耿強 孫洪溥 任潔

摘 要

以高等學校學籍檔案開發(fā)利用為中心，從檔案法治視角出發(fā)，探討開發(fā)利用過程中的法律風險及防范對策。通過明晰學籍檔案與學生個人檔案、人事檔案學歷部分之間的關(guān)系，規(guī)范開發(fā)利用的前置程序，規(guī)范開發(fā)利用的形制等措施，可在現(xiàn)有法律框架下實現(xiàn)高校學籍檔案開發(fā)利用的規(guī)范化操作，優(yōu)化檔案服務水平，提高檔案利用效率。

關(guān)鍵詞

法治 高校學籍檔案 開發(fā)利用 規(guī)范化

Abstract Focusing on the development and utilization of college studentsstatus archives， the paper explores the legal risks and prevention measures in the process of development and utilization from the perspective of the rule of law in archives. Measures such as clarifying the relationship between the studentsstatus archives and studentspersonal archives and education part of personnel archives， standardizing the pre-program of development and utilization and standardizing forms and regulations of development and utilization can realize the standardized operation of the development and utilization of college studentsstatus archives under the existing legal framework， optimize the level of archives service and improve the efficiency of archives utilization.

Keyword rule of law; college studentsstatus archives; development and utilization; standardization

近年來，隨著全社會踐行社會主義法治理念以及誠信觀念和檔案意識的不斷增強，在諸如考試、就業(yè)、出國、戶口遷移等領(lǐng)域，有關(guān)部門進行許可審核時，普遍要求申請人提供其學歷信息的佐證材料，由此，使得高校學籍檔案的查閱利用率達到近年來的高峰[1]27。與此同時，一些新的問題應運而生，如學籍檔案界定問題、有關(guān)證明文件效力問題、個人信息保護問題等。高校檔案館（室）在學籍檔案提供利用過程中，如何能在法治理念指導下，更加規(guī)范地履行職能，成為擺在我們面前亟待解決的問題。

一、當前高校學籍類檔案開發(fā)利用的現(xiàn)狀

1.開發(fā)利用的領(lǐng)域。隨著我國市場經(jīng)濟發(fā)展日趨成熟，依法治國理念在社會各領(lǐng)域的深入貫徹以及誠信觀念之深入人心，檔案的憑證作用日趨加強。高校檔案館（室）在提供利用學籍類檔案時，也面向不同領(lǐng)域行使職能，具體表現(xiàn)如下：（1）人事檔案領(lǐng)域的利用。一是干部人事檔案“三齡二歷一身份”的審定認定工作中，針對學歷信息不清、不全的情況，需要由相關(guān)學籍檔案進行佐證和補充。二是戶口遷移的過程中，遷入地戶籍政策要求落戶人員提供人事檔案。由于部分落戶人員的人事檔案丟失、不全，在補充人事檔案的過程中，需要高校學籍檔案對其人事檔案學歷部分的信息進行補充、完善[2]20。（2）求學及求職領(lǐng)域的利用。隨著社會教育理念的發(fā)展，國家職業(yè)資格準入制度的完善以及民眾誠信觀念之普及，高校學籍檔案在求學、求職領(lǐng)域的作用日益凸顯。例如，在研究生教育、各類職業(yè)資格考試、出國留學深造、工作單位入職等方面，申請階段均需申請人提供學歷認證或成績證明等佐證材料[3]64。（3）紀檢、監(jiān)察及司法領(lǐng)域的利用。當前各級國家機關(guān)，尤其紀檢、監(jiān)察及公、檢、法等國家機關(guān)嚴格貫徹落實依法治國理念，在對當事人學籍學歷信息調(diào)查取證過程中，十分重視對高校學籍檔案的調(diào)取，為案件偵辦提供有力證據(jù)。（4）檔案研究領(lǐng)域的利用。主要面向高等院?；蚱渌蒲袡C構(gòu)開展的檔案研究工作，如檔案管理學研究、檔案信息技術(shù)研究、人物研究、文獻研究、檔案編研以及其他學術(shù)研究活動等。

