克萊爾·米勒德

對于創(chuàng)業(yè)者來說，找到時間與團隊一起專注思考企業(yè)文化可能是件棘手的事。投資者往往把賭注壓在騎師而非馬匹上，所以大多數(shù)情況下，他們最關(guān)心的是：作為企業(yè)家，你的可信度高嗎？是否有能力以及能不能振奮人心？這就很容易讓你在募集資金、發(fā)展企業(yè)時，更多想到和提到自己，而不是你擁有或希望擁有的團隊。事實上，只要成立了團隊，工作文化就會開始成形，存在于日常用語、工作模式、辦公氛圍、開會時溝通的方式中，并且持續(xù)不斷地影響企業(yè)和團隊里的每個人。要想提高企業(yè)未來發(fā)展的競爭力，就需要打造強大的內(nèi)部品牌和企業(yè)文化。與團隊共同開展積極的企業(yè)文化會議，可以讓每個員工都能融入企業(yè)文化，并且推動企業(yè)文化的發(fā)展。

下面，我將介紹一些方法幫助大家更有效地召開以文化建設(shè)為主題的會議，以獲得整個團隊的理解與支持。

定義團隊“單位”

對于5到10人的團隊，管理者可以選擇與整個團隊進行討論。但是，如果規(guī)模更大，這個方法可能不再適用。可以采取主要負(fù)責(zé)人一起交流討論、個別相關(guān)團隊之間單獨溝通、每個團隊派代表討論協(xié)調(diào)等方式。關(guān)鍵是要確保每個人，包括初級員工、管理人員、遠(yuǎn)程工作者，在交流中都能有發(fā)言權(quán)。

指定引導(dǎo)者

想要確保會議進展順利，需要指定一個引導(dǎo)者。引導(dǎo)者的任務(wù)很艱巨，他們要控制討論的節(jié)奏，保證團隊能夠按計劃行事、達(dá)成目標(biāo)，他們還要記錄會議重點、確保傳達(dá)到位。好的引導(dǎo)者必須對討論的話題保持中立態(tài)度。

做好會議開場

首先，會議引導(dǎo)者簡單介紹一下會議的目標(biāo)和議程，會議議程應(yīng)該貼在某個顯眼的位置供小組成員遵守。會議引導(dǎo)者可以這樣開場：

“歡迎大家來到我們的企業(yè)文化建設(shè)會議！今天我們來到這里，旨在討論我們公司所面臨的一些最重要的問題，希望能在大家的幫助下形成和發(fā)展我們想要的企業(yè)文化。每個人的觀點都很重要，所以我們要確保團隊里的每一個人都有發(fā)言權(quán)，都能和大家分享自己的想法和擔(dān)憂。接下來我們將會詳細(xì)討論三個關(guān)鍵性問題：

*我們想要什么樣的企業(yè)文化？

*我們在這方面做得怎么樣？

*今天我們能采取什么樣的行動來實現(xiàn)我們所渴望的企業(yè)文化？

這次會議的目的是要描繪一下我們在未來1年甚至5年的理想工作場景，同時我們公司的業(yè)務(wù)無疑是增長、變化的。我們正努力明確公司的定位，這樣我們才能確保公司的定位不會改變而且會繼續(xù)發(fā)展。而作為會議引導(dǎo)者，我的任務(wù)就是確保每個人都能表達(dá)自己的看法，都能聽到彼此的想法。我們希望能在會議結(jié)束前就一些問題達(dá)成共識，像我們可以采取哪些行動著手建立我們想要的企業(yè)文化，以及哪些想法能讓建設(shè)企業(yè)文化這項工作更上一層樓?！?/p>

