摘 要

首先分析了我國(guó)檔案開放工作現(xiàn)狀，指出其中的癥結(jié)與難點(diǎn)，緊接著根據(jù)城建檔案管理的工作實(shí)際，對(duì)專業(yè)檔案的開放利用進(jìn)行了研究，分析造成目前檔案開放工作狀況的主要原因，最后通過工作中的經(jīng)驗(yàn)積累，給出在目前看來操作簡(jiǎn)單切實(shí)可行的解決辦法，旨在提高全社會(huì)對(duì)檔案的認(rèn)知與認(rèn)同，切實(shí)推進(jìn)檔案開放工作的穩(wěn)步發(fā)展。

關(guān)鍵詞

檔案開放 現(xiàn)狀分析 信息公開 對(duì)策研究

Abstract Firstly， the paper analyses the current situation of archives opening work in China， points out the crux and difficulty of it， and then， according to the actual work of urban construction archives management， studies the opening and utilization of professional archives. It also analyses the main reasons for the current situation of archives opening work. Finally， through the accumulation of experience in the work， it gives simple and feasible solutions to the current situation to enhance the whole society's awareness and recognition of archives and effectively promote the steady development of archives opening.

Keyword archives opening; current situation analysis; information opening; countermeasures research

檔案開放30余年，我國(guó)檔案信息資源15%[1]24不到的開放率在英美國(guó)家60%以上的數(shù)值面前略顯蒼白，如何在開放工作中掌握開放的度，深入發(fā)掘檔案信息資源，在保護(hù)檔案前提下盡可能提高檔案利用率一直是開放工作的討論焦點(diǎn)。檔案開放是檔案工作的最終目的，也是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的必經(jīng)之路，束之高閣的檔案只能是工作總結(jié)上一串串生硬的數(shù)字，只有走出庫(kù)房，為社會(huì)公眾所服務(wù)，才能體現(xiàn)檔案工作的意義，實(shí)現(xiàn)檔案的自身價(jià)值。檔案開放與保密工作相互依賴，缺一不可，如何在確保檔案安全和符合相關(guān)規(guī)定的前提下發(fā)掘檔案信息資源，提供利用，需要控制好檔案開放與保密之間“度”的問題，維持開放與保密之間的平衡。

一、我國(guó)目前檔案開放現(xiàn)狀分析

我國(guó)檔案事業(yè)起步晚，發(fā)展歷程中積累的經(jīng)驗(yàn)尚未完善，在檔案日常管理工作中遇到問題不可避免，檔案開放工作中遇到的問題，目前主要有以下三種。

1.檔案開放相關(guān)法律缺失，規(guī)定籠統(tǒng)。若從1952年中國(guó)人民大學(xué)創(chuàng)辦了檔案專修班，1955年在專修科的基礎(chǔ)上成立了中國(guó)人民大學(xué)歷史檔案系開始算起，中國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展僅僅走過了半個(gè)世紀(jì)的光陰，和自然科學(xué)等古老學(xué)科相比，在快速發(fā)展的年輕歷程中，檔案類相關(guān)法律剛剛脫胎于形式上的法律法規(guī)，有時(shí)無法和實(shí)踐工作完美融合。雖然《檔案法》第十九條明確規(guī)定：國(guó)家各級(jí)檔案館保管的檔案資源，自形成之日起30年后向社會(huì)開放。但同時(shí)也規(guī)定：經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、科學(xué)、文化類檔案向社會(huì)開放時(shí)間可少于30年。從此條規(guī)定看來，30年只是一個(gè)基本限制，部分可提前開放，但縱觀《檔案法》卻未對(duì)可提前開放的檔案給出明確的界限劃分，并且對(duì)于可提前開放的具體時(shí)間期限及操作措施也未作詳細(xì)說明，在實(shí)際操作中，只落得理論上的一席規(guī)定，缺乏實(shí)際操作性。法律層面的模糊性，直接導(dǎo)致操作層面的難度增大，檔案館從安全性及自身利益的需求出發(fā)，延長(zhǎng)保管期限的情況基本已成定局。

