李銀銀

（安徽大學(xué) 安徽合肥 230601）

高校學(xué)生檔案是高校學(xué)生個(gè)人在校期間學(xué)習(xí)、生活、參與校園活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐、各種志愿服務(wù)等活動(dòng)中形成的反映學(xué)生個(gè)人綜合能力的原始記錄，是反映學(xué)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)。2008年8月20日，教育部與國(guó)家檔案局聯(lián)合頒布《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》），并于2008年9月1日起開始施行?！掇k法》中增設(shè)“學(xué)生類”檔案，首次將高校檔案工作與學(xué)校辦學(xué)主體——學(xué)生聯(lián)系起來(lái)，進(jìn)一步增強(qiáng)了對(duì)學(xué)生主體的重視。在《辦法》頒布實(shí)施至今，筆者試對(duì)該領(lǐng)域的研究文獻(xiàn)進(jìn)行精確檢索、系統(tǒng)梳理，對(duì)我國(guó)學(xué)生檔案研究現(xiàn)狀作簡(jiǎn)要綜述，概括和揭示高校學(xué)生檔案理論和實(shí)踐研究的特點(diǎn)，以期對(duì)高校學(xué)生檔案研究作進(jìn)一步深入探析。

一、高校學(xué)生檔案研究文獻(xiàn)檢索說(shuō)明

為全面把握《辦法》頒布實(shí)施以來(lái)關(guān)于高校學(xué)生檔案的研究進(jìn)展和研究方向，并為未來(lái)的高校學(xué)生檔案研究提供參考性意見，本文對(duì)中國(guó)知網(wǎng)《中國(guó)期刊全文數(shù)據(jù)庫(kù)》檔案學(xué)類期刊2008年9月至2018年12月的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索，按篇名“學(xué)生+檔案”進(jìn)行檢索，共檢索出相關(guān)文獻(xiàn)479篇；按篇名“畢業(yè)生+檔案”進(jìn)行檢索，共檢索出相關(guān)文獻(xiàn)110篇。在檢索結(jié)果中剔除與高校學(xué)生檔案研究無(wú)關(guān)文獻(xiàn)96篇后，合計(jì)493篇，其中檔案學(xué)類核心期刊上發(fā)表的文獻(xiàn)合計(jì)53篇。

二、高校學(xué)生檔案研究文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)分析

（一）研究文獻(xiàn)年度分布統(tǒng)計(jì)分析

本文選取2008年9月1日至2018年12月31日間檔案學(xué)類期刊論文，分析高校學(xué)生檔案的最新研究進(jìn)展。由表1可知，高校學(xué)生檔案的研究文獻(xiàn)數(shù)量從2009年開始迅速提升，2015年達(dá)到頂峰。這表明《辦法》頒布實(shí)施后，高校和學(xué)生檔案工作者對(duì)學(xué)生檔案的關(guān)注度開始提高，2015年由于高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞方式由傳統(tǒng)的機(jī)要途徑轉(zhuǎn)變?yōu)橹袊?guó)郵政EMS途徑后，高校檔案工作者對(duì)學(xué)生檔案的關(guān)注度再一次提升，并開展了一系列與學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞相關(guān)的研究工作。

（二）研究成果作者單位統(tǒng)計(jì)分析

從表3研究成果作者單位的分布情況來(lái)看，高等學(xué)校院系403篇，高校檔案館（室）51篇，高校招生就業(yè)部門8篇，高校學(xué)生工作機(jī)構(gòu)7篇，社會(huì)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)4篇，其他單位20篇。這反映出《辦法》頒布實(shí)施以來(lái)，除了高校院系研究人員，高校檔案機(jī)構(gòu)對(duì)學(xué)生檔案的關(guān)注度較高。但從表3數(shù)據(jù)可以發(fā)現(xiàn)，高校檔案機(jī)構(gòu)并未完全將學(xué)生檔案納入本機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理。不同地區(qū)，不同辦學(xué)層次、不同辦學(xué)規(guī)模的高校對(duì)學(xué)生檔案的管理模式仍存在較大差異。筆者在梳理研究成果作者單位時(shí)，發(fā)現(xiàn)高職高專類院校數(shù)量增長(zhǎng)較快，可見《辦法》頒布實(shí)施后，高職高專類院校對(duì)學(xué)生檔案的重視程度大大提升。

表1 研究成果年度分布統(tǒng)計(jì)

表2 論文來(lái)源統(tǒng)計(jì)