2.開發(fā)利用的對象。高校學籍檔案開發(fā)利用面向的對象，是指高校檔案館（室）依據(jù)現(xiàn)行高等學校教學類檔案歸檔范圍收集、整理、保管的反映學生在校學習并獲得學業(yè)評價結(jié)論的原始文件材料。依據(jù)教育部與國家檔案局2008年共同頒布的《高等學校檔案管理辦法》（第27號令）第三章第十五條第四項，將教學類檔案概括為主要反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。隨后通過準用性規(guī)則，援引了國家教育委員會、國家檔案局1987年4月23日發(fā)布的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》（〔1987〕教辦字016號），其中涵蓋了上級來文、綜合文件、招生、學籍、獎懲、教案教改、教材、實習實訓、課堂教學、優(yōu)秀畢業(yè)論文（設(shè)計）、畢業(yè)（學位）名冊、就業(yè)分配、畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查、師資培訓、教學質(zhì)量監(jiān)控、教學工作量、夜大函授培訓等共計17類70余種文件材料。

筆者認為，高校學籍檔案開發(fā)利用的對象應包括招生錄取底冊、學籍卡及成績單、畢業(yè)（學位）名冊、就業(yè)分配名冊等記錄學生學業(yè)信息的檔案材料，其中招生錄取底冊需加蓋有省級相關(guān)部門審核備案公章。

3.開發(fā)利用的形制。目前高校學籍檔案在開發(fā)利用過程中，大致可分為五種形制，主要表現(xiàn)形式如下：（1）檔案復印件。該形制是目前高校學籍檔案中利用率最高的一種，高校檔案館（室）在社會各領(lǐng)域提出相關(guān)利用申請時，通過身份驗證后，即可提供檔案原件的復印件，加蓋學籍檔案專用章，注明“此件系館藏檔案原始復印件”等相關(guān)字樣，并注明檔案號、日期，最后由經(jīng)辦人簽章。（2）證明文件。高校檔案館（室）在某些開發(fā)利用情形下，除提供檔案原始復印件之外，還需根據(jù)利用申請人的需求，就學籍檔案信息的真實性出具證明文件。（3）查閱記錄。在檔案開發(fā)利用過程中，不便于提供復印件或圖片時，開發(fā)利用申請人可以在閱覽過程中作相關(guān)記錄。記錄內(nèi)容經(jīng)檔案館（室）審核后，加蓋公章。（4）檔案匯編。高校檔案館（室）針對學籍檔案某個專題，經(jīng)過系統(tǒng)化摘編或選編，匯集成冊使用或公開出版發(fā)行的一種檔案開發(fā)利用形式。目前是高校學籍檔案開發(fā)利用中最直觀的一種形制。（5）電子文件。隨著各高?；ヂ?lián)網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)加強以及電子文件的便捷性特點，高校學籍檔案開發(fā)利用中直接提供電子文件的情況呈現(xiàn)快速增長趨勢[4]55。如學籍檔案中的成績單，電子化趨勢明顯，提高了開發(fā)利用效率[5]81。

4.明晰學籍檔案與學生個人檔案、人事檔案學歷部分之間的關(guān)系。（1）教學類檔案學籍學歷部分，是學校在教學管理過程中形成的，由相關(guān)職能部門立卷歸檔，由檔案館（室）永久保存的證明學生屬于該學校的身份或資格及學習經(jīng)歷的記錄，并在學業(yè)終結(jié)時獲得評價的原始資料。該類檔案雖在形制格式上不完全等同于學生個人檔案或人事檔案學歷部分，卻與之具有相同的法律效力，且是補充完善后者的重要憑證。（2）學生個人檔案在27號令第三章第十五條第三項存有明確規(guī)定，是學生在校期間形成的記錄其自身發(fā)展過程的原始資料[6]51[7]21。該類檔案在形制上為每人一卷，并在畢業(yè)時隨學生離校一同轉(zhuǎn)出，并最終歸入人事檔案，作為其學歷部分的主要材料。（3）人事檔案學歷部分，目前根據(jù)現(xiàn)行行政法規(guī)可分為三類，其中干部人事檔案由中共中央組織部印發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號）第二章歸檔范圍第十條對歸檔范圍作出了明確規(guī)定，且各省級組織部門也制定有相應實施細則，進行了更具體詳細的規(guī)范。另一類流動人員人事檔案由中共中央組織部、人事部印發(fā)的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（1996年12月2日·人發(fā)〔1996〕118號）第一章第二條第（三）（四）項明確了待業(yè)大中專畢業(yè)生、出國留學人員的檔案歸屬問題，但并未對學歷部分的歸檔范圍進行列明。第三類企業(yè)職工人事檔案。勞動部、國家檔案局印發(fā)的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（1992年6月9日·勞力字〔1992〕33號）第三章第九條第（四）項有學歷方面的簡要規(guī)定，但應當注意的是，由于我國實行教育層次和工作身份層次的對應管理，企業(yè)職工的學歷對應為職業(yè)教育，干部的學歷對應為中/高等教育，流動人員則是對前述二者的補充。根據(jù)上述規(guī)范性文件之規(guī)定，可以認為人事檔案學歷部分的主要內(nèi)容均來源于學生個人檔案，理論上是學生個人檔案的最終歸宿。

