李鵬

摘 要：要想解決企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作中存在的問題，必須先完善管理機制，而后，依照規(guī)定和提出的要求，加強管理和監(jiān)督，推動檔案管理工作規(guī)范化進行，避免出現(xiàn)檔案丟失的情況，使檔案內(nèi)容具有完整性。此外，還應做到與時俱進，積極運用先進的信息技術(shù)，高效整理養(yǎng)老保險檔案，進一步提高檔案管理的效率，促進社會保障機制得以落實。

關(guān)鍵詞：企業(yè)養(yǎng)老保險;檔案管理;途徑

引言

現(xiàn)如今，企業(yè)在發(fā)展過程中不僅要注重獲取經(jīng)濟效益，還應高度重視開展養(yǎng)老保險檔案管理工作，在管理過程中對于隨意性的工作行為以及不認真歸檔的人員，按照規(guī)定予以嚴厲處罰，起到警示作用，使負責整理檔案的人員增強責任感，明確做好本職工作的重要性，從而認真、負責分類、備案、整理養(yǎng)老保險文件等等，有效提高檔案管理工作質(zhì)量。

1以往企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)狀

以往企業(yè)發(fā)展過于關(guān)注效益，忽視加強管理檔案工作，由于疏于監(jiān)管，沒有發(fā)現(xiàn)管理工作中未結(jié)合不同的檔案分類整理其中的內(nèi)容，致使各種檔案混亂，當需要某個檔案資料時，不能快速找到職工文件，出現(xiàn)檔案丟失的問題，進而難以依據(jù)檔案內(nèi)容進行相應的決策，有損職工的根本利益。然而，對于這一現(xiàn)狀，很多企業(yè)沒有高度重視，使檔案管理制度不完善不具體，沒有明確提出應遵守的規(guī)定，無法增強約束力，久而久之，檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)不規(guī)范的行為，針對不同的文件、檔案，不注重記錄、歸檔整理，導致一些有價值的資料不齊全，內(nèi)容不完整，不能盡快核對職工的情況，不利于企業(yè)的發(fā)展。再就是所運用的管理方式不先進，仍然依靠人力歸檔，不僅浪費時間，還不利于提高效率。

2企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理的有效途徑

2.1健全檔案管理制度

當前，企業(yè)在發(fā)展各個時期，對于養(yǎng)老保險檔案管理工作應提高重視程度，健全檔案管理制度，管理人員在實際的工作中應遵守規(guī)章制度，嚴格依照規(guī)定規(guī)范工作行為，認真歸類各種檔案，并根據(jù)職工養(yǎng)老保險所交的費用，詳細記錄，以便于日后查找與核對，體現(xiàn)出檔案管理人員認真負責對待本職工作的重要性。檔案管理人員只有充分意識到檔案丟失需承擔責任，才能明確管理職責，落實完善的監(jiān)管制度，時刻約束和管理自我，工作中依據(jù)檔案法和管理機制中提出的要求，結(jié)合職工繳納養(yǎng)老保險的時間以及基本信息，整理成文件，而后，統(tǒng)一歸檔、分類，當需某個檔案時，就可快速找到文件，依據(jù)資料顯示的內(nèi)容，在規(guī)定的日期發(fā)放養(yǎng)老金，促使職工的根本利益得到保護。

2.2規(guī)范管理程序

依據(jù)《檔案法》和新出臺的《社會保險法》等法規(guī)政策，制定社會養(yǎng)老保險檔案分類大綱和保管期限。對每一類檔案制定出相應的管理制度，從而構(gòu)建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業(yè)務報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔。社會養(yǎng)老保險檔案必須適應、尊重參保群體的多樣性、差異性和流動性。

2.3強化管理意識

利用各種宣傳手段和宣傳渠道，提高每一位公民特別是領(lǐng)導干部的社會保障意識，加大對城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、政府領(lǐng)導對這項工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現(xiàn)實問題，為建設(shè)和完善城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。積極組織經(jīng)辦工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。

2.4采用信息化的管理方式

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，逐漸推出了信息技術(shù)，廣泛應用于企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理之中，創(chuàng)新了管理模式，在整理檔案時，減輕了人力負擔，管理人員無需浪費很長時間歸檔，通過運用先進的信息技術(shù)，靈活操作電腦，登錄檔案管理軟件，查找到各類檔案，依據(jù)不同的文件、資料、信息、檔案，快速分類整理在文件夾中保存的珍貴文檔。過去紙質(zhì)的檔案，長時間保存會泛黃，致使上面的字跡不清楚，有時難以快速找到所需的檔案，在短時間內(nèi)無法確定應發(fā)放多少養(yǎng)老金。想要提高檔案管理效率，管理人員應緊跟時代發(fā)展的步伐，積極運用信息技術(shù)，以信息化的管理方式，高效率歸類諸多的檔案。在實際的工作中，可以發(fā)揮計算機的功能，快速查詢和檢索，找到原始的檔案，了解詳細的養(yǎng)老金，根據(jù)現(xiàn)實的數(shù)據(jù)信息，發(fā)放相應的養(yǎng)老金，體現(xiàn)出采用信息技術(shù)管理檔案能有效提高檔案管理工作的效率。

2.5做好檔案分類和整理工作

建立一套包括“一賬一袋三冊”（登記臺賬、動態(tài)管理檔案袋、登記資料冊、變更登記冊、注銷登記冊）的檔案資料，企業(yè)在進行檔案管理工作之前，要選用工作能力較強的管理人員，確保管理過程中不出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，推動檔案管理工作規(guī)范化開展。管理時認真分類，結(jié)合不同的檔案，保存在不同的文檔之中，做到針對性地整理，使各種文件、資料分類保存起來，便于日后查找所需的檔案，從根本上避免出現(xiàn)檔案找不到的情況。因此，聘用符合崗位要求的管理人員非常重要，促使分類和整理工作按照規(guī)定進行，做到正確歸類，高效整理檔案，體現(xiàn)出檔案管理工作效率有所提高，可節(jié)省大量的時間，辦理業(yè)務、發(fā)放養(yǎng)老金等等。由此可知，檔案整理和分類工作是非常重要的一個環(huán)節(jié)，應依據(jù)檔案內(nèi)容、文件類型合理歸檔，這樣才能提高檔案的完整性。

2.6提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)以及技能水平直接影響了檔案管理的質(zhì)量，所以，基層城鄉(xiāng)居民社區(qū)檔案管理部門的領(lǐng)導者應該定期對檔案管理人員進行專業(yè)培訓，使其掌握最新的檔案管理技術(shù)以及方法，這樣才能提高檔案管理的質(zhì)量。檔案管理人員應該具有較高的安全意識，還要認識到檔案管理的重要性，做好檔案防水、防火、防盜措施，提高自身素質(zhì)與能力，這樣才能保證城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險檔案管理事業(yè)更好的發(fā)展。

結(jié)束語

現(xiàn)如今，企業(yè)在發(fā)展過程中不僅要注重獲取經(jīng)濟效益，還應高度重視開展養(yǎng)老保險檔案管理工作，在管理過程中對于隨意性的工作行為以及不認真歸檔的人員，按照規(guī)定予以嚴厲處罰，起到警示作用，使負責整理檔案的人員增強責任感，明確做好本職工作的重要性，從而認真、負責分類、備案、整理養(yǎng)老保險文件等等，有效提高檔案管理工作質(zhì)量。

參考文獻：

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