然而公民利用檔案的需求不會(huì)因操作層面的缺失而降低，隨著物質(zhì)文化生活水平的不斷提升，公民法律知識(shí)也在不斷加強(qiáng)，“我家需要裝修，我來看看原始施工圖紙，看看承重墻的分布”;“我覺得小區(qū)物業(yè)侵占了我們的公共區(qū)域，我想看看規(guī)劃局的核準(zhǔn)圖樣”等等這樣一系列的檔案利用需求在穩(wěn)步增長(zhǎng)，檔案開放與保密工作之間的矛盾沖突不斷涌現(xiàn)。2001年，無錫市水利局退休工程師陳先生將無錫市檔案館訴諸法庭，爭(zhēng)論的焦點(diǎn)就在于陳先生認(rèn)為其需查閱“1985—1987年期間市農(nóng)機(jī)水利局與市財(cái)政局會(huì)簽的關(guān)于農(nóng)補(bǔ)周轉(zhuǎn)金文件原稿及相關(guān)的紀(jì)要”屬于《檔案法》規(guī)定的可提前開放檔案，而檔案館層面以不符合開放規(guī)定拒查。這是一個(gè)檔案從業(yè)人員熟悉到不能再熟悉的案例，雖然此案以原告的撤訴不了了之，但是背后隱射的卻是檔案開放領(lǐng)域的不和諧發(fā)展?fàn)顩r。

2.公民對(duì)檔案認(rèn)識(shí)模糊，利用檔案需求表達(dá)不明。

（1）隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，雖然每年前往檔案館利用檔案的人員呈逐漸上升趨勢(shì)，但是和龐大的人口基數(shù)相比，只是極為少數(shù)的一部分?！?·9檔案宣傳活動(dòng)”中，詢問率最高的問題都圍繞在“你們單位干嘛的？”“我們?nèi)ツ銈兡悄芨陕?？”上。樸?shí)無華的語氣中流露的是對(duì)檔案館的陌生，透露的是對(duì)檔案開放工作的認(rèn)知缺乏。根據(jù)相關(guān)資料，90%以上的社會(huì)公民一生都不會(huì)了解檔案館，不會(huì)查閱利用檔案。在他們的傳統(tǒng)觀念中，檔案館和“保密”“封閉”等字眼掛鉤，是黨和國(guó)家存放機(jī)要文件的場(chǎng)所，和公民日常生活是脫節(jié)的。每當(dāng)公民在檔案館查閱到所需資料時(shí)，眼神中流露的是震驚，是不可思議，是難以置信。在他們的主觀意識(shí)中，和百姓生活息息相關(guān)的檔案是不可能被檔案館所保存的。

（2）在這種利用率較低的社會(huì)大環(huán)境下，即便因?yàn)檫@樣或那樣的原因，社會(huì)公眾會(huì)想到利用檔案維護(hù)相關(guān)權(quán)利，但是，隔行如隔山，許多閱檔人面對(duì)工作人員信息檢索過程中的各種專業(yè)詢問時(shí)，經(jīng)常是一頭霧水，對(duì)于需查詢的目標(biāo)檔案無法明確表述。從通俗層面上說，在檔案開放過程中，檔案機(jī)構(gòu)只是“搬運(yùn)工”，只能將相關(guān)檔案從庫(kù)房里呈現(xiàn)到利用者面前，至于如何在紛繁復(fù)雜的各類檔案信息資源中定位到所需檔案完全取決于閱檔人自身的需求表達(dá)與信息辨別能力。然而檔案利用者不是全才，偌大的館藏檔案尤其是科技檔案等專業(yè)檔案之于利用者完全是陌生的專業(yè)領(lǐng)域：圖紙讀不懂;專業(yè)的條文條款不理解等等，檔案利用需求表達(dá)能力的欠缺與檔案甄別能力的缺乏儼然已成為制約檔案開放率提高的瓶頸?！皺n案館未保存”與“利用者查不到”是完全不同的概念，然而現(xiàn)實(shí)中，利用者往往混為一談。由于對(duì)檔案館缺乏了解，“檔案館是階級(jí)的產(chǎn)物”這種誤解根深蒂固，社會(huì)大眾極易將檔案館放在自己的對(duì)立面滋生猜疑與不滿，極易引發(fā)檔案開放工作的社會(huì)矛盾。

（3）如今城市發(fā)展日新月異，瞬息萬變，建筑單體在建設(shè)期間與交付使用時(shí)，存在信息差異的情況，如工程建設(shè)期間習(xí)慣以組團(tuán)號(hào)或者工程期號(hào)加數(shù)字的形式賦予樓棟名稱，如A1棟，D組團(tuán)5號(hào)樓等，當(dāng)房屋進(jìn)入銷售期間，這種命名規(guī)則基本都會(huì)被廢止，以另一種簡(jiǎn)明易懂的規(guī)則命名;又如建設(shè)單位在工程建設(shè)期間往往以地塊名等方式賦予項(xiàng)目名稱，但是進(jìn)入銷售階段后，定會(huì)從各方考慮，為其斟酌取之一便于社會(huì)大眾接受的案名。無論哪種變更，基本都發(fā)生在檔案移交進(jìn)館之后，和檔案整理工作相獨(dú)立，這種變更導(dǎo)致的信息不對(duì)稱使得最為重要的檢索途徑——項(xiàng)目名稱變成了制約查全率和查準(zhǔn)率的掣肘。社會(huì)公眾站在他的角度能夠獲取到的和信息檔案館在政府層面獲取的信息存在鮮明的不對(duì)稱性，這種現(xiàn)象普遍存在于專門檔案領(lǐng)域，嚴(yán)重制約了檔案開放工作的良性發(fā)展。

