張濤

【摘 要】當(dāng)前各企業(yè)召開的會(huì)議活動(dòng)日漸增多，會(huì)務(wù)活動(dòng)是其不可或缺的載體，而企業(yè)辦公室是大部分以企業(yè)名義開展的會(huì)務(wù)活動(dòng)的具體承辦單位。如何做好會(huì)務(wù)工作是衡量企業(yè)辦公室工作水平高低的一個(gè)重要方面。本文分析了企業(yè)會(huì)務(wù)工作的現(xiàn)狀和存在的問題，闡述了做好會(huì)議全過程的工作和相關(guān)對(duì)策建議。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);辦公室;會(huì)議;會(huì)務(wù)工作;對(duì)策建議

目前企業(yè)會(huì)務(wù)工作日漸繁雜。一項(xiàng)會(huì)議活動(dòng)開展順暢與否取決于會(huì)前籌備、會(huì)中服務(wù)和會(huì)后總結(jié)三個(gè)階段的工作完成效果，這三個(gè)階段缺一不可，相輔相成，需要工作人員在各階段工作進(jìn)行周密的思考。會(huì)務(wù)工作的特點(diǎn)是政治性、服務(wù)性、被動(dòng)性、事務(wù)性、保密性、實(shí)踐性。目前常見的會(huì)議的組織和實(shí)現(xiàn)方式大致有三類：傳統(tǒng)會(huì)議;以電視電話為載體的會(huì)議;網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議。

1、企業(yè)會(huì)務(wù)工作的現(xiàn)狀和存在的問題

1.1會(huì)務(wù)工作的現(xiàn)狀

一是會(huì)議密集。近年來，辦公室承辦會(huì)議次數(shù)越來越頻繁，平均每天就要承辦2次會(huì)議，有時(shí)甚至出現(xiàn)一天承辦5次會(huì)議的情況。二是會(huì)議種類多、層次高。辦公室經(jīng)常承辦的有黨政聯(lián)席會(huì)、安委會(huì)、調(diào)度會(huì)、各類專業(yè)會(huì)議及接待型會(huì)議等，因其性質(zhì)不同，各個(gè)環(huán)節(jié)也不一樣，有的較為常規(guī)，有的則涉及簽約、頒獎(jiǎng)等。三是會(huì)議場(chǎng)所不固定。辦公室負(fù)責(zé)的綜合性會(huì)議室有10多個(gè)，會(huì)議室的選擇會(huì)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容、形式、范圍等因素進(jìn)行調(diào)整。

1.2當(dāng)前普遍存在的問題

隨著會(huì)議數(shù)量的增多，在會(huì)務(wù)管理工作上遇到的問題和矛盾也日益彰顯。主要表現(xiàn)在少量的會(huì)務(wù)人員組織和管理大量繁雜、瑣碎的事務(wù)性工作。在這當(dāng)中，準(zhǔn)備時(shí)間短、人員少、任務(wù)重、重復(fù)性勞動(dòng)多、意外突發(fā)性強(qiáng)、差錯(cuò)率高等一系列問題都直接影響會(huì)務(wù)工作的效率。具體表現(xiàn)如大型會(huì)議中需要根據(jù)參加會(huì)議的人員不同類型和級(jí)別，安排相應(yīng)的酒店、房型、參會(huì)座位、與會(huì)時(shí)間提醒、參會(huì)時(shí)的分組和座次圖的劃分，與會(huì)報(bào)到時(shí)由于到達(dá)時(shí)間比較集中，人員多而混亂導(dǎo)致錯(cuò)誤發(fā)生。

