解爽朗

摘 ?要：結(jié)合實(shí)際，針對(duì)如何提升企業(yè)檔案信息化管理水平進(jìn)行了論述。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息化;管理

1 企業(yè)檔案信息化的意義

隨著國(guó)家改革開(kāi)放及我國(guó)加入WTO所帶來(lái)的契機(jī)，促使我國(guó)部分國(guó)有企業(yè)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工業(yè)化模式下形成的思維定勢(shì)，建立能激勵(lì)信息化和新技術(shù)在生產(chǎn)中運(yùn)用的制度和機(jī)制，用信息化帶動(dòng)工業(yè)化，通過(guò)信息化應(yīng)用提升公司各部門(mén)的效率，從而提高公司的基礎(chǔ)素質(zhì)和國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力。

企業(yè)信息化是指企業(yè)在作業(yè)、管理、經(jīng)營(yíng)各環(huán)節(jié)各層次采用計(jì)算機(jī)、通信和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化信息技術(shù)改造和提升傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，充分開(kāi)發(fā)、廣泛利用企業(yè)內(nèi)外信息資源，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)行的全面自動(dòng)化，伴隨現(xiàn)代企業(yè)制度的形成，建立現(xiàn)代企業(yè)的過(guò)程。檔案信息化是公司整個(gè)信息化建設(shè)的一部分，它是基于現(xiàn)代檔案管理理念，依托企業(yè)完善的檔案體系、運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)等信息技術(shù)手段對(duì)檔案信息的高效利用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)全面檔案管理過(guò)程的監(jiān)控、改進(jìn)與優(yōu)化的檔案管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)。檔案信息化又是企業(yè)信息化的基礎(chǔ)，它是企業(yè)研發(fā)生產(chǎn)制造信息化的表征，又是催化劑。檔案信息化與企業(yè)研發(fā)生產(chǎn)制造信息化趨于一致時(shí)，企業(yè)不僅能達(dá)到產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性，降低成本、提高生產(chǎn)效率，而且作為本企業(yè)信息化項(xiàng)目的突破口或整體推進(jìn)都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 檔案管理信息化國(guó)內(nèi)外發(fā)展現(xiàn)狀

檔案管理信息化在發(fā)達(dá)國(guó)家的飛機(jī)制造企業(yè)（美國(guó)波音和歐直）已經(jīng)建立了比較先進(jìn)的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的采集、處理、傳遞的自動(dòng)化以及檔案信息與制造業(yè)務(wù)的集成，并不同程度地實(shí)現(xiàn)了生產(chǎn)故障的診斷與決策支持。在我國(guó)近幾年，制造業(yè)也大量應(yīng)用了檔案信息化管理系統(tǒng)，使其對(duì)檔案管理體系進(jìn)行升級(jí)與優(yōu)化，在提升企業(yè)檔案管理能力、保證產(chǎn)品質(zhì)量方面發(fā)揮了重要的作用。

在一定程度上，一段時(shí)期內(nèi)其標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范了企業(yè)檔案管理流程、保證了產(chǎn)品的質(zhì)量，提高了企業(yè)員工檔案管理意識(shí)，提升了企業(yè)的形象及市場(chǎng)知名度。但隨著市場(chǎng)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的要求不斷提高，現(xiàn)代數(shù)字化制造技術(shù)（MBD）的廣泛應(yīng)用，需要更為先進(jìn)的、更為成熟的檔案信息化技術(shù)來(lái)提升企業(yè)檔案管理水平，保障產(chǎn)品質(zhì)量的不斷提高和穩(wěn)定。

