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        論辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策探討

        2019-10-21 05:03:10尹飛
        名城繪 2019年4期
        關(guān)鍵詞:管理

        尹飛

        摘要:辦公室的行政管理工作不僅千頭萬緒,而且非常復(fù)雜,如果不采取科學(xué)、有效的管理模式,將會雜亂無章和事倍功半,而精細(xì)化管理是全面提高辦公室行政管理工作效能的重要手段。因此,各個單位或者企業(yè)的辦公室都應(yīng)該結(jié)合自身的工作內(nèi)容和工作特點(diǎn),大力引進(jìn)和實(shí)施精細(xì)化管理模式管理人員和辦公室員工。牢固樹立精細(xì)化工作的理念,實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作再提新水平,再上新臺階。

        關(guān)鍵詞:辦公室;精細(xì)化;管理

        一、影響辦公室行政管理精細(xì)化的主要因素

        (一)管理目標(biāo)不明確

        如果想要全面提升單位或者企業(yè)的辦公室行政管理質(zhì)量,明確的管理目標(biāo)是前提條件。然而從現(xiàn)如今的情況來看,部分單位或者企業(yè)辦公室沒有明確的行政管理目標(biāo),往往沿用過去較為落后的行政管理模式,沒有堅(jiān)持一切從實(shí)際,辦公室行政管理的過程中更多是依靠老經(jīng)驗(yàn)和老辦法,組織性和計(jì)劃性較為缺乏。另外,有些單位或者企業(yè)辦公室沒有制定和實(shí)施健全的績效考核體系,沒有將辦公室員工的職責(zé)和績效相關(guān)聯(lián),缺乏較為明確的分工,這使得辦公室的很多員工缺乏工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性,有些辦公室員工缺乏一定的認(rèn)同感和歸屬感。遇到難題或者較為棘手的事情,員工之間經(jīng)常是的彼此推脫。

        (二)管理人員缺乏較強(qiáng)的精細(xì)化管理意識

        單位或者企業(yè)管理人員具有較強(qiáng)的精細(xì)化管理意識,是實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的重要因素。假如單位或者企業(yè)管理人員具有較強(qiáng)的精細(xì)化管理意識,能夠更為細(xì)致、客觀地設(shè)計(jì)和制定辦公室的各項(xiàng)管理制度,對辦公室行政管理過程中各種漏洞和不足進(jìn)行適當(dāng)?shù)貜浹a(bǔ)調(diào)整。然而從現(xiàn)實(shí)情況來看,大部分單位或者企業(yè)的管理人原都缺乏精細(xì)化管理的意識,這便造成辦公室行政管理工作出現(xiàn)很多漏洞,辦公室行政管理質(zhì)量相對不高。

        (三)辦公室部分員工缺乏較高的職業(yè)素養(yǎng)

        單位或者企業(yè)辦公室的有些員工自身職業(yè)素養(yǎng)不高,業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)無法滿足實(shí)際工作崗位的需要。在辦公室行政管理過程中,有些員工不但沒有較強(qiáng)的創(chuàng)新精神和團(tuán)結(jié)合作意識,而且也沒有較強(qiáng)的精細(xì)化工作意識,甚至少數(shù)員工工作上應(yīng)付了事、敷衍塞責(zé)、態(tài)度消極,缺乏較高的職業(yè)道德水平。這對于辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化起到較大的阻礙作用。

        二、辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策

        (一)全面明確管理目標(biāo)

