孫文婷 劉芳 馬依努爾·亞生

摘 要

科技項(xiàng)目檔案中蘊(yùn)藏著科技信息資源，創(chuàng)新科技項(xiàng)目檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式，強(qiáng)化對(duì)技術(shù)類信息資源的采集，分析、編研推出科技項(xiàng)目檔案信息化產(chǎn)品，是信息時(shí)代促進(jìn)科技創(chuàng)新水平提高的有效途徑。通過搭建共享平臺(tái)，使科技項(xiàng)目檔案信息資源面向社會(huì)公眾開放共享，也是避免國(guó)家科技資源浪費(fèi)的有效手段。

關(guān)鍵詞

科技項(xiàng)目檔案 科技信息資源 信息時(shí)代 科技信息化產(chǎn)品

Abstract Archives of scientific and technological projects bear scientific and technological information resources， so innovating the traditional management mode of scientific and technological project archives， strengthening the collection of technological information resources， analyzing， compiling and launching informatized products of scientific and technological archives are effective ways to promote the improvement of scientific and technological innovation level in the era of big data. By building a platform for sharing， ?information resources of scientific and technological project archives are opened to the public， which is an effective way to avoid waste of national scientific and technological resources.

Keyword scientific and technological project archives; scientific and technological information resources; information age; scientific and technological informatized product

信息時(shí)代，海量數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、傳播和利用作為一種新的推動(dòng)力改變著人類社會(huì)的發(fā)展方式。在這個(gè)背景下，科技創(chuàng)新活動(dòng)機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，收集、利用好科技信息資源對(duì)促進(jìn)創(chuàng)新、驅(qū)動(dòng)發(fā)展意義重大?？萍夹畔①Y源是記載科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的信息載體，反映前人所取得的科研成果，是記錄、傳播科技信息，促進(jìn)科學(xué)技術(shù)再發(fā)展的重要基礎(chǔ)。科技項(xiàng)目檔案作為國(guó)家的寶貴財(cái)富和科技信息資源的重要組成部分，也面臨著從“死檔案”變成“活信息”、從“檔案庫(kù)”變成“思想庫(kù)”的挑戰(zhàn)[1]。如何盡快轉(zhuǎn)變科技項(xiàng)目檔案管理模式，對(duì)蘊(yùn)藏其中有價(jià)值的信息進(jìn)行挖掘，開發(fā)出豐富多樣的科技信息產(chǎn)品是目前重要的研究課題。

2013年，全國(guó)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進(jìn)會(huì)上提出“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略，科技項(xiàng)目檔案數(shù)字化建設(shè)全面推進(jìn)?？萍柬?xiàng)目檔案數(shù)字化、電子化，是將其開發(fā)為科技信息資源的基礎(chǔ)。數(shù)字化是指采用掃描儀等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在以計(jì)算機(jī)為依托的載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。電子化是指將具有保存價(jià)值的電子文件歸檔保存的過程。而信息化是以現(xiàn)代通信技術(shù)為基礎(chǔ)，將科技項(xiàng)目檔案各要素匯總至數(shù)據(jù)庫(kù)，通過互聯(lián)網(wǎng)提供輔助參考的過程?？萍柬?xiàng)目檔案信息化可以培育新的生產(chǎn)力，為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步提供技術(shù)支持。

一、信息時(shí)代科技項(xiàng)目檔案的特征

科技項(xiàng)目檔案是以國(guó)家或地方政府財(cái)政投入為主，并列入國(guó)家或地方科技計(jì)劃項(xiàng)目，在其管理和實(shí)施全過程中形成的具有保存價(jià)值的各種類型和載體的原始記錄[2]?？萍柬?xiàng)目檔案分為管理類檔案和技術(shù)類檔案。收集、整理、加工、編研開發(fā)、共享利用科技項(xiàng)目檔案的過程也是使其轉(zhuǎn)化為重要的科技信息資源的過程。科技項(xiàng)目檔案除具有原始性、規(guī)范性、成套性、完整性、可重復(fù)利用等特點(diǎn)之外，在數(shù)據(jù)暴漲的信息化時(shí)代，科技項(xiàng)目檔案還具有規(guī)模巨大、增長(zhǎng)迅速、種類繁雜、多元異構(gòu)等特征[3]。據(jù)《國(guó)家科技計(jì)劃年度報(bào)告》顯示，僅2003—2013年十年間，國(guó)家科技計(jì)劃共安排項(xiàng)目超過12萬項(xiàng)，國(guó)家財(cái)政科學(xué)支出約3050億元。近年來，隨著我國(guó)將科技創(chuàng)新發(fā)展提升到新的高度，國(guó)家財(cái)政科學(xué)支出逐年快速增長(zhǎng)，占當(dāng)年國(guó)家財(cái)政支出比重的4.10%左右。全國(guó)科技經(jīng)費(fèi)投入統(tǒng)計(jì)公報(bào)顯示，僅2017年國(guó)家財(cái)政科學(xué)技術(shù)支出就達(dá)到8383.6億元，比上年增加622.9億元，增長(zhǎng)8%。除此以外，每年各省、直轄市科技管理部門也安排了大量的地方科技計(jì)劃項(xiàng)目，由此產(chǎn)生的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案數(shù)量之龐大、內(nèi)容之豐富、價(jià)值之珍貴是不可小覷的。