3.檔案館解密鑒定與開放工作的矛盾存在。檔案的鑒定工作是一項(xiàng)極其復(fù)雜的工作，需要建立在熟習(xí)檔案內(nèi)容與價(jià)值的基礎(chǔ)上。然而根據(jù)我國(guó)檔案工作架構(gòu)與業(yè)務(wù)關(guān)系，各級(jí)各類檔案館是檔案的保管機(jī)構(gòu)而非生成機(jī)構(gòu)，從檔案開放層面來說，無論是實(shí)體調(diào)閱還是電子調(diào)閱，工作人員只負(fù)責(zé)提供檔案，檔案館永遠(yuǎn)都是保管者的身份，從未參與檔案的形成，自然無法對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行解釋與說明?；诖耍紫辱b定工作落于各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)肩上是否合理就有待商榷。其次，加之檔案開放相關(guān)法律的相關(guān)解釋條款的不確定性，勢(shì)必將檔案館完全置于一個(gè)尷尬的地步，一份檔案是否解密可開放完全是檔案從業(yè)人員的主觀判斷，檔案館層面擁有過多的自由裁量權(quán)，裁量權(quán)的漫溢對(duì)應(yīng)的是越權(quán)的責(zé)任[2]18，從明哲保身的角度考慮，檔案館為規(guī)避相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，秉承“多做多錯(cuò)，少做少錯(cuò)”的主觀想法會(huì)盡量推遲檔案的開放時(shí)間，影響檔案價(jià)值的及時(shí)發(fā)揮。

二、新時(shí)期檔案開放工作策略分析

前進(jìn)的道路上總會(huì)布滿荊棘，我們總在前行中積累經(jīng)驗(yàn)。針對(duì)目前的日益高漲的閱檔需求，檔案開放是大勢(shì)所趨，我們也在不斷研究，為改善困境而努力。

1.完善法律法規(guī)，加快相關(guān)司法解釋的制度制定。可操作性是我國(guó)檔案事業(yè)相關(guān)法律亟待解決的問題。重視并加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的配套建設(shè)迫在眉睫。提綱挈領(lǐng)的指導(dǎo)性法律工作中固然需要，但是，根據(jù)實(shí)際，依托檔案基本法而細(xì)化制定的規(guī)章及細(xì)則同樣不可忽視。美國(guó)國(guó)會(huì)于1996年通過《信息自由法案》，而后從20世紀(jì)70年代到90年代，又先后六次發(fā)布《美國(guó)公民運(yùn)用〈信息自由法案〉指南》，全面肯定了開放公共信息的原則，同時(shí)又細(xì)化了法案并使之成為現(xiàn)代社會(huì)的一項(xiàng)基本原則，增強(qiáng)了法律細(xì)則在實(shí)際工作中的可操作性[3]40。中國(guó)目前信息公開方面已正式頒布《政府信息公開條例》等相關(guān)提綱挈領(lǐng)性的文件，基于此，我們亦可效仿美國(guó)，在條例規(guī)定的基礎(chǔ)上，根據(jù)各類檔案自身的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的檔案利用規(guī)劃，細(xì)化現(xiàn)有的檔案保管期限表，明確不同檔案的具體開放準(zhǔn)則與措施，化理論性的指導(dǎo)意見為可落實(shí)的具體方案，使檔案法律法規(guī)日趨體系化、完整化，提高實(shí)際可操作性。

