馬嶺

【摘要】本文針對研究所先導(dǎo)專項檔案管理，對科研過程性文件歸檔的現(xiàn)狀進行分析和思考，探索有效的先導(dǎo)專項檔案管理模式，促進先導(dǎo)專項檔案工作的開展。

【關(guān)鍵詞】先導(dǎo)專項;先導(dǎo)專項檔案;檔案管理

先導(dǎo)專項是中國科學院在科技發(fā)展戰(zhàn)略研究基礎(chǔ)上提出的，集科技攻關(guān)、隊伍和平臺建設(shè)于一體，能夠形成重大創(chuàng)新突破和集群優(yōu)勢的戰(zhàn)略行動計劃。先導(dǎo)專項檔案管理工作是先導(dǎo)專項管理的重要組成部分，同時在研究所管理中發(fā)揮著重要的支撐作用，為了更好地保存和利用先導(dǎo)專項檔案信息資源，本文結(jié)合科研院所的工作實際，就先導(dǎo)專項檔案管理工作的問題，談一些看法與建議，以期加強和規(guī)范先導(dǎo)專項檔案管理。

一、先導(dǎo)專項檔案概念及工作特點

先導(dǎo)專項檔案是指在先導(dǎo)專項管理和科研活動中直接形成的，具有保存價值的圖紙、圖表、文字材料、科學數(shù)據(jù)、照片、音視頻等各種形式和載體的原始記錄。顧名思義，即在先導(dǎo)專項研究過程中形成的具有保存價值的不同載體的文件，文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像、電子等各種形式、載體的技術(shù)文件材料。它是科研活動的真實記錄，是科學家智慧的結(jié)晶，檔案是科研成果的呈現(xiàn)形式，檔案管理是科研管理工作的重要組成部分。

根據(jù)先導(dǎo)專項實施內(nèi)容，先導(dǎo)專項文件材料分為五個部分，分別是專項綜合管理文件、科研文件、儀器設(shè)備（含軟件）文件、聲像文件與電子文件。先導(dǎo)專項檔案歸檔范圍應(yīng)該根據(jù)先導(dǎo)專項生命周期中業(yè)務(wù)流程、各主體職能及文件保存價值來確定，先導(dǎo)專項生命周期包含了實施方案、專項經(jīng)費概預(yù)算、上級單位立項通知、知識產(chǎn)權(quán)分析報告（策劃與論證）、實施責任書、年度計劃及年度預(yù)算、年度工作報告及經(jīng)費使用報告、調(diào)整或變更的事項（組織實施與過程管理）、中期檢查、結(jié)題驗收、知識產(chǎn)權(quán)總結(jié)報告、財務(wù)總決算報告等管理環(huán)節(jié)。先導(dǎo)專項是“跨學科、跨領(lǐng)域、跨機構(gòu)”的三跨項目，其檔案管理涉及各承擔單位以及依托單位科研管理部門、課題組等，因此先導(dǎo)專項、項目、課題單位應(yīng)根據(jù)各自的任務(wù)書、年度工作計劃等制定符合學科特點的個性化歸檔范圍。

二、先導(dǎo)專項檔案管理的現(xiàn)狀

（一）先導(dǎo)專項檔案認識不足。因先導(dǎo)專項剛起步，檔案人員經(jīng)驗不足，主要體現(xiàn)在檔案人員在規(guī)章制度建設(shè)方面的不完善，如照搬中國科學院檔案館規(guī)章制度，沒有根據(jù)本專項管理方式、研究特點細化本專項規(guī)章制度。此外科研院所領(lǐng)導(dǎo)多重視先導(dǎo)專項管理，在檔案管理方面有所忽略?？蒲腥藛T對過程性文件材料歸檔認識不足，重視結(jié)論性文件的管理，如論文、科技報告、專利等。疏忽對過程性文件的控制，造成過程性文件收集不完整。另一方面，由于信息不對稱性，科研人員不了解檔案管理，不知道形成的文件材料哪些文件要歸檔，檔案人員不了解科研活動，不知道科研過程中會產(chǎn)生哪些文件，此外檔案人員對歸檔的文件材料真實性、完整性無法確認，如年度工作計劃、課題結(jié)題報告等文件是否為最終版本。

