錢(qián)亮亮

摘 要：在國(guó)內(nèi)，集團(tuán)檔案信息化始于大型的央企和國(guó)企，通過(guò)館藏?cái)?shù)字化來(lái)進(jìn)行檔案管理的提升。本致力于解決全集團(tuán)的檔案管理功能的管理和共享。由于缺少集團(tuán)頂層設(shè)計(jì)管控，很多下屬單位按各自需求建設(shè)個(gè)性化檔案管理系統(tǒng)，類似系統(tǒng)建設(shè)參差不齊，軟件相對(duì)落后，僅僅能滿足基礎(chǔ)的檔案管理需求。隨著眾多大型集團(tuán)在檔案信息化的道路上持續(xù)提升、創(chuàng)新探索，檔案的智慧和共享成為主流。

淺談智慧檔案主要可以分為兩個(gè)關(guān)鍵部分，協(xié)同檔案和智慧共享。通過(guò)管理制度與軟件技術(shù)的相互配合，找到檔案資源快速實(shí)施、安全指引、智能便捷三者之間的平衡點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：智慧檔案共享中心

檔案信息化現(xiàn)狀及問(wèn)題

整體規(guī)劃被忽視，弱化了分布實(shí)施的重要性。檔案信息化是一個(gè)隨著集團(tuán)公司發(fā)展而發(fā)展的成果。檔案信息化的總體目標(biāo)后，僅僅解決現(xiàn)階段最迫切的問(wèn)題為核心，并未體現(xiàn)集團(tuán)層面的頂層設(shè)計(jì)和總體規(guī)劃，更加弱化了集團(tuán)型系統(tǒng)的分步實(shí)施。

沒(méi)有真正的應(yīng)用檔案智能化管理。很多檔案信息化建設(shè)初期口號(hào)很響：要實(shí)現(xiàn)檔案智能化管理，服務(wù)于業(yè)務(wù)部門(mén)。建設(shè)完成后才發(fā)現(xiàn)，就是一版網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)不同層級(jí)檔案系統(tǒng)的集團(tuán)化管理。

投入重點(diǎn)放在檔案的數(shù)字化掃描上。沒(méi)有通過(guò)合理的方法和手段的數(shù)字化，僅僅是為了檔案的完整性，實(shí)施了全部資料的檔案掃描。完全忽視了檔案利用率的問(wèn)題。忽視了如何增強(qiáng)檔案的流動(dòng)性才是檔案管理的重點(diǎn)。

智慧檔案共享中心建設(shè)思路

智慧檔案共享中心為集團(tuán)型信息系統(tǒng)，整體思路核心為協(xié)同檔案和智慧共享。協(xié)同檔案重點(diǎn)是協(xié)同，協(xié)同即為全集團(tuán)整體協(xié)同，不僅為單一系統(tǒng)，高可容性的性質(zhì)要求這系統(tǒng)能夠自如接入多個(gè)不同層級(jí)的相關(guān)系統(tǒng)，并可以擬真操作，達(dá)到一套系統(tǒng)操作多個(gè)系統(tǒng)的效果，實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)有機(jī)合一。另一個(gè)核心是智慧共享，該思路確保該中心系統(tǒng)的高可實(shí)用性、操作性、知識(shí)性、智慧性，達(dá)到智慧指導(dǎo)用戶操作的效果。

該系統(tǒng)還需與集團(tuán)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)（OA、ERP、MES等）的數(shù)據(jù)集成歸檔。

智慧檔案共享中心架構(gòu)設(shè)計(jì)

智慧檔案共享中心按照SOA分層架構(gòu)設(shè)計(jì)，持續(xù)以標(biāo)準(zhǔn)OAIS參考模型為核心理念。以三層六中心為設(shè)計(jì)基礎(chǔ)，主要分為系統(tǒng)接入層、智慧共享層、應(yīng)用交互層。

三層六中心的協(xié)作架構(gòu)設(shè)計(jì)，體現(xiàn)出架構(gòu)貼合業(yè)務(wù)的高可用性。接入層包含接入中心，主要實(shí)現(xiàn)需要接入的各類系統(tǒng)，接入智慧總線，從數(shù)據(jù)層、應(yīng)用層設(shè)計(jì)應(yīng)用雙向探針，主動(dòng)協(xié)作應(yīng)用執(zhí)行，收集關(guān)注數(shù)據(jù)（用戶畫(huà)像數(shù)據(jù)、行為分析等等）。

智慧共享層包括硬件中心、數(shù)據(jù)中心、探針中心、協(xié)作中心等四個(gè)中心。其中硬件中心為智慧共享中心的基礎(chǔ)硬件池，為可自主調(diào)配配置的智能硬件管理中心，可根據(jù)數(shù)據(jù)量大小智能調(diào)配處理能力，可保障大數(shù)據(jù)量的順暢處置。數(shù)據(jù)中心，也可稱為數(shù)據(jù)處理中心，在硬件中心的基礎(chǔ)上，處理數(shù)據(jù)收集、分析、協(xié)作等信息，對(duì)知識(shí)圖譜的沉淀，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、AI技術(shù)等實(shí)現(xiàn)智能交互。探針中心，管理智慧中心與各系統(tǒng)各應(yīng)用之間的智能交互，及時(shí)形成并管理應(yīng)用操作線程，收集應(yīng)用的操作以及關(guān)注的數(shù)據(jù)，根據(jù)系統(tǒng)的智能分析、智慧反饋應(yīng)用。協(xié)作中心，根據(jù)探針中心的線程，形成并管理各類內(nèi)部協(xié)作，處理線程指令數(shù)據(jù)，協(xié)作數(shù)據(jù)形成交互中心數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，專業(yè)指導(dǎo)用戶進(jìn)行檔案的收錄、歸檔、查詢等業(yè)務(wù)操作。

