秦偉

摘要：隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展和推廣，電子檔案不斷普及，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，有著許多傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也存在著一定的弊端需要注意和解決。電子檔案的優(yōu)劣勢(shì)成為一項(xiàng)值得檔案從業(yè)人員深入研究的課題。

關(guān)鍵詞：電子檔案；優(yōu)勢(shì)；問(wèn)題；研究

一、電子檔案的概念

電子檔案，是指通過(guò)電子介質(zhì)存儲(chǔ)的檔案信息，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，電子檔案是相互關(guān)聯(lián)的電子數(shù)據(jù)和圖像文件集合。電子檔案的存儲(chǔ)主要以磁盤(pán)、光盤(pán)、移動(dòng)存儲(chǔ)等介質(zhì)為主，在當(dāng)今云計(jì)算時(shí)代，電子檔案也可以采用云存儲(chǔ)方式，這樣，電子檔案文件既可以存儲(chǔ)在硬盤(pán)、光盤(pán)等物理介質(zhì)中，也可以存儲(chǔ)在云端的網(wǎng)絡(luò)空間。

二、電子檔案的優(yōu)勢(shì)

（一）信息傳遞性好

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方便了人與人之間的溝通，把世界上不同國(guó)度、不同角落從事各類(lèi)活動(dòng)的人聯(lián)系在一起。電子檔案的良好傳遞性，解決了以往紙質(zhì)檔案不方便傳遞的問(wèn)題，使檔案信息的傳遞不再受紙質(zhì)檔案“孤本”的限制。電子檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)既可單向傳播，也可多向分散傳播。電子檔案信息文件成為傳播信息的重要渠道，各類(lèi)電子信息，包靠檔案信息都可以通過(guò)電子文件公布出來(lái)，很短時(shí)間內(nèi)便可傳遞到世界上的任何地方，不會(huì)受到空間距離的限制。

（二）環(huán)保經(jīng)濟(jì)性好

隨著國(guó)家對(duì)環(huán)境保護(hù)重視程度的不斷提高，電子檔案信息較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更具環(huán)保性。檔案的調(diào)閱者可以直接在電子終端上閱讀檔案文件，而不必在紙張上閱讀，這樣對(duì)紙張的消耗量少了。電子檔案系統(tǒng)建成后，電子檔案的存儲(chǔ)成本非常低，使電子檔案管理的發(fā)展更經(jīng)濟(jì)和環(huán)保。而有些檔案利用的頻率并不是很多，在這種情況下利用電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)可以節(jié)省大量紙張，也節(jié)省了保存紙質(zhì)文件的空間。同時(shí)，電子檔案的普及也降低了檔案從業(yè)人員的工作量，檔案工作人員不必再耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行拆釘、裝訂和搬運(yùn)傳播。因?yàn)殡娮訖n案文件可以無(wú)消耗的被重復(fù)利用，也避免了對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行保護(hù)、避免磨損的問(wèn)題。

（三）保護(hù)原件性

將檔案電子化在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的環(huán)境下以電子信息的形式提供檔案給檔案調(diào)閱者，因?yàn)殡娮訖n案的重復(fù)利用是無(wú)損耗的，所以并不存在著重復(fù)利用會(huì)使電子文件損耗、老化的現(xiàn)象，使檔案的原件不會(huì)受損，如此一來(lái)電子檔案的利用很好的保護(hù)了檔案原件。在此環(huán)境下，電子檔案文件的保護(hù)原件性遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)越于其他形式載體的文件。紙質(zhì)載體上的信息會(huì)隨著利用次數(shù)的增加，紙張載體會(huì)越來(lái)越損耗，字跡也越來(lái)越老化，紙質(zhì)檔案的原件就很容易受到損失和破壞，但電子檔案卻與紙質(zhì)檔案不同，不論電子檔案被復(fù)制、打印，檔案的文件內(nèi)容都不會(huì)受到損傷，不會(huì)對(duì)正常的電子檔案的壽命產(chǎn)生任何影響。

