劉洪霞

摘?要：物聯(lián)網(wǎng)是信息化時代的一個重要發(fā)展階段。物聯(lián)網(wǎng)時代的到來，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，使各個行業(yè)的技術(shù)水平都得到了提高，也促使物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各個領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用。文章以物聯(lián)網(wǎng)時代為背景，提出了物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的智能化檔案管理策略，希望能對新形勢下的檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：物聯(lián)網(wǎng)技術(shù);智能化;檔案管理

物聯(lián)網(wǎng)指物物相連的互聯(lián)網(wǎng)，互聯(lián)網(wǎng)是物聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)和核心。物聯(lián)網(wǎng)主要是通過智能感知、識別技術(shù)等來進(jìn)行物物連接的。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn)，也為檔案智能化管理提供了良好的條件。那么，在物聯(lián)網(wǎng)時代，檔案部門該如何借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案智能化管理呢？筆者立足于調(diào)查研究，提出了以下幾點建議：

1 利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高軟硬件配備水平

傳統(tǒng)的檔案管理都囿于實體建筑和設(shè)備累加，檔案管理和使用都深受時間、空間限制。此外，在檔案管理中，許多企事業(yè)單位受財力限制，都沒有設(shè)置專門的檔案管理專項基金，單位檔案庫房建設(shè)、計算機軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施配備都不夠齊全，檔案管理軟件研發(fā)和使用水平都較低。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn)，為人們利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)打造新型智能化檔案實體庫房、軟硬件配備水平提高提供了條件。所以，企事業(yè)單位要加大檔案管理物力、財力和人力投入，有效整合檔案庫房設(shè)備與現(xiàn)有資源，建設(shè)現(xiàn)代化檔案庫房，購置更多的信息設(shè)備，以提高檔案管理的智能化水平。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)體系主要由感知層、應(yīng)用層、網(wǎng)絡(luò)層組成，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不僅包括射頻識別技術(shù)、傳感器技術(shù)，還包括網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)、數(shù)據(jù)處理與融合技術(shù)。其中，射頻識別和傳感器是物聯(lián)網(wǎng)前端技術(shù)。借助射頻識別、紅外線感應(yīng)技術(shù)，物聯(lián)網(wǎng)可以進(jìn)行智能化識別。在檔案庫房建設(shè)中，我們可以運用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)建庫房管理三層結(jié)構(gòu)體系。如在門禁系統(tǒng)中采用物聯(lián)網(wǎng)RFID技術(shù)設(shè)立身份識別卡，識別管理人員的身份、等級，并根據(jù)管理人員的身份、等級賦予其相應(yīng)的管理和使用權(quán)限。又如，將紅外線感應(yīng)器用到庫房視頻監(jiān)控系統(tǒng)中去，對所有進(jìn)入庫房的人員進(jìn)行視頻監(jiān)控，有人強行非法進(jìn)入庫房時，門禁系統(tǒng)可以借助紅外入侵探測器發(fā)出預(yù)警信號。

