李莉 王燦燦

摘 要：當今信息技術(shù)與科技手段日益進步，人們相應(yīng)的也對計算機技術(shù)有了更高的需求，辦公自動化越來越成為目前很多單位普遍使用的辦公方式，它的應(yīng)用在帶來及時準確信息的同時也極大的提高了辦公效率和速度。

關(guān)鍵詞：計算機；辦公自動化

1 引言

辦公自動化是指利用先進的科學技術(shù)方法，比如計算機技術(shù)等，基于以人機信息服務(wù)為目的的處理系統(tǒng)，實現(xiàn)自動化辦公。這種辦公模式能充分利用各種信息資源，加快辦公速度，提高工作效率，獲得最佳的工作效果。目前的辦公自動化系統(tǒng)是以計算機系統(tǒng)為核心，集文本處理、數(shù)據(jù)收集、音頻整合等為一體，正朝著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、無紙化、智能化方向發(fā)展。從某種程度上來說，它也是一種多媒體技術(shù)，由通信技術(shù)、計算機技術(shù)、視聽技術(shù)與產(chǎn)品的開發(fā)結(jié)合而成，毫無疑問，計算機技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用水平也會隨之得以擴展。

2 辦公自動化概述

辦公自動化是一種把現(xiàn)代化辦公和計算機技術(shù)相結(jié)合的辦公方式。傳統(tǒng)辦公靠人力和傳統(tǒng)交通工具完成，把各類新技術(shù)、設(shè)備與傳統(tǒng)辦公方式相結(jié)合，即辦公自動化。

3 計算機技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀

3.1 計算機的現(xiàn)狀

當今的世界已經(jīng)離不開信息技術(shù)，也離不開計算機的強大功能，他們使我們的生產(chǎn)與生活得以便利化、多樣化，而且開始逐漸運用在我們的日常生活之中。隨著人們需求的日益廣泛，計算機技術(shù)的發(fā)展也日新月異，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)開始智能化，操作系統(tǒng)也逐漸化繁為簡，不僅如此，其性能也不斷優(yōu)化，應(yīng)用程序的開發(fā)呈多樣化的趨勢，這些都使得計算機越來越流行。總之，計算機技術(shù)的不斷完善與發(fā)展，進一步促進了其在辦公自動化中的應(yīng)用。

3.2 員工的整體水平不高

雖然辦公自動化的發(fā)展更新速度日益加快，但現(xiàn)在的一個問題是參與辦公的員工并不能很好的掌握計算機技術(shù)，這樣會導致無法充分利用計算機的相關(guān)功能，甚至還可能增加員工的工作量，降低其工作效率。除此之外，員工操作的不規(guī)范還有可能導致單位私密數(shù)據(jù)的泄露，造成經(jīng)濟虧損，影響其長遠發(fā)展，因此員工的計算機素養(yǎng)對于實現(xiàn)辦公自動化至關(guān)重要。

3.3 辦公管理水平不夠

單位要有好的發(fā)展前景，需要實現(xiàn)辦公自動化，而且這方面相應(yīng)的技術(shù)也得到了迅速的發(fā)展，但是目前并不能有效、合理地管理計算機，因而無法充分實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)的所有功能，相關(guān)的應(yīng)用程序也得不到有效的控制，在某種程度上來說，也是計算機技術(shù)的浪費。因此，如何提高辦公管理水平，充分利用計算機自動化的特點，是目前需要解決的重要問題之一。

4 計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用價值

4.1 拓寬辦公區(qū)域范圍，改善辦公環(huán)境

與傳統(tǒng)辦公方式相比，計算機技術(shù)在現(xiàn)代辦公中的應(yīng)用將會引起相關(guān)領(lǐng)域的巨大變革。計算機網(wǎng)絡(luò)覆蓋面之廣，使得不同地區(qū)乃至全球各地之間的人民都能實現(xiàn)信息的交互，也令辦公人員擺脫了之前埋頭苦干的單一工作方式，取而代之的是借助計算機技術(shù)而實現(xiàn)彼此之間的溝通協(xié)作，多樣化便利化水平都得以提高，極大的提升了工作效率。同時，計算機技術(shù)的出現(xiàn)促進了不同行業(yè)、不同領(lǐng)域之間的合作交流，成為其連接樞紐。隨著科技的進步，信息化社會的到來，計算機技術(shù)在單位辦公中的應(yīng)用勢必將成為不可逆轉(zhuǎn)的時代潮流。

