張慧

摘要：開展民國時(shí)期歷史檔案文件級目錄著錄，是推進(jìn)國家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)的重要工作內(nèi)容之一。本文論述了上海市檔案館館藏民國時(shí)期歷史檔案著錄工作現(xiàn)狀，在前人的研究基礎(chǔ)上歸納開展民國時(shí)期歷史檔案著錄工作經(jīng)常遇到的難點(diǎn)問題，對民國時(shí)期常用公文種類、行文關(guān)系、用語習(xí)慣，以及公文之外的其他文書用途等特點(diǎn)進(jìn)行梳理，并結(jié)合實(shí)際工作提出有助于開展著錄工作的思考和建議。

關(guān)鍵詞：民國時(shí)期歷史檔案著錄

2016年5月，國家檔案局制定了《國家重點(diǎn)檔案保護(hù)與開發(fā)項(xiàng)目管理辦法》，首次明確提出了開展“國家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項(xiàng)目”的工作要求。該項(xiàng)目的總體目標(biāo)和任務(wù)，是以省級、計(jì)劃單列市檔案館為依托，結(jié)合“十三五”時(shí)期開展的國家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)工作，建設(shè)本地區(qū)明清、民國和革命歷史檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫，并分別向全國明清檔案資料目錄中心、全國民國檔案資料目錄中心和全國革命歷史檔案資料目錄中心報(bào)送，在此基礎(chǔ)上完成全國50%國家重點(diǎn)檔案文件級目錄采集工作任務(wù)，搭建起全國性國家重點(diǎn)檔案利用平臺，實(shí)現(xiàn)國家重點(diǎn)檔案目錄資源共享。

開展民國時(shí)期歷史檔案文件級目錄著錄，是推進(jìn)國家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)的重要工作內(nèi)容之一。本文擬在實(shí)踐總結(jié)的基礎(chǔ)上，對相關(guān)工作進(jìn)行分析思考。

一、檔案館館藏民國時(shí)期歷史檔案及其著錄現(xiàn)狀

形成于民國時(shí)期的歷史檔案是國家重點(diǎn)檔案的重要組成部分，在各級國家檔案館的館藏?cái)?shù)量中占有一定比例。以上海市檔案館為例，館藏檔案數(shù)據(jù)庫截至2019年6月，約有410萬卷（件）檔案、2286個(gè)全宗；其中民國時(shí)期歷史檔案約100萬卷、1343個(gè)全宗。民國時(shí)期歷史檔案內(nèi)容豐富、價(jià)值珍貴，是開展史學(xué)研究的重要材料，在資政育人方面發(fā)揮著不可或缺的作用。同樣以上海市檔案館為例，館藏“日軍侵占南京目睹記”入選《聯(lián)合國教科文組織世界記憶名錄》，館藏“江南機(jī)器制造局檔案”“上?？偵虝n案”“華商四大百貨公司檔案”等入選《中國檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)名錄》。上海市檔案館于1996年按照國家檔案局檔案分級管理要求建立特藏檔案庫，其中部分珍貴的文書、手札、地圖、照片及實(shí)物等，多選自民國時(shí)期歷史檔案。

上海市檔案館館藏民國時(shí)期歷史檔案，根據(jù)檔案形成單位和檔案內(nèi)容，大致分為四個(gè)類別。其中包括：南京國民政府時(shí)期上海各黨政軍警機(jī)關(guān)所形成的檔案，以及民國時(shí)期各工商企業(yè)、高等院校、社會團(tuán)體等形成的機(jī)關(guān)、企業(yè)、社團(tuán)檔案（Q類）；1937至1945年期間日本帝國主義扶植的三個(gè)上海地方傀儡政權(quán)的日偽機(jī)構(gòu)檔案（R類）；上海各行業(yè)管理機(jī)構(gòu)所形成的同業(yè)公會檔案（S類）；上海公共租界工部局、法租界公董局以及部分在華外國人機(jī)構(gòu)所形成的租界檔案（U類）。

上海市檔案館以“國家重點(diǎn)檔案目錄體系建設(shè)項(xiàng)目”為抓手，加強(qiáng)民國時(shí)期歷史檔案文件級目錄著錄工作。為推進(jìn)館藏國家重點(diǎn)檔案目錄體系建設(shè)，提高民國檔案文件目錄著錄質(zhì)量，根據(jù)《民國檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)民國檔案著錄細(xì)則》《民國檔案文件級目錄數(shù)據(jù)采集操作辦法》，結(jié)合上海市檔案館目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)要求和館藏民國檔案特點(diǎn)，制訂《上海市檔案館館藏民國檔案文件級目錄著錄細(xì)則》，對“著錄用文字和標(biāo)識符號”“文件級或文件組合級著錄單元”“著錄項(xiàng)目及各項(xiàng)目具體要求”等工作內(nèi)容做了細(xì)化規(guī)定。

