摘 要：調(diào)查收集檔案利用的實(shí)際效益，進(jìn)一步了解受用者的心態(tài)，以此用來(lái)拓寬檔案管理工作的渠道，改進(jìn)檔案管理工作的方式方法，使之有更多的受用者參與到檔案的利用中來(lái)，這是應(yīng)做的基礎(chǔ)工作;實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館建設(shè)，注重電子檔案上網(wǎng)利用工作的科學(xué)方法，積極爭(zhēng)取當(dāng)?shù)刎?cái)政的大力支持，為加快電子檔案上網(wǎng)利用步伐掃清不應(yīng)有的故障，這是電子檔案上網(wǎng)利用應(yīng)采取的措施。

關(guān)鍵詞：檔案 上網(wǎng)利用 基礎(chǔ) 措施

中圖分類(lèi)號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）09-00-01

如何開(kāi)展好電子檔案上網(wǎng)利用工作，盡快把大量紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，讓受用者不至于被復(fù)雜的操作和長(zhǎng)時(shí)間的等待而放棄，這是我們需要研究的又一重要課題。而這種對(duì)于檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化開(kāi)放管理的積極態(tài)度，現(xiàn)已成為檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，顯示出了檔案管理工作者觀念上的重大變化。那么，應(yīng)如何采用科學(xué)方法，加快電子檔案上網(wǎng)利用步伐呢？

一、電子檔案上網(wǎng)利用前應(yīng)做好的幾項(xiàng)基礎(chǔ)工作

首先，調(diào)查收集檔案利用的實(shí)際效益。我們知道，檔案利用的實(shí)際效益受著檔案保管期限的限制，檔案的保管期限為短期、長(zhǎng)期和永久三種期限。那么，檔案到了所規(guī)定的保管期限，就要確定銷(xiāo)毀和何時(shí)銷(xiāo)毀的時(shí)間，這一時(shí)間同時(shí)又受著該檔案本身價(jià)值因素的約束。也就是說(shuō)，檔案利用的實(shí)際效益率高，應(yīng)該是繼續(xù)地延長(zhǎng)它的保管期限，檔案利用的實(shí)際效益率低，就應(yīng)該是當(dāng)即銷(xiāo)毀，沒(méi)有什么可延長(zhǎng)時(shí)間的價(jià)值，當(dāng)然，也就更沒(méi)有使之用于電子檔案上網(wǎng)的價(jià)值了。所以，通過(guò)調(diào)查收集檔案利用的實(shí)際效益，是電子檔案上網(wǎng)利用前應(yīng)做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。

與此同時(shí)，調(diào)查收集檔案利用的實(shí)際效益，將會(huì)便于了解、掌握檔案利用的信息，以進(jìn)一步了解受用者的心態(tài)，以此用來(lái)拓寬檔案管理工作的渠道，改進(jìn)檔案管理工作的方式方法，使之有更多的受用者參與到檔案的利用中來(lái)，從中充分地發(fā)揮出檔案利用的實(shí)際效益，進(jìn)而，加快電子檔案上網(wǎng)利用步伐。

其次，掃清電子檔案上網(wǎng)利用的障礙。一是要掃清檢索困難的障礙。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，有些電子檔案網(wǎng)站的查詢方法，都是為檔案管理人員而做，也就是說(shuō)，它的利用范圍有限，實(shí)用性也較差，方法不科學(xué)，限制了加快電子檔案上網(wǎng)利用步伐;二是要掃清有數(shù)量上的負(fù)擔(dān)和有安全上的顧慮的障礙。誠(chéng)然，可以想像得到，綜合起來(lái)，隨著其檔案館的館藏量的逐年增加，對(duì)哪一級(jí)的檔案館來(lái)說(shuō)，使檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化，都將是一項(xiàng)艱巨的工作任務(wù)。因此，掃清此障礙，就需要采用科學(xué)方法，加快電子檔案上網(wǎng)利用步伐。在安全的顧慮障礙上，現(xiàn)在擔(dān)心有些檔案館館藏的檔案是政治內(nèi)容方面的，如果上網(wǎng)利用有可能承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。三是人才的培養(yǎng)和經(jīng)濟(jì)的投入。檔案管理工作人員隊(duì)伍中來(lái)的人少，去的人多，且調(diào)動(dòng)得較為頻繁，使之人才缺乏。經(jīng)濟(jì)投入上，因受著單位、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)重視程度的制約，曾經(jīng)出現(xiàn)過(guò)一些電子檔案上網(wǎng)設(shè)施不到位等方面的問(wèn)題等。

二、圍繞上述幾項(xiàng)基礎(chǔ)工作做好電子檔案上網(wǎng)利用應(yīng)采取的措施

其一、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館建設(shè)

在這里，我們說(shuō)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館建設(shè)是加快電子檔案上網(wǎng)利用步伐的前提。而數(shù)字化檔案館需要通過(guò)以網(wǎng)絡(luò)為主的信息基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)實(shí)現(xiàn)。那么，數(shù)字化檔案館可以通過(guò)由因特網(wǎng)和萬(wàn)維網(wǎng)的高速、大容量的電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，需要將諸多電腦聯(lián)為一體，不然的話，數(shù)字化檔案館，即信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化將難以實(shí)現(xiàn)。由此，在數(shù)字化檔案館的建設(shè)中，我們應(yīng)把信息技術(shù)建設(shè)放到應(yīng)有的突出的位置，有計(jì)劃、有目的和有步驟地建設(shè)各級(jí)各類(lèi)的檔案館域網(wǎng)絡(luò)工程，用以為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館的各項(xiàng)職能打下基礎(chǔ)、提供前提，為加快電子檔案上網(wǎng)利用步伐開(kāi)辟道路。

其二、注重電子檔案上網(wǎng)利用工作的科學(xué)方法

注重電子檔案上網(wǎng)利用工作的科學(xué)方法，這是加快電子檔案上網(wǎng)利用步伐的保證。應(yīng)該說(shuō)，注重電子檔案上網(wǎng)利用工作的科學(xué)方法主要是：

采用純文本文件格式進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)，用以方便檢索;將檔案原文直接進(jìn)入到電腦，使之一步到位，以實(shí)現(xiàn)電子檔案全文的檢索，提升電子檔案上網(wǎng)速度，加快電子檔案上網(wǎng)利用步伐;要從中采取招聘、調(diào)入的方法，或者采取委托管理方面的間接方法，解決檔案管理工作隊(duì)伍人員短缺的問(wèn)題;對(duì)于單位、部門(mén)的資金使用向檔案館建設(shè)上投入的同時(shí)，要積極爭(zhēng)取當(dāng)?shù)刎?cái)政的大力支持，為加快電子檔案上網(wǎng)利用步伐掃清不應(yīng)有的障礙。

參考文獻(xiàn)

[1]中華人民共和國(guó)檔案法[Z] .1987、9、5?，第六屆人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過(guò).

[2]李培德.行政執(zhí)法必讀[M].吉林科學(xué)技術(shù)出版社，2002.

作者簡(jiǎn)介：李敏（1968.9-）女，大專(zhuān)學(xué)歷，在四平市房屋交易和產(chǎn)權(quán)管理中心任職。