2、做好會(huì)議全過程的工作

2.1會(huì)前籌備階段

會(huì)前籌備階段工作在很大程度上決定了會(huì)議的成功與否，簡(jiǎn)單來說，可從以下幾個(gè)方面著手準(zhǔn)備。一是準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)會(huì)議內(nèi)容。會(huì)議內(nèi)容一般由組織召開會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)決定并提出。接收會(huì)議信息的工作人員務(wù)必要做好記錄，弄清楚領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)意圖，試圖想解決哪些問題，達(dá)到什么效果。尋找機(jī)會(huì)多與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通和交流，在交流和溝通的過程中把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。二是周密制定會(huì)議方案。制定會(huì)議方案工作繁瑣，通常需要多人協(xié)力完成，可成立臨時(shí)工作小組，大型會(huì)議還需根據(jù)工作內(nèi)容成立多個(gè)小組協(xié)同完成，如材料組、會(huì)務(wù)組、后勤組。會(huì)議方案的內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員范圍、議程、交通食宿等。工作人員首先要提前請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)確定開會(huì)時(shí)間，并向統(tǒng)籌管理會(huì)議室的單位或部門申請(qǐng)會(huì)議室，確認(rèn)會(huì)議室話筒、電腦、顯示屏等設(shè)備情況。再根據(jù)會(huì)議內(nèi)容初定具體的會(huì)議議程和參會(huì)人員范圍等。三是及時(shí)發(fā)布會(huì)議通知。會(huì)議方案經(jīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)同意以后，起草并發(fā)布會(huì)議通知。會(huì)議通知內(nèi)容包括主送單位、會(huì)議主要內(nèi)容、會(huì)議議程、參會(huì)人員名單、報(bào)到時(shí)間和地點(diǎn)等注意事項(xiàng)，需要參會(huì)回執(zhí)時(shí)還需附上參會(huì)回執(zhí)模版、聯(lián)系方式等信息。注意會(huì)前需確認(rèn)各相關(guān)單位及個(gè)人通知到位，如遇聯(lián)系不上對(duì)方的情況，一定要通知其他相關(guān)人員務(wù)必轉(zhuǎn)達(dá)。四提前籌備會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)籌備工作至關(guān)重要，務(wù)必要做到細(xì)致周到。查看會(huì)議室座簽座次是否安排妥當(dāng)，確保無遺漏、無失誤。檢查話筒、音響、電腦、顯示屏、播放器等設(shè)備使用情況。將會(huì)議相關(guān)資料拷貝到會(huì)議室專用電腦設(shè)備。打印會(huì)議相關(guān)資料，如簽到表、會(huì)議資料。確認(rèn)茶具、紙筆、會(huì)議資料等物品擺放情況。

2.2做好會(huì)中服務(wù)工作

一是做好報(bào)到等指引工作。在會(huì)議室門口或大廳設(shè)置報(bào)到處。提前準(zhǔn)備好簽到表，請(qǐng)前來參會(huì)的人員在簽到表上簽字，并發(fā)放會(huì)議相關(guān)材料。如需住宿，安排專人指引客人入住并辦理住宿手續(xù)。二是做好會(huì)議記錄。提前安排好會(huì)議記錄人員，準(zhǔn)備好會(huì)議記錄專用錄音筆。記錄人員要認(rèn)真做好會(huì)議記錄，認(rèn)真研究會(huì)議精神，對(duì)會(huì)議材料進(jìn)行合理刪減，確保會(huì)議記錄的完整性，同時(shí)要做到語言精煉，邏輯條理清晰。三是做好安保工作。會(huì)務(wù)安保部門人員需全程在現(xiàn)場(chǎng)維護(hù)秩序，尤其是黨代會(huì)等大型會(huì)議，安保人員務(wù)必要仔細(xì)巡查，確保會(huì)議正常進(jìn)行。四是做好保密工作。一般保密文件或事項(xiàng)不通過會(huì)議傳達(dá)，但難免會(huì)有涉及保密的工作需要會(huì)議討論研究，因此做好保密工作也很重要，如會(huì)議中請(qǐng)參會(huì)人員將手機(jī)放入信號(hào)屏蔽柜中。五是做好會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作。企業(yè)辦公室一般設(shè)有會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作人員辦公室，由他們進(jìn)行專業(yè)的會(huì)場(chǎng)服務(wù)。具體包括擺放茶杯與座簽、調(diào)控會(huì)場(chǎng)溫度、添加茶水等。會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作人員要注重禮儀、著統(tǒng)一制服、妝面應(yīng)安靜整潔、不披頭散發(fā)，盡量不佩戴戒指等首飾。會(huì)議中進(jìn)入會(huì)場(chǎng)添加茶水時(shí)應(yīng)注意輕拿輕放，不嬉笑打鬧，不東張西望，確保不影響會(huì)議的正常進(jìn)行。