科技計(jì)劃項(xiàng)目屬于政府購(gòu)買公共產(chǎn)品或服務(wù)的一種形式[4]，在實(shí)施過程中所產(chǎn)生的大量記錄文件、圖表、數(shù)據(jù)應(yīng)借助科技項(xiàng)目檔案這個(gè)載體加以保存、開發(fā)并依法向社會(huì)大眾公開利用，由此來促進(jìn)我國(guó)科技創(chuàng)新水平的提高。

二、科技項(xiàng)目檔案開發(fā)及利用現(xiàn)狀

在我國(guó)，利用檔案、服務(wù)民生、服務(wù)群眾是檔案工作的一部分。國(guó)家檔案局早在1994年就頒布《開放利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益計(jì)算方法的規(guī)定（試行）》，提出科技檔案是科學(xué)技術(shù)的重要載體，開發(fā)利用科技檔案是促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力的主要手段，明確了科技檔案按照科技成果推廣、避免損失、設(shè)計(jì)圖紙復(fù)用、節(jié)約原材料及成本等不同用途產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益計(jì)算方法。2005年，國(guó)家檔案局發(fā)布《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見》，要求促進(jìn)檔案信息服務(wù)業(yè)形成，將檔案信息作為產(chǎn)品進(jìn)行開發(fā)和加工，重視檔案信息增值服務(wù)工作，通過構(gòu)建信息共享平臺(tái)利用網(wǎng)絡(luò)提供服務(wù)。2016年，國(guó)務(wù)院印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，指出要“建立健全方便人民群眾的檔案利用體系，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品”。

但從使用程度來說，長(zhǎng)久以來我國(guó)對(duì)于科技項(xiàng)目檔案的管理一直沒有打破管理部門內(nèi)部使用的藩籬，很少面向社會(huì)公眾開放共享?？萍柬?xiàng)目檔案如需查閱，需經(jīng)科技管理部門批準(zhǔn)，過程較為煩瑣。

目前，與科技計(jì)劃項(xiàng)目管理相對(duì)應(yīng)的科技項(xiàng)目檔案分為五大類，主要內(nèi)容見表格（右側(cè)）。

由此可見，相比于論文、報(bào)告、專利等雖容易獲取、但較為單一、零散的科技信息資源而言，科技項(xiàng)目檔案從立項(xiàng)準(zhǔn)備階段到科技成果推廣，信息覆蓋面相當(dāng)齊全，專業(yè)性、綜合性、成套性、可用性、準(zhǔn)確性更強(qiáng)，利用價(jià)值極高。社會(huì)公眾如能方便地獲取這類資源，就能夠避免重復(fù)研究，并在前人的基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新和提高。

從數(shù)字化范圍來看，一套科技項(xiàng)目檔案動(dòng)輒上百頁(yè)，檔案管理部門只將對(duì)科技管理部門來說常用的合同書、經(jīng)費(fèi)預(yù)算書、專家打分表、驗(yàn)收意見等管理類檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，實(shí)行“雙套制”，而像各類研究報(bào)告、原始記錄、設(shè)計(jì)文件、圖紙、關(guān)鍵工藝文件等技術(shù)類檔案只反映在目錄清單中，依然只保存其紙質(zhì)檔案。技術(shù)類檔案入庫(kù)后便束之高閣白白浪費(fèi)。根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）規(guī)定，數(shù)字化范圍應(yīng)為永久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案。而科技項(xiàng)目檔案社會(huì)利用價(jià)值最高的部分正是沒有進(jìn)行數(shù)字化、電子化的技術(shù)類檔案。