目前我國(guó)的一些公司檔案信息化水平僅處于起步階段，現(xiàn)有的檔案管理流程、制度、信息的輸入和輸出還停留在紙質(zhì)審簽、人工控制的原始狀態(tài)，如各類(lèi)檔案指標(biāo)計(jì)算數(shù)據(jù)的傳遞、拉條掛帳問(wèn)題進(jìn)展情況的傳遞、辦理的各類(lèi)不合格審理單據(jù)等等都還是紙質(zhì)，由大量工作人員到各相關(guān)單位進(jìn)行審簽，非常浪費(fèi)資源。90年代后期，我國(guó)的一些航空企業(yè)與國(guó)際航空公司轉(zhuǎn)包合作，吸收了國(guó)外合作伙伴在檔案管理方面的作法與經(jīng)驗(yàn)，建立了與轉(zhuǎn)包工程相關(guān)的檔案信息管理系統(tǒng)，這些做法為我國(guó)航空企業(yè)建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)作出了積極的嘗試和經(jīng)驗(yàn)的積累，但這些檔案信息管理系統(tǒng)多處于“孤島”狀態(tài)。結(jié)合我國(guó)一些航空企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀和檔案信息化建設(shè)過(guò)程，就如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理技術(shù)、現(xiàn)代信息技術(shù)與企業(yè)檔案管理體系的有機(jī)融合，如何導(dǎo)入現(xiàn)代檔案管理理念，如何對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程與相關(guān)資源進(jìn)行有效地整合、組織與管理等進(jìn)行了研究探討。

3 檔案信息化管理系統(tǒng)

檔案信息化管理系統(tǒng)依據(jù)企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)模式以及行業(yè)特點(diǎn)的不同，檔案信息化管理系統(tǒng)在功能、體系和運(yùn)行模式等方面也體現(xiàn)不同的特點(diǎn)與形態(tài)。本章將重點(diǎn)就企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的功能架構(gòu)和實(shí)施策略與方法進(jìn)行論述。

4 檔案信息管理系統(tǒng)功能架構(gòu)

企業(yè)級(jí)檔案信息管理系統(tǒng)是當(dāng)前制造企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的主流形態(tài)。企業(yè)級(jí)檔案信息管理系統(tǒng)旨在實(shí)現(xiàn)覆蓋企業(yè)完整檔案信息保證體系，貫穿產(chǎn)品生命周期全過(guò)程的集成化信息管理。企業(yè)級(jí)檔案信息管理系統(tǒng)采用層次化與模塊化相結(jié)合的架構(gòu)，系統(tǒng)的全部功能依照企業(yè)檔案管理體系的要求，封裝為一系列相互獨(dú)立但又相互集成、相互銜接的功能業(yè)務(wù)組，每個(gè)功能業(yè)務(wù)組又進(jìn)一步細(xì)化拆分為一系列相互獨(dú)立而又相互集成的單元模塊，不同功能業(yè)務(wù)組的單元模塊間也可以建立跨業(yè)務(wù)組的集成邏輯。

在功能部署機(jī)制上，系統(tǒng)將各功能部署在四個(gè)層面上。

最底層為系統(tǒng)基礎(chǔ)平臺(tái)，負(fù)責(zé)為整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行提供基礎(chǔ)平臺(tái)支持，包括個(gè)人工作任務(wù)管理、產(chǎn)品構(gòu)型管理、工作流引擎、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)字典管理、安全服務(wù)、組織結(jié)構(gòu)管理、人員管理以及與各外部相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)集成交互的數(shù)據(jù)集成接口管理等，從而保障系統(tǒng)上層各項(xiàng)功能能夠基于統(tǒng)一的基礎(chǔ)平臺(tái)協(xié)同運(yùn)行。

（1）信息問(wèn)題分析與處理功能組中包括產(chǎn)品故障信息管理、技術(shù)質(zhì)量問(wèn)題歸零處理兩個(gè)功能模塊，面向生產(chǎn)過(guò)程提供統(tǒng)一的生產(chǎn)和質(zhì)量問(wèn)題分析與處理功能。（2）綜合信息業(yè)務(wù)管理功能組中包括設(shè)計(jì)更改貫徹執(zhí)行管理、蘭臺(tái)檔案管理、時(shí)控件管理、圖紙狀態(tài)管理以及綜合信息管理五個(gè)功能模塊，覆蓋了相應(yīng)的產(chǎn)品生產(chǎn)信息管理綜合性業(yè)務(wù)內(nèi)容。（3）檔案信息體系管理功能組主要包括蘭臺(tái)審核管理功能模塊，為檔案管理體系管理提供了信息化的管理手段。（4）檔案體系資源管理功能組主要包括圖紙管理和文件資料管理兩個(gè)功能模塊，提供了檔案體系資源的信息化管理手段。

