夏勃川

公關管理軟件，是指可以滿足公關行業(yè)業(yè)務與財務管理要求的軟件，其業(yè)務管理主要包括：公關項目管理、公關采購管理、公關媒體管理、公關財務管理。具體功能還可以按應用領域再進行細分，如針對公關活動管理功能包括：客戶管理、合同管理、立項管理、預算管理、供應商管理、采購管理、收入管理、支出管理和結算管理。對于媒介與財務的管理，還需要具備更多功能。

全面、深入、有效地實施管理軟件，可以幫助企業(yè)整合業(yè)務管理，提高管理效率和企業(yè)組織的響應能力，加強內部管控，積累管理資源，降低擴張成本，對于較大的集團企業(yè)，以及希望快速成長的中小企業(yè)來說，其作用是毋庸質疑的。

在這里，我們從以下幾個角度，談談與公關管理軟件相關的主要問題：

一、公關OA軟件如何選型

很多企業(yè)都會將信息化建設誤解為OA，經常會有人提問：“公關OA軟件如何選型？”，但這種理解和定位是有嚴重問題的。

事實上，OA軟件難于承受信息化的重任，各行各業(yè)使用OA完成信息化建設，往往只能解決簡單的收發(fā)文、行政、溝通等日常管理工作，一旦深入核心務管理，失敗的案例比比皆是。相比之下，OA更適合以下范疇的應用。

1.OA適合簡單的業(yè)務

OA的設計目標，是支持業(yè)務表單的快速定制及業(yè)務流轉。因此其強項是簡單業(yè)務表單的定制和流程的定制。一旦涉及復雜業(yè)務，則無法應對業(yè)務的多樣性、復雜性、關聯(lián)性和完整性。

2 OA適合孤立的業(yè)務。

oA軟件的設計目標，通常是以孤立業(yè)務模型為基礎的。而公關廣告行業(yè)真實的業(yè)務應用，業(yè)務的關聯(lián)性極強，從業(yè)務的執(zhí)行過程看，預算的成本控制、采購模式、支付模式、財務結算，幾乎所有的業(yè)務都是相互滲透、關聯(lián)和制約的。從核心業(yè)務來看，項目、財務、采購、財務這四個因素在主要業(yè)務的場景中，幾乎也全部是相互關聯(lián)的。

3 OA適合表面的業(yè)務。

多數(shù)OA軟件為了體現(xiàn)“大而全”的特點，會堆砌一些業(yè)務，如銷售管、CRM、知識管理、項目管理、財務管理。然而Et客戶深入使用后，就會發(fā)現(xiàn)在面臨大部分真實業(yè)務場景時，OA軟件無法支持。

當前，公關行業(yè)經營的內部和外部因素都在發(fā)生快速的變化，如何提升內部效率，通過創(chuàng)新來應對新的服務和管理模式，已經成為管理者們的新課題。公關行業(yè)的管理軟件，作為支持企業(yè)規(guī)?；?、規(guī)范化、精細化管理的重要工具，已越來越多地被企業(yè)所重視。

因此，當公關公司真正希望對管理軟件進行選型時，需要注意以下點：

1.管理軟件要適合企業(yè)的組織、業(yè)務、管理模式，而不是企業(yè)適應軟件產品。

2.公關管理軟件要幫助客戶建立業(yè)務運營和管理模式，助力企業(yè)的規(guī)模擴張、異地管理、集團化管理。

3.公關管理軟件要能融合多種業(yè)務模式，包括活動，媒介，數(shù)字營銷等業(yè)務的管理能力，從而為企業(yè)提供統(tǒng)一的管理能力。

4.公關管理必須具備實現(xiàn)真正的業(yè)務財務一體化的能力。

已經有越來越多的用戶，認識到了OA軟件的能力在公關行業(yè)應用的問題與局限性，從而在軟件選型或升級時做出更加正確的選擇。

二、公關管理軟件的發(fā)展趨勢

公關管理軟件，是為公關行業(yè)服務的。因此，必須順應行業(yè)與管理的變化，跟隨甚至超越行業(yè)的發(fā)展，滿足公關行業(yè)不斷變化的管理需求。換句話說，對于從事管理軟件的研究與實施的企業(yè)，應研究行業(yè)的變化，為客戶提供適應變化的能力。

1.業(yè)務融合的趨勢

公關行業(yè)的業(yè)務形態(tài)多樣，且在快速衍變?；顒印⒚浇?、數(shù)字營銷、媒體購買等業(yè)務形態(tài)，已迅速融合。很多企業(yè)都面向客戶提供融合的業(yè)務服務。因而，公關管理軟件需要具備融合業(yè)務的管理能力。

2.業(yè)務財務深度一體化的趨勢

業(yè)務形態(tài)的增加以及數(shù)據(jù)密集形業(yè)務（如數(shù)字營銷），使得財務的管理難度和工作量迅速加大了。財務人員有苦難言，不但疲于應付大量的基礎工作，也難于完整體的核算目標。公關廣告行業(yè)的業(yè)務財務一體化，不是簡單的費控或報銷，也不是簡單地邀請財務人員進行審批，而是要深入融合業(yè)務與財務的管理數(shù)據(jù)。有效地構建數(shù)據(jù)融合共享的體系，最大限度打通業(yè)務與財務。因此公關管理軟件，必須可以有效解決業(yè)務與財務的深度整合與協(xié)同的問題。