從檢索利用角度看，目前我國(guó)尚未建立互聯(lián)互通的“科技項(xiàng)目檔案管理平臺(tái)”，各省的科技檔案管理系統(tǒng)，有的是自行開發(fā)，有的向試點(diǎn)省市購(gòu)買，但維護(hù)更新程度不同，各行業(yè)部門也是分散管理，無法形成將國(guó)家、地方各部門的科技項(xiàng)目檔案統(tǒng)一管理利用的模式。

三、科技項(xiàng)目檔案開發(fā)利用中存在的問題

1.開發(fā)利用的意識(shí)薄弱。多年來，我國(guó)檔案法規(guī)體系建設(shè)針對(duì)科技檔案開發(fā)利用的行政法規(guī)、地方性法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)已較為完善，如《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《開發(fā)利用科學(xué)技術(shù)檔案信息資源暫行辦法》《開發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益計(jì)算方法的規(guī)定（試行）》《DA/T 31-2005紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《GB/T 18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《DA/T 2-1992科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》等。但社會(huì)對(duì)科技項(xiàng)目檔案的認(rèn)識(shí)不到位，政策執(zhí)行力度弱，未能真正實(shí)現(xiàn)對(duì)科技項(xiàng)目檔案的信息化利用。

2.技術(shù)類檔案數(shù)字化、電子化難度較大。一是單純利用人工操作進(jìn)行數(shù)字化掃描的過程耗時(shí)耗力，工作量極其繁重，是制約科技項(xiàng)目檔案信息化發(fā)展的重要因素。二是科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）管理過程中“重項(xiàng)目實(shí)施，輕檔案管理”的現(xiàn)象較難轉(zhuǎn)變，科技管理部門沒有強(qiáng)制要求承擔(dān)單位提交齊全的電子文件。三是缺乏挖掘、分析科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案深度信息的技術(shù)工具，科技項(xiàng)目檔案信息化應(yīng)用層次較低。技術(shù)類檔案，如圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同格式、載體的信息，不能通過技術(shù)手段自動(dòng)抓取，造成如科技成果介紹、圖冊(cè)圖集、數(shù)據(jù)分析等編研開發(fā)難度大，海量科技項(xiàng)目檔案無法實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品化。

四、做好科技項(xiàng)目檔案開發(fā)利用的思考

信息時(shí)代，科技發(fā)展也步入了新階段，科技信息資源成為科技創(chuàng)新的有效推動(dòng)力。從國(guó)家層面全面推動(dòng)科技項(xiàng)目檔案信息化及建立科技項(xiàng)目檔案信息資源傳播和共享機(jī)制[5]，挖掘科技項(xiàng)目檔案蘊(yùn)藏的海量信息，打破科學(xué)技術(shù)壁壘，使科技創(chuàng)新成果所產(chǎn)生的效應(yīng)指數(shù)級(jí)放大，是科技項(xiàng)目檔案管理的最終目標(biāo)。因此，本文建議從以下幾個(gè)方面考慮。

1.創(chuàng)新管理模式。轉(zhuǎn)變科技項(xiàng)目檔案“加工+儲(chǔ)存”的傳統(tǒng)模式，從單純的收集整理、加工借閱，向數(shù)據(jù)分析、知識(shí)服務(wù)轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)科技信息資源共享。提升科技項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)功能，將項(xiàng)目過程管理與檔案管理相結(jié)合，逐漸用電子檔案替代紙質(zhì)檔案，建立“一鍵歸檔、單套保存、一站查詢”的管理模式。整合科技計(jì)劃項(xiàng)目管理系統(tǒng)、科技項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)、科技報(bào)告管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目過程管理與檔案管理同步。加強(qiáng)前端控制，項(xiàng)目合同中應(yīng)強(qiáng)制要求承擔(dān)單位在科技項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)中填寫元數(shù)據(jù)并提交所有檔案的電子文本。項(xiàng)目驗(yàn)收階段，加強(qiáng)對(duì)檔案的考核。

2.構(gòu)建共享機(jī)制。政府預(yù)算資金資助形成的科技項(xiàng)目檔案應(yīng)當(dāng)遵循“共享為原則、不共享為例外”的原則。由國(guó)家統(tǒng)一建立科技項(xiàng)目檔案信息資源共享平臺(tái)，并與地方科技項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。平臺(tái)應(yīng)包括數(shù)字化加工、電子文本上傳、全文數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)引、檢索查詢等功能。同時(shí)，基于對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，應(yīng)明確科技項(xiàng)目檔案密級(jí)、服務(wù)對(duì)象和開放條件，通過在線閱覽、定制服務(wù)等方式向社會(huì)開放共享。

