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        物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的智能化檔案管理分析

        2019-10-21 18:51:32劉洪霞
        科技風(fēng) 2019年15期
        關(guān)鍵詞:物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)智能化檔案管理

        劉洪霞

        摘?要:物聯(lián)網(wǎng)是信息化時代的一個重要發(fā)展階段。物聯(lián)網(wǎng)時代的到來,物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,使各個行業(yè)的技術(shù)水平都得到了提高,也促使物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各個領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用。文章以物聯(lián)網(wǎng)時代為背景,提出了物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的智能化檔案管理策略,希望能對新形勢下的檔案管理工作有所幫助。

        關(guān)鍵詞:物聯(lián)網(wǎng)技術(shù);智能化;檔案管理

        物聯(lián)網(wǎng)指物物相連的互聯(lián)網(wǎng),互聯(lián)網(wǎng)是物聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)和核心。物聯(lián)網(wǎng)主要是通過智能感知、識別技術(shù)等來進行物物連接的。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn),也為檔案智能化管理提供了良好的條件。那么,在物聯(lián)網(wǎng)時代,檔案部門該如何借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行檔案智能化管理呢?筆者立足于調(diào)查研究,提出了以下幾點建議:

        1 利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高軟硬件配備水平

        傳統(tǒng)的檔案管理都囿于實體建筑和設(shè)備累加,檔案管理和使用都深受時間、空間限制。此外,在檔案管理中,許多企事業(yè)單位受財力限制,都沒有設(shè)置專門的檔案管理專項基金,單位檔案庫房建設(shè)、計算機軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施配備都不夠齊全,檔案管理軟件研發(fā)和使用水平都較低。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn),為人們利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)打造新型智能化檔案實體庫房、軟硬件配備水平提高提供了條件。所以,企事業(yè)單位要加大檔案管理物力、財力和人力投入,有效整合檔案庫房設(shè)備與現(xiàn)有資源,建設(shè)現(xiàn)代化檔案庫房,購置更多的信息設(shè)備,以提高檔案管理的智能化水平。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)體系主要由感知層、應(yīng)用層、網(wǎng)絡(luò)層組成,物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不僅包括射頻識別技術(shù)、傳感器技術(shù),還包括網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)、數(shù)據(jù)處理與融合技術(shù)。其中,射頻識別和傳感器是物聯(lián)網(wǎng)前端技術(shù)。借助射頻識別、紅外線感應(yīng)技術(shù),物聯(lián)網(wǎng)可以進行智能化識別。在檔案庫房建設(shè)中,我們可以運用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)建庫房管理三層結(jié)構(gòu)體系。如在門禁系統(tǒng)中采用物聯(lián)網(wǎng)RFID技術(shù)設(shè)立身份識別卡,識別管理人員的身份、等級,并根據(jù)管理人員的身份、等級賦予其相應(yīng)的管理和使用權(quán)限。又如,將紅外線感應(yīng)器用到庫房視頻監(jiān)控系統(tǒng)中去,對所有進入庫房的人員進行視頻監(jiān)控,有人強行非法進入庫房時,門禁系統(tǒng)可以借助紅外入侵探測器發(fā)出預(yù)警信號。