（三）研究成果作者單位統(tǒng)計(jì)分析

從表3研究成果作者單位的分布情況來(lái)看，高等學(xué)校院系403篇，高校檔案館（室）51篇，高校招生就業(yè)部門8篇，高校學(xué)生工作機(jī)構(gòu)7篇，社會(huì)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)4篇，其他單位20篇。這反映出《辦法》頒布實(shí)施以來(lái)，除了高校院系研究人員，高校檔案機(jī)構(gòu)對(duì)學(xué)生檔案的關(guān)注度較高。但從表3數(shù)據(jù)可以發(fā)現(xiàn)，高校檔案機(jī)構(gòu)并未完全將學(xué)生檔案納入本機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理。不同地區(qū)，不同辦學(xué)層次、不同辦學(xué)規(guī)模的高校對(duì)學(xué)生檔案的管理模式仍存在較大差異。筆者在梳理研究成果作者單位時(shí)，發(fā)現(xiàn)高職高專類院校數(shù)量增長(zhǎng)較快，可見《辦法》頒布實(shí)施后，高職高專類院校對(duì)學(xué)生檔案的重視程度大大提升。

表3 論文作者單位分布統(tǒng)計(jì)

三、高校學(xué)生檔案研究的主題分析

筆者將檔案學(xué)類期刊的493篇論文按照不同的研究主題大致分成了5類。筆者對(duì)高校學(xué)生檔案的研究主題分別進(jìn)行了分析。

（一）高校學(xué)生檔案的概念辨析

對(duì)高校學(xué)生檔案概念的研究是高校學(xué)生檔案管理、利用等研究的出發(fā)點(diǎn)，只有高校學(xué)生檔案概念不斷明確與完善，高校檔案學(xué)者和檔案工作者才能找準(zhǔn)高校學(xué)生檔案的研究方向和范圍，才能更好地指導(dǎo)高校學(xué)生檔案管理實(shí)踐工作?！掇k法》增設(shè)“學(xué)生類”檔案，“主要目的在于以學(xué)生為本，規(guī)范目前各高校學(xué)生檔案管理混亂、不到位的情況，維護(hù)學(xué)生的切身利益”[1]。廖穎認(rèn)為“增設(shè)‘學(xué)生類’檔案的舉措具有重要意義，但同時(shí)其本身也存在一些問(wèn)題”，“‘學(xué)生類’檔案概念不明確，設(shè)類不合理，必然導(dǎo)致實(shí)踐成效不明顯”[2]。王靜、荊秀琴等認(rèn)為“‘學(xué)生類’檔案其實(shí)就是學(xué)生的個(gè)人檔案”，“學(xué)生檔案的歸檔、管理、利用可參照中組部關(guān)于干部人事檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不要與其他類目檔案并列為一個(gè)‘一級(jí)類目’更加合理科學(xué)”[3]。由此可見，經(jīng)過(guò)多年的理論研究和實(shí)踐，高校學(xué)生檔案在概念界定上依舊存在許多爭(zhēng)議，對(duì)“學(xué)生類”檔案單獨(dú)設(shè)類，與其他十大類檔案并列歸入高校綜合檔案仍有質(zhì)疑，對(duì)高校學(xué)生檔案概念、定性等問(wèn)題研究仍有待進(jìn)一步深入探析。

（二）高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀、問(wèn)題及對(duì)策

這一研究主題占據(jù)了高校學(xué)生檔案研究的主體。主要闡述了高校學(xué)生檔案管理體制不明晰，學(xué)生檔案歸檔材料不統(tǒng)一，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范，高校師生檔案意識(shí)薄弱等現(xiàn)狀及問(wèn)題，提出“理順檔案管理體制，落實(shí)檔案管理的組織機(jī)構(gòu)和人員配置”，“規(guī)范檔案材料的收集整理工作，及時(shí)建檔、歸檔”，“加大教育和宣傳力度，全面提高檔案意識(shí)”[4]等方面措施改進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作。從這些文獻(xiàn)中可以看出，高校學(xué)生檔案的研究大都集中在高校學(xué)生檔案的收集、整理、轉(zhuǎn)遞、保管和利用等具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)方面，研究主體主要是從事學(xué)生檔案管理實(shí)踐的一線工作人員，其中絕大部分工作人員并未接受過(guò)檔案專業(yè)系統(tǒng)學(xué)習(xí)，因此，真正學(xué)術(shù)性的研究成果并不多見。雖然大部分是對(duì)高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀的一般性描述，重復(fù)性研究較為普遍，但其中也不缺乏原創(chuàng)性的研究成果，如周瑩瑩針對(duì)高校學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)的隸屬部門、建制和人員配置等情況進(jìn)行了專題調(diào)查分析，并提出“明確學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)的隸屬關(guān)系，合理設(shè)置高校學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)的建制、配備專職的學(xué)生檔案管理人員等措施”[5]；卞咸杰等學(xué)者對(duì)現(xiàn)階段高校學(xué)生檔案歸檔范圍進(jìn)行了專題研究，并提出“學(xué)生人事檔案歸檔內(nèi)容應(yīng)與干部人事檔案銜接起來(lái)”，建議“從入學(xué)材料、大學(xué)（研究生）材料、組織材料、出國(guó)材料和其他材料等五個(gè)方面劃分高校學(xué)生人事檔案材料的歸檔范圍”[6]。實(shí)踐的發(fā)展需要理論指導(dǎo)，檔案學(xué)術(shù)界對(duì)高校學(xué)生檔案的關(guān)注仍有待進(jìn)一步提高。

