李明洋

摘 要：事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)普遍存在著資金和設(shè)備不足、管理制度不健全、相關(guān)工作人員專業(yè)素質(zhì)較低等諸多問題，導致檔案數(shù)字化建設(shè)遇到了諸多的阻礙，嚴重影響到了檔案管理工作效果，事業(yè)單位各項工作的開展效果也會呈現(xiàn)不佳狀態(tài)。希望本文的研究可以給事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)提供參考和借鑒，從而推進相關(guān)工作的穩(wěn)定高效開展，確保檔案資料得到最大程度的開發(fā)和利用，促使事業(yè)單位檔案信息化管理得以早日實現(xiàn)。鑒于此，文章結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗，對事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)路徑研究提出了一些建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案數(shù)字化;存在的問題;建設(shè)措施

引言

數(shù)字化背景下，檔案信息資源建設(shè)、檔案標準規(guī)范建設(shè)以及檔案信息化應用系統(tǒng)建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理工作的核心，是事業(yè)單位檔案管理工作應當把握的重點。當前，部分事業(yè)單位對于檔案數(shù)字化建設(shè)存在認識誤區(qū)，無法最大限度發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢，制約了單位檔案管理模式的創(chuàng)新步伐，降低了檔案的價值。為此，事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)具有多條路徑，可以從不同層面加以展開。但總體而言，提升檔案管理工作的規(guī)范性，確保檔案的安全性，是檔案數(shù)字化建設(shè)中不變的原則。相信在檔案管理人員努力下，檔案所創(chuàng)造的經(jīng)濟效益以及社會效益也會隨之提升。

1、檔案數(shù)字化建設(shè)的概念

數(shù)字信息化背景下的檔案管理在學界上被稱為檔案數(shù)字化建設(shè)，即將數(shù)字信息化技術(shù)融入到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，改變檔案載體、檔案形式的同時，提升檔案管理實效。檔案數(shù)字化建設(shè)具體又可以包括兩方面的內(nèi)容。一方面，檔案數(shù)字化建設(shè)是數(shù)字信息化技術(shù)與檔案管理工作融合的產(chǎn)物，這就意味著檔案將會以數(shù)據(jù)化的形式表現(xiàn)出來。例如，當前我們現(xiàn)實生活中常見的電子檔案，就是檔案數(shù)字化建設(shè)工作的成果體現(xiàn)。另一方面，檔案數(shù)字化建設(shè)包含紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化以及電子檔案錄入等兩項工作。檔案管理專責既需要對原有重要的紙質(zhì)檔案進行集中掃描，將其轉(zhuǎn)化為相應的電子檔案，也要對現(xiàn)階段產(chǎn)生的電子文件進行歸檔，最終實現(xiàn)集成化管理以及一體化管理。

2、事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)存在的主要問題

2.1資金和設(shè)備不足

要想保證事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進行，必須要有充足的資金和完善的設(shè)備設(shè)施作為有力支撐，否則很多工作都會因資金的匱乏或者是設(shè)備的短缺而無法開展。目前部分領(lǐng)導認為檔案的數(shù)字化建設(shè)是沒有必要的，不能投入充足的資金用于購買硬件設(shè)備和功能軟件，給相關(guān)工作人員發(fā)放的薪酬也不多，致使設(shè)備型號落后，性能不佳，人員工作積極性較差等問題屢見不鮮，嚴重制約了事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)步伐。

2.2檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

數(shù)字化的檔案管理，對管理人員有著更高的要求，需要管理人員既要懂管理業(yè)務(wù)，又要將其與數(shù)字化技術(shù)結(jié)合起來，共同作用于檔案管理中，但是就事業(yè)單位的情況來看，在配置管理人員方面還存在一定的不足，主要表現(xiàn)在很多檔案管理人員對傳統(tǒng)檔案管理工作流程十分熟悉，但是對數(shù)字化技術(shù)了解地不夠深入，對于檔案數(shù)字化管理模式還無法做到完全掌握，這就會降低事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的工作效率和工作質(zhì)量，阻礙檔案數(shù)字化管理的進步。