綜上，學生個人檔案與人事檔案學歷部分之間在質(zhì)上是相同的，只是因其各自生成階段不同，因而各具其名，最終前者并入后者，殊途同歸。教學檔案學籍學歷部分屬于教學管理檔案，其與學生個人檔案和人事檔案學歷部分分屬不同類型，在立卷歸檔、提供利用等管理方法上存在本質(zhì)區(qū)別，是補充完善后者的重要憑證。

二、法治視域下高校學籍檔案開發(fā)利用中存在的一些問題

自1987年《高等學校教學文件材料歸檔范圍》的頒布，至《高等學校檔案管理辦法》的實施，高校學籍檔案開發(fā)利用一直向著規(guī)范化、系統(tǒng)化方向發(fā)展，積累了大量成果和經(jīng)驗[8]98。時至今日，隨著信息化技術(shù)的日新月異，社會主義法治化建設(shè)的全面加強，一些新情況、新問題不斷涌現(xiàn)，亟待解決。

1.個人學籍信息泄露隱患。高校學籍檔案涉及大量的招生、成績、畢業(yè)、就業(yè)等畢業(yè)生隱私信息，在開發(fā)利用過程中由于客觀條件、制度缺陷以及工作慣性思維，導致存在一定的信息泄露隱患，可能會對相關(guān)當事人的隱私利益造成損害[9]102。（1）開發(fā)利用申請機構(gòu)身份核實的問題。如學歷（學位）信息核實中，隨著國家相關(guān)制度規(guī)范化、信息化，在招生、就業(yè)、出國留學等領(lǐng)域?qū)W歷（學位）信息真實性的審核越發(fā)普遍和嚴格，高校檔案館（室）認證核查工作量逐年增加。與此同時，需要協(xié)助進行學位信息核查的機構(gòu)眾多，加之申請核查途徑多元化，尤其互聯(lián)網(wǎng)等途徑申請核查逐漸成為主流，個人學籍信息泄露隱患也逐漸顯現(xiàn)。官方部門、民間組織、用人單位、中介機構(gòu)良莠不齊，高校檔案館（室）限于相關(guān)信息匱乏，無法對申請機構(gòu)真實性進行有效核查。（2）在論文、著作中公開他人學籍信息的問題。以校史研究、文獻研究、人物傳記等研究課題為目的，收集整理民國、解放初期等相關(guān)時期學籍檔案的過程中，往往會涉及某些個人信息，如學籍、成績、獎懲評價等，尤其歷史名人信息。其研究成果經(jīng)公開發(fā)表，會使相關(guān)個人隱私信息對社會不特定公眾開放，某些信息可能會對相關(guān)當事人造成負面評價，有損其后代親屬的人格利益。

2.開發(fā)利用形制多樣化的問題。高校檔案館（室）在開發(fā)利用學籍檔案過程中需出具檔案復印件、證明文件、信息反饋函等多種形制的文件，由于其所佐證的事項面向不同行業(yè)、針對不同領(lǐng)域、發(fā)揮不同作用，出具文件工作過程中的不規(guī)范現(xiàn)象時有發(fā)生[10]61。例如，高校檔案館（室）在學籍檔案的開發(fā)利用過程中，往往會遇到檔案開發(fā)利用申請人提出核實證件、文件或?qū)W籍信息真?zhèn)蔚那闆r。普遍做法是經(jīng)核查確定是否屬實后，按照申請人的要求出具憑證文件，這樣做雖能最大限度滿足對方需要，但不同單位、不同經(jīng)辦人的要求千差萬別，版本制式各不相同，缺乏一致性。某些證明材料，如“學籍證明”“學歷證明”等，高校檔案館（室）是否有權(quán)出具，以哪種形式出具，內(nèi)容為何，均存有爭議。

