陳亞琳

【摘要】人事檔案其實(shí)就是用來記錄和反饋職工個(gè)體情況的一項(xiàng)資料，通常是在人事、勞資等部門進(jìn)行人事管控活動(dòng)時(shí)建立而成的，是記錄職工個(gè)人成長情況的原始記錄，加強(qiáng)人事檔案管理工作有利于提升管理效率，提高管理工作水平。本文針對(duì)如何加強(qiáng)人力資源部門人事檔案管理工作進(jìn)行深入分析和研究，提出一些看法和建議，希望可以給有需人士提供參考。

【關(guān)鍵詞】人力資源部門;人事檔案;管理強(qiáng)化

從人力資源部門的角度出發(fā)，人事檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)、重要且繁瑣的工作，其不單單包括了內(nèi)部職工的個(gè)人成長情況記錄，更關(guān)系著怎樣使用檔案資料改進(jìn)人力資源的開發(fā)工作。就貴陽廣播電視臺(tái)而言，全臺(tái)擁有宣傳事業(yè)和經(jīng)營產(chǎn)業(yè)兩大板塊、新聞綜合頻道、經(jīng)濟(jì)生活頻道、法制頻道等眾多電視以及廣播頻道，記者、電視專題片編導(dǎo)、電視播音員、舞美設(shè)計(jì)師等上百號(hào)職工，怎樣對(duì)人力資源進(jìn)行有效開發(fā)、管理，人事檔案有著重要的影響以及價(jià)值，可是由于多方面因素影響，目前在進(jìn)行實(shí)際管理工作時(shí)依然存在一些問題，影響了人力資源管理工作的更好發(fā)展。

一、人力資源部門檔案管理存在的問題

（一）人事檔案信息價(jià)值不高

檔案的價(jià)值高低取決于是否可以給管理人員帶來有效的信息，管理人員的使用需求能否得到滿足，這些檔案資料具備怎樣的價(jià)值、是否有使用可能等，如果不能達(dá)成這些要素，管理人員的使用需求得不到滿足，這就可以說是一堆沒用的廢紙。想要提升檔案資料的價(jià)值，必然要提高檔案信息質(zhì)量，認(rèn)真、仔細(xì)做好基礎(chǔ)的歸納整理工作。但是實(shí)際情況卻是，有一些管理人員不夠重視檔案質(zhì)量，導(dǎo)致人事檔案出現(xiàn)了信息不完善、格式不規(guī)范等問題，在一定程度上給人事檔案管理工作增加較大的難度，影響檔案使用效果[1]。

（二）人事檔案無法反映個(gè)人特點(diǎn)

人事檔案是對(duì)職工個(gè)人信息進(jìn)行了解、考察的基礎(chǔ)依據(jù)，其中記錄的詳細(xì)信息對(duì)人才利用、開發(fā)有著不可取代的作用，人事檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性、有效性，直接關(guān)系著人力資源部門辨別、發(fā)掘、培養(yǎng)人才，有價(jià)值的人事檔案能夠讓管理人員在借閱以后，對(duì)職工的基本信息、性格特點(diǎn)、工作能力有一定的了解?？墒钱?dāng)前人事檔案管理普遍存在著內(nèi)容單一、信息不完善的問題，針對(duì)職工個(gè)人能力的重要信息如特長、綜合素質(zhì)、績(jī)效等方面，記錄的內(nèi)容大多是一筆帶過、千篇一律，并不能把其個(gè)人特征凸顯出來。特別是對(duì)電視臺(tái)這類業(yè)務(wù)單位而言，大多數(shù)主持人、記者、編導(dǎo)的檔案并不能把其工作能力、業(yè)務(wù)水平真實(shí)且有效的反映出來，管理人員不能借助檔案查閱對(duì)其進(jìn)行確切定位，更遑論使用檔案完成人才選拔，導(dǎo)致人事檔案失去其寶貴價(jià)值。

二、加強(qiáng)人力資源部門人事檔案管理工作的有效措施

（一）提升人事檔案開發(fā)意識(shí)

