李大軒

摘 要：隨著科技的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息化的時(shí)代隨之到來(lái)，檔案管理傳統(tǒng)工作模式開始向信息化模式改變。本文從信息化檔案管理工作所面臨的新挑戰(zhàn)進(jìn)行分析，提出如何在信息化時(shí)代做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 檔案管理 挑戰(zhàn) 策略

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）09-00-01

一、信息時(shí)代傳統(tǒng)檔案管理工作的現(xiàn)狀

時(shí)代在進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)在發(fā)展，信息時(shí)代的檔案管理工作逐漸為大家所重視起來(lái)。信息時(shí)代檔案管理工作的挑戰(zhàn)有很多種，信息時(shí)代下傳統(tǒng)檔案管理有如下現(xiàn)狀：

1.傳統(tǒng)檔案管理不能有效保存檔案

傳統(tǒng)的檔案管理理念十分注重收藏，但是往往忽視了運(yùn)用，不能發(fā)揮出傳統(tǒng)檔案管理的真正的作用。傳統(tǒng)的檔案管理受到了空間、時(shí)間、人員的限制，尤其是時(shí)間久遠(yuǎn)的檔案則會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間和人工去查閱 ，而作為傳統(tǒng)檔案，多以文件檔案為主，隨著時(shí)間的推移，就會(huì)使得文件的損壞。這就是傳統(tǒng)檔案管理的一些缺點(diǎn)，傳統(tǒng)檔案管理類似和古代的歷史檔案，一直沿用至今。隨著科技的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的快速發(fā)展，電子檔案的興起很大程度上解決了這些問題。

2.傳統(tǒng)檔案管理的安全系數(shù)有待考量

傳統(tǒng)的檔案管理理論是很多形式表現(xiàn)出的記錄載體的保存，傳統(tǒng)的檔案管理一般是紙張保存，但是這種保存方式存在了很大的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)楹芏嗾滟F的文件都是孤本，不可能存在復(fù)印件，但是一份珍貴的文件無(wú)限次的借閱，又會(huì)讓珍貴的文件損壞。所以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展帶來(lái)傳統(tǒng)檔案理念的革新。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代帶來(lái)了信息大爆炸的時(shí)代的來(lái)臨，不僅僅是以文件紙張作為記錄的載體，更多的錄音、影像、電子檔案等，這些記錄方式和管理的方法與傳統(tǒng)的檔案管理是截然不同的。在現(xiàn)今社會(huì)中，我們對(duì)信息時(shí)代下的檔案管理，不僅僅在理論上，而且在方法上進(jìn)行優(yōu)化。但是這樣的優(yōu)化不能夠滿足時(shí)代的需求，不僅如此，檔案管理的實(shí)踐已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后。當(dāng)前，對(duì)于新型載體的管理， 我們?cè)诶碚摵头椒ㄉ隙荚诓粩喔倪M(jìn)，但還是不能符合時(shí)代變革的要求，并已經(jīng)落后于檔案管理的實(shí)踐。

3.傳統(tǒng)檔案管理的管理制度比較混亂

電子檔案是網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的產(chǎn)物，它的出現(xiàn)帶來(lái)了資源共享和信息獲取的途徑，作為新型的檔案管理方式。是對(duì)電子檔案的安全性挑戰(zhàn)，作為科技的產(chǎn)物而言，電子檔案的安全性也一直是個(gè)大問題，電子檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、價(jià)值性都是大家所研究的重要課題，保證電子檔案的安全性對(duì)檔案管理工作的發(fā)展有著及其重要的戰(zhàn)略價(jià)值。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，檔案管理的模式和方法也出現(xiàn)了根本性的改變。如何使檔案管理適應(yīng)時(shí)代潮流的發(fā)展是面對(duì)信息化檔案管理化進(jìn)程的重大課題，在新時(shí)代的發(fā)展過程中，檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，在自身發(fā)展的同時(shí)也要和社會(huì)的發(fā)展同步，只有這樣檔案管理工作才能為新時(shí)代發(fā)展進(jìn)行服務(wù)。