3.業(yè)務模式靈活的趨勢

公關管理軟件面對的企業(yè)管理模式極為靈活，企業(yè)的規(guī)模、企業(yè)發(fā)展歷史、企業(yè)在產業(yè)鏈的位置、企業(yè)成長的不同階段的述求、企業(yè)的投資管理模式、企業(yè)的商業(yè)模式等因素都可能會導致管理軟件的不同。

因此，公關管理軟件不是標準的快餐，而應是具備高度靈活定制能力的大餐。這些標準都是公關oA軟件難以勝任的。這也是為什么很多企業(yè)實施與使用失敗的原因。因此，公關管理軟件必須具備靈活滿足客戶需求的能力。

三、媒體資源管理的融合之道

媒體資源，是公關廣告公司提供媒體傳播項目服務的重要資源。不同的企業(yè)，業(yè)務重點不同，服務行業(yè)不同，媒介資源來源不同，項目管理模式不同，在媒介資源的管理上，會存在較大的差異。隨著公關傳播業(yè)務的不斷增長與變化，積累優(yōu)質媒體資源，管控媒體采購成本，為客戶或項目提供協(xié)議價格標準，以及供應商支付業(yè)務，都是日常較為重要的媒介管理工作。

不管是傳統(tǒng)媒體還是新媒體，對于媒體資源的有效管理，在技術和業(yè)務上一直都是較難的課題。而且近年來社會化媒體，移動營銷，數(shù)字營銷等業(yè)務的迅速崛起，媒體資源的種類和表現(xiàn)形式大量增長，價格變化的頻率也在提高。媒體資源的管理，對媒體項目的影響越來越大，因此亟待對多種媒體融合業(yè)務進行有效的管理。而解決媒體資源的管理問題，必須面對以下融合業(yè)務的管理問題。

1.媒體資源的融合

媒體類型的多樣化，首先帶來不同的媒體資源的刊例表現(xiàn)形式的差異。若以簡單的統(tǒng)一的方式管理媒體資源，在資源使用中，會極為不便。因此，對于不同的媒體資源的呈現(xiàn)，應盡量按媒體的個性化的表達呈現(xiàn)，從而使用戶可以直接看到不同媒體的主要特性。包括媒體的類別、鏈接、類別細分、價格范圍、粉絲數(shù)量范圍、媒體刊例表達方式，甚至供應商聯(lián)系方式等。

2.媒介與活動項目融合管理

媒介資源的使用，必須納入到公關媒介項目管理中，甚至是與活動項目完全融合。在項目中，會存在針對媒介執(zhí)行的預算，也可以與活動項目的預算編制在一起，從而形成可提供媒介與活動融合業(yè)務的管理平臺。

3.媒介采購業(yè)務融合管理

媒體采購同樣也很重要，這是供應商準入，項目執(zhí)行質量，控制采購成本的重要環(huán)節(jié)。對于不同規(guī)模的企業(yè)，采購控制與執(zhí)行的方式可能有差異。多數(shù)企業(yè)都需要針對媒介的采購管理，或者針對媒介的采購需求、詢價比價。與傳統(tǒng)活動類型采購相比，新媒介資源的量大，變化快，更需要在采購中進行有效監(jiān)管。

4.媒介支付的融合管理

媒體供應商的特殊性，導致對媒體的支付也產生了靈活且復雜的特性。不同企業(yè)管理規(guī)范程度不同，支付方式也不盡相同。支付對象也涉及第三方對公，或不同類型的個人等。因此，具體的支付方式可能包括了規(guī)范的第三方供應商支付（稅點管理），以內部人員的借款報銷方式管理（提供清單），以及勞務支付等方式。

這些特點都表明了公關媒體項目的管理對公關管理軟件提出了的苛刻要求。這些細節(jié)的管理功能，體現(xiàn)了要在系統(tǒng)的共性基礎上管理個性業(yè)務的要求，比如項目管理、采購管理、支付管理均是在相關的業(yè)務的共性基礎上，再解決媒介管理的個性問題從而達成管理目標。

北京自由超越信息技術有限公司作為公關管理軟件的先行者，深耕公關傳播行業(yè)信息化管理十余年，為行業(yè)貢獻的成熟的公關管理軟件一一FreedomERP，可以幫助公關廣告?zhèn)髅郊瘓F企業(yè)，提供統(tǒng)一的平臺，管理融合活動與媒介的業(yè)務模式，可以整合業(yè)務與財務的管理、整合業(yè)務與職能部門的管理。并可為企業(yè)提供洞察經營數(shù)據(jù)，決策支持的功能，提高效率，降低成本。

以堅實的技術為基礎，跟隨行業(yè)的變化，融合業(yè)務管理，整合業(yè)務與財務，最大限度地滿足需求變化的能力，這是新一代公關管理軟件的趨勢和必備的能力。