三、電子檔案存在的弊端

（一）電子檔案的安全性。電子檔案的存在形式?jīng)Q定了電子檔案在安全性上比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在劣勢(shì)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，一些不法份子利用非法技術(shù)侵襲保存檔案的計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)中的電子檔案很容易就會(huì)被竊取，從而導(dǎo)致電子檔案信息，特別是一些有保密性檔案的信息泄露。所以存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)需要很強(qiáng)的保護(hù)措施，包括要注意物理安全、設(shè)置高效殺毒程序和網(wǎng)絡(luò)防火墻等方面。另外，電子檔案會(huì)涉及檔案擁有者的權(quán)益方面問(wèn)題，如檔案文件的公布權(quán)、利用者的信息權(quán)、文件內(nèi)容涉及的隱私權(quán)等，存在不經(jīng)所有人授權(quán)就拷貝給他人使用的情況。

（二）電子檔案查閱的局限性。電子檔案的閱讀和調(diào)取必須通過(guò)電子終端設(shè)備，這就造成了電子檔案的查閱存在局限性，對(duì)于沒(méi)有電子終端設(shè)備的地方就無(wú)法對(duì)電子檔案進(jìn)行查閱。電子檔案的這個(gè)特點(diǎn)對(duì)比紙質(zhì)檔案存在明顯劣勢(shì)，紙質(zhì)檔案適合在較廣泛的環(huán)境以廣泛的方式閱讀，無(wú)需借助任何特殊設(shè)備，方便利用者的閱讀，從這一點(diǎn)看，紙質(zhì)檔案擁有電子檔案不可替代的優(yōu)勢(shì)。

（三）電子檔案的不穩(wěn)定性。電子檔案在利用過(guò)程中，由于各些原因其信息內(nèi)容及載體是不穩(wěn)定的。電子檔案的局限性表現(xiàn)在信息利用過(guò)程中，其信息內(nèi)容是很容易被修改和被破壞的。而紙質(zhì)檔案是不易被修改的，就算被進(jìn)行任何修正和篡改也會(huì)很容易的識(shí)別出來(lái)。這些對(duì)電子檔案而言，如要修改電子檔案中的內(nèi)容不僅十分方便，而且也不會(huì)留下任何痕跡，對(duì)電子檔案的修改可以說(shuō)是垂手可得又不會(huì)留下任何蛛絲馬跡。保存在計(jì)算機(jī)中的電子檔案會(huì)因計(jì)算機(jī)設(shè)備故障，造成電子檔案內(nèi)容被破壞。電子檔案的載體在保管時(shí)也會(huì)無(wú)意或有意的受到損壞，保存電子檔案的載體，包括u盤(pán)、光盤(pán)、磁盤(pán)一旦收到外界物理?yè)p害或強(qiáng)磁的干擾，都會(huì)導(dǎo)致檔案內(nèi)容的丟失和損壞。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，電子檔案因其便于修改、拷貝和難以防偽的特點(diǎn)，容易對(duì)電子檔案的原始性產(chǎn)生懷疑。

四、結(jié)語(yǔ)

電子檔案的利用與紙質(zhì)檔案的利用都有各自的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，二者可以根據(jù)各自特點(diǎn)相輔相成、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，雖然電子檔案的利用有很多優(yōu)點(diǎn)，但在當(dāng)今計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的情況下給電子檔案的傳遞和利用帶來(lái)方便的同時(shí)，也帶來(lái)了諸如檔案信息丟失、破壞、泄密等問(wèn)題。為避免出現(xiàn)各類(lèi)問(wèn)題，需在電子檔案利用中制定嚴(yán)格的電子檔案使用制度，提高檔案從業(yè)人員電子檔案安全保護(hù)意識(shí)，加強(qiáng)電子檔案信息安全利用的研究和開(kāi)發(fā)。紙質(zhì)檔案也擁有電子檔案所沒(méi)有的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，但也存在不方便傳播、容易損壞等問(wèn)題。在檔案工作不斷發(fā)展進(jìn)步的狀況下，紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有十分重要的作用。目前，最佳解決方案就是紙質(zhì)檔案和電子檔案共同存在，可將需要保存的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行歸檔保存的同時(shí)，也將此紙質(zhì)檔案以電子檔案的形式進(jìn)行保存，日常檔案的調(diào)閱以電子檔案為主。這樣，紙質(zhì)檔案和電子檔案互為備份，解決了檔案損壞和丟失的問(wèn)題，同時(shí)也提高了檔案的可傳播性。