2.加強(qiáng)檔案開放工作的前期準(zhǔn)備工作。檔案能否開放利用取決于檔案是否已降密解密。檔案鑒定工作作為檔案開放工作的重要環(huán)節(jié)，各級(jí)各類檔案館需根據(jù)館藏特點(diǎn)，以相關(guān)法律法規(guī)為基石，對(duì)待開放檔案進(jìn)行鑒定，明確并剔除不適宜開放的部分內(nèi)容。日積月累，形成符合本單位工作實(shí)際的開放范圍。對(duì)于其中不能確定的相關(guān)文件，可提請(qǐng)專業(yè)人士或檔案的形成部門進(jìn)行審查，提出專業(yè)的鑒定意見，最終由館室領(lǐng)導(dǎo)終審，確定可開放的檔案和暫不適宜開放的檔案范圍。正如筆者所在單位，由于隸屬關(guān)系，保管有大量城市規(guī)劃管理檔案，秉承“審查結(jié)果社會(huì)公開、審批過程有條件公開”的大原則，基本能夠確定檔案公開的范圍，遇到模棱兩可的檔案，檔案的形成部門——市規(guī)劃和資源管理局會(huì)就公開與否給與專業(yè)的審查意見。這樣的鑒定程序既保證了公民查閱檔案的權(quán)利，發(fā)揮了檔案的查考價(jià)值，同時(shí)也為檔案資源的安全性保駕護(hù)航。

3.轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，提高檔案利用率。傳統(tǒng)檔案工作將重心圍繞在如何保管好館藏檔案上，“重藏輕用，秘而不宣”的觀念根深蒂固，更傾向于將檔案密封在庫(kù)房深處，作為對(duì)外宣傳的資本。檔案開放工作局限在“你來我查”“你要我找”的被動(dòng)局面上，開放的形式單一，深度不足。然而處于信息流包裹的今天，在提供服務(wù)方面，完全可在傳統(tǒng)服務(wù)方式的基礎(chǔ)上，結(jié)合社會(huì)公眾的閱檔需求，利用新興媒介，如互聯(lián)網(wǎng)、新聞媒體等渠道主動(dòng)出擊，向社會(huì)公眾揭示本館可供開放的檔案信息， “檔案館開放日”就是一個(gè)很好的選擇，讓公眾深入館室，了解檔案館，認(rèn)識(shí)檔案館;絕大多數(shù)檔案館都有社會(huì)大眾感興趣的“鎮(zhèn)館之寶”，社會(huì)重視程度越大說明其可挖掘的信息資源越豐富，但是，這些檔案一般形成年代久遠(yuǎn)，保存現(xiàn)狀令人堪憂，檔案編研工作便是解決開放與保管之間矛盾的最好方法，對(duì)于歷史檔案與珍品檔案，絕大部分都已經(jīng)邁過了30年的保密期，匯編檔案利用率較高的相關(guān)檔案信息資源，編撰出版，以成果的形式進(jìn)行信息傳送，使公眾在無形中接受了檔案信息資源的熏陶，既簡(jiǎn)化了檔案開放的成本又提升了珍貴檔案信息資源的價(jià)值。

本館所藏鐘山風(fēng)景區(qū)的相關(guān)建筑施工圖紙，一直是南京老市民和建筑學(xué)專業(yè)人才感興趣的相關(guān)資料，但是受檔案自身等條件制約，不可能每位利用人都能實(shí)現(xiàn)實(shí)體調(diào)閱，針對(duì)高漲的利用需求，我館聯(lián)合相關(guān)部門編輯出版相關(guān)檔案，疏通其內(nèi)部脈絡(luò)，編研出版了《中山陵檔案—陵墓建筑》分冊(cè)，打破了利用的地點(diǎn)與內(nèi)容限制，社會(huì)公眾甚至在書店便能利用到相關(guān)檔案，既保護(hù)了檔案實(shí)體又能夠滿足利用需求;隨著各類社交軟件的流行，檔案館可以逐步開展檔案推送服務(wù)，將最新的編研專題項(xiàng)目定期、主動(dòng)向社會(huì)大眾及特定人群推送，以這種主動(dòng)提供服務(wù)的方式，有針對(duì)性地提高檔案的利用率。針對(duì)社會(huì)大眾與檔案館之間的信息不對(duì)稱情況，GIS地圖查詢系統(tǒng)和微信、各類app查檔應(yīng)運(yùn)而生并不斷完善，運(yùn)用二維（三維）地圖的方式展示館藏檔案，能有效打破阻礙在檔案館與公眾之間的信息隔閡，大幅提高查全（準(zhǔn)）率。社會(huì)大眾檔案利用意識(shí)的提高能有效刺激檔案利用工作的開展，檔案館愈加意識(shí)到開放工作對(duì)于社會(huì)大眾的重要性，愈加會(huì)積極落實(shí)開放工作，逐漸將工作重心從傳統(tǒng)的重館藏轉(zhuǎn)移到重服務(wù)上。

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作者簡(jiǎn)介：趙靜，南京市城市建設(shè)檔案館館員，全日制本科，研究方向?yàn)槌墙n案整理著錄與開放。