上述細(xì)則要求“著錄用文字應(yīng)規(guī)范化，繁體字一律轉(zhuǎn)換成簡體漢字；機(jī)構(gòu)名、人名、地名中的異體字照錄”?！邦}名所用詞語應(yīng)盡量體現(xiàn)時(shí)代特征；題名應(yīng)客觀地反映檔案內(nèi)容，直書其事，不加褒貶。”“每份文件內(nèi)容都應(yīng)在著錄完成的文件目錄中有所體現(xiàn)。在決定是著錄文件級還是文件組合級時(shí)，既要考慮民國檔案未經(jīng)價(jià)值鑒定、玉石俱存，也要考慮文件內(nèi)容的全覆蓋、避免遺漏；既要考慮適當(dāng)組合提高文件檢索利用的效率，也要考慮組合文件頁數(shù)不宜過多，以免影響全文閱覽的良好體驗(yàn)。”上述細(xì)則還對檔號、正題名、第一責(zé)任者、起始時(shí)間、終止時(shí)間、載體數(shù)量、劃控標(biāo)志、保管期限、檔案存址、檔案館代碼等必要著錄項(xiàng)目做出了明確要求。

二、開展民國時(shí)期歷史檔案著錄工作的難點(diǎn)

在國家檔案局要求開展“國家重點(diǎn)檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項(xiàng)目”工作之前，各檔案館大多未開展過館藏民國時(shí)期歷史檔案的文件級目錄著錄，工作人員對此項(xiàng)工作經(jīng)驗(yàn)積累不夠，能力水平也參差不齊。民國時(shí)期歷史檔案案卷中普遍不包含卷內(nèi)目錄，工作人員需要自行辨識、歸納和提煉各主要著錄項(xiàng)。而在實(shí)際工作中，由于民國時(shí)期通行的公文制度與現(xiàn)行公文制度有很大差異，工作人員對于民國的公文文種、行文關(guān)系、公文用語不了解、不熟悉，給民國時(shí)期歷史檔案文件級目錄著錄工作造成了一定困難。

北京市檔案館的同志曾在《北京地方民國檔案文件級目錄著錄問題的實(shí)踐探索》一文中進(jìn)行總結(jié)：“決定文件級目錄質(zhì)量的關(guān)鍵因素是著錄人員，是從事民國檔案著錄人員的歷史知識感知度、歷史人物知曉度、民國行文把握度、古文漢字辨識度，以及著錄細(xì)則掌握度等。”他們還指出相關(guān)工作難點(diǎn)主要集中在：

1.不熟悉民國公文文種和行文關(guān)系?！懊駠鴷r(shí)期的公文文種，諸如‘令、訓(xùn)令、密令、指令、任命狀、布告、通告、批、呈、簽呈、簽注、咨、函、通知、代電、電報(bào)、手諭等，需要知道這些文種的含義和用法，且不能轉(zhuǎn)換成現(xiàn)行文種名稱?！?/p>

2.不習(xí)慣民國公文的行文詞匯?！懊駠鴷r(shí)期的行文詞匯也比較特別，諸如‘案準(zhǔn)、前奉、奉諭、交下、奉此、準(zhǔn)此、此致、勛鑒、函達(dá)、鈞屬、鈞鑒、咨請查照、恭祈鑒核、仰知照、呈為呈報(bào)、為咨行事、逕啟者等。只有掌握這些詞匯的表達(dá)意義，才能正確研判每件檔案的內(nèi)容?！?/p>

3.不適應(yīng)民國文書的書寫習(xí)慣?！芭c現(xiàn)行紙質(zhì)檔案形態(tài)相比，民國檔案有幾個(gè)顯著特征：一是大部分采用毛筆書寫，有的書寫潦草、涂改嚴(yán)重，難以辨認(rèn)；二是文字為豎排版，沒有斷句的居多；三是行文風(fēng)格、用語與現(xiàn)行文書差別極大，且均為繁體字；四是文件材料常常無明顯的責(zé)任者、時(shí)間、文種、事由等，需要著錄人員解讀判斷。這些特征，對著錄人員的文言文識讀及語言概括、分析能力是一個(gè)極大的考驗(yàn)。”[1]

