史鳳明

【摘要】鐵路科學技術檔案（以下簡稱科技檔案）是鐵路生產運輸、科學研究和基本建設等技術活動的真實記錄，是全體職工智慧和勞動的結晶，是現(xiàn)代化鐵路運輸、鐵路建設、科研項目、產品制造和設備維修的重要依據(jù)和必要條件，是鐵路企業(yè)的巨大財富。凡在鐵路運輸、生產技術、基本建設和自然科學研究等技術活動中形成具有保存和利用價值的文字、圖表、圖紙、音像文件等，都應按照科技檔案管理辦法實行統(tǒng)一集中管理，保證科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

【關鍵詞】鐵路;科學技術;檔案管理

一、科技檔案組織職責

科技檔案工作實行統(tǒng)一領導、逐級管理、二級建檔的原則。鐵路局集團公司對機關各部門、所屬各單位、公司的科技檔案工作進行統(tǒng)一領導、監(jiān)督、檢查與指導;鐵路局集團公司機關各部門形成的科技檔案、應入館的建設項目檔案，向鐵路局集團公司檔案館歸檔移交、集中統(tǒng)一保管;鐵路局集團公司所屬各單位、公司為獨立建檔單位，對本單位形成、接收的科技檔案進行歸檔、統(tǒng)計、保管和提供利用。

（一）鐵路局集團公司檔案館工作職責。擬定鐵路局集團公司科技檔案管理辦法、規(guī)劃、計劃和措施;按照鐵路局集團公司科技檔案進館范圍，對鐵路局集團公司本級形成的科技檔案、鐵路建設項目檔案進行收集、保管和提供利用;對機關各部門、所屬各單位、公司的科技檔案工作進行監(jiān)督、檢查和業(yè)務指導;組織開展科技檔案工作培訓，總結交流和推廣科技檔案工作經驗。

（二）各建檔單位工作職責。貫徹落實國家和上級有關科技檔案工作的法律法規(guī)、標準規(guī)范、制度辦法，明確科技檔案工作分管領導，將科技文件材料的形成、積累、立卷、歸檔納入有關部門和專兼職人員的職責范圍、工作程序和崗位責任制，組織實施本單位科技檔案工作;制定本單位科技檔案管理實施辦法，明確檔案部門和科技檔案歸檔部門職責，對科技文件材料的組成與內容、形成與積累、立卷與歸檔、保管與利用等作出明確規(guī)定;為檔案工作的開展提供滿足需要的經費，配備相應的設施設備，保證必要的工作條件和安全保管條件。

二、科技檔案歸檔范圍

科技檔案的種類有：運輸、生產技術、基本建設、科學研究、設備儀器、標準六大類。在鐵路運輸、生產技術、基本建設和科學研究等技術活動中產生和形成的，具有查考利用價值的各種形式和載體的科技文件材料均應收集歸檔。

（一）鐵路運輸檔案。其主要包括在鐵路運輸生產組織、生產計劃和調度指揮中形成的列車運行圖、列車時刻表、列車編組計劃、機車交路圖、通過能力、運輸指標、運輸組織計劃等。

（二）生產技術檔案。其主要包括在機車車輛、大型機具、橋梁、通信信號及其他器材等產品生產、試驗、制造、改造和修理工作中形成的設計任務書、設計建議書、委托書、合同材料、審批文件、設計圖紙、說明書、計算書、記錄、技術條件、規(guī)范、工藝文件、工藝裝備以及作為設計、制造、試驗、試制、修理依據(jù)和審批鑒定的文件材料、各種重要試驗報告及協(xié)議。

（三）基本建設檔案。其主要包括新建、改建、擴建、大修的鐵路建設項目在預可行性研究、可行性研究、初步設計、施工設計、竣工、養(yǎng)護維修階段形成的立項決策資料、勘察設計資料、征地拆遷資料、施工設計資料、招投標合同管理資料、水土保持和環(huán)境保護資料、投資控制資料、安全質量管理和監(jiān)督資料、施工資料、監(jiān)理資料、驗收資料等。

（四）科學研究檔案。其主要包括在科研、試驗、發(fā)明創(chuàng)造、考察、合作、技術交流、技術革新、教學研究等工作中形成的開題報告、計劃任務書、方案論證報告、調研報告、協(xié)議書、研制計劃、測試記錄、專題總結、審批、鑒定、評議、推廣和作為依據(jù)的論文、著作、教育大綱、?？任淖植牧稀?/p>

（五）設備儀器檔案。其主要包括在生產建設、測量化驗、研究試驗、養(yǎng)護維修、產品制造等工作中自制安裝使用或購置、引進的各種機車、車輛、儀器設備、儀表設備、動力設備的購置合同文件、產品合格證、說明書以及在安裝使用、維修檢測過程形成的各類文件。