4.檔案管理工作人員的工作效率低下

檔案管理工作的主體說到底還是依靠工作者，管理人員的工作素質(zhì)很大程度上影響了檔案管理工作的水平。新時(shí)期的檔案管理工作人員需要面臨很大的挑戰(zhàn)，能否熟練運(yùn)用電子設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)是檔案管理人員必備的技能，所以檔案管理工作急需一批專業(yè)技術(shù)素養(yǎng)很高的工作人員。此外對(duì)檔案業(yè)務(wù)操作不熟練的工作人員更需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，檔案管理者是檔案信息的保管者、管理者。檔案管理的工作人員只有加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)才能更好的面對(duì)挑戰(zhàn)，才能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展潮流。

二、信息時(shí)代檔案管理工作的分析策略

1.檔案管理信息完全化

信息時(shí)代下把檔案組織、文檔管理、信息交流等融合放在工作開展的重要目標(biāo)，只有這樣才能切實(shí)的把自己的工作做好。傳統(tǒng)的檔案放在固定的儲(chǔ)存場(chǎng)所，對(duì)于檔案管理的完全化，是讓紙張文件逐漸向電子檔案轉(zhuǎn)變，形成實(shí)體文件向信息前段的轉(zhuǎn)變。這樣以來(lái)，熟悉業(yè)務(wù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的工作人員會(huì)從幕后走向前臺(tái)，慢慢適應(yīng)信息時(shí)代下檔案管理技術(shù)的改變，比如：信息檔案的在線服務(wù)、信息檔案的無(wú)紙化管理、檔案的保存和歸檔等等服務(wù)。

2.完善信息化檔案管理的制度

檔案管理由很多程序來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一的分配、管理，檔案管理必須建立自己完備的管理制度，在這一點(diǎn)上不僅要加強(qiáng)程序的監(jiān)督，而且要保證信息化檔案管理的運(yùn)用。從文件檔案形成歸檔開始，要進(jìn)行符合程序的控制，再到檔案的信息化管理、文件的信息分析、文件檔案的管理，這樣以來(lái)可以形成完備的程序鏈。建立完備的管理制度能有效的對(duì)檔案管理起到標(biāo)準(zhǔn)化的作用，在制度的約束下，工作的效率會(huì)得到很大的提高。

3.信息化檔案管理編碼化

傳統(tǒng)的文檔數(shù)字化管理往往取決于時(shí)間跨度，對(duì)于檔案的電子化，可以依托新時(shí)代科技的發(fā)展，把實(shí)體的文件檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，做好數(shù)據(jù)的采集和存儲(chǔ)。檔案電子化的過程中可以借鑒圖書館這一參照物，做好相關(guān)工作，把文件的信息和年份、圖像等做好相對(duì)應(yīng)的目錄和索引，可以很大程度上把后續(xù)借閱、搜索的工作簡(jiǎn)便化，但是前期無(wú)疑是個(gè)巨大的勞動(dòng)，這需要檔案管理工作人員發(fā)揮出自己的耐心，積極做好自己的本職工作，為檔案管理的信息化做出自己的貢獻(xiàn)。

4.信息化檔案管理與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代中，信息的傳遞有很多種途徑，檔案管理者可以很好的運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，把檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化和信息化，這兩點(diǎn)是在信息化背景下，檔案管理工作的重中之重。實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理工作，更好的服務(wù)社會(huì)，也是大家的共同目標(biāo)。信息化時(shí)代可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)全國(guó)乃至世界的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)合體，在實(shí)行信息化檔案管理工作的同時(shí)，可以充分和國(guó)外進(jìn)行交流，通過關(guān)鍵詞的搜索，更準(zhǔn)確的查找到資料的所在，也極大方便了整個(gè)檔案信息獲取的途徑。新時(shí)代下的檔案管理只有更好的融入當(dāng)今的經(jīng)濟(jì)社會(huì)中，才能更好的為社會(huì)服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作緊隨者時(shí)代進(jìn)步在發(fā)展著，不僅對(duì)工作者提出很高的要求，也對(duì)當(dāng)前工作的發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)提出了要求。只有不斷的與時(shí)俱進(jìn)，做好檔案工作與時(shí)代的接軌，而信息化檔案管理只是個(gè)開始，科學(xué)的把檔案管理做到信息化，高效地服務(wù)單位、服務(wù)社會(huì)。

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