        2 利用物聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案自動化生成和管理

        館藏資源豐富,較高的管理效率,是實現(xiàn)檔案資源價值最大化的基礎(chǔ)和前提。過去,企事業(yè)單位的檔案要么是原始的文件,要么是由人工手動著錄而成的,傳統(tǒng)的檔案生成方式耗時耗力,過程復(fù)雜而且效率較低。在物聯(lián)網(wǎng)時代,企事業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)擺脫了傳統(tǒng)的手工方式,檔案生成方式也出現(xiàn)了變化。在檔案收集、生成與管理中,物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的作用主要體現(xiàn)在以下幾點:首先,在檔案收集過程中,企事業(yè)單位的檔案管理部門可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)向社會、個人收集檔案材料。各類材料送達檔案部門后,檔案管理員將檔案按照不同的類別裝入不同的盒子,利用檔案收集子系統(tǒng)中的RFID管理板塊直接將檔案生成RFID標(biāo)簽內(nèi)的數(shù)據(jù),并利用讀寫器將檔案題名、日期、頁數(shù)、責(zé)任者等信息都打印到標(biāo)簽上,帖到檔案上。檔案入庫時,儲位管理板塊發(fā)出入庫指令,系統(tǒng)會讀取檔案標(biāo)簽上的信息,并在自動識別后將其放到存放儲位。電子標(biāo)簽的運用,極大提高了檔案生成效率,也為檔案智能化、自動化管理奠定了基礎(chǔ)。此外,物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用,為用戶檔案實體內(nèi)部閱覽提供了便利。用戶在借閱檔案時,可在具有自動化識別功能的借閱系統(tǒng)輸入關(guān)鍵詞,查詢檔案信息,包括檔案位置、格式等,這樣就減少了用戶查找檔案的時間。檔案管理員取出檔案后,系統(tǒng)會自動記錄、顯示檔案被借出狀態(tài)。用戶借出檔案時,智能安全監(jiān)測門的RFID閱讀器會將檔案信息反饋到借閱板塊,并將信息與檔案出庫信息對比、反饋,如果監(jiān)控系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)檔案出庫信息與反饋信息不同,監(jiān)控模板就會發(fā)出警報,檔案需在管理人員再次確認后才能出庫。用戶使用完畢,RFID閱讀器會自動消除檔案的借閱記錄,檔案管理人員將檔案送返原先位置時,系統(tǒng)會自動記錄查閱使用和還卷工作完成。

        3 利用物聯(lián)網(wǎng)完善檔案存儲環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)

        在實體檔案保護和管理方面,物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,大幅度提高檔案保管環(huán)境的安全性、節(jié)能性和智能性。物聯(lián)網(wǎng)在檔案存儲環(huán)境監(jiān)控方面的作用,具體體現(xiàn)在:(1)在檔案的安全保管和監(jiān)控方面,利用物聯(lián)網(wǎng)射頻識別和傳感器技術(shù),建設(shè)一體化智能管理系統(tǒng),利用微動偵測,對檔案庫房區(qū)域或其他館內(nèi)重要區(qū)域內(nèi)人員的出入、活動情況進行實時監(jiān)控。一旦發(fā)現(xiàn)異常,可以使用相關(guān)聯(lián)位置的監(jiān)控攝像機對人員行進路徑進行跟蹤記錄,同時監(jiān)控系統(tǒng)還會發(fā)出警告,自動鎖閉事發(fā)區(qū)域的門禁,并通知安保人員。(2)在檔案保管環(huán)境的節(jié)能控制方面,立足于網(wǎng)絡(luò)層和信息處理系統(tǒng)分析,部署檔案庫房的智慧感知平臺,對庫房內(nèi)的信息數(shù)據(jù)實施全面控制。關(guān)于這一點,我們可以庫房溫度調(diào)節(jié)系統(tǒng)為例,檔案庫房智慧感知平臺會根據(jù)檔案管理標(biāo)準自動管理溫濕度控制設(shè)備,自動調(diào)節(jié)庫房內(nèi)的溫度,通過精細化的環(huán)境參數(shù)自動調(diào)整確保檔案保管環(huán)境、溫濕度始終處于一個安全范圍內(nèi)。這樣既可以減少設(shè)備能耗,還可以提高檔案管理安全系數(shù)。

        綜上所述,物聯(lián)網(wǎng)是互聯(lián)網(wǎng)的延伸,物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,對檔案數(shù)字化管理產(chǎn)生了重大影響。企事業(yè)單位要立足于研究和分析,優(yōu)化設(shè)計智能化檔案管理系統(tǒng),然后將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)用到軟硬件設(shè)施建設(shè)、檔案自動化生成、檔案存儲環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)中去,利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)全面提高檔案管理水平,以實現(xiàn)檔案資源價值最大化。

        參考文獻:

        [1]李青.基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的智能化檔案管理研究[J].自動化與儀器儀表,2018(08):44-46+50.

        [2]王建民.物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代商業(yè),2016(15):184-185.

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