摘 要

本文旨在結合我國數(shù)字檔案館建設的時代背景，梳理一段時期以來遼寧省數(shù)字檔案館建設存在的問題，并提出相應的對策建議。

關鍵詞

縣級 數(shù)字檔案館 現(xiàn)狀 對策 遼寧省

Abstract This paper combs the problems existing in the construction of digital archives in Liaoning province for a period of time under the era background of the construction of digital archives in China and puts forward corresponding countermeasures and suggestions.

Keyword county-level; digital archives; current situation; countermeasures; Liaoning province

數(shù)字檔案館建設是檔案信息化建設的重要內容，是對傳統(tǒng)檔案館進行升級和革新的一項系統(tǒng)工程和長期任務。面對當前工作環(huán)境，如何準確定位目標任務、完善建設內容和功能需求，同時要考慮與基礎業(yè)務工作的結合，實施方案的切實可操作，避免成本耗費，是我們檔案工作者，特別是數(shù)字檔案館建設者，必須要思考的問題。

遼寧省檔案信息化建設起步相對較晚，數(shù)字檔案館建設工作自2014年著手開展。當年，省數(shù)字檔案館建設宣傳貫徹會議召開，制定總體建設規(guī)劃，部署相關工作任務。各級檔案部門結合地區(qū)實際，在爭取政策資金支持、整合現(xiàn)有資源等方面開展了一系列工作，數(shù)字檔案館創(chuàng)建相繼啟動并初步實施。

一、數(shù)字檔案館建設現(xiàn)狀

1.時間緊迫，時不我待。2005年，國家檔案局即提出要建立一批數(shù)字檔案館。時至今日已14年。作為檔案資源大省及檔案科研強省，遼寧更加深刻認識到數(shù)字檔案館建設實踐的緊迫性和艱巨性。十余年來，一些經(jīng)濟發(fā)達、信息化等基礎條件較為完善的省份的檔案部門和檔案工作者通過大膽嘗試和深入探索，已經(jīng)積累了較為豐富的操作經(jīng)驗和實踐成果，其示范效應也已十分明顯。2014年和2016年國家檔案局分別發(fā)布《數(shù)字檔案室建設指南》和《數(shù)字檔案室建設概論》，從數(shù)字檔案室的內涵、內容和建設要求等幾方面明確了建設要點[1]。該指南實施后，國內數(shù)字檔案館建設再一次進入到一個高潮階段，包括遼寧在內的多個地方將數(shù)字檔案館建設列入本地檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃。截至2019年初，全國已有多家單位的數(shù)字檔案館系統(tǒng)通過國家示范數(shù)字檔案館測試。然而，遼寧地區(qū)至今尚未有一家單位開展測試工作。

2.遼寧省地區(qū)工作進展。2010年前后，江浙地區(qū)一系列數(shù)字檔案館建設的成功范例相繼涌現(xiàn)，引起了國家檔案局的充分關注，同時也讓遼寧的檔案人開展了將地域工作實踐與國家頂層設計相互融合的深入思考。2014年，遼寧省數(shù)字檔案館建設宣傳貫徹會議后，省檔案局依據(jù)《遼寧省數(shù)字檔案館建設規(guī)范（試行）》《遼寧省數(shù)字檔案館等級評估辦法》，連續(xù)兩年對省內各家市級檔案館及部分縣級檔案館開展實地調研。調查2014及2015年度各地數(shù)字檔案館建設情況，匯總存在的問題。調研工作的同時，省局也對各市檔案部門開展數(shù)字檔案館創(chuàng)建及其對轄區(qū)數(shù)字檔案館建設的指導工作進行了督促。

3.階段性工作成果。近年來，遼寧一些地區(qū)的檔案部門迎難而上，在市本級館建設和對轄區(qū)數(shù)字館建設的指導上開展了一系列具體工作。如部分市級檔案部門提出，到2020年，縣級檔案館100%完成館藏永久保管文書檔案數(shù)字化，并建成數(shù)字檔案館。有的市級檔案部門通過申報專項規(guī)劃，建立了民生檔案共享平臺，以市、縣兩級檔案館為服務窗口，初步實現(xiàn)全市民生檔案信息資源共享[2]。同時，有部分市級檔案部門將縣級檔案館的數(shù)字化工作納入各單位績效目標考核中，以此推動工作開展。這些單位的積極努力為遼寧省數(shù)字檔案館的建設奠定了良好的基礎，增強了遼寧檔案工作者的信心。

