程煥勤

【摘 要】在當(dāng)前信息化社會(huì)，傳統(tǒng)事業(yè)單位人事檔案的管理存在著一定的局限性。為了更好的適應(yīng)新的社會(huì)形勢(shì)，事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新以及改革將變?yōu)楸厝?。因此，本文分析了事業(yè)單位人事檔案概念以及意義，總結(jié)了當(dāng)前人事檔案規(guī)范化管理存在的問(wèn)題，并且針對(duì)具體問(wèn)題提出了應(yīng)對(duì)措施。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;人事檔案;規(guī)范化管理;重要性

1、事業(yè)單位人事檔案的概念和意義

檔案是在人事管理活動(dòng)過(guò)程中直接產(chǎn)生的。它是一個(gè)對(duì)個(gè)人的人生軌跡進(jìn)行記錄以及反映的載體，其含有政治思想、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、勞動(dòng)薪酬、工作狀態(tài)等原始的記錄。組織部門通過(guò)這個(gè)載體帶來(lái)信息作為依據(jù)以及來(lái)源，對(duì)個(gè)人進(jìn)行系統(tǒng)分析以及了解和評(píng)價(jià)[1]。事業(yè)單位是我國(guó)行政行業(yè)劃分系統(tǒng)當(dāng)中一個(gè)重要的組成部分。在這個(gè)體系當(dāng)中，人員信息真實(shí)性以及有效性受到人們的廣泛關(guān)注。將群眾化、公開化以及民主化充分的貫徹在用人工作、選人工作的始終，其是對(duì)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展所適應(yīng)的重要環(huán)節(jié)[2]。檔案重要性可體現(xiàn)在多方面，如干部任前公示制度的實(shí)施，使個(gè)人信息通過(guò)報(bào)刊、出版物、電臺(tái)、電視臺(tái)等媒介傳播，公開場(chǎng)合宣讀、播放檔案原文等形式為公眾知曉，接受公眾監(jiān)督，體現(xiàn)了任前公示的制度價(jià)值與法律意義，彰顯了檔案的歷史性、權(quán)威性和價(jià)值性。

2、事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理中存在的主要問(wèn)題

2.1對(duì)檔案重要性的忽視，造成制度的缺失和信息的失真

檔案真實(shí)性為完整性的一個(gè)基礎(chǔ)。完整性往往和真實(shí)性所離不開。只有確保檔案真實(shí)性以及完整性，才可以更好的對(duì)個(gè)人情況帶來(lái)可靠的保證，反之就會(huì)失去檔案多元性、交錯(cuò)性、共享性以及客觀性等特征。事業(yè)單位個(gè)別的領(lǐng)導(dǎo)人員都缺少構(gòu)建完善檔案管理制度意識(shí)，進(jìn)而造成了檔案沒(méi)有比較強(qiáng)的完整性以及真實(shí)性，對(duì)當(dāng)前人才戰(zhàn)略實(shí)施進(jìn)行滯后[3]。除此之外，員工對(duì)檔案重要程度往往認(rèn)識(shí)程度不足，檔案的意識(shí)不夠強(qiáng)，進(jìn)而讓檔案管理人員在整理、保管、收集材料的過(guò)程當(dāng)中發(fā)生不可控的情況，進(jìn)而使檔案信息失真。

2.2人才的匱乏成為發(fā)展的瓶頸

穩(wěn)定的、專業(yè)的檔案管理人才短缺，成為檔案難以得到革新、突破的最大瓶頸。現(xiàn)階段很多事業(yè)單位從事檔案管理的人員多為一些面臨退休員工或非專業(yè)技術(shù)人員兼任。他們學(xué)歷不高、專業(yè)知識(shí)不足，他們工作散漫，安于現(xiàn)狀;有些單位檔案工作還停留在手工書寫，人工檢索，人、卡、物對(duì)照的“三舊”管理模式中;缺乏保密意識(shí)、改革意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，單位內(nèi)部人員的基本信息輕易對(duì)外泄露;現(xiàn)代化管理設(shè)備因人而不能物盡其用，處于癱瘓狀態(tài)，造成資源的極大浪費(fèi)。

3、建立健全的事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的措施

3.1提升整體管理水平

第一，強(qiáng)化檔案的意識(shí)。通過(guò)對(duì)來(lái)源和全宗完整性、原始整理體系進(jìn)行尊重作為基本原則，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)人員以及廣大干部和群眾檔案的意識(shí)，進(jìn)而提升檔案工作認(rèn)識(shí)程度。

第二，領(lǐng)導(dǎo)人員是保障。針對(duì)性的組織單位的領(lǐng)導(dǎo)人員學(xué)習(xí)和檔案有關(guān)的法律和法規(guī)制度，對(duì)人們認(rèn)知觀念進(jìn)行更新，對(duì)檔案重要性進(jìn)行真正的意識(shí)到。除此之外，將檔案管理劃入到日常的議事日程當(dāng)中，利用強(qiáng)制性以及具體性行政手段來(lái)保證單位各種檔案制度充分落實(shí)，其是檔案規(guī)范化管理和時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)的重要保證。

