□ 山東省建筑建設(shè)研究院有限公司 盛杰

當(dāng)前，建筑電子檔案管理的使用，可提高檔案管理的工作效率，方便存查，但由于推廣使用時間短，實踐中出現(xiàn)了一些問題，很大程度上影響了電子檔案的應(yīng)用。為解決山東省建筑建設(shè)研究院建筑工程電子圖檔管理系統(tǒng)存在的問題，于2008年12月，研究院成立了質(zhì)量控制小組（QC 小組），對存在問題進行了研究。

調(diào)查研究情況

自2009年1月20日起至2009年9月20日止，QC小組從人員、機器、方法、材料和環(huán)境五個方面，認真研究了影響CAD 圖紙收集和利用效率低的原因。

● 現(xiàn)狀調(diào)查

截至2008年12月，QC 小組收集了約200個項目的CAD 光盤，QC 小組從中隨機選取了150個項目的光盤，對光盤內(nèi)容檢查分析，咨詢光盤收集記錄中的聯(lián)系人，并結(jié)合檔案管理人員的實際工作情況，對CAD圖紙管理情況進行了認真調(diào)查和分析，確定了13個影響CAD 圖紙管理的因素：員工計算機操作不熟練、刻錄機性能差、個別電腦配置低、人員配合不到位、設(shè)計習(xí)慣各不相同、CAD 圖紙數(shù)量不斷增加、信息無法直接呈現(xiàn)、光盤容易磨損、CAD 圖紙版本易混亂、無CAD 圖紙管理功能、未使用圖紙信息收集工具、圖紙標(biāo)題欄設(shè)置不利于信息采集、圖紙目錄不標(biāo)準。

▼表1 影響因素統(tǒng)計

▼表2 制定改進方案

● 主要影響因素篩選

1.收集和利用效率低。CAD 圖紙收集、刻錄過程會占用設(shè)計人員1～2 天的時間，在任務(wù)繁重的時候，延期是無法避免的；因為收集到的CAD 圖紙不能確定其正確性，從而使CAD 圖的收集率和正確率無法得到保障。

2.管理規(guī)定不細致。在圖紙的上交過程中，往往會出現(xiàn)圖紙命名不清晰或者有延遲上交圖紙的現(xiàn)象，因此CAD 圖的收集較混亂，查找資料也不方便。

3.檢查力度不夠。在收集時，檔案管理人員在檢查資料時不仔細，造成光盤缺失或者光盤中內(nèi)容與底圖不匹配的問題，對圖紙收集造成了重大的影響。

4.設(shè)備介質(zhì)兼容性差。光盤在刻錄時，有時候會因為設(shè)備的問題而無法刻錄，有時也存在刻錄好了的光盤打不開的現(xiàn)象。各影響因素統(tǒng)計數(shù)據(jù)，見表1。

制定改進方案

在調(diào)查研究確定主要影響因素后，QC 小組針對主要影響原因制定了解決方案，見表2。

電子圖檔管理系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計

1.增加圖紙信息收集工具。在采集中，要實現(xiàn)完整的采集需要采集的內(nèi)容信息很多，如果在工具設(shè)置中能夠?qū)崿F(xiàn)批量操作的信息收集，就能大幅減少設(shè)計人員的操作時間。研究院委托軟件公司針對上述問題開發(fā)了一款關(guān)于圖紙信息收集插件。此插件可在CAD 圖打印時就把與圖紙相關(guān)的信息發(fā)送到服務(wù)器上，并在底圖上形成條形碼。通過掃描條形碼即可完成對CAD 圖的收集，如下圖。

2.增加CAD 圖紙管理功能。為了管理CAD 圖紙，研究院在已有圖檔管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，建立CAD 圖紙目錄樹，按年限設(shè)置根目錄，二級目錄按各分院設(shè)置，三級目錄按項目設(shè)置，四級目錄按專業(yè)設(shè)置；建立項目查找界面，可輸入項目編號、名稱、圖紙編號、工程名稱、圖紙名稱、繪圖人等進行圖紙查詢；增加查找圖片在線預(yù)覽功能；設(shè)置圖紙信息自動統(tǒng)計功能，可按年度、分院、建筑類型等進行自動統(tǒng)計。增加CAD圖紙管理功能，可更加快捷地查看和下載使用CAD 圖，也使得系統(tǒng)的授權(quán)功能更加靈活。

3.調(diào)整圖紙標(biāo)題欄設(shè)置。QC 小組根據(jù)圖紙信息自動收集的需要，確定在圖紙標(biāo)題欄中增加審定、審核和校對的印刷體輸出欄，技術(shù)處審查通過后發(fā)布實施。

4.圖紙目錄標(biāo)準化。在調(diào)查、總結(jié)了圖紙信息在收集中的需要之后，QC 小組提出了建立一個統(tǒng)一、標(biāo)準的圖紙目錄。

優(yōu)化設(shè)計效果

在此次研究中，QC 小組成功實現(xiàn)了制定的目標(biāo)，提高了CAD 圖紙收集系統(tǒng)對于CAD 圖紙的收集率和利用效率，在為研究院設(shè)計工程師節(jié)約時間、提高工作效率的同時，也讓研究院在信息化方面的水平有一定的提升。研究院在已有的圖檔管理系統(tǒng)增加CAD 圖紙管理功能后，CAD 圖和圖紙信息均已實現(xiàn)自動收集。共計收集CAD 圖紙2萬多張，收集過程在歸檔圖打印環(huán)節(jié)同步完成，極大提高了CAD 圖紙收集的效率。其次研究院要求各設(shè)計單位采用收集工具收集CAD 圖紙。除個別駐外分院由于網(wǎng)速慢等客觀原因無法利用收集工具收集CAD 圖紙以外，其他設(shè)計單位成功實現(xiàn)CAD圖紙的自動收集，圖紙收集率達85%。小組成員從已經(jīng)收集的2萬張CAD 圖中，隨機抽查了1000 張，將收集到的圖紙信息和圖紙上的信息進行比對，發(fā)現(xiàn)只有20 張圖紙個別信息沒有成功采集，圖紙信息收集的完整率和正確率達到98%。設(shè)計人員設(shè)計參考、查閱圖紙信息自助完成，生產(chǎn)管理處工作量統(tǒng)計、出圖統(tǒng)計等統(tǒng)計工作，均可由系統(tǒng)自動完成，提高了效率，同時保證了信息統(tǒng)計的正確性。兩項操作均可在10 分鐘內(nèi)完成。通過圖檔管理系統(tǒng)的日志分析，有46%的項目被訪問和瀏覽過。

結(jié)束語

我們通過QC 小組的研究工作，查找了問題并對主要原因進行了篩選，針對主要問題進行了優(yōu)化設(shè)計，提升了我院電子圖檔管理系統(tǒng)CAD 圖紙收集率和CAD圖紙的利用效率。在研究的過程中也發(fā)現(xiàn)對于勘察設(shè)計行業(yè)來說，信息化的發(fā)展前景十分廣闊，在不斷完善圖檔管理系統(tǒng)的同時，充分利用已經(jīng)積累起來的數(shù)據(jù)資源，可同辦公自動化、項目管理、協(xié)同設(shè)計相融合，輔助生產(chǎn)設(shè)計和管理決策。