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        試談事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用

        2019-10-21 05:18:36牛麗明
        西部論叢 2019年29期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理

        牛麗明

        摘 要:本文結(jié)合內(nèi)蒙古自治區(qū)興安盟扎賚特旗音德?tīng)栨?zhèn)政府的工作實(shí)踐,從檔案檢索與目錄管理、輔助業(yè)務(wù)、檔案庫(kù)房管理、檔案形式轉(zhuǎn)換四方面入手,分析了現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中的主要利用場(chǎng)景。同時(shí),提出了完善現(xiàn)代化檔案管理制度、積極引入先進(jìn)技術(shù)等一系列現(xiàn)代化方式的優(yōu)化利用策略。

        關(guān)鍵詞:現(xiàn)代化方式;事業(yè)單位;檔案管理

        引 言

        現(xiàn)階段,我國(guó)事業(yè)單位提供的服務(wù)內(nèi)容更加多樣,所形成的檔案資源數(shù)量增多,且內(nèi)容范圍也相對(duì)較廣。相對(duì)應(yīng)的,事業(yè)單位檔案管理工作的難度與工作量也明顯增長(zhǎng),為了在保證工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)工作效率的提升,在檔案管理工作中引入現(xiàn)代化方式受到了事業(yè)單位與相關(guān)人員的重點(diǎn)關(guān)注與應(yīng)用,這也是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的主流趨勢(shì)。

        一、現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中的主要利用場(chǎng)景分析

        (一)在檔案檢索與目錄管理場(chǎng)景中的利用

        對(duì)檔案資料進(jìn)行建檔是事業(yè)單位檔案管理工作中的基礎(chǔ)內(nèi)容,同時(shí),構(gòu)建起全面、可靠的檔案目錄也十分重要,為后續(xù)檔案資源的優(yōu)化管理與利用提供了更多支持?,F(xiàn)階段,事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)深入推行,傳統(tǒng)的人工管理模式已然逐步被計(jì)算機(jī)管理模式所替代。與此同時(shí),大量的檔案資料信息化管理軟件迅速發(fā)展,實(shí)現(xiàn)了檔案資源的合理分類,并自動(dòng)形成檔案目錄。在大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的支持下,相關(guān)工作人員能夠迅速在相應(yīng)管理系統(tǒng)的檢索界面中依托關(guān)鍵詞等內(nèi)容完成所需檔案資料的調(diào)取與查閱,提升了檔案資源統(tǒng)計(jì)效率、檢索效率的進(jìn)一步強(qiáng)化。

        (二)在輔助業(yè)務(wù)場(chǎng)景中的利用

        在檔案收集、整理分析、審查、使用等輔助業(yè)務(wù)場(chǎng)景中,檔案資料中包含的信息量明顯增長(zhǎng)。相對(duì)應(yīng)的,事業(yè)單位中檔案管理人員的工作量、工作強(qiáng)度迅速上漲。為了在保證檔案管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)工作效率的提升、相關(guān)工作量的減輕,在檔案管理輔助業(yè)務(wù)場(chǎng)景中引入現(xiàn)代化方式是必然選擇。與此同時(shí),現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用還能夠促使檔案資料的開(kāi)發(fā)利用率提升,為檔案資源的迅速調(diào)取、關(guān)聯(lián)性分析、價(jià)值挖掘、內(nèi)容利用等工作的展開(kāi)提供更好支持。

        (三)在檔案庫(kù)房管理場(chǎng)景中的利用

        對(duì)于檔案現(xiàn)代化、信息化管理來(lái)說(shuō),相比于傳統(tǒng)的檔案管理工作,最大的優(yōu)勢(shì)在于實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公。在檔案庫(kù)房管理環(huán)節(jié)中,依托計(jì)算機(jī)技術(shù)展開(kāi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建,不僅能夠完成文字、圖像信息的統(tǒng)一保存,還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)音頻、視頻等多種形式檔案資源的有效保存、整合[1]。從這一角度來(lái)說(shuō),現(xiàn)代化方式的利用實(shí)現(xiàn)了檔案存儲(chǔ)效果的強(qiáng)化,也促使檔案管理結(jié)構(gòu)、檔案管控進(jìn)一步優(yōu)化。在現(xiàn)代化方式的支持下,檔案管理人員能夠利用檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的接口完成事業(yè)單位內(nèi)所有檔案信息電子版的迅速、全面收集、整理與保存。同時(shí),事業(yè)單位中所有職工可以在系統(tǒng)權(quán)限管理的基礎(chǔ)上獲取權(quán)限內(nèi)檔案信息,促使事業(yè)單位內(nèi)的檔案信息存儲(chǔ)優(yōu)化管理與信息共享成為現(xiàn)實(shí)。