截至2018年底，已有兩家市級檔案館及五家縣級檔案館通過了遼寧省數(shù)字檔案館等級評估。

二、遼寧省數(shù)字檔案館建設存在的問題

1.量化考核結果呈現(xiàn)問題。2014年和2015年，遼寧省檔案局依據(jù)《遼寧省數(shù)字檔案館建設測評細則（試行）》《遼寧省數(shù)字檔案館安全風險評估細則（試行）》，對各基層檔案館相關工作進行量化考核，2014年全省各市級檔案館百分制的平均得分為69.72分，其中75分以上占21.5%，65—75分占57%，65分以下占21.5%。2015年，各館的平均得分為74.62分，其中75分以上占43%，65—75分占57%。從建設內容的分項統(tǒng)計來看，兩個年度內，各館在“電子檔案管理平臺建設”及“數(shù)字檔案資源建設”方面均失分較多，可見當時遼寧的數(shù)字檔案館在核心內容建設方面較省級標準仍有不小的差距。

2.工作調研結果呈現(xiàn)問題。2017年下半年，遼寧省檔案局依據(jù)統(tǒng)計報表，結合對縣級檔案館基礎業(yè)務進行調研的反饋結果，對市、縣兩級檔案館的館藏量及檔案數(shù)字化情況進行了梳理。截至2017年9月，14家市級館中，數(shù)字化完成率50%以上的僅有兩家，而工作未實際開展或剛剛起步的檔案館共有7家。100家縣級館中，數(shù)字化完成率60%以上的僅有11家，工作未實際開展或剛剛起步的檔案館共有50家。調研結果清晰顯現(xiàn)，遼寧省的數(shù)字檔案資源體系建設十分不充分，形勢依然嚴峻。仍有部分市縣的數(shù)字檔案館建設尚未起步，且未制定數(shù)字檔案館建設規(guī)劃，即便開始，其水平也僅停留在館藏檔案目錄編制和全文數(shù)字化環(huán)節(jié)，缺乏系統(tǒng)設計和整體推進。同時，整體的畏難情緒依然存在，片面強調客觀，難以保障相關資金的持續(xù)投入和建設項目的科學、有序開展。

3.地域差異及發(fā)展不均衡問題突出。就省內各地相比較而言，大連地區(qū)的檔案信息化工作起步較早，也最先確立了本級館及本地區(qū)檔案信息化建設的發(fā)展模式。2018年大連市兩家縣區(qū)館的數(shù)字館建設對縣區(qū)數(shù)字檔案館建設示范性較好[3]，也得到了在省內優(yōu)先開展數(shù)字檔案館建設的難得機遇。大連多個縣區(qū)的黨委政府明確提出建設數(shù)字檔案館的要求，并確保經(jīng)費投入。大連地區(qū)的檔案部門爭取領導重視，建立制度方案，研究工作實施，從理論到實踐上都作出了有效的探索。

而目前，省內其他地區(qū)的基礎較為薄弱。多數(shù)單位的人員資金十分緊張，基礎設施較為簡陋。應該說，由于地域經(jīng)濟發(fā)展和工作基礎差異，先進地區(qū)的典型示范效應不明顯，無法實現(xiàn)規(guī)模擴展和整體建設成效。

三、遼寧省縣級數(shù)字檔案館建設途徑

“統(tǒng)籌規(guī)劃數(shù)字檔案館（室）建設，實現(xiàn)存量數(shù)字化和增量電子化，省轄市和縣級國家綜合檔案館館藏永久檔案數(shù)字化比例分別達80%和60%以上;開展數(shù)字檔案館（室）測評工作，縣以上建成數(shù)字檔案館或啟動數(shù)字檔案館建設項目比例達50%以上?！边@是《遼寧省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》提出的一項重要工作目標。而要確保完成目標，檔案部門需思考合理的實現(xiàn)途徑。

1.提高認識、進一步增強責任感和使命感。作為基層檔案部門，首先自身要提高認識，積極爭取地方黨委、政府支持，增強做好工作的責任感和緊迫感;切實加強組織領導，將數(shù)字檔案館建設納入年度重點工作計劃，科學合理地研究，細化量化目標任務，采取具體有效措施，做實做細相關工作。檔案資源規(guī)范化建設、檔案信息安全體系建設、數(shù)字檔案館建設，分別代表著檔案信息化工作的物質基礎、安全保障和發(fā)展方向，是持續(xù)推動全省檔案事業(yè)科學發(fā)展的關鍵工作和重點任務。遼寧省數(shù)字檔案館建設有新進展，既是充分考慮和認真落實信息系統(tǒng)整合和資源共享，不斷提高檔案信息安全保護水平的客觀要求，也是檔案部門全面履行檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”職能的使命所在。因此，工作能否做好，目標可否實現(xiàn)，關鍵在于提高認識、加強領導，關鍵在于科學組織、扎實開展，關鍵在于穩(wěn)步推進、有效落實。