        在單位或者企業(yè)辦公室行政管理實(shí)際中,務(wù)必應(yīng)該全面明確管理目標(biāo),要求辦公室的所有員工嚴(yán)格依據(jù)制度和流程辦事,努力朝著辦公室精細(xì)化管理的方向發(fā)展。具體而言包括如下幾個方面:第一,堅(jiān)持權(quán)責(zé)制衡的原則,按照單位或者企業(yè)辦公室所承擔(dān)的工作職責(zé)以及辦公室的日常工作流程,對工作崗位進(jìn)行科學(xué)地設(shè)定。另外,對辦公室所有工作崗位的職責(zé)要求進(jìn)行明確,實(shí)現(xiàn)所有工作崗位之間不但各自獨(dú)立而且又互相合作。第二,對辦公室的工作流程進(jìn)行優(yōu)化,保證辦公室各項(xiàng)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)有序。對于辦公室行政管理精細(xì)化來講,科學(xué)、簡便的工作流程有著較大的促進(jìn)作用。因此,辦公室應(yīng)該對自身的工作流程進(jìn)行持續(xù)地優(yōu)化與完善,確保實(shí)際執(zhí)行的快捷和簡便。第三,制定和實(shí)施較為嚴(yán)格的績效考核制度。辦公室應(yīng)該對其程序性較強(qiáng)并且容易量化的工作任務(wù)設(shè)計(jì)合理的量化考核指標(biāo)體系,對其主觀性較強(qiáng)并且不容易量化的工作任務(wù)設(shè)計(jì)定性的指標(biāo)評價(jià)體系。對于表現(xiàn)優(yōu)異的辦公室員工應(yīng)該進(jìn)行適當(dāng)?shù)乇頁P(yáng)獎勵,增強(qiáng)這些員工的自豪感和滿足感;對于表現(xiàn)較差的員工應(yīng)該進(jìn)行適當(dāng)?shù)嘏u教育,切實(shí)做到獎優(yōu)罰劣。

        (二)不斷提升管理人員的精細(xì)化管理意識

        單位或者企業(yè)的管理人員應(yīng)該不斷加強(qiáng)對辦公室工作的實(shí)際調(diào)研,立足于辦公室的實(shí)際工作特征,制定出一套科學(xué)、合理的管理制度。在這個過程中,管理人員應(yīng)該努力堅(jiān)持精細(xì)化的原則和標(biāo)準(zhǔn),將辦公室的各項(xiàng)行政管理工作進(jìn)行科學(xué)、精準(zhǔn)地分解,同時對辦公室各種工作崗位之間的個性與共性予以充分考量。在平時工作中,管理人員應(yīng)該全面發(fā)揮自身的模范帶頭作用,堅(jiān)持與時俱進(jìn),對辦公室的工作紀(jì)律、工作責(zé)任、工作方向、工作流程等進(jìn)行十分詳盡、具體地規(guī)定,實(shí)現(xiàn)企業(yè)和辦公室員工的共同發(fā)展進(jìn)步,在辦公室行政管理過程中大力營造和諧、積極、向上的氛圍環(huán)境,不斷健全和嚴(yán)格執(zhí)行辦公室員工的各項(xiàng)工資福利待遇,最大限度地維護(hù)辦公室員工的各種利益,全面提升辦公室員工日常工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

        (三)大力提升辦公室員工的職業(yè)素養(yǎng)

        首先,單位或者企業(yè)應(yīng)該努力為辦公室員工搭建學(xué)習(xí)培訓(xùn)和素質(zhì)提升的平臺,加大對辦公室員工在理論知識、業(yè)務(wù)操作技術(shù)、職業(yè)道德等方面的培訓(xùn),保證辦公室的所有員工具有較高的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)素養(yǎng),從而為辦公室行政管理精細(xì)化奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。其次,辦公室員工還應(yīng)該不斷強(qiáng)化自身的精細(xì)化工作意識,進(jìn)一步認(rèn)識到工作中團(tuán)結(jié)協(xié)作的重要性,在工作中應(yīng)該彼此鼓勵和幫助,互相理解和支持,牢固樹立愛崗敬業(yè)和擔(dān)當(dāng)奉獻(xiàn)的精神。最后,辦公室員工在日常工作中要始終注重細(xì)節(jié),堅(jiān)持規(guī)范性和創(chuàng)新性的工作原則,堅(jiān)持在細(xì)節(jié)中發(fā)現(xiàn)自身工作的問題和不足,加以認(rèn)真整改,堅(jiān)持與時俱進(jìn),摒棄經(jīng)驗(yàn)主義的做法,培養(yǎng)精細(xì)化工作的理念,增強(qiáng)精細(xì)化工作的自覺,將精細(xì)化工作的習(xí)慣和精神融入辦公室工作的方方面面。

        參考文獻(xiàn):

        [1]袁昌莉.試論實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策[J]東方企業(yè)文化,2015年第09期.

        [2]徐暉.辦公室行政管理精細(xì)化思路與對策分析[J]經(jīng)濟(jì)管理:文摘版,2016年第07期.

        (作者單位:中鐵七局集團(tuán)有限公司勘測設(shè)計(jì)研究院)

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