三、把握民國公文特點(diǎn)有助于開展歷史檔案著錄

民國各個(gè)時(shí)期發(fā)布的規(guī)范公文制作的規(guī)定，加上20世紀(jì)30年代開展的行政效率運(yùn)動，使得民國時(shí)期公文管理成為專門研究對象，[2]當(dāng)代學(xué)者在此基礎(chǔ)上開展進(jìn)一步研究，其中所歸納的一些知識有助于學(xué)習(xí)和了解民國公文的特點(diǎn)，對于開展歷史檔案文件級目錄著錄工作有一定的幫助和指導(dǎo)作用。這些需要把握的特點(diǎn)主要有以下四個(gè)。

（一）把握民國時(shí)期公文的主要種類

民國時(shí)期南京臨時(shí)政府、北洋政府、國民政府、日偽政府共十余次發(fā)布公文程式，對公文文種、格式蓋印署名等作出規(guī)定。1928年10月《國民政府組織法》規(guī)定實(shí)行五院制后，同年11月15日修正、公布《公文程式條例》，其中規(guī)定了9個(gè)文種，雖然與1942年國民政府在重慶頒布的《公文程式條例修正草案》仍略有不同（詳見表1），但較有代表性，對于開展民國時(shí)期歷史檔案著錄工作有十分重要的參考作用。這9個(gè)文種及其主要作用如下所述。

1.令：公布法令，任免官吏及有所指揮時(shí)用之；五院對于各省政府及其所屬機(jī)關(guān)以令行之。它相當(dāng)于當(dāng)代公文的命令（令），屬于下行文。

2.訓(xùn)令：上級機(jī)關(guān)對于所屬下級機(jī)關(guān)有所諭飭或差委時(shí)用之。它相當(dāng)于當(dāng)代公文的決議、決定，屬于下行文。

3.指令：上級機(jī)關(guān)對于所屬下級機(jī)關(guān)因呈請而有所指示時(shí)用之。它相當(dāng)于當(dāng)代公文的意見、批復(fù)，屬于下行文。

4.布告：對于公眾宣布事實(shí)或有所勸誡時(shí)用之。它相當(dāng)于當(dāng)代公文的公報(bào)、公告、通告，屬于下行文。

5.任命狀：任命官吏時(shí)用之。它相當(dāng)于當(dāng)代公文中人事任免的決定，屬于下行文。

6.呈：五院對于國民政府，或各院所組織之機(jī)關(guān)對于各該院及其他下級機(jī)關(guān)對于直轄上級機(jī)關(guān)，或人民對于公署有所陳請時(shí)用之。它相當(dāng)于當(dāng)代公文的請示，屬于上行文。

7.咨：同級機(jī)關(guān)公文往復(fù)時(shí)用之。它相當(dāng)于當(dāng)代公文的函，屬于平行文。

8.公函：不相隸屬之機(jī)關(guān)公文往復(fù)時(shí)用之。它同樣相當(dāng)于當(dāng)代公文的函，屬于平行文。

9.批：各機(jī)關(guān)對于人民陳請事項(xiàng)分別準(zhǔn)駁時(shí)用之。它相當(dāng)于當(dāng)代公文的批復(fù)，屬于下行文。

（二）把握民國時(shí)期公文的行文關(guān)系

把握公文的行文關(guān)系，有助于梳理文件與文件之間的內(nèi)在邏輯聯(lián)系，有效形成文件組合級目錄，進(jìn)一步提高著錄工作效率。對于民國時(shí)期公文的行文關(guān)系，當(dāng)代學(xué)者做了很好的歸納。

（三）把握民國時(shí)期公文的用語習(xí)慣

民國時(shí)期的公文行文用語，經(jīng)歷了由文言文向白話文轉(zhuǎn)變的過程，但其中仍然沿襲了一些舊習(xí)慣。在1930年教育部印行的《劃一教育機(jī)關(guān)公文格式辦法》中，時(shí)任教育部長蔣夢麟在序言中指出：“公文中的套語，有些是一種符號標(biāo)識，如‘等因；奉此‘等由；準(zhǔn)此‘等情；據(jù)此，如‘理合呈請‘相應(yīng)咨請‘合亟令仰之類，前者底（的）作用，等于提引號，而兼作所引來文下行平行上行的標(biāo)識；后者卻只是標(biāo)明去文底上行平行下行。又有些是閃爍語、圓滑語、游移語、不著邊際語，如‘無庸置議‘未便擅專‘礙難照準(zhǔn)‘尚屬可行‘似有未符‘殊難置信等。至于‘違干未便之類，尤其是一種費(fèi)解的話，這些都是在可能范圍內(nèi)，應(yīng)該加以改革的?！盵4]這段論述不僅指出了公文行文用語中的一些弊端，也準(zhǔn)確概括了一些公文套語的主要用途，對于開展著錄工作有一定的指導(dǎo)作用。

