柳玉蘭 周穎

【摘 要】科技檔案是企業(yè)非常寶貴的信息資源，充分的挖掘利用不僅可以為企業(yè)發(fā)展提供支持和依據(jù)，還能轉(zhuǎn)化為巨大的經(jīng)濟(jì)效益。本文闡述了科技檔案利用創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的研究模式，分析了枕頭壩公司科技檔案利用創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的典型實(shí)例，對(duì)進(jìn)一步提高科技檔案開發(fā)利用的途徑進(jìn)行了思考。

【關(guān)鍵詞】科技檔案;利用;效益;評(píng)價(jià)

一、引言

科技檔案是企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔的科技文件材料，在企業(yè)管理和生產(chǎn)活動(dòng)中具有非常高的參考價(jià)值。

枕頭壩公司在電站的建設(shè)及運(yùn)行過程中探索出行之有效的檔案管理模式，目前公司檔案室收藏保管了萬余卷科技檔案。通過對(duì)科技檔案的有效利用，先后為工程管理、生產(chǎn)運(yùn)行等方面提供了大量服務(wù)，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益達(dá)數(shù)億元，同時(shí)還取得了明顯的社會(huì)效益。為公司的發(fā)展提供了有力的智力支持，為生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)輸入了源源不斷的智慧動(dòng)力。

二、科技檔案利用效益評(píng)價(jià)

科技檔案作為一種信息資源，最終的目的就是得到最大限度的挖掘利用。在未進(jìn)行開發(fā)之前，只是單純的記錄性和見證性文件材料，而一旦被開發(fā)利用，就可承前繼后，轉(zhuǎn)化成直接的生產(chǎn)力，產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（一）科技檔案利用效益評(píng)價(jià)內(nèi)容

科技檔案的利用效應(yīng)就是為生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)提供知識(shí)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)支持，促進(jìn)正確的決策的產(chǎn)生。科技檔案利用產(chǎn)生的效益一部分表現(xiàn)為直接轉(zhuǎn)化為提高質(zhì)量、縮短工期、創(chuàng)新技術(shù)的經(jīng)濟(jì)效益;一部分表現(xiàn)為增長(zhǎng)知識(shí)水平、改善精神文明，推動(dòng)人類文化發(fā)展工作的社會(huì)效益。對(duì)企業(yè)來說更加注重是科技檔案應(yīng)用于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)科技等方面所造出來的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）科技檔案利用效益定量化評(píng)價(jià)方法

1.科技檔案利用產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益定量化的計(jì)算方法

企業(yè)通過科技檔案利用可以創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益或節(jié)約物化勞動(dòng)和活勞動(dòng)，最終為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)收益。很早之前，國(guó)內(nèi)外很多檔案學(xué)者就開始科技檔案利用經(jīng)濟(jì)效益計(jì)算的研究。1994年《開發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益計(jì)算方法的規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱規(guī)定）的出臺(tái)，讓科技檔案利用經(jīng)濟(jì)效益定量計(jì)算有了全國(guó)統(tǒng)一的，比較科學(xué)的方法。

水電工程中科技檔案的利用多是檔案起憑證作用，來避免、減少損失或增加收入等產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)規(guī)定其計(jì)算方法為：

公式：J1=αB-C

其中J：開發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益

α：開發(fā)利用科技檔案的作用系數(shù)（通過α值取值范圍表查得）

B：避免、減少的損失或增加的收入值

C：利用科技檔案所需支付的費(fèi)用總和

2.計(jì)算參數(shù)的確定

《規(guī)定》提供的科技檔案利用經(jīng)濟(jì)效益計(jì)算公式包含不同的參數(shù)，要進(jìn)行經(jīng)濟(jì)效益定量計(jì)算，就要首先理解各參數(shù)的含義，確定參數(shù)的計(jì)算方法。

①B值確定

B值是某項(xiàng)活動(dòng)利用科技檔案所取得的全部經(jīng)濟(jì)收入，在水電站工程中B值多是提供憑證作用，為避免、減少損失或增加收入的量值。