4.2 降低管理成本，改善工作效率

除此之外，辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用還能大大減少單位的運營成本，節(jié)省不少的人力、物力、財力。先總結(jié)其主要優(yōu)點：首先，它能縮減辦公所需的材料，減少辦公開銷；其次，它能簡化辦公流程，提高工作效率；而且它還能夠降低管理成本投入，比如能夠縮減部分辦公人員，在降低用人成本的同時，提升辦公效率及辦公收益?，F(xiàn)以惠普（中國）公司及美國微軟公司為例進行說明，惠普公司在借助計算機技術(shù)進行辦公自動化管理后，在辦公經(jīng)費上相比之前降低了1/3；相應(yīng)的，美國微軟公司每年則節(jié)省了約4000萬美元，同時還發(fā)現(xiàn)在應(yīng)用該系統(tǒng)后，人際事務(wù)處理時間明顯降低。以上充分說明，計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用可以有效降低管理成本，改善工作效率，從而促進實現(xiàn)更好的發(fā)展。

4.3 調(diào)動單位個體創(chuàng)造力，促進單位發(fā)展

計算機技術(shù)在辦公自動化系統(tǒng)中的引入，還能規(guī)范自身的管理，使辦公靈活化自由化，也促進了員工之間以及各部門之間的協(xié)調(diào)性，使得原本枯燥繁雜的辦公生活變得活潑輕松了許多，從而調(diào)動單位個體創(chuàng)造力，促進單位發(fā)展。畢竟創(chuàng)造力、創(chuàng)新水平是一個能否實現(xiàn)長遠發(fā)展的關(guān)鍵因素，不過計算機技術(shù)的引入，也在一定程度上對于辦公人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高層次的要求，在辦公自動化管理中，需要每一位辦公人員的自覺參與，積極主動的為之貢獻自身的力量，不然單位將在這偌大的市場中毫無競爭力可言。總之，辦公自動化管理中計算機技術(shù)的引入，在調(diào)動辦公人員創(chuàng)造力的同時也對其提出了嚴格的要求，也促使單位朝著更加健康有序的方向發(fā)展。

5 具體應(yīng)用措施

5.1 信息發(fā)布平臺的完善

網(wǎng)絡(luò)信息平臺一大優(yōu)勢就是能在辦公自動化中實現(xiàn)及時的信息共享，無論是人和人、信息和信息間互動交流通過網(wǎng)絡(luò)予以實現(xiàn)，通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺的建立，不僅能實現(xiàn)內(nèi)部的及時溝通協(xié)調(diào)，還可以有效避免溝通中的口誤。而且，由于網(wǎng)絡(luò)通信具有性能強大的收集、分享、交流、流通等特點，在此基礎(chǔ)上建立的網(wǎng)絡(luò)信息平臺也會同時擁有這些特點，而具有簡化工作流程、有效利用辦公數(shù)據(jù)的作用，從而便利單位、客戶、政府之間的交流，從而推動網(wǎng)絡(luò)信息平臺的建立。

5.2 遠距離信息傳輸

在遠距離信息傳輸方面上，現(xiàn)在辦公自動化系統(tǒng)主要依靠BWV軟件。通過安裝該類軟件，再根據(jù)不同實際，比如在網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)連接不暢狀況下使用傳真機，從而實現(xiàn)傳真收發(fā)及文字的轉(zhuǎn)換，這將在辦公中大大節(jié)省時間，從而提高工作效率及工作質(zhì)量。

5.3 利用計算機的多方面功能完成辦公自動化工作

計算機技術(shù)是一個大范圍，其包含種類繁多的各種不同功能，可由于自動化辦公的不同方面，為其提供更全面的服務(wù)，從而相應(yīng)提高辦公效率。比如，圖片處理功能能夠在一些非常規(guī)性照片的使用權(quán)限上做一些調(diào)整；而其文字處理功能則能對文檔，比如檔案等進行及時的分類、編排、閱讀及印發(fā)等，相比傳統(tǒng)辦公而言大大節(jié)省了時間；至于其電話會議功能，則能使不同地區(qū)的辦公人員在無法到場參加會議的情況下，保證會議的正常進行，實現(xiàn)重要會議的順利召開，從而確保單位的健康長遠發(fā)展?？傊?，就是要充分利用計算機的多方面功能完成辦公的自動化工作。

6 結(jié)語

近年來，隨著當今信息技術(shù)與科技手段日益進步，各行業(yè)所要處理事情、單位內(nèi)辦公人員所要搜集和處理信息不斷增加，傳統(tǒng)辦公方式已無法滿足現(xiàn)代發(fā)展的需要，在這種時代發(fā)展的背景之下，辦公自動化產(chǎn)生了。計算機技術(shù)發(fā)展也為辦公自動化打下基礎(chǔ)，文字圖像處理、數(shù)據(jù)整合、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等在自動化，定量和不定量和辦公中資料處理等方面均發(fā)揮著重要作用，基于此，才能得出需要的資料，提高了辦公人員處理相關(guān)信息的能力，保證了其工作質(zhì)量及效果。在一定程度上也促進了社會經(jīng)濟、社會科技的發(fā)展步伐，促使計算機技術(shù)朝著更精準的方向發(fā)展，進而實現(xiàn)單位的健康長遠發(fā)展。

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