（三）高校學(xué)生檔案服務(wù)學(xué)生就業(yè)

這一主題主要研究了高校學(xué)生檔案在高校人才培養(yǎng)及學(xué)生就業(yè)中的地位與作用，指出高校學(xué)生檔案是“用人單位全面了解畢業(yè)生、用人和選人決策的重要依據(jù)以及國(guó)家選拔、任用、考核人才的主要依據(jù)之一”[7]，在現(xiàn)階段大學(xué)生就業(yè)市場(chǎng)化機(jī)制不斷變革的宏觀背景下，高校學(xué)生檔案管理模式開始向以就業(yè)為導(dǎo)向轉(zhuǎn)變。隨著用人單位對(duì)畢業(yè)生檔案的重視度越來(lái)越高，高校傳統(tǒng)單一的學(xué)生檔案管理模式已難以適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展變化，高校學(xué)生檔案管理部門應(yīng)積極探索、拓寬學(xué)生檔案材料的搜集渠道，增強(qiáng)學(xué)生檔案主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，完善學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，健全學(xué)生檔案管理體制，創(chuàng)新學(xué)生檔案管理工作，更好地服務(wù)學(xué)生就業(yè)，增強(qiáng)學(xué)生檔案的就業(yè)服務(wù)功能。這不僅是高校學(xué)生檔案管理工作者亟需解決的重要問(wèn)題，也是高校教學(xué)育人管理工作中至關(guān)重要的關(guān)鍵內(nèi)容。

（四）高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)

本文主要進(jìn)行了智慧校園背景下高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理的可行性分析，并對(duì)高校學(xué)生檔案的電子數(shù)據(jù)建設(shè)以及學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)的搭建進(jìn)行了研究和探討。張政針對(duì)智慧校園背景下學(xué)生檔案建設(shè)中凸顯的個(gè)性化服務(wù)匱乏、學(xué)生主體需求被邊緣化以及智能化管理滯后等問(wèn)題，提出“強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)、克服思維定式、推進(jìn)知識(shí)管理、豐富資源供給等有效途徑”[8]，提升高校學(xué)生檔案建設(shè)。褚華東針對(duì)高校學(xué)生檔案缺乏現(xiàn)代化管理方法的現(xiàn)狀，提出“應(yīng)加強(qiáng)學(xué)生檔案基礎(chǔ)建設(shè)，兼顧實(shí)體檔案和網(wǎng)絡(luò)檔案的管理模式，構(gòu)建學(xué)生檔案集成管理體系，實(shí)現(xiàn)學(xué)生實(shí)體檔案與網(wǎng)絡(luò)檔案互補(bǔ)”[9]。在學(xué)生電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)“注意系統(tǒng)建設(shè)的聯(lián)動(dòng)性與及時(shí)更新，設(shè)置保密程序，防止學(xué)生信息外泄，確保電子檔案信息的權(quán)威性”[10]。隨著新技術(shù)、新理念的發(fā)展，高校檔案管理工作不能固步自封，應(yīng)積極面對(duì)宏觀環(huán)境帶來(lái)的新挑戰(zhàn)，積極順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代洪流，進(jìn)一步提升高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)化管理水平，讓學(xué)生檔案成為客觀、真實(shí)、全方位展現(xiàn)學(xué)生綜合素質(zhì)的有力憑證。