②α值計(jì)算

α值是科技檔案利用的作用系數(shù)，通常根據(jù)科技檔案利用的具體內(nèi)容、目的和作用程度等內(nèi)容通過查表選取。

③C值計(jì)算

C值是企業(yè)科技檔案利用所投入的成本費(fèi)用。其中包括檔案管理的加工和編研費(fèi)用，檔案管理人員的工資、差旅費(fèi)以及培訓(xùn)費(fèi);還有利用檔案的復(fù)印費(fèi)、推廣費(fèi)及傳遞費(fèi)。實(shí)際情況中檔案的形成費(fèi)用應(yīng)分?jǐn)傇诿糠輲?kù)存檔案的C值中，但企業(yè)的檔案數(shù)量多、形成周期不定，分?jǐn)偟馁M(fèi)用是很小的并且難以計(jì)算，而且檔案的形成費(fèi)用已經(jīng)列入本企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)總成本中，因此在計(jì)算C值時(shí)檔案的形成成本可忽略不計(jì)，只需算入科技檔案利用工作的人工查閱、復(fù)印成本即可。

（三）科技檔案利用效益定量評(píng)價(jià)計(jì)算案例

枕頭壩公司自工程建設(shè)開始以來，在每年的企業(yè)檔案工作評(píng)價(jià)中都會(huì)進(jìn)行科技檔案利用經(jīng)濟(jì)效益的評(píng)價(jià)。以下將通過枕頭壩公司科技檔案利用的典型事例闡述的科技檔案利用效益的計(jì)算公式的應(yīng)用。

1.案例一

2010在進(jìn)行1#堆積體施工時(shí)期，公司工程人員通過利用大量科技檔案資料，對(duì)1#堆積體治理施工詳圖設(shè)計(jì)進(jìn)行優(yōu)化，直接降低工程投資3403萬元，不僅縮短了施工周期，并且極大地降低了對(duì)周邊的環(huán)境影響，創(chuàng)造了巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

此案例中已知有5人查閱5天檔案資料，利用的科技檔案為起重要作用30年以上，每人每天查閱檔案費(fèi)用為80元，資料復(fù)印費(fèi)為250元。

則：α=0.7（查表確定，檔案其決定作用）

C=查閱檔案人工費(fèi)+檔案復(fù)印費(fèi)

=80 × 5 × 5 + 250

= 2250 元

B = 34030000元

根據(jù)公式J=αB-C，求得利用檔案起憑證作用所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益：

J= 0.7 × 34030000 - 2250

= 23818750元

因此利用科技檔案起憑證作用所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益約達(dá)2381.9萬元。

2.案例二

在進(jìn)行枕頭壩一級(jí)水電站主要建筑物鋼筋優(yōu)化工作時(shí)，公司工程人員通過查閱大量科技檔案資料，在保證工程質(zhì)量、安全和工期的前提下，對(duì)主要建筑物的結(jié)構(gòu)配筋計(jì)算進(jìn)行分析，合理優(yōu)化鋼筋用量，直接節(jié)約工程投資7828.99萬元。

此案例中已知有3名工程人員查閱檔案，查閱時(shí)間為2天，利用的檔案為起重要作用30年以上，檔資料的復(fù)印費(fèi)為20元，每人每天查閱檔案的費(fèi)用為40元。

則：α=0.7（查表確定，檔案起決定作用）

C=查閱檔案人工費(fèi)+檔案復(fù)印費(fèi)

=40×3×2+20

=260元

B=78289900（萬元）

根據(jù)公式J=αB-C，利用檔案起憑證作用所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益：

J=0.7×78289900（萬元）-260

=54802930（萬元）-260

=54802670萬元

因此利用科技檔案起憑證作用所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益約達(dá)5480.3萬元。