2.重視質量，依據(jù)標準提升工作整體水平。一是合理開展組織規(guī)劃。縣級檔案部門應根據(jù)本地區(qū)、本部門信息化和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，研究提出符合自身實際的數(shù)字檔案館建設項目。積極爭取將檔案信息化建設相關內容納入本地區(qū)工作規(guī)劃和績效考評目標體系。確保數(shù)字檔案館建設相關經(jīng)費持續(xù)和有效投入，避免重復建設。切實加強人員培訓。二是升級完善基礎設施。遵循滿足現(xiàn)階段需要并適當超前的原則，統(tǒng)籌中心機房、網(wǎng)絡設施、基礎軟硬件、備份存儲及安全防護設備的配置維護和更新遷移。要重視設備管理維護、安全保密、應急值守等相關制度的制定和執(zhí)行，建立并維護相關工作臺賬，妥善管理設備采購、升級文件資料。強化安全意識，嚴格遵循保密要求，并切實開展數(shù)據(jù)備份。三是完善應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)建設需依照相關標準規(guī)范和保密要求，可對現(xiàn)有系統(tǒng)進行整合，避免重復建設。應用系統(tǒng)的重新研發(fā)、維護升級和數(shù)據(jù)遷移應確保數(shù)據(jù)信息安全。應以“檔號”作為目錄數(shù)據(jù)庫與原文的唯一關聯(lián)標識。系統(tǒng)操作產(chǎn)生的工作日志及相關文檔應妥善保管，以備查考。四是充分開展資源建設。要兼顧傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的數(shù)量和質量，并確保檔案實體安全和信息安全。應嚴格按照數(shù)字化標準規(guī)范的相關要求，通過全程控制、全面質檢來確保數(shù)字檔案內容的完整、清晰和與原件的對應。要合理制定數(shù)字化圖像文件的存儲形式和命名方式，擺脫對應用系統(tǒng)的依賴性。要嚴格防范工作場所的安全風險，加強對人員設備的管理。同時，各地可選擇條件較為成熟的機關檔案室，開展電子文件歸檔和電子檔案接收試點工作。五是整合共享信息服務。當前，各單位的主要任務還普遍集中在資源建設階段。下一步，應進一步探討?zhàn)^際資源共享的實現(xiàn)途徑，先進地區(qū)的檔案館更要先行一步，研究區(qū)域內建設項目的整合和標準規(guī)范的統(tǒng)一，并確保信息安全。

3.緊跟形勢，加快數(shù)字檔案館建設步伐。縣級檔案館要捋順工作思路，合理分解任務，明確工作職責，層層落到實處。在這個過程中，各市檔案部門要準確把握本地區(qū)館藏檔案資源現(xiàn)狀、經(jīng)費投入和技術支撐條件，充分考慮現(xiàn)實制約，以科學規(guī)劃指導轄區(qū)各館的項目實施，提高地區(qū)數(shù)字檔案館建設的科學水平、建設效率和投資收益?？h區(qū)檔案部門應科學編制建設規(guī)劃，合理確定長期目標和階段任務，統(tǒng)籌安排和使用人力、物力、財力，充分考慮資金投入、人才儲備、技術支撐和完成時間等要素，確保建設任務如期保質保量完成。

數(shù)字檔案館建設是檔案事業(yè)發(fā)展到一定階段各級綜合檔案館所面臨的現(xiàn)實選擇，意義在于對檔案基礎業(yè)務工作的促進，在于推動檔案工作規(guī)范化、制度化，是提高檔案服務水平的重要手段，也是遼寧檔案事業(yè)突破瓶頸、轉型升級的工作要求。檔案工作的特質決定了各級檔案館的信息資源必將成為一個整體。因此，觀念勢必要更新，基礎勢必要打牢。同時，要緊跟步伐，主動向上對標，借鑒先進地區(qū)的成功經(jīng)驗，在追求建設質量上下功夫，逐步提升遼寧省檔案工作的現(xiàn)代化能級。

參考文獻

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[3]楊智慧.在新時代砥礪奮進努力作出新貢獻——2018年省檔案局檔案館（室）處工作要點[J].蘭臺世界，2018（5）：8-9.

作者簡介：王靜，遼寧省檔案館（遼寧省工業(yè)文化發(fā)展中心），碩士研究生，研究方向為檔案管理。