（二）先導(dǎo)專項檔案沒有與先導(dǎo)專項同步管理。先導(dǎo)專項檔案同步管理沒有落實先導(dǎo)專項管理的全過程。專項依托單位推進檔案工作與專項同步管理情況基本可以概括為：專項立項時同步部署專項檔案工作;專項檔案工作同步納入先導(dǎo)專項各任務(wù)層級年度工作匯報內(nèi)容;專項檔案工作同步納入專項中期檢查;專項檔案工作同步納入專項結(jié)題驗收。由于先導(dǎo)專項研究周期長（一般為5年），承擔單位多，管理人員不穩(wěn)定，加上檔案人員前期未能及時介入、指導(dǎo)，而科研人員關(guān)注的是研究的進度、任務(wù)的性能指標，文件材料收集往往放在技術(shù)驗收或者課題通過鑒定后才開始著手歸檔。先導(dǎo)專項檔案與先導(dǎo)專項管理不同步，這樣突擊歸檔一方面增加了科研人員和檔案人員的壓力，另一方面會造成部分文件的缺失，無法確保先導(dǎo)專項檔案完整、準確、系統(tǒng)，損害了研究所和國家的利益。

（三）先導(dǎo)專項檔案數(shù)字化建設(shè)。先導(dǎo)專項檔案數(shù)字化建設(shè)滯后，目前檔案管理工作強調(diào)的是“簡化整理，深化檢索”，檔案收集、整理是為了最終提供利用。目前研究所只建立了先導(dǎo)專項檔案目錄數(shù)據(jù)庫，沒有統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)，各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件無法及時歸檔，已經(jīng)歸檔的電子文件儲存分散，基本上沒有被利用。

三、加強檔案管理采取的建議

（一）健全完善先導(dǎo)專項檔案管理制度。做好先導(dǎo)專項檔案管理工作，首先，要進一步強化對專項檔案重要性的認識，專項檔案最終形成的專項成果有兩個，一個是以專項成果為代表的“硬成果”，另一個是以檔案實體為代表的“軟成果”。專項檔案是全面真實反映專項管理和科研活動的全過程、充分呈現(xiàn)科技成果的歷史記錄。檔案人員要建立先導(dǎo)專項檔案的規(guī)章制度，專項檔案管理制度要納入專項管理制度。制定專項檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)及責任體系，依托單位要落實覆蓋全部專項任務(wù)（含全部參與單位）檔案人員的工作網(wǎng)絡(luò)（見圖1），根據(jù)先導(dǎo)專項的實施內(nèi)容制定檔案分類表、文件預(yù)立卷、整理等規(guī)章制度。并且會同科研管理部門、項目組依據(jù)專項的學科特點、研究方向共同制定先導(dǎo)專項文件歸檔范圍，這個歸檔范圍在科研實施過程中不斷總結(jié)和完善，并將其作為專項檔案預(yù)立卷與專項檔案檢查、驗收的依據(jù)。先導(dǎo)專項檔案管理規(guī)章制度是保障專項檔案管理工作有序開展的基礎(chǔ)，使專項檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依，從建章立制上確保先導(dǎo)專項檔案工作的順利進行。其次，要取得部門領(lǐng)導(dǎo)及主管所領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持，自上而下的推進檔案工作，改善檔案工作環(huán)境差的局面。同時檔案人員應(yīng)該及時了解先導(dǎo)專項文件的形成情況，如專項有沒有購置設(shè)備，項目及課題指標、任務(wù)負責人有沒有發(fā)生調(diào)整，課題有沒有終止、撤銷或者新增，這些情況都應(yīng)該掌握，了解科研活動的規(guī)律和特點。最后針對有些科研人員擔心文件歸檔后不方便利用的心理，為了打消科研人員的顧慮，在先導(dǎo)專項檔案驗收通過后，綜合檔案室將專項檔案的實驗記錄本長期出借給課題組利用參考，為課題后續(xù)研究提供依據(jù)。

