吳娜

【摘要】本文針對(duì)政府機(jī)關(guān)檔案室信息保密與公開的實(shí)施策略進(jìn)行分析，介紹了政府機(jī)關(guān)檔案室內(nèi)涵和特點(diǎn)，結(jié)合這些內(nèi)容總結(jié)如何進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案信息的保密工作和公開工作，內(nèi)容有完善立法、落實(shí)法規(guī)、規(guī)范信息收集、公開和保密制度，對(duì)檔案公開后實(shí)施權(quán)利與義務(wù)的約束，希望通過對(duì)這些內(nèi)容的分析，能夠?yàn)檎畽C(jī)關(guān)檔案室信息保密與公開的實(shí)施提供一定幫助。

【關(guān)鍵詞】政府機(jī)關(guān);檔案室;信息保密;公開;立法

政府機(jī)關(guān)檔案室就是政府內(nèi)部，建立起的對(duì)不同機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行管理的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，同時(shí)也是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分，其是機(jī)關(guān)管理以及研究咨詢性質(zhì)的機(jī)構(gòu)。

一、政府機(jī)關(guān)檔案室的含義和特點(diǎn)

政府檔案機(jī)關(guān)主要工作任務(wù)就是針對(duì)本單位中不同部門所產(chǎn)生的檔案進(jìn)行管理，并且對(duì)相應(yīng)單位的檔案進(jìn)行接收和保管，對(duì)這些檔案進(jìn)行整理，同時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)以及編目。對(duì)相應(yīng)檔案科學(xué)利用和監(jiān)督，針對(duì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保管價(jià)值的檔案向檔案館移交，若存在下屬機(jī)構(gòu)，則需要對(duì)下屬機(jī)構(gòu)的工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。在機(jī)關(guān)檔案室當(dāng)中，所保存的檔案需要將公文作為主要內(nèi)容，工作內(nèi)容主要有機(jī)要、決定、命令等。此外，其中還有部分書刊以及資料等。檔案和一般信息資料不同，其存在一定機(jī)密性，因此部分檔案需要長(zhǎng)時(shí)間保存。站在長(zhǎng)遠(yuǎn)角度進(jìn)行分析，檔案第二價(jià)值是服務(wù)對(duì)象是全社會(huì)。因此需要針對(duì)這一特點(diǎn)，建立一個(gè)過渡性機(jī)構(gòu)，對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理，從而確保單位信息的安全性以及公眾知情權(quán)。針對(duì)機(jī)關(guān)檔案室來說，其屬于一種中間性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，怎樣對(duì)兩者之間進(jìn)行權(quán)衡利弊，則是檔案管理工作需要重點(diǎn)考慮的問題。

二、政府機(jī)關(guān)檔案信息保密和公開的實(shí)施策略

（一）完善立法，落實(shí)法規(guī)。對(duì)于政府機(jī)關(guān)檔案室來說，工作人員的編制、經(jīng)費(fèi)和領(lǐng)導(dǎo)均是通過政府直接負(fù)責(zé)的，主要功能是對(duì)政府內(nèi)部機(jī)關(guān)重要檔案信息進(jìn)行管理，收藏的檔案對(duì)于政府工作起著至關(guān)重要的作用，在業(yè)務(wù)上是通過政府以及上級(jí)檔案管理人員統(tǒng)一監(jiān)督和管理，同時(shí)也屬于政府當(dāng)中的重要部門，并不是簡(jiǎn)單地對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存。因?yàn)闄n案室受到政府以及上級(jí)檔案部門的雙重管理，因此對(duì)檔案信息進(jìn)行公開，就相當(dāng)于對(duì)政府信息進(jìn)行公開，這和檔案部門所規(guī)定的《檔案法》規(guī)定之間存在著密切聯(lián)系。這種情況下，相應(yīng)管理部門需要對(duì)《檔案法》做出適當(dāng)調(diào)整，從而順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。對(duì)法規(guī)當(dāng)中的一些細(xì)則進(jìn)行進(jìn)一步完善，針對(duì)涉及范圍做出相對(duì)詳細(xì)的闡述，尤其是針對(duì)一些關(guān)系到大眾所需的重要檔案信息，必須要細(xì)化到不同類型檔案當(dāng)中的每個(gè)細(xì)節(jié)，促使全部檔案足夠清晰和明確，不能有含糊不清的現(xiàn)象。例如對(duì)檔案進(jìn)行封存，在年限規(guī)定上，之前多為30年解封檔案，但是這并不適用于全部類型的檔案。因此相應(yīng)工作人員需要對(duì)不同類別的檔案進(jìn)行認(rèn)真劃分，然后結(jié)合不同檔案的實(shí)際需要，對(duì)年限做出進(jìn)一步規(guī)定。為了保障政府部門檔案公開上保持持久和長(zhǎng)期化，不同地方政府檔案室，可以結(jié)合本身檔案信息內(nèi)容，制定出具有針對(duì)性的信息公開制度，具體工作期間，適當(dāng)調(diào)整已有檔案管理法規(guī)，進(jìn)一步適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。