3.強(qiáng)化對(duì)技術(shù)類信息資源的采集。科技項(xiàng)目檔案形成科技信息資源的難點(diǎn)在于數(shù)據(jù)的信息化采集。科技項(xiàng)目檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件向數(shù)字化、電子化過渡是信息資源化的基礎(chǔ)。應(yīng)建立數(shù)據(jù)管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格規(guī)定科技項(xiàng)目檔案各類信息的采集標(biāo)準(zhǔn)[6]。加強(qiáng)圖文識(shí)別、數(shù)據(jù)抓取等技術(shù)手段的開發(fā)利用。重點(diǎn)對(duì)技術(shù)類信息進(jìn)行采集，突出技術(shù)流程、工藝方法、數(shù)據(jù)分析等的可用性，不斷挖掘檔案利用價(jià)值。

4.利用科技項(xiàng)目檔案推出信息化產(chǎn)品。通過對(duì)采集數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)分析，借助分析工具衍生出科技項(xiàng)目檔案信息化加工產(chǎn)品，可廣泛應(yīng)用于政策參考和行業(yè)分析等領(lǐng)域，如編研創(chuàng)新發(fā)展分析報(bào)告、行業(yè)技術(shù)報(bào)告，或提前發(fā)布技術(shù)趨勢(shì)等。在科技檔案信息資源共享平臺(tái)上對(duì)采集的科技項(xiàng)目檔案信息進(jìn)行多維數(shù)據(jù)融合分析，結(jié)合政府?dāng)?shù)據(jù)、行業(yè)數(shù)據(jù)、消費(fèi)數(shù)據(jù)以及征集的行業(yè)需求、消費(fèi)需求，準(zhǔn)確抓取技術(shù)領(lǐng)域的短板，精準(zhǔn)安排科技計(jì)劃項(xiàng)目，引導(dǎo)科技創(chuàng)新向更高層次、更高水平發(fā)展。

5.加強(qiáng)保密與安全。建立網(wǎng)絡(luò)安全保障體系，完善科技項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)管控、屬性管理、身份識(shí)別、行為追溯、黑名單等管理措施，健全防篡改、防泄露、防攻擊、防病毒等安全防護(hù)體系。制定科技項(xiàng)目檔案安全事件預(yù)防預(yù)案。健全科技項(xiàng)目檔案安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。針對(duì)信息保密、權(quán)限控制、可信性甄別、安全防護(hù)、攻擊溯源、數(shù)據(jù)災(zāi)備和應(yīng)急處置等方面形成基本的安全規(guī)范。

6.專業(yè)人員的培養(yǎng)。在信息時(shí)代背景下，科技項(xiàng)目檔案工作主體發(fā)生轉(zhuǎn)變，由“管理部門+檔案人員+項(xiàng)目承擔(dān)單位”，轉(zhuǎn)變?yōu)椤皞鹘y(tǒng)主體+計(jì)算機(jī)專業(yè)人員+大數(shù)據(jù)管理人員”。其中計(jì)算機(jī)人員提供技術(shù)服務(wù);大數(shù)據(jù)管理人員提供安全保密、存儲(chǔ)共享服務(wù);科技項(xiàng)目檔案從業(yè)人員除傳統(tǒng)業(yè)務(wù)外，工作范圍進(jìn)一步延伸至數(shù)據(jù)對(duì)比分析、報(bào)告編研等。這就要求從業(yè)人員應(yīng)多思考，把“互聯(lián)網(wǎng)+”思維與科技項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)工作相結(jié)合。

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作者簡(jiǎn)介：孫文婷，新疆科技發(fā)展戰(zhàn)略研究院科技檔案管理中心助理研究員，碩士研究生，研究方向?yàn)榭萍柬?xiàng)目檔案管理;劉芳，新疆科技發(fā)展戰(zhàn)略研究院科技檔案管理中心助理館員，本科，研究方向?yàn)榭萍柬?xiàng)目檔案管理;馬依努爾·亞生，新疆科技發(fā)展戰(zhàn)略研究院科技檔案管理中心研究實(shí)習(xí)員，本科，研究方向?yàn)榭萍柬?xiàng)目檔案管理。