3、事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)措施

3.1將管理中涉及到的預算進行適當?shù)脑黾?/p>

數(shù)字化檔案管理是需要一定的投入，特別是資金的投入。資金作為工作的基礎(chǔ)，所以事業(yè)單位在編制工作預算時，要按照工作以及有關(guān)規(guī)定的要求，對單位的檔案管理方面進行必要的資金投入，其主要著眼點聚焦于數(shù)字化技術(shù)的開發(fā)以及應用，給檔案管理提供科學的工作設(shè)備。在預算上，事業(yè)單位也要認真聽取財務(wù)人員特別是上級財務(wù)部門的意見和建議，根據(jù)實際情況進行適當?shù)恼{(diào)整和投入，確保在增加預算方面做到依法依規(guī)。

3.2進一步增強管理人員的素質(zhì)和水平

在數(shù)字化技術(shù)的引導下，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)特別是應用數(shù)字化的能力非常重要。所以事業(yè)單位要認真培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，并不斷提升管理人員的素質(zhì)。具體表現(xiàn)在以下方面，首先，要給管理人員進行科學的培訓。通過不同的培訓形式，讓管理人員學習最新的檔案管理業(yè)務(wù)以及信息技術(shù)，并對管理人員掌握技能的情況開展科學、全面地考核，使得管理人員能夠?qū)⑴嘤柺斋@的知識有效應用到管理中。

3.3完善檔案管理安全保密制度

在事業(yè)單位檔案數(shù)字化的應用給工作人員帶來方便的同時，也要注意到檔案數(shù)字化的安全工作。數(shù)字檔案主要利用網(wǎng)絡(luò)和計算機設(shè)備進行存儲，因此，其安全必須要得到保證，否則一旦遭到黑客、病毒的攻擊與入侵，就會給事業(yè)單位的各項工作造成不利的影響。因此，必須要結(jié)合實際情況，加強系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)入口的安全，安裝殺毒軟件，設(shè)置防火墻，或者限制訪問權(quán)限;定期更新數(shù)據(jù)庫與病毒庫，做好文件、檔案的備份工作，一旦發(fā)生意外，也不會導致數(shù)據(jù)資料丟失。檔案管理人員應具備檔案保密意識和安全意識，只有在切實需要時才能夠打開所需要的信息，使用完畢應當及時關(guān)閉，防止信息外泄。事業(yè)單位還要定期對軟硬件進行維護和檢查，了解其是否存在問題，及時更新，提高檔案的利用率與使用安全。

3.4積極運用現(xiàn)代信息技術(shù)

事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)可以歸結(jié)為數(shù)字化總體規(guī)劃設(shè)計、數(shù)字化設(shè)備選型、軟件開發(fā)、查詢管理、安全保障等多項工作。任何一項工作都不是無的放矢的，而是需要與事業(yè)單位的運營情況及檔案管理工作需求緊密結(jié)合起來，建立檔案管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)應具有較強的可擴展性和在線擴容性，以滿足事業(yè)單位的職能變化需求。系統(tǒng)還應具有較高的可靠性，例如，采用磁盤陣列產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)及硬件組成上應完全冗余設(shè)計，確保不會出現(xiàn)單點故障，從而保證檔案管理信息系統(tǒng)的安全運行;采用光纖磁盤陣列產(chǎn)品，使檔案軟件系統(tǒng)實現(xiàn)在線實時升級，采用基于Web Browser圖形管理界面，讓維護變得更加簡便化。

結(jié)束語

在事業(yè)單位中，要對檔案管理的新特點進行有效研究，并對檔案管理中呈現(xiàn)出的新的發(fā)展趨勢進行認真研究部署。隨著檔案管理數(shù)字化的加劇，要進一步強化創(chuàng)新的工作理念，認真研究并部署檔案管理的有效對策，實現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展方向。

參考文獻

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