如果順利，在這一環(huán)節(jié)，你的團隊會開始擺脫緊張的狀態(tài)，變得興奮起來。而進行一兩個破冰活動可以讓每個人都參與進來。我最喜歡的破冰活動是“甩包袱”——只需要給每個人發(fā)一兩張便利貼，讓他們寫下自己腦海里隨意出現(xiàn)的東西：需要完成的項目、晚飯吃什么、孩子做作業(yè)了嗎，等等。然后將這些便簽貼在門后，在離開時再帶走。這是在開重要會議前的一個很好的宣泄、放松的方式。破冰活動可以讓引導(dǎo)者以外的人來主持進行，這樣也能讓更多人積極參與進來。

討論兩個問題

1.我們想要什么樣的企業(yè)文化？

這個問題沒有標(biāo)準(zhǔn)答案，希望每個人都能思考并分享他們的看法。面對面交流可以使用便利貼來協(xié)助，不同的團隊對此會有不同反應(yīng)，因此你需要為你的團隊量身定制。以下是一些可以開拓思路的問題：

*在未來的這一年里，你希望在周一上班時有什么感覺？

*當(dāng)你在吃飯時被人問起你的工作環(huán)境，你希望自己用什么詞語來形容？

*想象一年后的自己。你和你的團隊如何設(shè)定目標(biāo)？你是如何解決問題的？你怎么知道自己做得好？當(dāng)出現(xiàn)問題時會發(fā)生什么？

可以給每個人一點安靜的時間來思考，一般幾分鐘就可以。然后讓他們兩兩討論，再在小組內(nèi)分享，或者直接跳到小組討論。也可以采用輪流回答的方式，讓每個人快速回答。這種方式能夠確保傳達(dá)每一個人的聲音，而不僅僅是那些聲音最大的人。

引導(dǎo)者要努力引出主題，例如，大家是否都贊同工作場所是能夠自由提供和接收反饋的地方？大家是否都希望在這個環(huán)境中，每個人都能自由選擇項目，或是好好工作會得到公開認(rèn)可？通常，人們會用略微不同的詞表達(dá)相似的內(nèi)容，而一個好的引導(dǎo)者會突出并捕捉這些共同的想法，或者提及其中一個成員分享的想法，說“所以，我認(rèn)為你說的是……”然后進行總結(jié)，確認(rèn)是否理解準(zhǔn)確，并將其寫在共享的公告欄上。然后讓其他人圍繞這個觀點，繼續(xù)探討。這種做法為其他團隊成員創(chuàng)建了添加自己想法的空間，因此公告欄上貼出的成果不是某一個團隊成員的產(chǎn)物，而是真正來自整個團隊的觀點。這種方法讓大家感到舒適、有協(xié)作，而不是力爭讓“自己的”觀點成為最終定音。

2.我們在這些方面做得怎么樣？

在完成了第一個問題后你可以休息一下，告訴大家接下來是我們要一起解決的下一個問題。在這一環(huán)節(jié)，你將討論如何達(dá)成在問題1中所提到的企業(yè)文化。引導(dǎo)者也可以在與小組分享之前，給大家一些時間思考，或者讓大家根據(jù)不同的理想標(biāo)準(zhǔn)來評價當(dāng)前的水平，比如按照1分到5分來打分。

如果平均值是4分到5分，說明你做得很好，但如果分?jǐn)?shù)較低，那么這可能是下一步要解決的問題之一。這時可以過一遍問題1中大家希望達(dá)成的企業(yè)文化清單，然后再對每一項的完成情況進行評分。

如何處理分歧

引導(dǎo)者需要處理會議上的某些分歧或沖突，這些分歧可能讓人不舒服，但卻很有必要及時處理。比如，有人正在進行人身攻擊，引導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)立即干預(yù)。提醒小組注意基本規(guī)則，并指出哪些是不適當(dāng)?shù)拇朕o。發(fā)現(xiàn)有人開小會，引導(dǎo)者也要盡快阻止。因為開小會讓人分心，還會讓氣氛變得十分消極。你可以用一種相對輕松的方式去提醒，比如詢問那些開小會的人他們對討論主題的意見。

