高妮妮?

摘要：做好檔案管理工作，不僅能夠幫助管理人員把握檔案文件的綱要內(nèi)容，而且還能減少管理人員檢索和查閱檔案的時(shí)間，提升檔案管理工作的效率?；谶@一觀點(diǎn)，本文先是闡述了信息一體化對(duì)提升國(guó)有企業(yè)檔案管理效率的現(xiàn)實(shí)意義，然后對(duì)提升管理效率的途徑進(jìn)行了分析與探討，希望能夠給檔案管理人員提供一些參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息一體化;國(guó)企

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷變革，國(guó)有企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了重大變化。首先，由于政府機(jī)構(gòu)持續(xù)化的職能轉(zhuǎn)變，國(guó)企的檔案管理工作已經(jīng)不再受到政府的干預(yù)。其次，許多大型國(guó)企不僅實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)化，而且已經(jīng)和不同地區(qū)，不同國(guó)家的公司建立了合作關(guān)系，導(dǎo)致了檔案管理在其中所起到的行政作用被削弱。最后，由于信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案載體呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢(shì)，給現(xiàn)代檔案管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)[1]。因此，適應(yīng)市場(chǎng)需求，改革與創(chuàng)新檔案管理模式，真正建立檔案管理體系，已經(jīng)成為了檔案管理工作者的重要課題。

一、信息一體化對(duì)提升國(guó)有企業(yè)檔案管理效率的現(xiàn)實(shí)意義

（一）改善了檔案管理工作的效率

在企業(yè)內(nèi)部，工作人員的執(zhí)行效率始終是判斷企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。經(jīng)過(guò)調(diào)查研究，許多企業(yè)的檔案手工管理流程只能進(jìn)行到第11步，而許多信息化系統(tǒng)，例如乾坤OA，可以直接將客戶數(shù)據(jù)送入系統(tǒng)中，然后由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一處理，處理完畢后再傳送給各個(gè)部門[2]。相比之下，信息化系統(tǒng)無(wú)論是在處理檔案的速度上，還是保證檔案的安全性方面，都要優(yōu)于人工操作。但是信息化系統(tǒng)存在一個(gè)亟需解決的問(wèn)題：由于系統(tǒng)的功能模塊較大，極容易給用戶的安裝使用帶來(lái)麻煩。

（二）實(shí)現(xiàn)了文檔的信息化處理

文檔的信息化處理，可以有效改善檔案管理工作的效率，并且節(jié)約運(yùn)行成本。信息化系統(tǒng)可以將辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的有效數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)、自動(dòng)的整理，然后根據(jù)數(shù)據(jù)特性分類歸檔，整個(gè)過(guò)程幾乎不需要人工操作，節(jié)約了大量勞動(dòng)力成本。在進(jìn)行檔案查詢時(shí)，文檔的信息化處理不僅提高了查詢速度，而且由于電子數(shù)據(jù)不會(huì)被損壞，從而降低了檔案的管理成本。

（三）減少了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本

在以前的檔案管理工作中，需要產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件，而信息化檔案管理模式可以實(shí)現(xiàn)全面的無(wú)紙化辦公，這就降低了企業(yè)在開(kāi)發(fā)其他項(xiàng)目時(shí)的成本損失。而且，信息化管理系統(tǒng)會(huì)將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中有價(jià)值的管理信息和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，從而形成寶貴的內(nèi)部信息資源，進(jìn)一步提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。與此同時(shí)，創(chuàng)建信息資源的同時(shí)其實(shí)也是在享受檔案的信息服務(wù)功能，從而實(shí)現(xiàn)檔案的一體化管理。

二、信息一體化背景下提升國(guó)有企業(yè)檔案管理效率的途徑

（一）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力

為了提高培訓(xùn)本身的專業(yè)化程度，應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)部建立一套完整的、科學(xué)的人才培訓(xùn)方案。從具體操作的角度來(lái)看，國(guó)有企業(yè)首先要了解檔案管理工作的現(xiàn)狀以及管理人員的業(yè)務(wù)水平，然后有針對(duì)性的創(chuàng)建培訓(xùn)方案，為了能讓大多數(shù)員工接受，目前應(yīng)該以網(wǎng)絡(luò)教育為主，線下培訓(xùn)為輔。從培訓(xùn)內(nèi)容的角度來(lái)看，企業(yè)應(yīng)該先對(duì)管理人員的基礎(chǔ)知識(shí)進(jìn)行鞏固，其中比較重要的有軟件操作能力和檔案管理實(shí)踐能力，其次，為了激發(fā)管理人員的學(xué)習(xí)熱情，企業(yè)內(nèi)部還可以開(kāi)展知識(shí)技能評(píng)比活動(dòng)，給予優(yōu)勝者恰當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，促使員工自發(fā)的開(kāi)展學(xué)習(xí)工作，為檔案管理工作注入新的活力。

（二）優(yōu)化檔案管理的服務(wù)方式，提高檔案利用率

如何提高檔案利用率為企業(yè)工作進(jìn)行服務(wù)一直是橫亙?cè)谄髽I(yè)內(nèi)部的大問(wèn)題。為了優(yōu)化這一問(wèn)題，首先應(yīng)該從態(tài)度入手，只有管理人員真正重視檔案管理工作，才能發(fā)揮出檔案的實(shí)際效果。其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)能力和利用能力，從根本上創(chuàng)新管理工作。從具體操作的層面來(lái)說(shuō)，國(guó)有企業(yè)完全可以借鑒高校數(shù)字圖書(shū)館的管理模式。其次，還可以創(chuàng)建內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)內(nèi)部的信息檢索能力。最后，還可以給用戶創(chuàng)建在線服務(wù)功能，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的便捷交流方式實(shí)時(shí)解決用戶在查閱檔案時(shí)遇到的問(wèn)題。

（三）完善檔案管理制度，加強(qiáng)管理能力

建立合格的、完善的制度始終是規(guī)范檔案管理人員的基本條件，國(guó)有企業(yè)只有將制度建立和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)結(jié)合在一起，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理人員管理能力的飛躍。在檔案管理制度中，不僅要對(duì)檔案管理人員有所限制，還要對(duì)使用者以及領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行條件約束，只有這樣才能真正規(guī)范化檔案的使用流程，確保檔案的安全性、可靠性。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上，為了完善國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作，企業(yè)不僅要學(xué)會(huì)使用信息化的手段和技術(shù)，還要加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)，進(jìn)一步提升檔案資源的利用率。

參考文獻(xiàn)：

[1]高建華，眭文娟，楊光.信息一體化提升大型國(guó)企檔案管理效率[J].蘭臺(tái)世界，2016 （5）：40-42.

[2]李延哲.信息一體化背景下國(guó)企檔案管理效率提升途徑探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018 （8）：54-54.