2 利用物聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案自動化生成和管理

館藏資源豐富，較高的管理效率，是實現(xiàn)檔案資源價值最大化的基礎(chǔ)和前提。過去，企事業(yè)單位的檔案要么是原始的文件，要么是由人工手動著錄而成的，傳統(tǒng)的檔案生成方式耗時耗力，過程復(fù)雜而且效率較低。在物聯(lián)網(wǎng)時代，企事業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)擺脫了傳統(tǒng)的手工方式，檔案生成方式也出現(xiàn)了變化。在檔案收集、生成與管理中，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的作用主要體現(xiàn)在以下幾點：首先，在檔案收集過程中，企事業(yè)單位的檔案管理部門可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)向社會、個人收集檔案材料。各類材料送達(dá)檔案部門后，檔案管理員將檔案按照不同的類別裝入不同的盒子，利用檔案收集子系統(tǒng)中的RFID管理板塊直接將檔案生成RFID標(biāo)簽內(nèi)的數(shù)據(jù)，并利用讀寫器將檔案題名、日期、頁數(shù)、責(zé)任者等信息都打印到標(biāo)簽上，帖到檔案上。檔案入庫時，儲位管理板塊發(fā)出入庫指令，系統(tǒng)會讀取檔案標(biāo)簽上的信息，并在自動識別后將其放到存放儲位。電子標(biāo)簽的運用，極大提高了檔案生成效率，也為檔案智能化、自動化管理奠定了基礎(chǔ)。此外，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，為用戶檔案實體內(nèi)部閱覽提供了便利。用戶在借閱檔案時，可在具有自動化識別功能的借閱系統(tǒng)輸入關(guān)鍵詞，查詢檔案信息，包括檔案位置、格式等，這樣就減少了用戶查找檔案的時間。檔案管理員取出檔案后，系統(tǒng)會自動記錄、顯示檔案被借出狀態(tài)。用戶借出檔案時，智能安全監(jiān)測門的RFID閱讀器會將檔案信息反饋到借閱板塊，并將信息與檔案出庫信息對比、反饋，如果監(jiān)控系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)檔案出庫信息與反饋信息不同，監(jiān)控模板就會發(fā)出警報，檔案需在管理人員再次確認(rèn)后才能出庫。用戶使用完畢，RFID閱讀器會自動消除檔案的借閱記錄，檔案管理人員將檔案送返原先位置時，系統(tǒng)會自動記錄查閱使用和還卷工作完成。

3 利用物聯(lián)網(wǎng)完善檔案存儲環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)

在實體檔案保護和管理方面，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，大幅度提高檔案保管環(huán)境的安全性、節(jié)能性和智能性。物聯(lián)網(wǎng)在檔案存儲環(huán)境監(jiān)控方面的作用，具體體現(xiàn)在：（1）在檔案的安全保管和監(jiān)控方面，利用物聯(lián)網(wǎng)射頻識別和傳感器技術(shù)，建設(shè)一體化智能管理系統(tǒng)，利用微動偵測，對檔案庫房區(qū)域或其他館內(nèi)重要區(qū)域內(nèi)人員的出入、活動情況進(jìn)行實時監(jiān)控。一旦發(fā)現(xiàn)異常，可以使用相關(guān)聯(lián)位置的監(jiān)控攝像機對人員行進(jìn)路徑進(jìn)行跟蹤記錄，同時監(jiān)控系統(tǒng)還會發(fā)出警告，自動鎖閉事發(fā)區(qū)域的門禁，并通知安保人員。（2）在檔案保管環(huán)境的節(jié)能控制方面，立足于網(wǎng)絡(luò)層和信息處理系統(tǒng)分析，部署檔案庫房的智慧感知平臺，對庫房內(nèi)的信息數(shù)據(jù)實施全面控制。關(guān)于這一點，我們可以庫房溫度調(diào)節(jié)系統(tǒng)為例，檔案庫房智慧感知平臺會根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)自動管理溫濕度控制設(shè)備，自動調(diào)節(jié)庫房內(nèi)的溫度，通過精細(xì)化的環(huán)境參數(shù)自動調(diào)整確保檔案保管環(huán)境、溫濕度始終處于一個安全范圍內(nèi)。這樣既可以減少設(shè)備能耗，還可以提高檔案管理安全系數(shù)。

綜上所述，物聯(lián)網(wǎng)是互聯(lián)網(wǎng)的延伸，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，對檔案數(shù)字化管理產(chǎn)生了重大影響。企事業(yè)單位要立足于研究和分析，優(yōu)化設(shè)計智能化檔案管理系統(tǒng)，然后將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)用到軟硬件設(shè)施建設(shè)、檔案自動化生成、檔案存儲環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)中去，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)全面提高檔案管理水平，以實現(xiàn)檔案資源價值最大化。

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