總的來說，團隊中出現(xiàn)一些分歧再正常不過了，這也不是什么大問題。引導(dǎo)者可以試著將引起爭論的觀點重新表達(dá)，看看其他人是否能夠理解他們的觀點（即便不同意）。有時候，識別并捕獲引起沖突的觀點，將其置于一旁稍后處理，是引導(dǎo)者所能做的最佳之事。要是引導(dǎo)者能讓所有切實的觀點都被尊重、被理解，那么即便無法達(dá)成一致，也已經(jīng)做得十分出色了。

就待辦事項達(dá)成一致

這一步至關(guān)重要，因為會議若演變成“閑聊”就難以促其進展，反而可能會更糟糕。你需要制定一些積極的行動策略，以幫助公司文化朝著希望的方向前進。會議可以將討論的重點放在一到兩個主要問題上，也可以將注意力轉(zhuǎn)向如何加強已經(jīng)做得很出色的文化元素上。比如，如何讓企業(yè)中的這些重要特征永不過時？ 這里有一些待辦事項的例子，你和你的團隊都應(yīng)慎重考慮：

*為新員工制定一個入職計劃，其中包含關(guān)于公司文化的信息。

*打造一個核心價值聲明。

*創(chuàng)造一個員工獎勵和認(rèn)可的內(nèi)部流程，以便為你渴望創(chuàng)造的文化提供支撐。

*為團隊安排一個固定的時間，讓他們重新審視已達(dá)成一致的文化價值觀，并檢查進度。

每個待辦事項應(yīng)當(dāng)由一人負(fù)責(zé)，他來確保每項任務(wù)都順利完成。這個人可以給別人分配任務(wù)、創(chuàng)建工作團隊，或者自己去做，總之，他有責(zé)任確保任務(wù)順利完成。待辦事項清單應(yīng)當(dāng)包括所提及的任何特定需求。比如，如果有一種大家認(rèn)同的文化價值觀是員工想要繼續(xù)學(xué)習(xí)、快速發(fā)展，那么就要為他們創(chuàng)造機會，讓他們能夠接手新項目、學(xué)習(xí)與他們專業(yè)相關(guān)的在線課程，或者與擁有他們想要學(xué)習(xí)的技能之人交友，這些都是有效的方法。

總結(jié)并跟進

會議應(yīng)該盡可能給成員提問和表達(dá)的機會，如果在之前的會議中并未完全實現(xiàn)，那么作為領(lǐng)導(dǎo)者或引導(dǎo)者，在會議做總結(jié)時，也可以留部分時間給想要表達(dá)觀點的成員。在會議結(jié)束之后，也要盡快給與會者發(fā)送一份書面總結(jié)，囊括會議的主要內(nèi)容，以及接下來要全身心投入去踐行的行動步驟，并且進行跟進。還可以在一兩個月后開展一項參與度調(diào)查，看看人們對于團隊制定的文化標(biāo)準(zhǔn)有何意見和建議。

創(chuàng)業(yè)是一次激動人心的經(jīng)歷。如果你是一位擁有初創(chuàng)公司或中型企業(yè)的新興領(lǐng)導(dǎo)者，那么你擁有創(chuàng)造工作經(jīng)驗的絕佳機會，可以幫助人們蓬勃發(fā)展。這可能會讓你覺得是一項重大的責(zé)任——你不僅要為經(jīng)營企業(yè)、照顧團隊所需擔(dān)憂，還要確保工作環(huán)境能夠吸引人、具有激勵性、鼓勵開放和協(xié)作。但是，你并不是孤身一人。通過這種以文化為背景的會議，公開討論文化和環(huán)境等有助于團隊成長，你是在賦予他們自我控制的權(quán)利。讓每個人都朝同一個方向努力，可以形成一個良性循環(huán)，當(dāng)整個團隊都能推動你認(rèn)同的文化價值觀時，你的責(zé)任就會開始提升。

本文作者系東北大學(xué)工商管理學(xué)院教授、博士生導(dǎo)師，管理學(xué)博士。