許蓓蓓

摘 要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理信息化已經(jīng)成為未來(lái)發(fā)展的主要方向。在本文研究中，筆者詳細(xì)了解了檔案管理的現(xiàn)狀，并立足于大數(shù)據(jù)時(shí)代，闡述了檔案信息化管理的策略與方法，旨在進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，最終為全面強(qiáng)化檔案管理能力奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案信息管理;大數(shù)據(jù)意識(shí)

引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的穩(wěn)步發(fā)展，企業(yè)的檔案工作變得愈發(fā)重要，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行有效地開(kāi)發(fā)利用已成為當(dāng)前企業(yè)發(fā)展壯大的重要途徑，并對(duì)企業(yè)的技術(shù)發(fā)展和市場(chǎng)策略調(diào)整起到十分關(guān)鍵的指導(dǎo)和參考作用。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理，將能提升檔案資源的利用率，推動(dòng)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

1企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代企業(yè)管理的需求

當(dāng)前絕大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)采用網(wǎng)絡(luò)信息化工作模式，企業(yè)信息的收集、存儲(chǔ)、分析和傳遞均依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)管理的需求，亟須進(jìn)行信息化改革。

1.2提升檔案資源的利用率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要經(jīng)過(guò)出具證明、調(diào)閱、編寫、答疑等一系列復(fù)雜程序，工作進(jìn)展較慢，也不具備深度挖掘、分析檔案數(shù)據(jù)的能力，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)工作的高效率要求。對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，可以有效提升檔案資源的利用率，將企業(yè)的檔案信息高效整合起來(lái)，使用大數(shù)據(jù)方法對(duì)檔案資源進(jìn)行快速、精準(zhǔn)地分析，為企業(yè)提供更加全面的信息資料。

2檔案管理信息化現(xiàn)狀

2.1檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的意識(shí)差

在檔案信息化管理中，工作人員尚未形成具體的大數(shù)據(jù)管理意識(shí)，這就導(dǎo)致在日常工作中大數(shù)據(jù)技術(shù)的先進(jìn)性沒(méi)有得到徹底的發(fā)揮。雖然已經(jīng)開(kāi)始了有關(guān)大數(shù)據(jù)技術(shù)的嘗試，但是存在大數(shù)據(jù)技術(shù)水平低、數(shù)據(jù)規(guī)模不統(tǒng)一、使用方法不恰當(dāng)?shù)葐?wèn)題，這些問(wèn)題的存在會(huì)直接影響大數(shù)據(jù)下檔案管理工作的實(shí)施效果，不利于提高工作效率。同時(shí)也有研究認(rèn)為，目前各單位尚未構(gòu)建相應(yīng)的信息化管理制度，這對(duì)于檔案管理是不利的。

2.2單位各部門的管理數(shù)據(jù)相對(duì)獨(dú)立

在檔案管理中，為了彰顯檔案管理工作的先進(jìn)性，需要確保檔案管理部門能夠充分收集各部門的資料，并將其匯集到一起，這樣才能讓管理層以及相關(guān)業(yè)務(wù)人員了解單位的實(shí)際情況。但是在實(shí)際上，單位各部門之間存在層級(jí)關(guān)系，各個(gè)部門之間相互監(jiān)督、相互制約，再加之部門之間的職權(quán)與職位不同，這些都決定了信息的獲取、處理方式存在差異，最終導(dǎo)致在數(shù)據(jù)護(hù)理中存在漏洞，影響了檔案管理水平。除此之外，現(xiàn)階段各部門在檔案信息管理中存在信息獨(dú)立的問(wèn)題，這也為檔案統(tǒng)一管理增加了難度。

2.3缺乏對(duì)檔案信息的統(tǒng)一管理

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理需要全面采集單位各員工資料，然而各單位在這方面的建設(shè)是很欠缺的，甚至沒(méi)有構(gòu)建完整的信息化檔案管理平臺(tái)，很多檔案資料都是紙質(zhì)的，檔案信息缺乏有關(guān)的組織與管理，很多不同時(shí)間段的檔案信息都是以孤島的形式存在的，沒(méi)有被錄入到統(tǒng)一的大數(shù)據(jù)信息管理平臺(tái)上，最終影響了檔案管理的整體水平。

3大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向

3.1改革檔案管理思維和制度

企業(yè)應(yīng)改變傳統(tǒng)的檔案管理思維以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展方向，認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案信息化管理的內(nèi)容不再局限于信息收集和儲(chǔ)存，還要充分重視檔案數(shù)據(jù)的分析、挖掘和預(yù)測(cè)，為企業(yè)發(fā)展和進(jìn)步提供實(shí)時(shí)、高效的信息。為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理需求，企業(yè)還應(yīng)進(jìn)行檔案管理制度的改革，明確檔案部門的管理權(quán)限和信息化管理制度，加強(qiáng)檔案部門與企業(yè)生產(chǎn)、銷售部門的溝通協(xié)調(diào)，使得企業(yè)內(nèi)部的各類生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息都能有效服務(wù)于檔案管理工作，推動(dòng)企業(yè)信息化水平的不斷提升。

