黃揚(yáng)幟 陳陸香 楊健 徐艷民

[摘 要]目前，國內(nèi)許多高校都已在校內(nèi)推行OA系統(tǒng)，高校辦公自動化OA系統(tǒng)的建設(shè)情況體現(xiàn)了高校數(shù)字化管理水平。本文針對OA系統(tǒng)在高校應(yīng)用的現(xiàn)狀以及存在的問題進(jìn)行分析，探索高校教科研活動中應(yīng)用OA系統(tǒng)在全面提高工作效率、工作質(zhì)量的方法，分析OA系統(tǒng)對優(yōu)化教科研活動實(shí)施過程和效率方面的應(yīng)用價值，提出了基于工作流技術(shù)教科研項(xiàng)目實(shí)施過程質(zhì)量改進(jìn)和OA審批流程效率優(yōu)化的方法。

[關(guān)鍵詞]辦公自動化;教科研;效率;優(yōu)化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.18.099

[中圖分類號]TP311.52[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）18-0-03

0? ? ?引 言

雖然目前國內(nèi)許多高校都已在校內(nèi)推行OA系統(tǒng)，即高校辦公自動化（Office Automation，OA）。OA系統(tǒng)的建設(shè)情況也體現(xiàn)了高校數(shù)字化管理水平，然而落實(shí)到具體教科研活動中，往往存在各種各樣的問題。本文通過探索高校教科研活動中應(yīng)用OA系統(tǒng)的作用和方法，希望能給推行OA系統(tǒng)的院校提供一定借鑒。

1? ? ?基于OA系統(tǒng)的高校教科研項(xiàng)目的研究背景

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是移動通信技術(shù)的進(jìn)步，協(xié)同辦公已經(jīng)從簡單流程電子化向智慧化、實(shí)時化方向發(fā)展，成為現(xiàn)代企事業(yè)單位提高辦公效率的有力武器，對節(jié)約成本、提高效率、強(qiáng)化溝通和促進(jìn)協(xié)同等方面起著不可忽視的重要作用。中國共產(chǎn)黨第十八次代表大會明確提出“科技創(chuàng)新是提高社會生產(chǎn)力和綜合國力的戰(zhàn)略支撐，必須擺在國家發(fā)展全局的核心位置”，強(qiáng)調(diào)要堅(jiān)持走中國特色自主創(chuàng)新道路、實(shí)施創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略。在創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，激發(fā)了高校創(chuàng)新活力和創(chuàng)新動力，通過補(bǔ)短板、建優(yōu)勢、強(qiáng)能力，社會服務(wù)能力得到很大提高，主要體現(xiàn)在教科研成果的數(shù)量和質(zhì)量、橫向技術(shù)開發(fā)服務(wù)項(xiàng)目數(shù)量和到款額、社會培訓(xùn)項(xiàng)目數(shù)量和到款額等幾個方面。隨著高校教科研創(chuàng)新實(shí)踐活動的日益豐富，高校辦公自動化（OA）系統(tǒng)在高校教科研創(chuàng)新活動中的作用也日益彰顯，受到各學(xué)校的高度重視。但在不同單位，OA系統(tǒng)在教科研創(chuàng)新活動中的實(shí)際應(yīng)用效果差異很大，應(yīng)用好的單位不多。

