克萊爾·米勒德

對(duì)于創(chuàng)業(yè)者來(lái)說(shuō)，找到時(shí)間與團(tuán)隊(duì)一起專(zhuān)注思考企業(yè)文化可能是件棘手的事。投資者往往把賭注壓在騎師而非馬匹上，所以大多數(shù)情況下，他們最關(guān)心的是：作為企業(yè)家，你的可信度高嗎？是否有能力以及能不能振奮人心？這就很容易讓你在募集資金、發(fā)展企業(yè)時(shí)，更多想到和提到自己，而不是你擁有或希望擁有的團(tuán)隊(duì)。事實(shí)上，只要成立了團(tuán)隊(duì)，工作文化就會(huì)開(kāi)始成形，存在于日常用語(yǔ)、工作模式、辦公氛圍、開(kāi)會(huì)時(shí)溝通的方式中，并且持續(xù)不斷地影響企業(yè)和團(tuán)隊(duì)里的每個(gè)人。要想提高企業(yè)未來(lái)發(fā)展的競(jìng)爭(zhēng)力，就需要打造強(qiáng)大的內(nèi)部品牌和企業(yè)文化。與團(tuán)隊(duì)共同開(kāi)展積極的企業(yè)文化會(huì)議，可以讓每個(gè)員工都能融入企業(yè)文化，并且推動(dòng)企業(yè)文化的發(fā)展。

下面，我將介紹一些方法幫助大家更有效地召開(kāi)以文化建設(shè)為主題的會(huì)議，以獲得整個(gè)團(tuán)隊(duì)的理解與支持。

定義團(tuán)隊(duì)“單位”

對(duì)于5到10人的團(tuán)隊(duì)，管理者可以選擇與整個(gè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行討論。但是，如果規(guī)模更大，這個(gè)方法可能不再適用?？梢圆扇≈饕?fù)責(zé)人一起交流討論、個(gè)別相關(guān)團(tuán)隊(duì)之間單獨(dú)溝通、每個(gè)團(tuán)隊(duì)派代表討論協(xié)調(diào)等方式。關(guān)鍵是要確保每個(gè)人，包括初級(jí)員工、管理人員、遠(yuǎn)程工作者，在交流中都能有發(fā)言權(quán)。

指定引導(dǎo)者

想要確保會(huì)議進(jìn)展順利，需要指定一個(gè)引導(dǎo)者。引導(dǎo)者的任務(wù)很艱巨，他們要控制討論的節(jié)奏，保證團(tuán)隊(duì)能夠按計(jì)劃行事、達(dá)成目標(biāo)，他們還要記錄會(huì)議重點(diǎn)、確保傳達(dá)到位。好的引導(dǎo)者必須對(duì)討論的話(huà)題保持中立態(tài)度。

做好會(huì)議開(kāi)場(chǎng)

首先，會(huì)議引導(dǎo)者簡(jiǎn)單介紹一下會(huì)議的目標(biāo)和議程，會(huì)議議程應(yīng)該貼在某個(gè)顯眼的位置供小組成員遵守。會(huì)議引導(dǎo)者可以這樣開(kāi)場(chǎng)：

“歡迎大家來(lái)到我們的企業(yè)文化建設(shè)會(huì)議！今天我們來(lái)到這里，旨在討論我們公司所面臨的一些最重要的問(wèn)題，希望能在大家的幫助下形成和發(fā)展我們想要的企業(yè)文化。每個(gè)人的觀點(diǎn)都很重要，所以我們要確保團(tuán)隊(duì)里的每一個(gè)人都有發(fā)言權(quán)，都能和大家分享自己的想法和擔(dān)憂(yōu)。接下來(lái)我們將會(huì)詳細(xì)討論三個(gè)關(guān)鍵性問(wèn)題：

*我們想要什么樣的企業(yè)文化？

*我們?cè)谶@方面做得怎么樣？

*今天我們能采取什么樣的行動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)我們所渴望的企業(yè)文化？