（六）標準檔案。其主要包括在鐵路運輸、生產建設、科學技術、設備維修等活動中涉及的有關國家、鐵路總公司、集團公司的技術標準、計量標準、管理標準，各種規(guī)程、規(guī)劃以及更改廢止標準的文件等。

三、科技檔案整理立卷

科技檔案的形成部門應對已經收集齊全、核對準確、符合歸檔范圍的科技文件材料，準確劃定保管期限?？萍嘉募響裱湫纬梢?guī)律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯(lián)系，做到分類科學、組卷合理。科技檔案的形成部門負責對本部門的科技文件進行整理，整理內容包括文件的鑒定、分類、組卷、排列、編目、裝訂等。整理立卷的科技文件，應依據(jù)有關分類原則與代碼標識，編制檔案號?？萍紮n案的檔案號第一層代碼為種類代碼，第二層代碼為分類代碼，第三層代碼為屬類代碼，第四層代碼為案卷號。分前三層代碼之間均用圓點隔開，最后一層類別代碼與案卷號之間用一字線隔開，不允許使用其他符號。

四、科技檔案歸檔移交

各項工程設計、產品制造、基本建設、科學研究、設備安裝的責任（或主辦）部門，在該項任務完成之后，應及時對形成的科技文件材料進行收集，準確核對，按整理要求進行分類，組成保管單位，及時向本級檔案管理部門歸檔。

科技文件歸檔時間應按照工作程序，既可以分期分批歸檔，也可以在科技文件材料全部形成以后一次性歸檔。一般情況下，科學研究檔案，應在每項科研任務結題或終止之后歸檔;基本建設檔案，應在每個工程項目或階段竣工驗收之后歸檔;生產技術檔案，應在每個產品設計定型或批量生產之后歸檔;設備儀器檔案，應在每臺儀器設備安裝或使用之后歸檔;標準檔案和運輸檔案，應在文件批準或開始執(zhí)行之后歸檔?？萍嘉募w檔時，歸檔部門（單位）應編制移交清冊（含移交目錄），交接雙方清點無誤后，辦理歸檔移交手續(xù)。交接手續(xù)一式二份，交接雙方各執(zhí)一份，以備查考。凡組織機構撤銷或變更，以及建筑物、構筑物、設備、儀器等轉移使用或產品轉產時，應將科技檔案妥善整理，經本單位主要領導批準后，向接收單位辦理移交手續(xù)。

五、科技檔案日常管理

各級檔案部門應提高對檔案安全保管、科學利用必要性、重要性的認識，積極改善檔案保管條件，確保檔案用房滿足檔案工作發(fā)展需要;積極采用新設備、新技術，逐步實現(xiàn)檔案信息技術現(xiàn)代化，提高利用效率。

各級檔案部門對已分類和編目的科技檔案進行排列上架，分類排列應保持案卷之間的聯(lián)系?？萍紮n案應按種類劃分保管區(qū)域，每個種類保管區(qū)域內按分類再劃分對應的管理區(qū)域，在分類管理區(qū)域內再按屬類確定不同的管理區(qū)域。檔案的排列遵循案卷形成規(guī)律在屬類內進行，屬類內的檔案按照從左到右、從上到下的原則上架排列。檔案統(tǒng)計工作是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，是了解檔案數(shù)量與質量、管理情況、發(fā)展情況的重要手段。各級檔案部門應對庫存數(shù)量、階段歸檔數(shù)量和調閱利用、鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計工作應及時進行、認真核實、逐年上報。檔案信息開發(fā)與利用是檔案部門提供服務的最經常、最重要的形式，主要包括檔案原件閱覽、提供檔案復印件及檔案查詢等服務。各級檔案部門應規(guī)范科技檔案借閱和庫房管理，借閱人員必須遵守借閱、抄錄、復制的相關規(guī)定。各級檔案部門對已超過保管期限、失去保管價值的科技檔案，應定期組織有關部門進行鑒定，對確已失去保存價值的科技檔案按規(guī)定進行銷毀。

六、結語

綜上所述，各級檔案部門只有加強組織領導，完整地保存和科學地管理科技檔案，確保科技檔案收集齊全、歸檔完整、系統(tǒng)規(guī)范，積極主動地開展科技檔案開發(fā)利用工作，根據(jù)需要不斷改進檢索工具、優(yōu)化服務方式，編制參考資料、歷史資料，才能保證其重要的工具價值、信息價值，充分發(fā)揮科技檔案在運輸生產、鐵路建設、科學研究、設備養(yǎng)護維修等工作中的查考憑證作用。