)單位移交。

表1 阜陽(yáng)市世行貸款淮河流域重點(diǎn)平原洼地治理工程分類及編碼表

（4）監(jiān)理單位：按照規(guī)范規(guī)定和合同約定，對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理活動(dòng)中形成的文件進(jìn)行收集、整理，向建設(shè)單位移交。應(yīng)該將設(shè)計(jì)、施工等單位形成文件的質(zhì)量和案卷質(zhì)量納入工程質(zhì)量監(jiān)控范圍，對(duì)參建單位項(xiàng)目文件收集、整理和移交的竣工檔案質(zhì)量情況進(jìn)行審查，并簽署審查意見。

3.設(shè)定收集時(shí)間

項(xiàng)目文件收集應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。為了確保阜陽(yáng)市世行貸款淮河流域重點(diǎn)平原洼地治理工程檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確，檔案收集整理工作基本做到與工程建設(shè)同步進(jìn)行，并給以足夠的經(jīng)費(fèi)支持，配備電腦、復(fù)印機(jī)、空調(diào)及各類辦公設(shè)備等，保證了工程檔案資料整編工作的順利進(jìn)行。

4.保證收集工作順利開展應(yīng)采取的管理措施

（1）對(duì)項(xiàng)目文件形成、積累進(jìn)行全過(guò)程控制；（2）確定項(xiàng)目文件收集范圍；（3）項(xiàng)目文件在辦理完畢后應(yīng)及時(shí)收集，并實(shí)行預(yù)立卷制度。

三、治淮工程檔案資料的整理

1.分類依據(jù)

分類是檔案整理的核心內(nèi)容，也是整理的第一步，分類是否科學(xué)決定檔案的整理質(zhì)量、利用效率，所以分類要清晰，方便檢索。阜陽(yáng)市世行貸款淮河流域重點(diǎn)平原洼地治理工程檔案資料管理工作的主要依據(jù)有：水利部《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（水辦〔2005〕480 號(hào)）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）以及安徽省水利廳關(guān)于水利基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料整理的有關(guān)規(guī)定。

2.分類原則

以阜陽(yáng)市世行貸款淮河流域重點(diǎn)平原洼地治理工程所產(chǎn)生的全部文件材料為對(duì)象，結(jié)合工程實(shí)際內(nèi)容，在遵循文件材料自然形成規(guī)律和保持文件材料之間的歷史聯(lián)系原則下，編制檔案實(shí)體分類方案。各級(jí)類目根據(jù)阜陽(yáng)市世行貸款淮河流域重點(diǎn)平原洼地治理工程的實(shí)際情況和檔案管理的實(shí)際需要來(lái)確定，并按照編制要求進(jìn)行排列。

3.分類方案及檔號(hào)的標(biāo)注方法

檔案的分類編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)概括性、包容性(合理性)、唯一性、相對(duì)的穩(wěn)定性和擴(kuò)充性。在遵循文件材料自然形成規(guī)律和保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系的原則下，按照合理性、簡(jiǎn)單性原則，在便于保管和利用的前提下，建立阜陽(yáng)市世行貸款淮河流域重點(diǎn)平原洼地治理工程檔案。

檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為：項(xiàng)目（工程）號(hào)、類別號(hào)、案卷號(hào)。類別號(hào)與案卷號(hào)中間“—”連接。

分類編碼：阜陽(yáng)市世行貸款淮河流域重點(diǎn)平原洼地治理工程檔案為一個(gè)項(xiàng)目，代碼FYSHWD 表示阜陽(yáng)市世行貸款淮河流域重點(diǎn)平原洼地治理工程。分類方案原則上按綜合管理類、施工類、監(jiān)理類三類進(jìn)行。詳見表1。

為了便于工程檔案的管理與提供利用，案卷順序號(hào)采用以每個(gè)類別為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3……編制流水號(hào)。

為醒目易讀和便于區(qū)別分類號(hào)上下位類的關(guān)系及識(shí)別分類號(hào)與案卷號(hào)，在分類號(hào)間用間隔號(hào)“· ”隔開，在分類號(hào)與案卷號(hào)間用連接號(hào)“-”作為間隔符號(hào)。

四、結(jié)語(yǔ)

治淮工程建設(shè)周期長(zhǎng)、投資大，在整個(gè)工程建設(shè)中，形成的檔案數(shù)量大、種類多、專業(yè)性強(qiáng)。需要參建各方高度重視，緊密結(jié)合治淮工程建設(shè)實(shí)際，健全檔案管理制度，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)隊(duì)伍建設(shè)，配備既懂工程技術(shù)又懂檔案管理的復(fù)合型專職檔案管理人員，實(shí)現(xiàn)過(guò)程控制和全程跟蹤有效，切實(shí)提升工程建設(shè)檔案管理工作的整體水平，以最大限度地滿足治淮建設(shè)發(fā)展的要求■