（五）高校特殊群體學(xué)生檔案研究

高校特殊群體主要指貧困學(xué)生、單親家庭學(xué)生及殘疾學(xué)生。特殊群體學(xué)生是高校重點(diǎn)關(guān)注的一類群體，現(xiàn)階段各高?；旧隙冀⑵鹆艘惶淄晟频奶厥馊后w學(xué)生幫扶機(jī)制。如何構(gòu)建和管理好特殊群體學(xué)生檔案，更好地為特殊群體學(xué)生成長(zhǎng)和發(fā)展提供幫助成為高校特殊群體學(xué)生檔案研究的主要研究方向。這一主題主要分析了現(xiàn)階段高校特殊群體學(xué)生檔案存在許入標(biāo)準(zhǔn)界定不完善、特殊群體檔案分類不明晰、特殊學(xué)生群體檔案心理動(dòng)態(tài)更新遲緩等問(wèn)題[11]，提出要在群體認(rèn)同視角下提升高校特殊學(xué)生群體檔案服務(wù)策略，在各方共同努力下完成特殊群體學(xué)生檔案的搜集、建立和管理工作，發(fā)揮學(xué)生檔案的功能，協(xié)助特殊學(xué)生群體得到更好的發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，2008年至2018年，高校學(xué)生檔案研究呈現(xiàn)出如下特點(diǎn)：

（一）《辦法》頒布實(shí)施以來(lái)，檔案學(xué)類期刊雖然刊載了493篇關(guān)于高校學(xué)生檔案的研究論文，但檔案學(xué)類核心期刊上僅有53篇，真正學(xué)術(shù)性研究成果并不多見。高校學(xué)生檔案研究的群體主要來(lái)自高校檔案館（室）和高校招生就業(yè)管理一線，還有一小部分其他學(xué)科領(lǐng)域和實(shí)踐領(lǐng)域的學(xué)者和工作者，從而導(dǎo)致高校學(xué)生檔案研究的成果實(shí)踐性較強(qiáng)，理論性較弱。

（二）研究?jī)?nèi)容主要集中在高校學(xué)生檔案工作現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題及提出解決措施等方面。由于研究作者大都未接受過(guò)檔案專業(yè)系統(tǒng)學(xué)習(xí)，所以對(duì)學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題認(rèn)知大都是工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和概況，在提出解決對(duì)策方面也大都相似，致使研究成果內(nèi)容重復(fù)性較高，創(chuàng)新性成果較少。

這一期間高校學(xué)生檔案研究雖然取得一些成果，但仍然處于一個(gè)起步階段?！掇k法》頒布實(shí)施至今，因教育部和相關(guān)部門并未出臺(tái)具體的實(shí)施文件，也導(dǎo)致了各高校在學(xué)生檔案管理實(shí)踐中出現(xiàn)各自為政，管理不統(tǒng)一、不規(guī)范等情況。在今后的高校學(xué)生檔案研究中，筆者建議：

（一）加強(qiáng)高校學(xué)生檔案理論研究的深度。對(duì)高校學(xué)生檔案概念認(rèn)知、高校學(xué)生檔案的屬性界定等理論研究進(jìn)一步深入探討，高校檔案學(xué)術(shù)界作為研究學(xué)生檔案理論的主導(dǎo)力量，應(yīng)該提高對(duì)學(xué)生檔案的認(rèn)識(shí)，加大理論研究力度，為高校學(xué)生檔案實(shí)踐工作的開展提供理論指導(dǎo)。

（二）加強(qiáng)高校學(xué)生檔案實(shí)證研究。由于不同地區(qū)、不同層次、不同類別高校學(xué)生檔案工作存在差異性，建議采用調(diào)研的方式，對(duì)高校學(xué)生檔案進(jìn)行實(shí)證研究，并針對(duì)高校學(xué)生檔案管理模式、學(xué)生檔案材料歸檔范圍、學(xué)生檔案保管與利用等具體內(nèi)容進(jìn)行專題調(diào)研，增強(qiáng)高校學(xué)生檔案實(shí)證研究的有效性和真實(shí)性。

綜上，無(wú)論是理論層面，還是實(shí)踐層面，筆者建議應(yīng)針對(duì)高校學(xué)生檔案研究的不足之處，努力完善相應(yīng)的理論體系，以便更好地指導(dǎo)高校學(xué)生檔案工作實(shí)踐。同時(shí)，在高校學(xué)生檔案管理實(shí)踐探索的過(guò)程中，要努力完善高校學(xué)生檔案的基礎(chǔ)理論。