（二）規(guī)范信息收集、公開和保密制度。1.需要對(duì)保密和審查制度進(jìn)行信息公開，社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，而政府機(jī)關(guān)信息數(shù)量也在持續(xù)性增加，相應(yīng)工作人員針對(duì)檔案質(zhì)量的檢定和審查工作量逐漸增加。在對(duì)這些檔案進(jìn)行存檔過程中，管理人員已經(jīng)做出了相應(yīng)的劃分，但是在存檔過程中，只有管理人員知曉檔案的保存時(shí)間以及保存價(jià)值，僅依靠管理人員很難滿足社會(huì)需要。因此，檔案管理人員要和相應(yīng)占用檔案的人員需要共同參與，一同完成檔案信息公開和鑒定工作。2.充分借助互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等對(duì)檔案進(jìn)行管理，構(gòu)建新型檔案分類機(jī)制，相應(yīng)政府對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行收集和儲(chǔ)存。在新的數(shù)字檔案當(dāng)中，存在多種數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，如電子圖片、視頻檔案和圖片等，這些電子信息采集十分簡(jiǎn)單方便，不同檔案之間在進(jìn)行數(shù)據(jù)的傳遞和轉(zhuǎn)化過程中，更加方便和快捷，相應(yīng)數(shù)字信息種類以及數(shù)量也更加豐富。與此同時(shí)，電子檔案可以在相應(yīng)計(jì)算機(jī)當(dāng)中進(jìn)行自主分類和存儲(chǔ)，最終對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)化管理。

（三）對(duì)檔案公開后實(shí)施權(quán)利與義務(wù)的約束。因?yàn)闄n案信息有較大的社會(huì)責(zé)任，針對(duì)政府機(jī)關(guān)當(dāng)中的檔案信息而言，進(jìn)行公開期間，并不存在完整和標(biāo)準(zhǔn)的保護(hù)使用者利益的規(guī)定。針對(duì)檔案公開而帶來的社會(huì)行為缺乏相應(yīng)的管理規(guī)定，檔案機(jī)關(guān)將其作為借口，規(guī)避了信息公開所帶來的社會(huì)義務(wù)以及責(zé)任，在這種情況下，容易促使政府機(jī)關(guān)檔案公開之后產(chǎn)生相應(yīng)的權(quán)責(zé)問題，進(jìn)一步給檔案部門帶來不良社會(huì)影響。這種情況下，相應(yīng)管理人員一定要建立檔案公開和保障制度，針對(duì)所公開的檔案使用或者明確規(guī)定權(quán)利和義務(wù)，能夠針對(duì)檔案部門對(duì)檔案信息公開后所承擔(dān)的責(zé)任作出規(guī)定，針對(duì)違規(guī)公開后造成的影響制定出相應(yīng)處理辦法。這種情況下，能夠使檔案信息變得更加公開和透明，進(jìn)一步促使實(shí)際信息保密和公開工作的科學(xué)實(shí)施。

三、結(jié)束語

綜上所述，政府機(jī)關(guān)檔案室主要是由國(guó)家政府機(jī)構(gòu)對(duì)檔案進(jìn)行存放和管理的場(chǎng)所，同時(shí)針對(duì)政府當(dāng)中所涉及的業(yè)務(wù)文件適當(dāng)整理和歸檔處理，然后借助專人對(duì)其進(jìn)行收集和管理。相應(yīng)工作人員需要定時(shí)為政府不同部門上交檔案文件，對(duì)其進(jìn)行整理和編目。對(duì)此，相關(guān)管理人員嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，保障工作的科學(xué)性。

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