人事檔案管理的主導(dǎo)者是檔案管理人員，其發(fā)揮著分配以及指導(dǎo)作用，基于此，就需要單位內(nèi)部重視提高職工的檔案使用意識(shí)，讓其深刻認(rèn)識(shí)到建設(shè)人事檔案的最終目的是為了創(chuàng)建科學(xué)、合理的人力資源管理架構(gòu)，進(jìn)一步完善使用職工信息，促進(jìn)人才的發(fā)掘、溝通工作。檔案管理專員要形成正確的資源意識(shí)，扭轉(zhuǎn)管理和使用理念，增強(qiáng)針對(duì)人事檔案資料的開發(fā)、利用意識(shí)，第一時(shí)間整合、歸納檔案信息，給日常管理工作提供完整、精確的參考信息，進(jìn)一步提升管理水平以及效率。

（二）確保檔案收集完整性，保障真實(shí)有效性

就現(xiàn)階段人事檔案管理工作而言，要保障人才信息收集的完整性，并根據(jù)廣播電視臺(tái)的業(yè)務(wù)屬性，重點(diǎn)收錄能夠反映職工工作能力、思想道德等方面的資料，對(duì)檔案管理工作的業(yè)務(wù)范疇進(jìn)行定期考核。在建立人事檔案的過程中，重點(diǎn)關(guān)注檔案質(zhì)量，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定以及規(guī)范程序完成實(shí)際工作。拒收并第一時(shí)間改正違背收集標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案，按照相關(guān)的政策制度，認(rèn)真、仔細(xì)開展真實(shí)鑒定以及材料篩選工作。在審核重要信息時(shí)，可以使用多方材料印證的方式，普通孤證不予確認(rèn)，確保人事檔案信息的真實(shí)性、有效性。其次，還需要結(jié)合自身單位對(duì)檔案鑒定的處理權(quán)限，妥善處理好不屬于歸檔內(nèi)容的人事檔案材料。

（三）強(qiáng)化現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施基礎(chǔ)建設(shè)

先進(jìn)的電子化管理設(shè)施是促進(jìn)人事檔案管理模式現(xiàn)代化的基礎(chǔ)保障，為了提高人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)水平，就一定要加大對(duì)人事檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入力度，為檔案管理部門購買先進(jìn)的管理設(shè)備，改善、優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，形成一個(gè)設(shè)備齊全，且能滿足檔案管理工作現(xiàn)代化要求的管理設(shè)備系統(tǒng)，有了優(yōu)越的環(huán)境基礎(chǔ)和技術(shù)支持，人事檔案管理的工作效率將會(huì)大大提高，人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程的步伐也會(huì)加快。

（四）整合檔案信息

人事檔案管理工作涉及眾多內(nèi)容，來源渠道不一，在日常管理時(shí)務(wù)必要進(jìn)行信息的分類管理，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)及時(shí)共享資源。針對(duì)檔案信息的著錄，進(jìn)行分類、標(biāo)引、排列。其次，同屬性信息的歸類工作要做好，集中重要的信息資源，提高查閱效率。進(jìn)一步強(qiáng)化規(guī)范建設(shè)，例如文檔的形成與歸檔、電子檔案信息資源的標(biāo)識(shí)、查詢、存檔、共享、上傳等內(nèi)容，確立有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保障人事檔案管理工作的安全性。

（五）提高檔案管理人才的綜合素質(zhì)水平

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，導(dǎo)致對(duì)于高素質(zhì)人才的需求急劇增加，管理人員要重視不斷尋找可以提高內(nèi)部職工綜合素質(zhì)水平的有效措施，使其可以更好適應(yīng)社會(huì)發(fā)展變化，人力資源部門人事檔案管理工作也要緊隨時(shí)代發(fā)展步伐，不斷做出改革和創(chuàng)新。要對(duì)內(nèi)部工作人員進(jìn)行有針對(duì)性的教育培訓(xùn)工作，使其形成良好的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，同時(shí)還要不斷提升職工的業(yè)務(wù)水平、職業(yè)道德意識(shí)，做到從全方位、多角度提升工作人員的綜合素質(zhì)水平。

三、結(jié)束語

對(duì)檔案管理工作進(jìn)行革新和完善是一必然發(fā)展趨勢(shì)，管理人員應(yīng)積極扭轉(zhuǎn)管理觀念，積極使用先進(jìn)的信息技術(shù)作為輔助，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，在對(duì)管理方式進(jìn)行創(chuàng)新的同時(shí)，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的信息化進(jìn)程，助力企業(yè)取得更好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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