牛麗明

摘 要：本文結(jié)合內(nèi)蒙古自治區(qū)興安盟扎賚特旗音德?tīng)栨?zhèn)政府的工作實(shí)踐，從檔案檢索與目錄管理、輔助業(yè)務(wù)、檔案庫(kù)房管理、檔案形式轉(zhuǎn)換四方面入手，分析了現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中的主要利用場(chǎng)景。同時(shí)，提出了完善現(xiàn)代化檔案管理制度、積極引入先進(jìn)技術(shù)等一系列現(xiàn)代化方式的優(yōu)化利用策略。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化方式;事業(yè)單位;檔案管理

引 言

現(xiàn)階段，我國(guó)事業(yè)單位提供的服務(wù)內(nèi)容更加多樣，所形成的檔案資源數(shù)量增多，且內(nèi)容范圍也相對(duì)較廣。相對(duì)應(yīng)的，事業(yè)單位檔案管理工作的難度與工作量也明顯增長(zhǎng)，為了在保證工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)工作效率的提升，在檔案管理工作中引入現(xiàn)代化方式受到了事業(yè)單位與相關(guān)人員的重點(diǎn)關(guān)注與應(yīng)用，這也是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的主流趨勢(shì)。

一、現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中的主要利用場(chǎng)景分析

（一）在檔案檢索與目錄管理場(chǎng)景中的利用

對(duì)檔案資料進(jìn)行建檔是事業(yè)單位檔案管理工作中的基礎(chǔ)內(nèi)容，同時(shí)，構(gòu)建起全面、可靠的檔案目錄也十分重要，為后續(xù)檔案資源的優(yōu)化管理與利用提供了更多支持?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)深入推行，傳統(tǒng)的人工管理模式已然逐步被計(jì)算機(jī)管理模式所替代。與此同時(shí)，大量的檔案資料信息化管理軟件迅速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的合理分類，并自動(dòng)形成檔案目錄。在大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的支持下，相關(guān)工作人員能夠迅速在相應(yīng)管理系統(tǒng)的檢索界面中依托關(guān)鍵詞等內(nèi)容完成所需檔案資料的調(diào)取與查閱，提升了檔案資源統(tǒng)計(jì)效率、檢索效率的進(jìn)一步強(qiáng)化。

（二）在輔助業(yè)務(wù)場(chǎng)景中的利用

在檔案收集、整理分析、審查、使用等輔助業(yè)務(wù)場(chǎng)景中，檔案資料中包含的信息量明顯增長(zhǎng)。相對(duì)應(yīng)的，事業(yè)單位中檔案管理人員的工作量、工作強(qiáng)度迅速上漲。為了在保證檔案管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)工作效率的提升、相關(guān)工作量的減輕，在檔案管理輔助業(yè)務(wù)場(chǎng)景中引入現(xiàn)代化方式是必然選擇。與此同時(shí)，現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用還能夠促使檔案資料的開(kāi)發(fā)利用率提升，為檔案資源的迅速調(diào)取、關(guān)聯(lián)性分析、價(jià)值挖掘、內(nèi)容利用等工作的展開(kāi)提供更好支持。

（三）在檔案庫(kù)房管理場(chǎng)景中的利用

對(duì)于檔案現(xiàn)代化、信息化管理來(lái)說(shuō)，相比于傳統(tǒng)的檔案管理工作，最大的優(yōu)勢(shì)在于實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公。在檔案庫(kù)房管理環(huán)節(jié)中，依托計(jì)算機(jī)技術(shù)展開(kāi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建，不僅能夠完成文字、圖像信息的統(tǒng)一保存，還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)音頻、視頻等多種形式檔案資源的有效保存、整合[1]。從這一角度來(lái)說(shuō)，現(xiàn)代化方式的利用實(shí)現(xiàn)了檔案存儲(chǔ)效果的強(qiáng)化，也促使檔案管理結(jié)構(gòu)、檔案管控進(jìn)一步優(yōu)化。在現(xiàn)代化方式的支持下，檔案管理人員能夠利用檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的接口完成事業(yè)單位內(nèi)所有檔案信息電子版的迅速、全面收集、整理與保存。同時(shí)，事業(yè)單位中所有職工可以在系統(tǒng)權(quán)限管理的基礎(chǔ)上獲取權(quán)限內(nèi)檔案信息，促使事業(yè)單位內(nèi)的檔案信息存儲(chǔ)優(yōu)化管理與信息共享成為現(xiàn)實(shí)。