第三層為產(chǎn)品檔案信息綜合查詢與統(tǒng)計(jì)分析平臺(tái)，用于提供產(chǎn)品全生命周期、全體系的檔案信息查詢、分析與追蹤門(mén)戶，企業(yè)決策層可以通過(guò)該平臺(tái)對(duì)全企業(yè)范圍內(nèi)的檔案信息進(jìn)行綜合查詢與分析，從而提高其信息管理決策的科學(xué)性。

第四層部署為信息綜合報(bào)表與輸出模塊，使得蘭臺(tái)系統(tǒng)中的各類(lèi)數(shù)據(jù)能夠方便、高效地輸出成多種格式的電子文檔，或打印為紙質(zhì)文檔等，為相關(guān)資料工作人員的日常工作提供了便捷的工具支持。

5 檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)施策略與方法

檔案信息管理系統(tǒng)在我國(guó)航空企業(yè)中的實(shí)施涉及部門(mén)多、范圍廣，運(yùn)行環(huán)境復(fù)雜，采取正確和適當(dāng)?shù)膶?shí)施策略對(duì)于項(xiàng)目的成敗至關(guān)重要。

作為一套與企業(yè)檔案管理體系以及生產(chǎn)與管理業(yè)務(wù)緊密關(guān)聯(lián)的綜合系統(tǒng)，檔案信息管理系統(tǒng)的有效運(yùn)行必須建立在與企業(yè)檔案管理體系和生產(chǎn)、管理業(yè)務(wù)相融合的前提之下。實(shí)現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)與企業(yè)環(huán)境與業(yè)務(wù)過(guò)程的融合與貼合，最直接的思路就是采用針對(duì)企業(yè)個(gè)案進(jìn)行定制化開(kāi)發(fā)的模式，針對(duì)企業(yè)具體的檔案信息管理體系與業(yè)務(wù)環(huán)境開(kāi)發(fā)專(zhuān)用的應(yīng)用系統(tǒng)。然而，采用針對(duì)企業(yè)個(gè)案進(jìn)行完全定制開(kāi)發(fā)的實(shí)施模式，需要針對(duì)特定的企業(yè)環(huán)境與業(yè)務(wù)過(guò)程開(kāi)發(fā)相應(yīng)代碼，相對(duì)于采用成熟軟件的方式，通常會(huì)存在開(kāi)發(fā)周期長(zhǎng)、成本高、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)大的問(wèn)題;與此同時(shí)，在現(xiàn)代制造業(yè)條件下，企業(yè)動(dòng)態(tài)特性日益增強(qiáng)，一旦企業(yè)業(yè)務(wù)模型發(fā)生變化，采用定制化方式開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)則很難適應(yīng)新的管理需要。為解決上述問(wèn)題，檔案信息管理與產(chǎn)品生產(chǎn)管理保證綜合應(yīng)用平臺(tái)采用了基于成熟的檔案信息管理系統(tǒng)軟件平臺(tái)進(jìn)行定制化開(kāi)發(fā)的實(shí)施模式。

所謂“檔案信息管理系統(tǒng)軟件平臺(tái)”是指一類(lèi)支持檔案信息管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與實(shí)施的軟件資源和工具平臺(tái)，其中封裝了一系列共性化、可重用的算法、軟件資源與工具集，可以為面向各類(lèi)典型制造企業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與實(shí)施提供平臺(tái)支持。該實(shí)施模。

基于軟件平臺(tái)的實(shí)施模式，為快速、高效實(shí)施檔案信息管理系統(tǒng)提供了一條有益的思路。具體實(shí)施步驟線路圖包含了八個(gè)主要步驟：項(xiàng)目啟動(dòng)、初步需求分析、試用版配置、試用版試運(yùn)行、用戶版方案設(shè)計(jì)、用戶版系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、用戶版系統(tǒng)試運(yùn)行、正式運(yùn)行。通過(guò)這樣一套系統(tǒng)實(shí)施步驟，能夠在復(fù)雜的實(shí)施過(guò)程中將相關(guān)技術(shù)措施和項(xiàng)目資源最大化合理利用，最大程度地保證了項(xiàng)目的成功實(shí)施。

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