這次會(huì)議的目的是要描繪一下我們?cè)谖磥?lái)1年甚至5年的理想工作場(chǎng)景，同時(shí)我們公司的業(yè)務(wù)無(wú)疑是增長(zhǎng)、變化的。我們正努力明確公司的定位，這樣我們才能確保公司的定位不會(huì)改變而且會(huì)繼續(xù)發(fā)展。而作為會(huì)議引導(dǎo)者，我的任務(wù)就是確保每個(gè)人都能表達(dá)自己的看法，都能聽(tīng)到彼此的想法。我們希望能在會(huì)議結(jié)束前就一些問(wèn)題達(dá)成共識(shí)，像我們可以采取哪些行動(dòng)著手建立我們想要的企業(yè)文化，以及哪些想法能讓建設(shè)企業(yè)文化這項(xiàng)工作更上一層樓?！?/p>

如果順利，在這一環(huán)節(jié)，你的團(tuán)隊(duì)會(huì)開(kāi)始擺脫緊張的狀態(tài)，變得興奮起來(lái)。而進(jìn)行一兩個(gè)破冰活動(dòng)可以讓每個(gè)人都參與進(jìn)來(lái)。我最喜歡的破冰活動(dòng)是“甩包袱”——只需要給每個(gè)人發(fā)一兩張便利貼，讓他們寫(xiě)下自己腦海里隨意出現(xiàn)的東西：需要完成的項(xiàng)目、晚飯吃什么、孩子做作業(yè)了嗎，等等。然后將這些便簽貼在門(mén)后，在離開(kāi)時(shí)再帶走。這是在開(kāi)重要會(huì)議前的一個(gè)很好的宣泄、放松的方式。破冰活動(dòng)可以讓引導(dǎo)者以外的人來(lái)主持進(jìn)行，這樣也能讓更多人積極參與進(jìn)來(lái)。

討論兩個(gè)問(wèn)題

1.我們想要什么樣的企業(yè)文化？

這個(gè)問(wèn)題沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)答案，希望每個(gè)人都能思考并分享他們的看法。面對(duì)面交流可以使用便利貼來(lái)協(xié)助，不同的團(tuán)隊(duì)對(duì)此會(huì)有不同反應(yīng)，因此你需要為你的團(tuán)隊(duì)量身定制。以下是一些可以開(kāi)拓思路的問(wèn)題：

*在未來(lái)的這一年里，你希望在周一上班時(shí)有什么感覺(jué)？

*當(dāng)你在吃飯時(shí)被人問(wèn)起你的工作環(huán)境，你希望自己用什么詞語(yǔ)來(lái)形容？

*想象一年后的自己。你和你的團(tuán)隊(duì)如何設(shè)定目標(biāo)？你是如何解決問(wèn)題的？你怎么知道自己做得好？當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)會(huì)發(fā)生什么？

可以給每個(gè)人一點(diǎn)安靜的時(shí)間來(lái)思考，一般幾分鐘就可以。然后讓他們兩兩討論，再在小組內(nèi)分享，或者直接跳到小組討論。也可以采用輪流回答的方式，讓每個(gè)人快速回答。這種方式能夠確保傳達(dá)每一個(gè)人的聲音，而不僅僅是那些聲音最大的人。

