李廣

在信息化時代發(fā)展背景下，我國檔案管理體系也發(fā)生了翻天覆地的改變，大部分檔案部門逐漸將信息化技術(shù)應(yīng)用于實際的檔案管理工作中，并加強(qiáng)建設(shè)了完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，逐步提高了檔案信息管理水平，促使信息資源能夠得到充分的開發(fā)利用。但是，就我國目前檔案管理工作現(xiàn)狀來看，其中仍舊存在著很多的問題和不足，還需要進(jìn)一步的加強(qiáng)與完善。

一、檔案管理信息化的概念

就檔案管理的信息化而言，其是在館藏檔案的基礎(chǔ)上，在保持原來的信息內(nèi)容不變的前提下，對檔案的存在形式進(jìn)行變革，使其達(dá)到信息化的要求，從而實現(xiàn)檔案資源共享的目的。

二、檔案管理信息化的必要性和可能性

在當(dāng)今檔案管理的信息量急速增加、種類繁多、信息載體多樣的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已與社會的信息化發(fā)展相脫節(jié)。這就必然要求檔案管理信息化，以在滿足時代發(fā)展需要的同時更好的促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，充分實現(xiàn)檔案的功能和價值。

1.具備軟硬件基礎(chǔ)。硬件基礎(chǔ)主要體現(xiàn)在各單位的檔案管理部門已具備打印機(jī)、復(fù)印件、掃描儀等高新技術(shù)設(shè)備，為另外，對于計算機(jī)電腦的配置也滿足了檔案管理部門人員的需要。

2.規(guī)范的管理機(jī)制。為了加強(qiáng)局檔案信息化工作，先后制訂并實施了我局訴訟檔案立卷歸檔暫行規(guī)定等文件制度，保證了檔案信息化工作持續(xù)、健康、穩(wěn)步的向前發(fā)展。

三、檔案管理信息化的優(yōu)勢分析

（一）便于存儲? 在對檔案資源進(jìn)行管理的時候采用信息化的方法，能夠節(jié)省檔案占據(jù)的空間，所有的檔案只需要存儲在硬盤中，不要再通過紙質(zhì)建檔的方式。另一方也解決了原紙質(zhì)檔案在存儲期間的自然損害問題，從而便于檔案資料存儲的長期性。

（二）利于查詢? 在傳統(tǒng)的檔案管理方法中，需要檔案管理人員逐一去尋找檔案，檔案管理的效率低下，檔案管理信息化中徹底改變了這一費時、費力的查詢方式，通過檔案信息管理系統(tǒng)即可實現(xiàn)檔案資料的即時、準(zhǔn)確查詢。

（三）便捷遠(yuǎn)程查詢、實現(xiàn)信息共享?檔案管理的信息化通過信息網(wǎng)絡(luò)可組織、單位內(nèi)部的信息共享，使檔案資源的使用更加快捷，及時滿足了組織、單位內(nèi)部對檔案信息需求。同時專用的信息技術(shù)，可實現(xiàn)檔案資源的異地遠(yuǎn)程管理和使用，著在一定程度上更大的發(fā)揮了檔案的作用。

（四）便于實現(xiàn)檔案的分級管理?在檔案管理信息化中，可通過相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)權(quán)限設(shè)置，對使用者的調(diào)閱權(quán)限進(jìn)行規(guī)定，實現(xiàn)檔案資源的分級管理。這在一定程度上實現(xiàn)了對需保密檔案的保密。同時，在系統(tǒng)查詢記錄中可自動對調(diào)閱情況進(jìn)行記錄，以便更好的實現(xiàn)責(zé)任追究。

四、目前我國檔案管理信息化進(jìn)程中所面臨的問題及解決措施

（一）目前我國檔案管理信息化進(jìn)程中所面臨的問題

隨著時代的不斷發(fā)展，人們對于檔案管理的信息化有了一定了認(rèn)識和了解，但是就目前我國檔案管理的信息化進(jìn)程而言，還是存在一定的問題的。

1.在進(jìn)行檔案管理的時候，信息化設(shè)備還不健全，在進(jìn)行信息化的檔案管理時，網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)還是不牢固的，很多單位在沒有單獨的檔案管理的局域網(wǎng)的同時，其高性能、大容量的服務(wù)器的也嚴(yán)重缺失。

