郝立維

摘 要：我國火力發(fā)電廠檔案工作建設(shè)的主題是檔案信息化，也是今后檔案工作發(fā)展的必由之路。數(shù)字化建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)中一個比較重要的內(nèi)容，是跟隨時代潮流，適應(yīng)當(dāng)代信息時代發(fā)展的新舉動。本文陳述了當(dāng)代數(shù)字化建設(shè)的基本內(nèi)涵，還具體分析了其建設(shè)的必要性和基本現(xiàn)狀，提出了火力發(fā)電廠檔案管理向數(shù)字化邁進(jìn)的重要目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；服務(wù)

【引言】如今，信息技術(shù)高速發(fā)展，知識信息時代已然到來，檔案是一種原有的資源，是國家信息資源的重要組成的部分，擁有不可估計的社會價值，由于社會的持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新，檔案信息的數(shù)量越來越大，其所包含的形式和種類也越來越豐富，以往那些單一又老套的管理機制已經(jīng)不能再滿足當(dāng)今時代的工作要求。如何利用先進(jìn)的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來做好檔案信息的管理，更好的利用和開發(fā)檔案信息的資源，提升檔案信息綜合服務(wù)水平，已經(jīng)成為工作和發(fā)展所面對的一個重要的課題。近年來我們在檔案數(shù)字化建設(shè)方面已經(jīng)取得了一些微小的進(jìn)步和發(fā)展，但我們更應(yīng)該清醒的認(rèn)識到發(fā)電廠館藏傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量之大，做好檔案的數(shù)字化工作，無疑是一項艱巨而困難的工程。

一、對檔案數(shù)字化建設(shè)的理解

（一）檔案數(shù)字化的含義

所謂數(shù)字化，就是指利用計算機信息處理的技術(shù)，把一些聲、光等物理信號轉(zhuǎn)化為數(shù)字的信號，或者把語言、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字的編碼信息，用來傳輸和準(zhǔn)確處置的一種綜合的技術(shù)。數(shù)字化擁有簡單、速度較快等優(yōu)點，是隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和多媒體的應(yīng)用，而出現(xiàn)的一種新型的檔案信息管理的方式，它主要還是利用數(shù)據(jù)技術(shù)、壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等手段，將紙類的文件和聲像的文件等傳統(tǒng)的介質(zhì)文件和已入檔保存電子的檔案，組織為系統(tǒng)、結(jié)構(gòu)合理的數(shù)據(jù)庫，它還將傳統(tǒng)載體存儲的資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字形式的相關(guān)信息，以數(shù)字的形式來存儲，用網(wǎng)絡(luò)的方法來傳輸，并通過使用計算機的系統(tǒng)來管理，達(dá)到方便利用檔案信息的目的。經(jīng)過數(shù)字化的檔案，可用相應(yīng)檔案管理類軟件來管理和利用，使它能擁有更多種多樣的服務(wù)類型，盡可能的做到檔案利用快捷、方便。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

從其所面對的對象來看，它分為以下方面：一是對原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處置，即將原有傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)過掃描、加工和處理，做好數(shù)字化的轉(zhuǎn)換；二是對正在形成的電子文件進(jìn)行及時的歸檔和保存，做到電子文檔的完備和真實有效。

從其所面對的內(nèi)容來看，分為如下兩個方面：一是構(gòu)建檔案目錄的數(shù)據(jù)庫，對信息的目錄和索引做嚴(yán)格的規(guī)范，科學(xué)的選擇其所需要的數(shù)據(jù)庫管理的結(jié)構(gòu)；二是檔案全文信息的數(shù)字化，就是采用掃描和錄入的方式將檔案的全文全部按照原來的樣子，逐個存儲為圖像的文件并為其編制目錄和索引，或者是通過應(yīng)用其他技術(shù)識別以后再采取文本的格式儲存檔案內(nèi)容，再加上全文檢索的數(shù)據(jù)庫。

從其所發(fā)展的過程來看，其必要的建設(shè)應(yīng)該包括，數(shù)字化檔案的收集和整理，存儲和保管以及查閱和利用等幾個方面。我們能把文件和檔案集合到一起，借助計算機技術(shù)和其他信息技術(shù)來收集和整理數(shù)字化檔案；再借助其他可靠的存儲設(shè)備來存儲數(shù)字化檔案，最后實現(xiàn)有效利用。

二、當(dāng)代數(shù)字化建設(shè)的必要性和意義

作為社會信息資源的重要組成的部分，檔案信息已經(jīng)深入到社會活動的每一個角落，貫穿于人們的日常生活中。檔案信息化的建設(shè)已經(jīng)成為信息時代檔案工作者所面臨的重要課題和發(fā)展契機。數(shù)字化建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)工程重要的內(nèi)容，不單單只是檔案工作未來發(fā)展的主要潮流，更是當(dāng)今時代的特征。

（一）檔案的數(shù)字化建設(shè)是信息時代發(fā)展的迫切需求

現(xiàn)如今我們的社會已經(jīng)邁入了信息時代，計算機網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛的應(yīng)用，正在深刻的影響我們生活的各個方面，改變著人們的生活、工作和學(xué)習(xí)的方式。信息化浪潮同樣也帶給了檔案工作一些新的契機，檔案的數(shù)字化漸漸地被提上日程。由于辦公自動化水平的持續(xù)提高，無紙化辦公已經(jīng)成為趨勢，由此還形成了大量的數(shù)字化檔案，所以管理檔案時必須從傳統(tǒng)的實體管理向信息化的管理方向發(fā)展，才可以滿足當(dāng)今時代發(fā)展的需求。所以，檔案數(shù)字化是信息時代必然的產(chǎn)物，檔案數(shù)字化的管理有著傳統(tǒng)檔案管理無法比擬的先進(jìn)和實效等優(yōu)越性，它將分散于不同的載體和多個地方，還將以數(shù)字化的形式來存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式來連接，可以即時的使用和分享檔案信息資源。