應(yīng)用交互層包括交互中心，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘、展示、交互等，實(shí)現(xiàn)智慧的人機(jī)應(yīng)用交互、應(yīng)用統(tǒng)計(jì)、員工畫(huà)像、行為分析、主題協(xié)作、檔案借閱、移動(dòng)交互、個(gè)性展示等。

下屬單位檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)接入中心配置，獲取該項(xiàng)的全權(quán)限，包括操作流程、散文集、檔案資料的創(chuàng)建、刪除、檢索、日志等業(yè)務(wù)的操作、操作記錄、組織機(jī)構(gòu)等。配置成功后，該下屬單位檔案系統(tǒng)成功接入檔案共享中心，成為檔案共享中心的一部分。用戶可以在原系統(tǒng)或共享中心同步操作。共享中心的智慧共享層，通過(guò)探針中心在接入系統(tǒng)中新建探針，截獲操作系統(tǒng)的操作過(guò)程并存入數(shù)據(jù)中心，寫(xiě)入共享中心的操作指令。并將探針結(jié)果同步到協(xié)作中心，形成整體業(yè)務(wù)協(xié)作。協(xié)作中心將信息、文檔操作、流程等協(xié)作要求與應(yīng)用交互層通信，實(shí)現(xiàn)用戶交互中心的操作同步。

智慧檔案共享中心建設(shè)總體規(guī)劃

目前國(guó)內(nèi)集團(tuán)公司已經(jīng)處于數(shù)字化管理階段，并有一定量的集團(tuán)公司已經(jīng)處于知識(shí)化管理階段，但是智能化共享的檔案中心卻是少之又少。集團(tuán)型就是輔助各層級(jí)檔案應(yīng)用從輔助管理階段向智能共享階段的提升和飛躍。

整個(gè)建設(shè)過(guò)程遵循頂層設(shè)計(jì)、分步實(shí)施、循序漸進(jìn)的建設(shè)原則。在智能檔案共享中心建設(shè)的總體規(guī)劃中，負(fù)責(zé)檔案日常事務(wù)的檔案管理基礎(chǔ)軟件只在總體規(guī)劃中占一層百分比，更多的是檔案信息資源的智能收集，安全保管，便捷、綜合性、追溯性的服務(wù)利用、智慧數(shù)據(jù)收集、應(yīng)用與流程的協(xié)作等。

1、頂層設(shè)計(jì)、分布實(shí)施。建議采用頂層設(shè)計(jì)，分步實(shí)施的策略，先將目前急需解決的部分（梳理各層級(jí)的檔案系統(tǒng)，并完成業(yè)務(wù)分析和總結(jié)）完成，再根據(jù)完成情況進(jìn)行后續(xù)建設(shè)。共享中心建設(shè)可以采用二期或多期的建設(shè)步驟。而對(duì)于集團(tuán)公司整體來(lái)說(shuō)，建議先試點(diǎn)，后推廣的模式，選取集團(tuán)總部3家二級(jí)單位進(jìn)行檔案系統(tǒng)接入共享中心，根據(jù)接入和應(yīng)用情況適時(shí)推廣。

2、安全化。安全是信息化系統(tǒng)的保障，所以不管是下屬檔案系統(tǒng)還是智慧檔案共享中心都需要有全面、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的整套安全防護(hù)方案，以確保萬(wàn)無(wú)一失。檔案共享中心的安全防護(hù)方案，通過(guò)備份、日志、加密、電子簽章、智能審批等功能和技術(shù)確保信息安全。各類檔案系統(tǒng)接入共享中心，需按集團(tuán)公司要求開(kāi)展全面的安全檢測(cè)和登記保護(hù)。完成系統(tǒng)的安全防護(hù)后方可接入。

3、科學(xué)性要求。共享中心建設(shè)注重的科學(xué)性，包括與其他各類檔案系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口規(guī)范、智能探針技術(shù)應(yīng)用、智慧總線的應(yīng)用。同時(shí)共享中心提供靈活化的參數(shù)配置平臺(tái)，以便確保中心的靈活性和擴(kuò)展性。

5、高性能。集團(tuán)公司管理特色，共享中心專設(shè)硬件中心，設(shè)置服務(wù)器集群、云服務(wù)等確保并發(fā)數(shù)、響應(yīng)時(shí)間、訪問(wèn)量等方面滿足需求。

結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)建設(shè)智慧檔案共享中心，從集團(tuán)層面實(shí)現(xiàn)不同類型檔案系統(tǒng)便捷接入和擴(kuò)展，在不影響歷史數(shù)據(jù)的情況下實(shí)現(xiàn)檔案功能的共享和集體管控。智慧化收集用戶應(yīng)用習(xí)慣、業(yè)務(wù)操作習(xí)慣，實(shí)現(xiàn)用戶畫(huà)像和智慧學(xué)習(xí)。以智慧共享層為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)科學(xué)指導(dǎo)檔案的操作。