2? ? ?基于OA系統(tǒng)的高校教科研項(xiàng)目的國內(nèi)外研究現(xiàn)狀

2.1? ?國內(nèi)研究現(xiàn)狀

孫亞男研究了OA系統(tǒng)在“用印管理““公文管理”及“歸檔管理”3個方面的應(yīng)用相對優(yōu)勢，提出了科研院所要加強(qiáng)辦公室電子政務(wù)建設(shè)，逐步將日常事務(wù)物化于OA系統(tǒng)中。史揚(yáng)提出了科研型企業(yè)選擇OA系統(tǒng)的原則和要注意的問題，并提出了選型對策。鄭業(yè)萌、朱軍、丁華在綜述OA系統(tǒng)的國內(nèi)外研究與開發(fā)現(xiàn)狀基礎(chǔ)上，突出科研單位的科研工作特點(diǎn)，對科研業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析和解讀，以一個中小規(guī)模的科研院所單位為實(shí)證對象，著重從科研工作的角度，分任務(wù)提醒、任務(wù)安排、資料檢索、完成任務(wù)、成果存儲等方面進(jìn)行科研業(yè)務(wù)流程OA系統(tǒng)的實(shí)證設(shè)計(jì)。黃惠珍介紹了在福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院推廣和應(yīng)用的現(xiàn)代辦公自動化（OA）系統(tǒng)，充分利用信息資源，提高了整體辦公效率和辦公質(zhì)量。張劍飛、田麗軍、劉一良根據(jù)目前現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)發(fā)展的特點(diǎn)，在傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，將OA系統(tǒng)開發(fā)與工作流技術(shù)及信息系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)相結(jié)合，提出了現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)模型，并針對高?？蒲蠴A系統(tǒng)的建立及實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了研究，討論了系統(tǒng)平臺的選擇及總體架構(gòu)。丁承惠分析了目前企業(yè)OA系統(tǒng)存在的缺陷和不足，并對未來OA系統(tǒng)的發(fā)展前景進(jìn)行了分析和展望。

2.2? ?國外研究現(xiàn)狀

Meyer認(rèn)為管理科學(xué)和辦公室自動化這兩個領(lǐng)域有很多共同之處：兩者都試圖使新的業(yè)務(wù)技術(shù)和程序在企業(yè)界發(fā)揮作用;兩者都向?qū)I(yè)人士提供基于計(jì)算機(jī)的工具;兩者都在改變信息處理的方法與途徑。Zhang Q等分析了辦公自動化（OA）的發(fā)展歷程，提出隨著移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，將這種高科技應(yīng)用到辦公自動化中將成為一種趨勢。Culnan M J認(rèn)為員工在辦公室所做的很多事情都與溝通有關(guān)，辦公室自動化代表了更有成效的結(jié)構(gòu)化技術(shù)。Martin T H指出辦公室自動化是技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，計(jì)算機(jī)、攝影和電信技術(shù)的進(jìn)步使人們能夠以不斷降低的成本收集、編輯、儲存、分發(fā)和復(fù)制文件信息。

3? ? ?高校辦公自動化OA系統(tǒng)在教科研活動中應(yīng)用時存在的問題

辦公自動化是以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)為支柱的一門綜合性技術(shù)。目前，絕大部分高校已經(jīng)開始將OA系統(tǒng)應(yīng)用于學(xué)校的公文管理、檔案管理、人事管理和教科研活動管理等，但是在實(shí)際應(yīng)用中，往往存在以下幾個方面的問題。

3.1? ?負(fù)面使用感受打擊了教師使用OA系統(tǒng)的積極性

根據(jù)校內(nèi)外專任教師教科研實(shí)踐活動中OA系統(tǒng)使用感受和存在問題進(jìn)行調(diào)查，調(diào)查結(jié)果顯示，近50%的專任教師在初次使用OA系統(tǒng)時感到不適應(yīng)、不會用、審批慢、回退率高等負(fù)面使用感受。

3.2? ?辦公自動化流于形式

在教科研活動中，部分教師認(rèn)為使用OA系統(tǒng)并沒有簡化工作流程，反而是在原有的審批手續(xù)的基礎(chǔ)上增加了一個電子化審批程序，紙質(zhì)材料的報送流程并沒有得到簡化。

3.3? ?審批回退率高

在涉及財務(wù)、人事、科研管理等多個部門時，教師在OA系統(tǒng)報送審批文件過程中，難以把握哪些材料需要作為附件上傳，從而導(dǎo)致材料缺漏，給報送者和各部門審批人員造成很多不必要的重復(fù)勞動。