（二）專項檔案工作與專項同步管理開展。先導(dǎo)專項承擔單位多，專項依托單位應(yīng)該同步開展檔案管理工作。在專項立項啟動之初，專項辦公室就應(yīng)該統(tǒng)一發(fā)放實驗記錄本，并對領(lǐng)取情況進行登記，便于課題結(jié)題后的歸檔利用。先導(dǎo)專項首席科學家與專項依托單位所領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，專項依托單位檔案人員參加先導(dǎo)專項重要的季度工作會議、年度工作會議，對會議涉及的文件做到心中有數(shù)。如項目負責人將檔案管理工作納入PPT報告，介紹項目檔案管理情況，有專人管理項目文件，有專門存放項目文件材料的柜子等，專項檔案管理真正納入了科研管理工作，同步管理制度不再流于形式。先導(dǎo)專項檔案建設(shè)周期長，涉及單位多。綜合檔案室除常規(guī)科研工作外，還需對先導(dǎo)專項檔案重點進行跟蹤管理，提出歸檔要求，特別是加強對過程性科研文件和特殊載體文件的收集、整理。開展先導(dǎo)專項檔案文件歸檔要求和整理規(guī)范培訓，定期對預(yù)立卷文件材料進行檢查指導(dǎo)，提升檔案的質(zhì)量。

（三）專項依托單位加強檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督檢查。在先導(dǎo)專項立項之初，檔案管理部門就召開先導(dǎo)專項檔案管理培訓會。告之先導(dǎo)專項檔案的分類、上級單位制定的文件歸檔范圍以及本專項需要根據(jù)自身科研特點制定的文件歸檔范圍要求。專項、項目和承擔單位應(yīng)該根據(jù)各自的任務(wù)書、年度工作報告等歸納、細化出本項目、課題重點文件收集范圍?？蒲羞^程文件是專項重要核心文件，強調(diào)科研過程性文件及科研過程性特殊載體文件的收集。首先是抓實驗記錄等過程數(shù)據(jù)文件，比如專項依托單位綜合檔案室借“國際檔案日”為契機，以本所以往的科研檔案為線索，精心整理出以前科學家手稿、實驗記錄本等檔案，通過制作的宣傳展板可以了解到課題全部研究過程，此外還可以借助各類信息平臺，如單位辦公系統(tǒng)、網(wǎng)站、微信公眾號等宣講實驗記錄本的使用規(guī)范。其次是重視過程文件的質(zhì)量，召開預(yù)立卷文件現(xiàn)場觀摩、實操會議，現(xiàn)場講解先導(dǎo)專項文件歸檔要求和整理規(guī)范，指導(dǎo)兼職檔案員對文件材料統(tǒng)一排序，提供卷內(nèi)目錄、案卷目錄模板，將預(yù)立卷中易出現(xiàn)的問題制作《科研檔案預(yù)立卷問題解答》手冊，提供科研管理人員，便于他們快速掌握文件的收集及整理規(guī)范。通過建立微信、電話和郵件的聯(lián)系方式及時回復(fù)兼職檔案員們碰到的各類問題，幫助他們預(yù)立卷工作的順利進行。此外定期組織開展預(yù)立卷檢查，對檢查中存在問題或不足，出具備忘錄反饋給項目組及時更正。最后還可以借助專項檔案中期檢查、檔案現(xiàn)場自查，將平時預(yù)立卷中存在的頑疾暴露出來，通過檔案驗收專家的外部力量，提出檔案驗收備忘錄。依托單位根據(jù)備忘錄及時整改，并對補充的文件材料進行科學加工，使其變成有序的、 系統(tǒng)化的檔案，能夠反映出清晰完整的科研發(fā)展脈絡(luò)。

（四）加強先導(dǎo)專項檔案數(shù)字化建設(shè)。綜合檔案室通過走訪、調(diào)研兄弟院所檔案數(shù)字化建設(shè)工作。梳理本單位的檔案管理架構(gòu)、人員角色分配和各類檔案管理流程等，系統(tǒng)開發(fā)公司設(shè)計符合本所實際的檔案管理工作實施方案，初步建設(shè)本所數(shù)字檔案室。檔案人員對電子檔案和數(shù)字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，依托檔案系統(tǒng)管理平臺實現(xiàn)文件從生成到歸檔的自動流轉(zhuǎn)及共享服務(wù)。從而提高了檔案的利用效率，提升了檔案管理的工作質(zhì)量。

四、結(jié)束語

綜上所述，加強檔案管理工作是提高先導(dǎo)專項檔案的質(zhì)量的根本所在，有益于先導(dǎo)專項檔案資源的開發(fā)和利用，更好地提升檔案的利用價值和服務(wù)能力，發(fā)揮檔案的作用，為研究所的科研工作服務(wù)。

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