（四）把握民國公文之外其他文書的用途

民國時(shí)期檔案不僅來源于政府機(jī)關(guān)，還產(chǎn)生于社會團(tuán)體、公私企業(yè)、文教機(jī)構(gòu)，因此公文便有廣義和狹義之分。在民國時(shí)期的一些檔案管理著作中，就已將廣義的公文稱為雜體公文，狹義的公文稱為行政公文。如傅振倫在《公文檔案管理法》中指出：“公文程式之外，有公文上之雜體文，頗近于文書。電令、手諭、近于令；賞格、榜示、牌示、給示、揭示、通告、廣告、條示、近于布告；手折、說帖、簽呈、電呈、節(jié)略、報(bào)告書、意見書、建議書、理由書、請?jiān)笗?、近于呈；質(zhì)問書、近于咨；告書、通知、電函、便函、近于函。而代電則上下平行皆得用之。又有別具一格者，如宣言、宣告類；會議錄、提議柬，會議類也；訴愿書、辯明書、決定書，訴訟類也；證書、證明書、護(hù)照、證驗(yàn)類也；折報(bào)、冊報(bào)、報(bào)銷類也；誓詞，宣誓類也。相沿既久，幾成公文之一體矣?！盵5]這段論述準(zhǔn)確概括了民國時(shí)期公文之外其他文書的主要用途，對于開展著錄工作有一定的參考借鑒作用。

在著錄過程中，工作人員一方面要注意遵循民國公文的上述特點(diǎn)，另一方面也要結(jié)合文件的實(shí)際情況開展工作。例如，館藏Q1-5-280卷是一組關(guān)于國民黨上海市政府國防費(fèi)用的文件，因?yàn)樯婕败娛聶C(jī)密，當(dāng)時(shí)的辦文者通常采用省略事由項(xiàng)并用“密”字代替的方式來處置文稿，這使得現(xiàn)在的著錄人員無法根據(jù)事由擬寫文件標(biāo)題，只能依據(jù)正文中的主要內(nèi)容來概括題名。其中一組文件是國民政府軍事委員會給上海市代市長俞鴻鈞的指令，同樣未填寫事由項(xiàng)，在正文中錄有上海市政府“為向中國交通兩銀行借款……呈請鑒核備案”的事由，也有國民政府軍事委員會對于上海市政府“令仰遵照”的指示，但除去這些公文套語之外，這份文件最為關(guān)鍵的內(nèi)容是文末作為附件抄發(fā)的“上海市國防費(fèi)預(yù)算審核概見表”，因此這組文件的正題名可以擬作“國民政府軍事委員會關(guān)于抄發(fā)上海市國防費(fèi)預(yù)算審核概見表的指令”。又如，館藏R1全宗是“日偽上海特別市政府”全宗，R1-1-1卷標(biāo)題為“日偽上海市大道政府關(guān)于市長就職的文件”?！叭諅紊虾Ｊ写蟮勒痹缬凇叭諅紊虾Ｌ貏e市政府”成立，兩者都是日本侵略者扶植的漢奸傀儡政府。但這兩個(gè)政府所形成的文件合用了同一個(gè)全宗，全宗內(nèi)的主要公文種類和常用行文方式也基本沿襲了南京國民政府的通行辦法。此外，在R1- 1-1卷中，除了有“呈”“簽呈”這樣的行政公文以外，絕大多數(shù)文件都是以“X規(guī)則”“X規(guī)程”“X辦法”“X表”“X清單”“X清冊”命名的廣義公文，這時(shí)就應(yīng)當(dāng)以尊重文件原始標(biāo)題為原則，來擬寫文件級目錄的正題名。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]陳俐，姚行.北京地方民國檔案文件級目錄著錄問題的實(shí)踐探索[J].北京檔案，2017（3）：20-22.

[2]《檔案學(xué)通訊》雜志社.檔案學(xué)經(jīng)典著作（第二卷）[M].上海：世界圖書出版公司，2013.

[3]沈蕾.民國時(shí)期公文程式研究[M].上海：世界圖書出版公司，2014：78.

[4]國民政府教育部.劃一教育機(jī)關(guān)公文格式辦法[M].北京：中華書局，1930：3.

[5]傅振倫.公文檔案管理法[M].北京：檔案出版社， 1988：7-8.

作者單位：上海市檔案館