4? ? ?高校教科研活動中應(yīng)用OA系統(tǒng)提高工作效率和工作質(zhì)量的方法

針對負(fù)面使用感受打擊教師使用OA系統(tǒng)的積極性、辦公自動化流于形式、審批回退率較高等現(xiàn)實(shí)問題，高校教科研活動中應(yīng)用OA系統(tǒng)需要采用以下措施。①OA系統(tǒng)使用方法專項(xiàng)培訓(xùn)。針對教科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、OA系統(tǒng)使用頻率較高的工作人員等進(jìn)行OA系統(tǒng)使用專項(xiàng)培訓(xùn)，從而有效避免或減少上述問題出現(xiàn)。②教科研項(xiàng)目組成員中配置熟悉OA系統(tǒng)操作的工作人員，有效提高項(xiàng)目實(shí)施效率。③搭建OA系統(tǒng)移動終端自動推送功能，提高審批人員與報送人員的溝通效率。④合理設(shè)計(jì)OA系統(tǒng)審批工作流程，避免報送對象不當(dāng)導(dǎo)致的回退問題。⑤在OA系統(tǒng)報送材料的基礎(chǔ)上，盡可能減少紙質(zhì)材料報送流程，提高工作效率。

5? ? ?OA系統(tǒng)對優(yōu)化教科研活動實(shí)施過程和效率方面的應(yīng)用價值

在教科研項(xiàng)目實(shí)施過程中，可能涉及的工作環(huán)節(jié)包括用印、采購、勞務(wù)、會議等。在沒有OA系統(tǒng)的時代，往往需要項(xiàng)目組分派專人往返于各個部門。例如，在簽訂技術(shù)開發(fā)（委托）合同時，需要用公章，項(xiàng)目組需要派人拿著合同到科技管理部門審核合同的有效性，然后通過審計(jì)部門確認(rèn)合同條款;由財務(wù)部門審核合同中的經(jīng)費(fèi)問題;最后由黨政辦用印管理部門蓋章，到檔案管理部門對合同進(jìn)行備案。但通過OA系統(tǒng)，可以直接在網(wǎng)絡(luò)平臺上調(diào)用現(xiàn)成的用印申請單模板，填寫提交用印申請，合同文件以電子版附件上傳，設(shè)置好OA審批流程后，分別由科技管理部門、審計(jì)部門、財務(wù)部門、用印管理部門、檔案管理部門審批，通過后直接到用印管理部門蓋章。通過上述案例可以看出，OA系統(tǒng)的使用對優(yōu)化教科研活動實(shí)施過程和效率方面有顯著的提升作用。圖1為用印申請單填寫界面。

6? ? ?簡化OA系統(tǒng)審批流程的方法

6.1? ?合理利用串發(fā)工作流和并發(fā)工作流優(yōu)化審批流程

在教科研項(xiàng)目實(shí)施過程中，報送人員工作流程的設(shè)計(jì)非常重要，只有合理的工作流才能保證OA系統(tǒng)的使用效率。同樣以科研活動中的用印申請為例，涉及部門很多，但是在工作流設(shè)計(jì)時，如果采用串發(fā)、并發(fā)相結(jié)合的方式，可以大大提高審批效率。例如，合同中如果涉及經(jīng)費(fèi)，則計(jì)劃財務(wù)處必須在流程中設(shè)計(jì)為串發(fā)形式，如果不涉及經(jīng)費(fèi)、設(shè)備采購、校企合作等，則財務(wù)處、資產(chǎn)處和校企合作處可以設(shè)計(jì)為并發(fā)。

6.2? ?盡可能簡化工作流，減少工作流分支

以本團(tuán)隊(duì)開展的師資培訓(xùn)項(xiàng)目為例，在培訓(xùn)結(jié)束后發(fā)放結(jié)業(yè)證書時，需要在結(jié)業(yè)證書上加蓋公章。因?yàn)楸卷?xiàng)目前期已經(jīng)在人事、資產(chǎn)、繼續(xù)教育等部門走過勞務(wù)發(fā)放、耗材采購、開班申請等流程，因此，提交用印申請時只需要經(jīng)過項(xiàng)目主管部門繼續(xù)教育學(xué)院審批即可。

7? ? ?結(jié) 語

本文所提出的基于工作流技術(shù)改進(jìn)教科研項(xiàng)目實(shí)施過程中所涉及的各種簡化工作審批流程的方法，可以有效提升教科研活動中各項(xiàng)事務(wù)的審批效率，提高教科研活動中有關(guān)事項(xiàng)的審批效率，節(jié)省教科研工作者的時間，使之能夠有更多的時間和精力投入教科研活動中。

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