申晨 杜書濤

摘要：目前計算機技術(shù)的發(fā)展推動了各類單位辦公向著全面自動化的方向發(fā)展，其在極大程度上提升了辦公效率及辦公質(zhì)量，可以說計算機辦公自動化技術(shù)的應用對以往的辦公模式進行了突破性的改革及創(chuàng)新，提升了其整體的管理水平。為此本文結(jié)合了計算機辦公自動化技術(shù)特征來對其進行深入分析，以此作為基礎(chǔ)對其應用進行了研究。

關(guān)鍵詞：計算機;辦公自動化;辦公室

對于現(xiàn)代辦公需求不斷提升和發(fā)展來說，計算機辦公自動化的應用已經(jīng)成為了重要的發(fā)展趨勢。通過構(gòu)建信息化的辦公環(huán)境，可以更加高效、快捷、準確、低成本地完成各類問題的處理，同時也保障了信息的安全性和可靠性。對現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展來說，計算機辦公自動化技術(shù)的應用，也大幅度降低了內(nèi)部的經(jīng)營管理成本，保證了辦公效率。

一、計算機辦公自動化應用的特點及功能

1計算機辦公自動化應用的特點

計算機辦公自動化主要是指在業(yè)務辦公中通過計算機技術(shù)的應用來使其與人組成一種新形式的信息處理系統(tǒng)，將部分辦公內(nèi)容交由現(xiàn)代化設備來進行處理，以此來提升辦公活動的現(xiàn)代化水平。

2計算機辦公自動化應用的功能

在計算機辦公自動化應用中可以根據(jù)其系統(tǒng)的應用特點來將其功能定位為不同的層析，以其系統(tǒng)的功能特點來看，一般分為三個部分，分別為事務級OA系統(tǒng)、信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)。這三個系統(tǒng)自實際的應用中可以通過計算機技來對其各個模塊之間進行聯(lián)系，通過系統(tǒng)的調(diào)用及控制來使其構(gòu)成一體化的OA系統(tǒng)。事務級OA系統(tǒng)，是辦公自動化系統(tǒng)的最低功能層次，也是整個系統(tǒng)的基礎(chǔ)，其功能僅限于在單機或小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應用。信息管理級OA系統(tǒng)，是辦公自動化系統(tǒng)的第二個層次，信息重要性的提高使辦公系統(tǒng)在對信息的處理方面進行功能升級，將事務級辦公系統(tǒng)與綜合信息緊密結(jié)合起來形成信息管理級辦公系統(tǒng)。決策支持級OA系統(tǒng)，是辦公系統(tǒng)的第三個層次，它是由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，作出相應的決策。

二、計算機辦公自動化技術(shù)的分析

作為當前新的辦公方式，計算機辦公自動化技術(shù)的出現(xiàn)和應用逐漸受到了更多的認可和關(guān)注。計算機辦公自動化技術(shù)的應用，通過構(gòu)建一套以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)為核心的現(xiàn)代化辦公體系，實現(xiàn)了對各類信息的存儲、傳輸、操作等多方面的需求。在當前技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，計算機辦公自動化技術(shù)在應用上展現(xiàn)了更多的優(yōu)勢，同時伴隨著更多新技術(shù)的發(fā)展和完善，也實現(xiàn)了更多的功能。通過計算機辦公自動化技術(shù)的應用，讓辦公活動的開展更加明朗、清晰、簡潔和效率，同時對傳統(tǒng)的辦公體系和模式進行了優(yōu)化和調(diào)整。

三、計算機辦公自動化的實際應用

1保障文件的安全性應用

傳統(tǒng)的信息保存都是通過紙質(zhì)檔案的形式進行，容易受到環(huán)境的影響而造成損壞，使文件丟失。而計算機辦公自動化更好的提高了文件保存的安全性，通過數(shù)據(jù)庫的技術(shù)，可以建立一個保存信息的平臺，將信息進行完整的保存，不易受到外在壞境因素的影響。雖然計算機的使用存在一定的危險，但是辦公自動化也有一定的防范措施，首先，使用防火墻，將計算機網(wǎng)絡進行分隔，在辦公內(nèi)部建設安全的共享平臺，防止信息受到破壞;其次，防毒軟件可以將計算機內(nèi)部的病毒有效的進行處理，在辦公室的計算機服務器上裝上防毒系統(tǒng)，保證所有計算機的安全;最后，建立虛擬網(wǎng)絡，在進行程序使用時，先在虛擬環(huán)境中進行測試，在安全的前提下再進行正常使用。計算機辦公自動化的安全性是有一定的保障的，可以解決傳統(tǒng)的信息保存問題，也會對計算機可能存在的威脅進行有效的防范，提高了文件保存的安全性。