通過以上案例計(jì)算可以看出，企業(yè)通過科學(xué)、規(guī)范的檔案管理，充分高效的挖掘利用，不僅可以為企業(yè)創(chuàng)造可觀效益，極大地節(jié)約投資。同時(shí)也可以通過對(duì)檔案利用效果的評(píng)價(jià)分析，檢驗(yàn)企業(yè)開發(fā)利用科技檔案的總體情況，總結(jié)發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的問題，及時(shí)糾錯(cuò)補(bǔ)弱。

三、提高科技檔案利用效益的有效途徑

科技檔案潛藏著豐富的企業(yè)資源，其自身價(jià)值只有經(jīng)過合理的開發(fā)利用，才能轉(zhuǎn)化為巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，因此我們必須要認(rèn)真的思考如何提升和改進(jìn)管理方式，才能更好的促進(jìn)科技檔案的開發(fā)利用，為企業(yè)發(fā)展發(fā)揮更大效益。

（一）完善制度，科學(xué)規(guī)范歸檔

科技檔案的齊全完整是保證檔案得以利用的前提。因此在檔案管理上要采取前端控制，修訂合理完善的歸檔范圍，全面了解檔案工作所面向?qū)ο蟮墓ぷ髀氊?zé)，提前提出要求和制定工作計(jì)劃，并加強(qiáng)過程控制，強(qiáng)化對(duì)檔案資料的現(xiàn)實(shí)性和動(dòng)態(tài)性把握，防止原始、重要資料的遺失，確保檔案的完整性。

（二）創(chuàng)新思維，提升服務(wù)質(zhì)量

檔案管理人員必須要摒棄單純的“等、收、管”的檔案工作觀念，必須加強(qiáng)自身素質(zhì)、增強(qiáng)專業(yè)知識(shí)。熟悉掌握本企業(yè)庫(kù)存檔案的整體情況，了解公司年度生產(chǎn)任務(wù)、工作計(jì)劃，超前主動(dòng)服務(wù)，深入現(xiàn)場(chǎng)，分析需求，有目標(biāo)、有方向的進(jìn)行檔案編研，發(fā)揮科技檔案利用的最大價(jià)值。

（三）利用信息技術(shù)，擴(kuò)大利用方法

在大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案管理應(yīng)充分利用好檔案信息系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化平臺(tái)，進(jìn)一步加強(qiáng)科技檔案由實(shí)體管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，不斷豐富檔案信息系統(tǒng)資料，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。借助互聯(lián)網(wǎng)，改進(jìn)檔案查閱利用方式，使檔案查詢利用更加快速便捷，使檔案的管理更具直觀性，更具有開發(fā)和利用價(jià)值。

四、結(jié)束語(yǔ)

公司的科技檔案是工程建設(shè)和公司發(fā)展的全部記錄，對(duì)公司發(fā)展發(fā)揮著非常重要的作用。因此各層級(jí)的檔案工作者，應(yīng)以增加效益，更好服務(wù)公司發(fā)展作為開發(fā)利用檔案資源的目的，探索多層次、深層次的檔案資源開發(fā)工作，促進(jìn)檔案工作發(fā)展，使科技檔案資源利用在公司及社會(huì)行業(yè)發(fā)展過程中，發(fā)揮更大的作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]楊宏芳，水電廠科技檔案的管理與開發(fā)，管理科學(xué)，2017年

[2]謝小燕，開發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益的計(jì)算方法，工程與技術(shù)，2012年

[3]任瑩瑩，規(guī)模以上工業(yè)企業(yè)科技檔案利用經(jīng)濟(jì)效益研究，2016年

[4]秦 濤，淺談如何搞好水電企業(yè)科技檔案的利用工作，水電站設(shè)計(jì)，2004年

[5]劉琪云，淺談水 力發(fā) 電廠科學(xué)技術(shù)檔案 管理開發(fā)，企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2011年

[6]劉麗偉，淺談蓄能電站科技檔案的利用價(jià)值，水電站機(jī)電技術(shù)，2017年