引導(dǎo)者要努力引出主題，例如，大家是否都贊同工作場(chǎng)所是能夠自由提供和接收反饋的地方？大家是否都希望在這個(gè)環(huán)境中，每個(gè)人都能自由選擇項(xiàng)目，或是好好工作會(huì)得到公開(kāi)認(rèn)可？通常，人們會(huì)用略微不同的詞表達(dá)相似的內(nèi)容，而一個(gè)好的引導(dǎo)者會(huì)突出并捕捉這些共同的想法，或者提及其中一個(gè)成員分享的想法，說(shuō)“所以，我認(rèn)為你說(shuō)的是……”然后進(jìn)行總結(jié)，確認(rèn)是否理解準(zhǔn)確，并將其寫(xiě)在共享的公告欄上。然后讓其他人圍繞這個(gè)觀點(diǎn)，繼續(xù)探討。這種做法為其他團(tuán)隊(duì)成員創(chuàng)建了添加自己想法的空間，因此公告欄上貼出的成果不是某一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的產(chǎn)物，而是真正來(lái)自整個(gè)團(tuán)隊(duì)的觀點(diǎn)。這種方法讓大家感到舒適、有協(xié)作，而不是力爭(zhēng)讓“自己的”觀點(diǎn)成為最終定音。

2.我們?cè)谶@些方面做得怎么樣？

在完成了第一個(gè)問(wèn)題后你可以休息一下，告訴大家接下來(lái)是我們要一起解決的下一個(gè)問(wèn)題。在這一環(huán)節(jié)，你將討論如何達(dá)成在問(wèn)題1中所提到的企業(yè)文化。引導(dǎo)者也可以在與小組分享之前，給大家一些時(shí)間思考，或者讓大家根據(jù)不同的理想標(biāo)準(zhǔn)來(lái)評(píng)價(jià)當(dāng)前的水平，比如按照1分到5分來(lái)打分。

如果平均值是4分到5分，說(shuō)明你做得很好，但如果分?jǐn)?shù)較低，那么這可能是下一步要解決的問(wèn)題之一。這時(shí)可以過(guò)一遍問(wèn)題1中大家希望達(dá)成的企業(yè)文化清單，然后再對(duì)每一項(xiàng)的完成情況進(jìn)行評(píng)分。

如何處理分歧

引導(dǎo)者需要處理會(huì)議上的某些分歧或沖突，這些分歧可能讓人不舒服，但卻很有必要及時(shí)處理。比如，有人正在進(jìn)行人身攻擊，引導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)立即干預(yù)。提醒小組注意基本規(guī)則，并指出哪些是不適當(dāng)?shù)拇朕o。發(fā)現(xiàn)有人開(kāi)小會(huì)，引導(dǎo)者也要盡快阻止。因?yàn)殚_(kāi)小會(huì)讓人分心，還會(huì)讓氣氛變得十分消極。你可以用一種相對(duì)輕松的方式去提醒，比如詢(xún)問(wèn)那些開(kāi)小會(huì)的人他們對(duì)討論主題的意見(jiàn)。

總的來(lái)說(shuō)，團(tuán)隊(duì)中出現(xiàn)一些分歧再正常不過(guò)了，這也不是什么大問(wèn)題。引導(dǎo)者可以試著將引起爭(zhēng)論的觀點(diǎn)重新表達(dá)，看看其他人是否能夠理解他們的觀點(diǎn)（即便不同意）。有時(shí)候，識(shí)別并捕獲引起沖突的觀點(diǎn)，將其置于一旁稍后處理，是引導(dǎo)者所能做的最佳之事。要是引導(dǎo)者能讓所有切實(shí)的觀點(diǎn)都被尊重、被理解，那么即便無(wú)法達(dá)成一致，也已經(jīng)做得十分出色了。

就待辦事項(xiàng)達(dá)成一致

這一步至關(guān)重要，因?yàn)闀?huì)議若演變成“閑聊”就難以促其進(jìn)展，反而可能會(huì)更糟糕。你需要制定一些積極的行動(dòng)策略，以幫助公司文化朝著希望的方向前進(jìn)。會(huì)議可以將討論的重點(diǎn)放在一到兩個(gè)主要問(wèn)題上，也可以將注意力轉(zhuǎn)向如何加強(qiáng)已經(jīng)做得很出色的文化元素上。比如，如何讓企業(yè)中的這些重要特征永不過(guò)時(shí)？ 這里有一些待辦事項(xiàng)的例子，你和你的團(tuán)隊(duì)都應(yīng)慎重考慮：