3.2建立完善檔案信息化管理系統(tǒng)

企業(yè)應(yīng)加快推進(jìn)紙質(zhì)檔案的信息化工作，將各類紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榻Y(jié)構(gòu)化的數(shù)字檔案，在檔案收集、儲(chǔ)存工作中，要進(jìn)一步規(guī)范檔案的標(biāo)準(zhǔn)格式和結(jié)構(gòu)，提高檔案的結(jié)構(gòu)化水平，使得檔案信息能夠得到高效分析、利用。不同種類、不同來(lái)源的檔案信息要結(jié)合企業(yè)具體情況進(jìn)行科學(xué)地分類整理與儲(chǔ)存。在檔案信息化管理系統(tǒng)中，要配備先進(jìn)的大數(shù)據(jù)分析工具和云計(jì)算方法，采用現(xiàn)代化的統(tǒng)計(jì)學(xué)方法對(duì)檔案信息進(jìn)行挖掘分析，剔除重復(fù)、無(wú)效的內(nèi)容，將低價(jià)值密度的大數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)變?yōu)楦邇r(jià)值密度的分析結(jié)論。此外，還要對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析對(duì)比，將不同部門乃至其他行業(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行充分整合，最終得到有利用價(jià)值的分析結(jié)果和預(yù)測(cè)結(jié)果，為企業(yè)的未來(lái)發(fā)展提供參考依據(jù)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，還要注意提升系統(tǒng)的安全水平，配備防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全防護(hù)措施，并設(shè)置專門的系統(tǒng)管理員，積極排查系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的各類問(wèn)題，防范不法分子入侵系統(tǒng)，造成企業(yè)檔案信息的泄漏與損壞。

3.3實(shí)現(xiàn)各部門檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理

在大數(shù)據(jù)的檔案管理中，實(shí)現(xiàn)各部門檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理是保證檔案管理水平的關(guān)鍵，因此對(duì)于這種情況，需要持續(xù)改進(jìn)檔案管理路徑，并注意發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。針對(duì)這種情況，需要工作人員進(jìn)一步協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，在了解檔案管理中信息孤島現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化各個(gè)職能部門之間的信息溝通，這樣才能強(qiáng)化檔案管理能力。從目前相關(guān)技術(shù)的發(fā)展情況來(lái)看，在數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理實(shí)現(xiàn)了云存儲(chǔ)、云計(jì)算，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，工作人員可以將各種檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，在統(tǒng)計(jì)整個(gè)單位的檔案信息資料之后，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，可以將可攜帶式檔案管理設(shè)備、指標(biāo)檔案、電子病歷、人事檔案等不同來(lái)源的檔案信息，匯聚到一個(gè)統(tǒng)一的云數(shù)據(jù)平臺(tái)中，以供檔案管理的各個(gè)業(yè)務(wù)流程、不同業(yè)務(wù)主體所共享使用，實(shí)現(xiàn)各方檔案數(shù)據(jù)的優(yōu)化共享，這樣才能適應(yīng)未來(lái)檔案管理工作需求。

3.4加強(qiáng)培訓(xùn)提升管理人員素質(zhì)

面對(duì)由于檔案管理人員專業(yè)意識(shí)薄弱而導(dǎo)致的影響檔案信息化建設(shè)的情況，首先要重視管理人員素質(zhì)的專業(yè)化培養(yǎng)，檔案信息化管理人員的素質(zhì)高低有著直接且重要的影響。而以往的情形多是檔案管理人員責(zé)任意識(shí)并未充分得到重視，會(huì)出現(xiàn)部分檔案管理人員對(duì)所從事的工作以最低標(biāo)準(zhǔn)要求自己，便會(huì)導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)得不到進(jìn)一步推進(jìn)?；诖?，要定期開(kāi)展相關(guān)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)講座，完善崗位考核機(jī)制，讓管理人員從根源上意識(shí)到所從事工作的重要性，進(jìn)而，端正態(tài)度并促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

結(jié)語(yǔ)

隨著當(dāng)前市場(chǎng)環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不斷變化，企業(yè)發(fā)展越來(lái)越依賴于對(duì)市場(chǎng)信息的高效分析和掌握。對(duì)企業(yè)檔案資源進(jìn)行高效地開(kāi)發(fā)利用，可以充分提高企業(yè)的市場(chǎng)應(yīng)變能力，明確企業(yè)的發(fā)展方向，為企業(yè)創(chuàng)造更好的市場(chǎng)前景。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理程序繁瑣、效率較低，已不再適用于當(dāng)前信息化時(shí)代的企業(yè)管理需求。對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化改革，并使用大數(shù)據(jù)方法進(jìn)行分析、挖掘和預(yù)測(cè)，已經(jīng)成為當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

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