2信息發(fā)布平臺的建立

現(xiàn)今，更多的企業(yè)使用辦公自動化技術(shù)，通過計算機的網(wǎng)絡，建立統(tǒng)一的信息發(fā)布平臺，可以更好的實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部人員的交流，也可以幫助企業(yè)進行更好的資源共享，很好的節(jié)約了實際的時間和共享中容易出現(xiàn)的錯誤。辦公的智能化和無紙化，避免了大量的紙質(zhì)印刷，不但節(jié)約成本，保護環(huán)境，而且可以減少辦公室空間的占用。同時，企業(yè)領(lǐng)導可以及時的發(fā)布一定的信息，讓工作人員及時的了解工作任務和工作中的問題，極大的降低了傳達信息的時間，減少了工作流程和個人的工作量，讓辦公的信息能夠有效的被總結(jié)、記錄，企業(yè)的實際工作效率也會有所增加。

3信息檢索的應用

傳統(tǒng)的信息檢索都是靠人力進行，查閱大量的信息檔案從而找出需要的信息，或者翻閱大量的書籍找出解決問題的方法。而計算機辦公自動化技術(shù)的使用，大大減少了信息檢索的時間，增加了信息檢索的效率。而且，現(xiàn)在的信息比較發(fā)達，更新速度也比較快，必須及時的掌握最新的信息才能更好的適應社會，也能做出更準確的決策。計算機自動化也很好的解決了距離過遠而無法得到有效信息的難題，可以隨時隨地的獲取任何可以公布的信息。企業(yè)可以設立內(nèi)部的信息庫，包括所有類型的信息，當員工需要查閱信息時，可以輕松的找到自己需要的資料，解決自己面臨的問題。目前。被眾人熟知的搜索引擎都是通過辦公自動化技術(shù)，建立起一個超大的數(shù)據(jù)庫，可以快速、準確的找到自己所需要的信息，都體現(xiàn)了信息檢索的實際應用。

四、在計算機辦公自動化應用中存在的問題分析

1計算機辦公自動化中操作系統(tǒng)的問題

目前在計算機辦公自動化中其所采用的操作系統(tǒng)多數(shù)為Windows，雖然此操作系統(tǒng)不斷的進行升級及完善，但是在實際中其仍然存有許多的漏洞。Windows屬于商業(yè)軟件，其所提供的服務有一定的限制，尤其是在安全技術(shù)方面是不對用戶開放的，因此在計算機辦公自動化中其主要是通過網(wǎng)絡協(xié)議來采用此操作系統(tǒng)進行相應工作，而此種情況也使得用戶在進行操作的過程中其計算機系統(tǒng)可能會受到網(wǎng)絡攻擊，安全性無法得到良好的保障。

2計算機辦公自動化中應用軟件的問題

在進行自動化辦公時必須要有相應的應用軟件作為支持，這樣才能使其自動化效果得以實現(xiàn)。在計算機辦公自動化中其所采用的應用軟件無法確保其絕對的安全，其在設計的過程中可能存在安全漏洞問題，而這也為計算機辦公自動化應用帶來了一定的不穩(wěn)定因素，使其安全性、可靠性無法得到絕對的保障。

五、提升計算機辦公自動化應用效果的措施

1進行操作系統(tǒng)的自主開發(fā)

在操作系統(tǒng)的開發(fā)中其對技術(shù)有著較高要求，因此可以在實際中依據(jù)實際條件及需求來選擇是否進行操作系統(tǒng)的自主開發(fā)工作。目前Linux所提供的系統(tǒng)開放服務可以根據(jù)自身需求來在此系統(tǒng)上進行自主開發(fā)工作，依據(jù)內(nèi)部辦公需求來定制相應的操作系統(tǒng)。自主開發(fā)的方式可以保證系統(tǒng)的安全性、可靠性得到提升，使操作系統(tǒng)的各個程序都可以得到有效的強化改進，使其可以為計算機辦公自動化的應用提供更好的支持。

2對應用軟件進行完善

為了提升計算機辦公自動化中應用軟件的安全性及使用效率，可以根據(jù)使用要求及方向來對應用軟件進行設計及開發(fā)。若是在實際中不具備自主開發(fā)辦公應用軟件的條件則可以選用一些安全系數(shù)高的程序，并及時對其進行升級及修復，減少應用軟件在使用中的漏洞，提升辦公的安全性。

六、結(jié)語

計算機辦公自動化在辦公時的作用是十分大的，它打破了傳統(tǒng)的辦公方式，可以更加高效的保存信息，更快速的查閱信息，讓辦公的效率也有所增加。但是，企業(yè)要重視辦公自動化中存在的問題，要增加員工電腦的安全性保障，也要針對內(nèi)部的信息網(wǎng)絡制定防范措施，防止內(nèi)部信息的丟失，影響企業(yè)的利益。

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