*為新員工制定一個(gè)入職計(jì)劃，其中包含關(guān)于公司文化的信息。

*打造一個(gè)核心價(jià)值聲明。

*創(chuàng)造一個(gè)員工獎(jiǎng)勵(lì)和認(rèn)可的內(nèi)部流程，以便為你渴望創(chuàng)造的文化提供支撐。

*為團(tuán)隊(duì)安排一個(gè)固定的時(shí)間，讓他們重新審視已達(dá)成一致的文化價(jià)值觀，并檢查進(jìn)度。

每個(gè)待辦事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)由一人負(fù)責(zé)，他來(lái)確保每項(xiàng)任務(wù)都順利完成。這個(gè)人可以給別人分配任務(wù)、創(chuàng)建工作團(tuán)隊(duì)，或者自己去做，總之，他有責(zé)任確保任務(wù)順利完成。待辦事項(xiàng)清單應(yīng)當(dāng)包括所提及的任何特定需求。比如，如果有一種大家認(rèn)同的文化價(jià)值觀是員工想要繼續(xù)學(xué)習(xí)、快速發(fā)展，那么就要為他們創(chuàng)造機(jī)會(huì)，讓他們能夠接手新項(xiàng)目、學(xué)習(xí)與他們專(zhuān)業(yè)相關(guān)的在線(xiàn)課程，或者與擁有他們想要學(xué)習(xí)的技能之人交友，這些都是有效的方法。

總結(jié)并跟進(jìn)

會(huì)議應(yīng)該盡可能給成員提問(wèn)和表達(dá)的機(jī)會(huì)，如果在之前的會(huì)議中并未完全實(shí)現(xiàn)，那么作為領(lǐng)導(dǎo)者或引導(dǎo)者，在會(huì)議做總結(jié)時(shí)，也可以留部分時(shí)間給想要表達(dá)觀點(diǎn)的成員。在會(huì)議結(jié)束之后，也要盡快給與會(huì)者發(fā)送一份書(shū)面總結(jié)，囊括會(huì)議的主要內(nèi)容，以及接下來(lái)要全身心投入去踐行的行動(dòng)步驟，并且進(jìn)行跟進(jìn)。還可以在一兩個(gè)月后開(kāi)展一項(xiàng)參與度調(diào)查，看看人們對(duì)于團(tuán)隊(duì)制定的文化標(biāo)準(zhǔn)有何意見(jiàn)和建議。

創(chuàng)業(yè)是一次激動(dòng)人心的經(jīng)歷。如果你是一位擁有初創(chuàng)公司或中型企業(yè)的新興領(lǐng)導(dǎo)者，那么你擁有創(chuàng)造工作經(jīng)驗(yàn)的絕佳機(jī)會(huì)，可以幫助人們蓬勃發(fā)展。這可能會(huì)讓你覺(jué)得是一項(xiàng)重大的責(zé)任——你不僅要為經(jīng)營(yíng)企業(yè)、照顧團(tuán)隊(duì)所需擔(dān)憂(yōu)，還要確保工作環(huán)境能夠吸引人、具有激勵(lì)性、鼓勵(lì)開(kāi)放和協(xié)作。但是，你并不是孤身一人。通過(guò)這種以文化為背景的會(huì)議，公開(kāi)討論文化和環(huán)境等有助于團(tuán)隊(duì)成長(zhǎng)，你是在賦予他們自我控制的權(quán)利。讓每個(gè)人都朝同一個(gè)方向努力，可以形成一個(gè)良性循環(huán)，當(dāng)整個(gè)團(tuán)隊(duì)都能推動(dòng)你認(rèn)同的文化價(jià)值觀時(shí)，你的責(zé)任就會(huì)開(kāi)始提升。

本文作者系東北大學(xué)工商管理學(xué)院教授、博士生導(dǎo)師，管理學(xué)博士。