（四）在檔案形式轉(zhuǎn)換場(chǎng)景中的利用

在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作中，電子檔案得到了普及性的應(yīng)用，成為管理的主流模式。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，電子檔案能夠更加迅速的完成調(diào)取、開(kāi)發(fā)利用。此時(shí)，需要在事業(yè)單位內(nèi)積極推行無(wú)紙化辦公，并將以往的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并結(jié)合事業(yè)單位的現(xiàn)實(shí)情況構(gòu)建起檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的合理規(guī)劃，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作不斷向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的優(yōu)化利用策略探究

（一）完善現(xiàn)代化檔案管理制度

為了保證檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的質(zhì)量，現(xiàn)代化檔案管理制度的建設(shè)極為必要，其能夠確?，F(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中利用的“有章可依”。基于此，在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)配套落實(shí)專利保護(hù)政策，實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有效保護(hù)。同時(shí)，相是事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)結(jié)合內(nèi)部情況，展開(kāi)現(xiàn)代檔案管理制度的優(yōu)化建設(shè)，結(jié)合考核評(píng)價(jià)與獎(jiǎng)懲機(jī)制的構(gòu)建與落實(shí)，促使相關(guān)工作人員轉(zhuǎn)變檔案管理工作思維，增強(qiáng)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重視程度。依托管理制度，事業(yè)單位檔案管理的工作效率、質(zhì)量迅速增高，內(nèi)部分工也更加合理，實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理工作的升級(jí)。

（二）積極引入先進(jìn)技術(shù)

在事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的過(guò)程中，積極引多種先進(jìn)技術(shù)極為必要，包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、云計(jì)算等等，達(dá)到提升檔案管理工作效率效果、增高檔案資源開(kāi)發(fā)利用率的效果。此時(shí)，需要結(jié)合事業(yè)單位的現(xiàn)實(shí)情況、檔案管理工作要求與主要內(nèi)容，完成檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建，并將其應(yīng)用于當(dāng)那管理工作中。同時(shí)，還要組建起事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，完成檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確分析、預(yù)估、評(píng)測(cè)，強(qiáng)化對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。同時(shí)，在內(nèi)部局域網(wǎng)的支持下，所有的檔案資料均可以在事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)共享，促使檔案信息化管理系統(tǒng)與單位中其他的管理系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，更好推動(dòng)事業(yè)單位管理工作的信息化發(fā)展。

（三）調(diào)整檔案管理流程

在現(xiàn)代化方式的支持下，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化迅速發(fā)揮。在此過(guò)程中，還需要落實(shí)對(duì)檔案現(xiàn)代化管理流程與技術(shù)的分析，并在此基礎(chǔ)上形成合理的檔案管理要求與流程，約束事業(yè)單位中檔案管理人員工作行為的展開(kāi)[2]。同時(shí)，要強(qiáng)化對(duì)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)的強(qiáng)化，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息安全化管理，避免出現(xiàn)檔案資源丟失、泄露、遭受惡意篡改等問(wèn)題的發(fā)生。

（四）強(qiáng)化工作環(huán)境的更好建設(shè)

工作環(huán)境的優(yōu)劣程度直接影響著事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，因此，在應(yīng)用現(xiàn)代化方式進(jìn)行當(dāng)那管理優(yōu)化的過(guò)程中，需要強(qiáng)化對(duì)工作環(huán)境的建設(shè)。在此過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)調(diào)整事業(yè)單位中現(xiàn)行的檔案管理流程體系，對(duì)檔案資源管控、共享、開(kāi)發(fā)利用進(jìn)行完善，并優(yōu)化檔案資源的整理、分類、歸檔體系，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的升級(jí)。

總 結(jié)

綜上所述，現(xiàn)階段，在檔案管理工作中引入現(xiàn)代化方式受到了事業(yè)單位與相關(guān)人員的重點(diǎn)關(guān)注與應(yīng)用。在目前的檔案檢索與目錄管理場(chǎng)景、輔助業(yè)務(wù)場(chǎng)景、檔案庫(kù)房管理場(chǎng)景、檔案形式轉(zhuǎn)換場(chǎng)景中，現(xiàn)代化方式得到了重點(diǎn)利用。同時(shí)，依托完善現(xiàn)代化檔案管理制度、積極引入先進(jìn)技術(shù)、調(diào)整檔案管理流程、強(qiáng)化工作環(huán)境，推動(dòng)了事業(yè)單位檔案管理工作不斷向著現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 于春琳.事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式與合理利用分析[J].才智，2018（19）：201.

[2] 吳淑娟.事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）：86.