（二）檔案的數(shù)字化建設(shè)是社會發(fā)展的實際需要

檔案中包含了許多數(shù)據(jù)、資料、圖表、文件等原始的憑證，是可靠和最具有證明能力的記錄，也是電力生產(chǎn)、經(jīng)營信息資源的重要組成的部分，擁有著很大的社會經(jīng)濟(jì)價值。發(fā)電廠管理人員根據(jù)檔案做出重大的決策需要迅速、準(zhǔn)確，各個職能部門的工作查驗要求快速并且即時， 基層生產(chǎn)、管理人員對檔案的信息需求量正持續(xù)的增加，人們已經(jīng)越來越多的關(guān)注到檔案數(shù)字化所獲取的實效性和便捷性。而數(shù)字化的檔案相對較傳統(tǒng)的檔案載體來說，它的優(yōu)點是方便快捷還不會對檔案的原件造成損壞。

（三）檔案的數(shù)字化建設(shè)是社會發(fā)展的必然趨勢

這是由它自己本身的特點所決定的，傳統(tǒng)紙類的檔案的載體容量極其有限，而制作的成本卻很高，但是數(shù)字檔案的載體卻很大，還能節(jié)約好多的成本和保存的空間，紙質(zhì)的檔案一旦受到破壞，很難恢復(fù)，而數(shù)字的檔案還具有比較容易備份的特點，可以通過保留多份的備份文件來避免檔案遭到破壞；在利用紙質(zhì)的檔案時，我們有時會翻閱幾十甚至幾百份的檔案，有非常繁重的工作量，而數(shù)字檔案在利用的過程中，只需用計算機，就能在很短的時間內(nèi)查到所需要的內(nèi)容，十分的方便；通過辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的協(xié)同工作，實現(xiàn)了無紙化辦公，節(jié)約了大量印制文件和分發(fā)文件的人力物力，通過網(wǎng)絡(luò)提供電力檔案的利用，不再受時間、空間、份數(shù)的限制，更能充分發(fā)揮檔案的作用。

（四）檔案的數(shù)字化建設(shè)是開發(fā)和利用檔案信息的基礎(chǔ)

開發(fā)和利用檔案信息資源的重要工作是檔案的數(shù)字化工作。要有效地開發(fā)和利用檔案信息資源，就必須要做好檔案的數(shù)字化工作，檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)之一是要更好地開發(fā)檔案信息的資源，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營更好的服務(wù)；通過檔案的數(shù)字化建設(shè)可以開辟利用網(wǎng)絡(luò)的體系來建立全新的檔案信息資源；還能確保檔案信息的資源開發(fā)的準(zhǔn)確和即時；檔案的數(shù)字化，能夠克服時間地點的限制，完成更廣范圍內(nèi)檔案信息的利用和服務(wù)。由于企業(yè)的不斷發(fā)展，生產(chǎn)經(jīng)營工作對檔案信息資源的利用越來越多，我們要加快檔案的數(shù)字化建設(shè)，才能盡可能程度的開發(fā)以及利用檔案信息的資源，準(zhǔn)確、有效、即時的為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作服務(wù)。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀和發(fā)展的趨向

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

許多火力發(fā)電企業(yè)，檔案管理仍然停留在以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主要存儲方式的階段，未能及時適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化、數(shù)字化的需求。同行業(yè)檔案管理水平參差不齊，存在較大差距。傳統(tǒng)檔案管理并未涉及高新技術(shù)，很多檔案管理人員也非科班出身，導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)良莠不齊。新形勢下需要檔案管理人員有專業(yè)的檔案管理技能并熟練應(yīng)用計算機。檔案數(shù)字化建設(shè)對人才的高要求與當(dāng)前檔案管理人員較低的專業(yè)素質(zhì)產(chǎn)生了沖突。國內(nèi)的檔案數(shù)字化工作也才剛剛開始發(fā)展，正處于不斷的探索和實踐階段，且主要集中在一些專門的檔案數(shù)字化的研究，研究的方面較為片面，還需要我們?nèi)橹Α?/p>

（二）檔案的數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展方向和趨勢

實施檔案信息二維碼管理，通過手機掃描二維碼方便快捷查閱檔案。手機是大家使用較多的傳播媒介，具有便捷性優(yōu)勢，因此二維碼在手機移動端的使用非常普遍，是人們普遍能夠接受的信息傳播媒介，可以通過手機掃描檔案二維碼，獲取摘要和目錄等信息。

檔案管理部門完全依靠自身的力量來完成館藏檔案的數(shù)字化工作已經(jīng)越發(fā)顯得力不從心，并且效率也十分低下。為此，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包應(yīng)運而生，選擇有一定經(jīng)驗和能力的專業(yè)公司來做檔案的數(shù)字化建設(shè)，這樣既能節(jié)約時間，還能節(jié)約人力，又可以保證檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量和效果。雖然目前來說，檔案信息二維碼管理工作還處于探索和嘗試的階段，但是已經(jīng)成為了檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展方向和趨勢。

【結(jié)束語】總而言之，火力發(fā)電廠的檔案數(shù)字化建設(shè)是一項復(fù)雜而又巨大的工程，是一項長期而艱難的任務(wù)，在其發(fā)展的進(jìn)程中采用檔案館和數(shù)字化專業(yè)外包公司合作的模式是一種較為合理的嘗試，它不僅有利于優(yōu)化社會資源的配置，還能提高檔案管理的工作效率，降低業(yè)務(wù)運行的成本。在實踐中顯露的問題，我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，使電廠檔案數(shù)字化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)。

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