2.3做好會(huì)后總結(jié)工作

一是整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)撰寫會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要要注意突出中心，要條理化、理論化，完成后需請(qǐng)參會(huì)人員會(huì)簽。待會(huì)議紀(jì)要正式印發(fā)后，及時(shí)分送給參會(huì)人員。二是反思總結(jié)。會(huì)議結(jié)束以后，盡快召集本次會(huì)議工作人員召開總結(jié)反思會(huì)。認(rèn)真分析會(huì)議工作開展中的失誤、不足以及遇到的難題，并提出可行性改進(jìn)方法，避免同樣的錯(cuò)誤第二次發(fā)生。對(duì)于本次會(huì)議工作中表現(xiàn)出色的人員應(yīng)當(dāng)給予肯定表揚(yáng)，激勵(lì)其他工作人員。會(huì)后總結(jié)工作需要做好會(huì)務(wù)總結(jié)反饋。最主要的將該次會(huì)議的亮點(diǎn)、不足以及解決辦法和心得進(jìn)行梳理。

3、做好企業(yè)會(huì)務(wù)工作的對(duì)策建議

3.1與領(lǐng)導(dǎo)時(shí)刻保持聯(lián)系。會(huì)議根據(jù)內(nèi)容、參會(huì)人員范圍等因素可以分為不同層次和等級(jí)，雖然企業(yè)辦公室在會(huì)務(wù)工作等方面積累了很多經(jīng)驗(yàn)，但議程、具體參會(huì)人員等必須是由主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)最后敲定。如在籌辦會(huì)議和會(huì)議進(jìn)行中遇到難處，先思考如何解決，并及時(shí)逐級(jí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，尋求領(lǐng)導(dǎo)的支持與幫助。

3.2提高會(huì)務(wù)工作能力?，F(xiàn)代科技日新月異，會(huì)務(wù)工作人員要保持工作的熱情，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，學(xué)以致用。企業(yè)辦公室可開展多樣的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，如參加會(huì)務(wù)工作能力培訓(xùn)班，邀請(qǐng)專家前來授課，邀請(qǐng)政府部門或其他企業(yè)辦公室工作人員前來進(jìn)行業(yè)務(wù)交流活動(dòng)等。同時(shí)，要注重提高突發(fā)情況的處理能力，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.3加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。根據(jù)不同的工作內(nèi)容，會(huì)議工作人員一般會(huì)分為會(huì)務(wù)組、接待組、設(shè)備組等幾個(gè)組別，各組成員各司其職。團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力對(duì)于一個(gè)辦會(huì)團(tuán)隊(duì)至關(guān)重要，各組成員都要各盡所能，遇到問題及時(shí)交流溝通，與其他組時(shí)刻保持聯(lián)系，進(jìn)一步提高工作效率。對(duì)于他人的優(yōu)點(diǎn)與長(zhǎng)處，要虛心學(xué)習(xí)，不斷提升自我工作能力。

3.4注重細(xì)節(jié)，及時(shí)糾錯(cuò)補(bǔ)漏?！凹?xì)節(jié)決定成敗”，會(huì)議籌備和服務(wù)階段涉及到的每一項(xiàng)事情都是細(xì)節(jié)。如何布置會(huì)場(chǎng)，如何控制會(huì)場(chǎng)溫度，會(huì)場(chǎng)燈光和電腦設(shè)備等需要工作人員細(xì)心檢查、核對(duì)。工作人員務(wù)必要不厭其煩、精益求精，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行信心檢查，及時(shí)糾錯(cuò)補(bǔ)漏，確保會(huì)議不出差錯(cuò)。

4、結(jié)語

現(xiàn)代科技日新月異，企業(yè)辦公室會(huì)務(wù)工作人員要保持工作的熱情，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，學(xué)以致用。要開展多樣的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，如參加會(huì)務(wù)工作能力培訓(xùn)班，邀請(qǐng)專家前來授課，邀請(qǐng)企業(yè)外辦公室工作人員前來進(jìn)行業(yè)務(wù)交流活動(dòng)等。同時(shí)，要注重提高突發(fā)情況的處理能力，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

【參考文獻(xiàn)】

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