宋敏 宋小紅

摘 ?要：檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，不斷加強(qiáng)檔案工作管理規(guī)范化對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化具有重要意義。本文對(duì)檔案管理要規(guī)范化重要意義進(jìn)行了分析，同時(shí)提出了檔案管理規(guī)范化的必要舉措，以此提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;工作

隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。面對(duì)新的歷史時(shí)期、新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。檔案管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如檔案數(shù)量越來(lái)越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問(wèn)題。

一、提高對(duì)檔案管理規(guī)范化認(rèn)識(shí)促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化的重要意義

1、做好文書(shū)處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書(shū)處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書(shū)是檔案的來(lái)源，檔案是文書(shū)的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹(shù)立文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

2、檔案管理規(guī)范化工作是檔案現(xiàn)代化管理的重要組成部分，是衡量檔案管理水平的重要標(biāo)志之一。充分有效地開(kāi)展檔案規(guī)范化工作，對(duì)于總結(jié)檔案工作經(jīng)驗(yàn)，探索、掌握檔案工作規(guī)律，提高檔案管理水平都具有不可估量的作用。因此，我們要充分認(rèn)識(shí)做好檔案工作的重要性，立足于檔案管理長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展大計(jì)，緊緊圍繞檔案管理為中心工作，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，遵循檔案管理原則，把檔案工作列入本單位總體發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃，納入工作人員的崗位職責(zé)，納入工作評(píng)估指標(biāo)，并同步布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

二、加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的措施

1、實(shí)行規(guī)范化的工作程序

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)?？梢哉f(shuō)公文制發(fā)怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響以后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的重要因素。因此，在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、現(xiàn)代化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先選用好的公文紙質(zhì)，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫(xiě)橫排，左側(cè)裝訂。二是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。三是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱(chēng)和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

2、實(shí)施正確的立卷歸檔原則

（1）相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書(shū)立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。

（2）在實(shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷(xiāo)毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好這個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

3、增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，加強(qiáng)人才培養(yǎng)

增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，發(fā)展檔案事業(yè)的過(guò)程中，檔案工作人員要更新與我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法不相適應(yīng)的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念。加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過(guò)程，在這一過(guò)程中，始終要依賴(lài)于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應(yīng)包括思想意識(shí)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專(zhuān)業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)做好充分的準(zhǔn)備。

4、加快硬件設(shè)施建設(shè)。實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

現(xiàn)代技術(shù)手段在檔案管理中的應(yīng)用還很不盡人意。我們要在樹(shù)立檔案信息資源共享意識(shí)的前提下，加快設(shè)施（設(shè)備）和技術(shù)現(xiàn)代化步伐，全面提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要及時(shí)配備檔案現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分利用現(xiàn)代科技，利用縮微技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

5、加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

首先，為進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，單位要成立檔案工作委員會(huì)。檔案工作委員會(huì)研究決定檔案工作的重大事宜，審議通過(guò)檔案工作規(guī)劃，負(fù)責(zé)對(duì)各單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核。同時(shí)成立檔案室，是檔案工作的職能部門(mén)，是永久保存和提供檔案利用的機(jī)構(gòu)。各單位、各部門(mén)相應(yīng)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)由各單位分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，成員由各單位檔案員和有關(guān)工作人員組成。各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要配備一定數(shù)量的檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作。其次，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。要建設(shè)一支高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍，是做好檔案工作的基礎(chǔ)。各單位、各部門(mén)要根據(jù)檔案工作需要明確本單位檔案員，同時(shí)加大檔案員的教育培訓(xùn)力度，定期組織檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，切實(shí)提高檔案人員的檔案基礎(chǔ)知識(shí)與基本技能;為檔案員提供外出學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，開(kāi)闊眼界，拓展思路，盡快提高檔案工作水平。要充分調(diào)動(dòng)廣大檔案工作者熱愛(ài)檔案工作、做好本職工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，努力建設(shè)一支相對(duì)穩(wěn)定的專(zhuān)兼職檔案員隊(duì)伍。

6、要搞好開(kāi)發(fā)，注重服務(wù)，完善檔案利用功能，推動(dòng)檔案目標(biāo)管理現(xiàn)代化

觀念的更新、管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化為檔案管理上檔次、上水平提供了有利保證，要對(duì)檔案信息進(jìn)行深加工，進(jìn)行更高層次的開(kāi)發(fā)。真正達(dá)到服務(wù)和利用之目的。通過(guò)服務(wù)功能的發(fā)揮，提高檔案目標(biāo)的社會(huì)效能，更好地推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。促進(jìn)檔案管理上升到更高的層次，更好的水平。

結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是一項(xiàng)利在當(dāng)代、功在千秋的好事。不斷深化的工作實(shí)踐證明，做好檔案保管工作，防止檔案的損毀，延長(zhǎng)檔案的使用壽命，維護(hù)檔案的完整與安全，是檔案管理的工作重點(diǎn)，而檔案工作管理規(guī)范化對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化具有重要意義。

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