2.檔案管理信息化的軟件基礎(chǔ)不知，這主要體現(xiàn)在目前我國的檔案管理信息化沒有建立統(tǒng)一的管理規(guī)范，同時現(xiàn)在正在使用的檔案管理的軟件系統(tǒng)存在著一定的缺陷，缺乏高質(zhì)量的軟件系統(tǒng)。

3.在進(jìn)行檔案管理的時候，容易泄露信息，沒有對安全隱患進(jìn)行評估并采取有效的措施防止信息的泄露，而且，在信息化檔案管理的實際運行中，還是存在著操作等問題。

（二）改善我國檔案管理信息化進(jìn)程中所面臨問題采取的措施

1.加強(qiáng)檔案管理信息化意識。各機(jī)構(gòu)單位要充分意識到檔案管理信息化的必然性和重要性，切實加強(qiáng)對本單位檔案管理信息化建設(shè)的重視，將檔案管理信息化建設(shè)工作納入到本單位的工作計劃以及工作考核的范圍中來，切實解決檔案管理信息化過程中出現(xiàn)的相關(guān)問題，加強(qiáng)檔案信息化工作的管理和監(jiān)督，從而更好的推動本單位的檔案管理信息化建設(shè)。

2. 加大投入，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化。要保證檔案工作現(xiàn)代化的實現(xiàn)，和緩政府要值得投入財力，配置與檔案信息化相適應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案工作軟硬件環(huán)境，增加庫房面積，購置檔案裝具，擴(kuò)大室藏種類。嚴(yán)把檔案收集關(guān)。檔案館應(yīng)把國家和社會具有保存價值的檔案資料接收入館，實行集中統(tǒng)一管理，為檔案的收集、整理工作奠定基礎(chǔ)。在接收檔案前，有關(guān)部門要下發(fā)通知，明確接收檔案的范圍、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及要求，及時修訂和完善各種檔案的整理細(xì)則、保管期限等，以確保館藏檔案更加豐富、具有特色。

3.完善檔案信息化管理的相關(guān)機(jī)制。在檔案信息化管理的過程中，應(yīng)該不斷完善檔案管理的相關(guān)運行機(jī)制，使檔案信息化管理的相關(guān)步驟更加得明確和完善，提高相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化管理的具體步驟應(yīng)該明確，使管理人員能夠按照具體的流程進(jìn)行檔案管理，從而在根本上實現(xiàn)對對檔案管理工作人員在工作過程中的工作行為進(jìn)行一定的規(guī)范和控制。

4.加強(qiáng)檔案管理信息化的安全管理。檔案的信息化管理能夠在一定程度上提高檔案管理的效率，但是，同時也會帶來一些安全隱患，這些安全隱患制約的檔案信息化管理的有效性。在檔案存儲的過程中存在隱患，會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的失真和丟失，所以，在檔案信息化管理時應(yīng)該提高安全意識。切實加強(qiáng)信息安全意識、加強(qiáng)信息安全評估的組織機(jī)構(gòu)、工作流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面的建設(shè)和完善、加大評估工具的開發(fā)和推廣力度，從而滿足檔案管理信息化安全評估的切實需要，加強(qiáng)檔案管理信息化的安全管理。

5.加強(qiáng)檔案信息化管理人員的素質(zhì)。人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門在進(jìn)行培訓(xùn)前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計內(nèi)容，將培訓(xùn)課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說，培訓(xùn)應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計劃，注重提高教學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和實踐的有機(jī)結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會，使其拓寬知識面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗，掌握和運用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識儲備。

五、結(jié)語

總而言之，在現(xiàn)代化數(shù)據(jù)信息建設(shè)的過程中，檔案信息的發(fā)展建設(shè)有著十分重要的意義。而網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的應(yīng)用，不僅有效的解決了傳統(tǒng)檔案管理模式在實際應(yīng)用過程中存在的問題，還使得現(xiàn)代化檔案工作的效率得到進(jìn)一步的提升。不過，從當(dāng)前我國檔案信息化建設(shè)的實際情況來看，其中還存在著許多的問題。為此我們就需要根據(jù)其實際情況，采用相應(yīng)的技術(shù)手段來對其進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化促進(jìn)。

作者單位：161200黑龍江省富裕縣價格認(rèn)證中心