        (四)在檔案形式轉(zhuǎn)換場(chǎng)景中的利用

        在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作中,電子檔案得到了普及性的應(yīng)用,成為管理的主流模式。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言,電子檔案能夠更加迅速的完成調(diào)取、開(kāi)發(fā)利用。此時(shí),需要在事業(yè)單位內(nèi)積極推行無(wú)紙化辦公,并將以往的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案,并結(jié)合事業(yè)單位的現(xiàn)實(shí)情況構(gòu)建起檔案數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的合理規(guī)劃,推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作不斷向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

        二、事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的優(yōu)化利用策略探究

        (一)完善現(xiàn)代化檔案管理制度

        為了保證檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的質(zhì)量,現(xiàn)代化檔案管理制度的建設(shè)極為必要,其能夠確?,F(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中利用的“有章可依”。基于此,在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的過(guò)程中,應(yīng)當(dāng)配套落實(shí)專利保護(hù)政策,實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有效保護(hù)。同時(shí),相是事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)結(jié)合內(nèi)部情況,展開(kāi)現(xiàn)代檔案管理制度的優(yōu)化建設(shè),結(jié)合考核評(píng)價(jià)與獎(jiǎng)懲機(jī)制的構(gòu)建與落實(shí),促使相關(guān)工作人員轉(zhuǎn)變檔案管理工作思維,增強(qiáng)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重視程度。依托管理制度,事業(yè)單位檔案管理的工作效率、質(zhì)量迅速增高,內(nèi)部分工也更加合理,實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理工作的升級(jí)。

        (二)積極引入先進(jìn)技術(shù)

        在事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的過(guò)程中,積極引多種先進(jìn)技術(shù)極為必要,包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、云計(jì)算等等,達(dá)到提升檔案管理工作效率效果、增高檔案資源開(kāi)發(fā)利用率的效果。此時(shí),需要結(jié)合事業(yè)單位的現(xiàn)實(shí)情況、檔案管理工作要求與主要內(nèi)容,完成檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建,并將其應(yīng)用于當(dāng)那管理工作中。同時(shí),還要組建起事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理網(wǎng)絡(luò),完成檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確分析、預(yù)估、評(píng)測(cè),強(qiáng)化對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。同時(shí),在內(nèi)部局域網(wǎng)的支持下,所有的檔案資料均可以在事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)共享,促使檔案信息化管理系統(tǒng)與單位中其他的管理系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接,更好推動(dòng)事業(yè)單位管理工作的信息化發(fā)展。

        (三)調(diào)整檔案管理流程

        在現(xiàn)代化方式的支持下,檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化迅速發(fā)揮。在此過(guò)程中,還需要落實(shí)對(duì)檔案現(xiàn)代化管理流程與技術(shù)的分析,并在此基礎(chǔ)上形成合理的檔案管理要求與流程,約束事業(yè)單位中檔案管理人員工作行為的展開(kāi)[2]。同時(shí),要強(qiáng)化對(duì)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)的強(qiáng)化,結(jié)合網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案信息安全化管理,避免出現(xiàn)檔案資源丟失、泄露、遭受惡意篡改等問(wèn)題的發(fā)生。

        (四)強(qiáng)化工作環(huán)境的更好建設(shè)

        工作環(huán)境的優(yōu)劣程度直接影響著事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量,因此,在應(yīng)用現(xiàn)代化方式進(jìn)行當(dāng)那管理優(yōu)化的過(guò)程中,需要強(qiáng)化對(duì)工作環(huán)境的建設(shè)。在此過(guò)程中,應(yīng)當(dāng)調(diào)整事業(yè)單位中現(xiàn)行的檔案管理流程體系,對(duì)檔案資源管控、共享、開(kāi)發(fā)利用進(jìn)行完善,并優(yōu)化檔案資源的整理、分類、歸檔體系,實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的升級(jí)。

        總 結(jié)

        綜上所述,現(xiàn)階段,在檔案管理工作中引入現(xiàn)代化方式受到了事業(yè)單位與相關(guān)人員的重點(diǎn)關(guān)注與應(yīng)用。在目前的檔案檢索與目錄管理場(chǎng)景、輔助業(yè)務(wù)場(chǎng)景、檔案庫(kù)房管理場(chǎng)景、檔案形式轉(zhuǎn)換場(chǎng)景中,現(xiàn)代化方式得到了重點(diǎn)利用。同時(shí),依托完善現(xiàn)代化檔案管理制度、積極引入先進(jìn)技術(shù)、調(diào)整檔案管理流程、強(qiáng)化工作環(huán)境,推動(dòng)了事業(yè)單位檔案管理工作不斷向著現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 于春琳.事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式與合理利用分析[J].才智,2018(19):201.

        [2] 吳淑娟.事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(13):86.

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