第三，檔案管理人員為關(guān)鍵。檔案管理人員需要構(gòu)建現(xiàn)代的檔案意識(shí)以及溝通意識(shí)。現(xiàn)代檔案意識(shí)是隨著現(xiàn)代化進(jìn)程所發(fā)展的。在形成的方式當(dāng)中，其不但需要國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及團(tuán)體來(lái)順利完成。個(gè)體在日常的工作以及生活方面也出現(xiàn)檔案的可能。在記錄形式、書寫材料以及載體材料選取以及使用方面，需要重視未來(lái)在保管以及管理方面的要求。和領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行溝通。檔案管理人員需要得到領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案工作的支持以及重視，通過(guò)各類機(jī)會(huì)以及形式向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)。特別為部門在布置工作以及研究業(yè)務(wù)的時(shí)候，需要邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行參與，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)發(fā)表意見。積極的溝通能使領(lǐng)導(dǎo)者體察到檔案工作的繁瑣、任務(wù)的艱苦、生活的清苦。

3.2建立人才戰(zhàn)略機(jī)制

人才是檔案事業(yè)發(fā)展的重要資源。如何在信息化時(shí)代，將傳統(tǒng)檔案工作從收集、整理、保管及被動(dòng)利用的水平，提升到適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要;如何全方位地向社會(huì)、單位和個(gè)人提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用;如何建立規(guī)范化的檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)、健康和可持續(xù)發(fā)展，人才戰(zhàn)略機(jī)制的建立刻不容緩。

一是領(lǐng)導(dǎo)者要支持、關(guān)心、了解檔案工作，提高檔案管理人的地位、待遇，調(diào)動(dòng)檔案管理人的積極性、創(chuàng)造性，使其安心本職工作。相關(guān)管理部門及時(shí)了解檔案管理人變動(dòng)情況，抓好各項(xiàng)培訓(xùn)工作，積極組織學(xué)習(xí)、交流，提高業(yè)務(wù)水平。

二是搭建人才舞臺(tái)，盤活人才資源。從社會(huì)和高校引進(jìn)、招聘有技術(shù)、有技能、有知識(shí)的專業(yè)人才充實(shí)檔案隊(duì)伍;樹立“以人為本”的觀念，營(yíng)造鼓勵(lì)、支持、幫助人才干事業(yè)的環(huán)境，調(diào)動(dòng)其積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，促進(jìn)人才健康成長(zhǎng);保持人才隊(duì)伍的穩(wěn)定性，檔案是知識(shí)性、專業(yè)性、連續(xù)性很強(qiáng)的工作，從維護(hù)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā)，必須做好穩(wěn)定工作，切實(shí)解決他們?cè)诠ぷ髦?、生活中的?shí)際問(wèn)題，使他們安心、熱愛本職工作，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

三是加快、加強(qiáng)檔案管理人的培養(yǎng)。首先，政治素質(zhì)培養(yǎng)。檔案管理人應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)相關(guān)的法律和法規(guī)，貫徹落實(shí)國(guó)家、機(jī)關(guān)、單位關(guān)于檔案工作的重要政策和指示，樹立扎實(shí)的政治觀念;遵守檔案工作紀(jì)律，在按照規(guī)定進(jìn)行檔案開發(fā)、開放、公布、利用的基礎(chǔ)上，轉(zhuǎn)變意識(shí)觀，培育創(chuàng)新發(fā)展的政治理念。其次，業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)。鞏固加強(qiáng)基礎(chǔ)理論知識(shí)的同時(shí)，加快學(xué)習(xí)、了解、熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學(xué)技術(shù)等內(nèi)容，成為業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、協(xié)調(diào)能力強(qiáng)、綜合能力強(qiáng)的現(xiàn)代復(fù)合型人才。

3.3完善數(shù)字化建設(shè)

將文件轉(zhuǎn)化為檔案是一個(gè)專業(yè)性強(qiáng)、程序復(fù)雜的工作，每一卷檔案的收集整理，都有非常嚴(yán)格的要求，針對(duì)檔案材料的特殊屬性，防止人為或自然損毀情況的發(fā)生，檔案管理者不僅要熟悉案卷的整理流程，掌握的檔案管理和保護(hù)技術(shù)，還應(yīng)建立、完善數(shù)字化管理系統(tǒng)。很多單位都已開發(fā)出文檔一體化管理系統(tǒng)，優(yōu)化和完善了內(nèi)部檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理與利用，實(shí)現(xiàn)了檔案日常工作環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)處理，實(shí)現(xiàn)了在線借閱、查詢、監(jiān)控等網(wǎng)絡(luò)化管理模式。但隨著新型載體檔案的不斷發(fā)展、新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)、新型信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，信息記錄與儲(chǔ)存的特殊要求在不斷變化，基礎(chǔ)的技術(shù)手段已無(wú)法確保一體化的先進(jìn)性，這就要求檔案管理人要適應(yīng)、學(xué)習(xí)、掌握新型數(shù)字化檔案管理技術(shù)。

數(shù)字化檔案，以檔案、電子文件、其他信息資源等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主要管理對(duì)象，具有有序處理和集成管理的功能，涵蓋了文件生命周期管理實(shí)踐的全過(guò)程，遠(yuǎn)期目標(biāo)是建立基礎(chǔ)應(yīng)用、業(yè)務(wù)應(yīng)用、信息服務(wù)應(yīng)用和系統(tǒng)管理與維護(hù)的平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理真正意義上的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。

經(jīng)過(guò)上述分析我們可以看出，隨著科技信息時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理逐漸顯現(xiàn)出其局限性，為適應(yīng)新形勢(shì)，事業(yè)單位人事檔案管理的改革、創(chuàng)新成為必然。本文簡(jiǎn)析了事業(yè)單位人事檔案管理的重要性，對(duì)人事檔案規(guī)范化管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了論述分析，提出了相應(yīng)的對(duì)策。

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