三、高校學籍檔案開發(fā)利用規(guī)范化的對策建議

1.規(guī)范開發(fā)利用的前置程序。學籍檔案開發(fā)利用中，高校檔案館（室）應針對開發(fā)利用申請人身份信息、查閱內(nèi)容、利用目的等進行事前審查，確定利用范圍，防止信息泄露。（1）前置程序?qū)彶樵瓌t。高校學籍檔案因內(nèi)容涉及個人隱私，依據(jù)教育部27號令之規(guī)定，屬于未開放檔案。故在嚴格遵守國家有關(guān)規(guī)定的同時，設(shè)置前置程序，有利于規(guī)范開發(fā)利用流程，防止信息泄露。設(shè)置前置程序應當遵循“審慎”與“合理”相結(jié)合的原則，既要確保申請人提供信息的真實有效，又要兼顧工作效率和實際情況。（2）前置程序一般規(guī)則。利用本人學籍檔案，申請人需持有效身份證件原件;利用非本人學籍檔案，申請人需提供委托人親筆簽名的授權(quán)委托書，并持本人及委托人有效身份證件;單位利用學籍檔案，經(jīng)辦人需提供蓋有單位公章的查檔介紹信（協(xié)查函）原件，并持個人有效身份證件，介紹信須注明利用目的、利用內(nèi)容及經(jīng)辦人信息等事項。相關(guān)信息經(jīng)審核確認無誤后，檔案工作人員方可調(diào)取卷宗開展利用。（3）前置程序特殊規(guī)則。以學術(shù)研究、檔案編研為目的利用非本人學籍檔案，由于研究、編研成果多為學術(shù)著作、論文或檔案匯編等公開出版發(fā)行的資料，有關(guān)學籍檔案信息存在向社會不特定人群公開的可能性。在前置程序?qū)徍诉^程中除嚴格執(zhí)行一般規(guī)則外，還應重點審核利用目的和利用內(nèi)容是否符合檔案劃控的有關(guān)規(guī)定，可參考國家檔案局、國家保密局1991年公布的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》中有關(guān)劃控范圍的規(guī)則執(zhí)行。利用申請人利用非本人學籍檔案，應經(jīng)過學籍檔案本人或其直系近親屬同意，對可能造成負面社會評價的信息應避免利用。

學籍檔案利用申請人以學歷（學位）證書、學生檔案丟失，需補辦證明書、學生檔案為由，申請利用學籍檔案的情形。在前置程序?qū)徍藭r，還應當由申請人簽署《學歷（學位）證書、學生檔案丟失情況確認書》，對其相關(guān)證件、文件丟失的事實作出認定。經(jīng)本人確認丟失事實后，高校檔案館（室）即已盡到“審慎與合理”為原則的前置審查職責，可以不必再經(jīng)由公安機關(guān)出具丟失證明，或?qū)G失信息登報公告。這樣既減輕了高校檔案館（室）的工作風險，又降低了利用申請人的辦理成本，還提高了檔案利用效率。

2.規(guī)范開發(fā)利用的形制。高校學籍檔案開發(fā)利用目的多樣化趨勢，導致開發(fā)利用形制不規(guī)范的問題逐步凸顯。對開發(fā)利用形制進行規(guī)范，有利于簡化辦理流程，提高檔案開發(fā)利用效率。（1）規(guī)范學籍檔案復印件的使用。高校學籍檔案開發(fā)利用中檔案復印件的使用率最高，而學籍證明類的文件使用較少。學籍檔案復印件因自身原因存有的缺陷，使檔案館（室）及相關(guān)經(jīng)辦人存在一定工作風險，檔案原件也因頻繁使用而損耗嚴重。如名冊類檔案在復印時，復印頁除本人信息外必然會附帶上該頁次其他人員信息，有信息泄露之虞;如果將該頁次他人信息通過技術(shù)手段遮蔽，而在復印件上標注“此件系館藏檔案原始復印件”又顯得不夠嚴謹。隨著信息技術(shù)的普及，在實現(xiàn)高校學籍檔案全文數(shù)字化檢索基礎(chǔ)上，可逐步減少學籍檔案復印件的頻繁使用，從而解決該類問題。（2）學歷學位認證證明規(guī)范化。學歷學位認證證明，應由教育行政主管部門授權(quán)機構(gòu)出具，高校檔案館（室）或相關(guān)部門僅負責信息核查工作。根據(jù)教育部辦公廳《關(guān)于國內(nèi)高等教育學歷學位認證工作有關(guān)事項的通知》（教學廳〔2018〕7號）要求，學歷信息以2002年為界，學位信息以2008年9月為界;其后信息已進行電子注冊，由教育部授權(quán)機構(gòu)負責進行電子認證;以前的信息，教育部授權(quán)機構(gòu)繼續(xù)通過人工核查提供書面認證，高校依據(jù)查詢函，配合進行學歷學位信息的核查工作。因為，高校在為畢業(yè)生頒發(fā)學歷學位證書后，對其培養(yǎng)的學生在校學習情況作出評價的職責已履行完畢。如果讓高校就其已經(jīng)頒發(fā)的學歷學位證書自證其真，既缺乏邏輯合理性，又無法理依據(jù)?；诟咝W籍學歷管理職能的公法屬性，學歷學位認證證明應當由國家教育行政主管部門授權(quán)的第三方機構(gòu)作出最終認定。（3）其他學籍類證明的規(guī)范化。除學歷學位認證證明外，基于高校學籍檔案的證明類文件還包括學歷學位證明書、休退轉(zhuǎn)復證明、招生批次證明等。其中學歷學位證明書，根據(jù)教育部《普通高等學校學生管理規(guī)定》（教育部令第41號）有關(guān)規(guī)定和高校內(nèi)部各部門管理職能劃分，由教學管理部門負責出具書面證明文件，檔案館（室）負責核實相關(guān)學籍信息;休退轉(zhuǎn)復證明和招生批次證明，亦可參考上述工作流程執(zhí)行。除此之外，在高校學籍檔案開發(fā)利用中，還會出現(xiàn)出具證明材料，確認查無學籍信息的情況。對此，高校檔案館（室）或?qū)W籍管理部門需根據(jù)實際情況，在核查錄取、畢業(yè)及成績信息確定無相關(guān)信息后方可出具證明，且注明“經(jīng)查，未見***相關(guān)學籍信息。”等字樣。

3.其他設(shè)想。規(guī)范高校學籍檔案開發(fā)利用不僅是高校檔案館（室）或相關(guān)職能部門的工作，更有賴于社會其他領(lǐng)域、行業(yè)檔案意識的提高、法治思想的普及和新技術(shù)的推廣，共同努力改變當下高校學籍檔案開發(fā)利用隨意性強、效率偏低、封閉保守的現(xiàn)狀，為廣大檔案利用申請人提供更加規(guī)范、高效、便捷的檔案開發(fā)利用服務。（1）建立學籍檔案核查網(wǎng)絡(luò)平臺?；谌珖鞲咝W籍檔案種類、開發(fā)利用方式的相似性等特點以及各高校學籍檔案全文數(shù)字化檢索工作實施現(xiàn)狀，建議可由教育部或省級教育主管部門牽頭，以教育部授權(quán)學歷（學位）認證機構(gòu)為具體實施單位，搭建認證信息申請核查平臺。各高校注冊賬戶，針對2002年以前的學歷信息和2008年9月以前學位信息通過網(wǎng)絡(luò)平臺進行信息核查，改變當前通過電子郵箱發(fā)函查詢的方式，提高核查效率。（2）建立干部人事檔案注冊登記制度?，F(xiàn)行法律法規(guī)和有關(guān)政策，沒有規(guī)定干部人事檔案的注冊登記制度，導致“檔隨人走”“一人一檔”等管理原則無法落實。隨著當前各地人才引進力度持續(xù)加大，人口流動劇增，為了異地落戶、子女就學等原因，有部分檔案利用申請人以人事檔案丟失為由，申請利用本人學籍檔案，由此“一人多檔”的現(xiàn)象逐漸增多。隨著社保卡在全社會的推廣，可建立以社保賬號為條碼的干部人事檔案注冊登記制度，既可有效杜絕“一人多檔”的現(xiàn)象，也能間接降低高校學籍檔案開發(fā)利用的合法性成本。

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作者簡介：耿強，河北大學檔案館，講師，碩士研究生，研究方向為檔案管理、檔案法治;孫洪溥，河北大學計算機教學部，實驗師，碩士研究生，研究方向為檔案信息化、數(shù)據(jù)挖掘;任潔，河北大學檔案館，助理研究員，本科，研究方向為檔案管理。