許秋莉

摘 要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料內(nèi)容較多，推行檔案信息化建設(shè)工作，可以提升檔案管理工作質(zhì)量。但實(shí)際過程中部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作不理想，需要做好研究分析工作。文中以機(jī)關(guān)事業(yè)單位為對象，分析檔案信息化建設(shè)的問題，并給出針對性解決措施。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案信息化;優(yōu)化對策

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)持續(xù)性工作，并不是短時(shí)間內(nèi)可以完成的，這就需要得到單位領(lǐng)導(dǎo)、各部門的支持，夯實(shí)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。通過規(guī)范信息化建設(shè)制度，推進(jìn)檔案信息化的深化工作，構(gòu)建數(shù)字檔案資源庫，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展提供資料支持。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.對檔案管理的忽視

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位規(guī)模較大，檔案管理工作量也隨著加大，再加上檔案管理無法產(chǎn)生效益，反而增加工作人員的工作量等原因，導(dǎo)致單位工作人員不重視檔案管理工作。長此以往，受到這種觀念的影響，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層也對于檔案管理工作也逐漸忽視，形成了機(jī)關(guān)事業(yè)單位不受重視檔案管理這種不良風(fēng)氣。在很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，未將信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用到機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理之中，導(dǎo)致工作人員工作量大且管理工作很難進(jìn)行。

2.管理人員水平有待提高

單位的發(fā)展需要依靠人才，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說更是如此。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作對于人才也提出更高的要求，不僅需要管理者有基本的油田知識，又要有專業(yè)的檔案管理知識。但就目前情況來看，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理者大多是其他部門的工作人員兼職擔(dān)任，并沒有專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理工作不能順利進(jìn)行，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。

3.檔案管理制度不健全

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員對檔案工作重視程度不夠，使得公司無法將檔案管理制度落到實(shí)處，而機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案制度最看中的檔案收集與保護(hù)等措施混亂，導(dǎo)致了檔案，查找不便，利用率不高等現(xiàn)象。這些行為嚴(yán)重?fù)p害了單位檔案的可利用價(jià)值和檔案的價(jià)值，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位損失了巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會名譽(yù)。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的措施

1.強(qiáng)化檔案管理人員意識

檔案管理是對單位乃至國家檔案進(jìn)行保存和加密，是單位生命軌跡的續(xù)寫方式，所以 一個(gè)單位對檔案資料的管理程度決定了一個(gè)單位運(yùn)行的好壞。而在檔案管理環(huán)節(jié)中，檔案管理人員更是對單位檔案管理起著決定的作用，檔案人員素質(zhì)的高低、業(yè)務(wù)能力的強(qiáng)弱無疑決定了單位檔案管理的成效。而在我國大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中，管理人員的素質(zhì)和工作意識不強(qiáng)，只是一味的照本宣科，無法將責(zé)任意識落到實(shí)處，從而導(dǎo)致了單位或是個(gè)人完成嚴(yán)重的損失。

2.培養(yǎng)人才從而提高管理水平

前由于計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的不斷發(fā)展，對于業(yè)務(wù)檔案的管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的人工管理上升到電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)數(shù)據(jù)共同保存的趨勢發(fā)展。在對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要重視做到以人為本，并將人工管理與設(shè)備管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，既要保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，還應(yīng)該保證參保人員個(gè)人信息的安全性。

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中，管理人員對于單位管理水平起著至關(guān)重要的作用。因此，想要真正的提高檔案管理水平，必須從抓緊管理人員開始。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要更多專業(yè)管理人員的加入，建立起一支真正的管理團(tuán)隊(duì)，從而提高工作效率。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以開展定期培訓(xùn)與獎(jiǎng)罰制度，從而確保管理人員的工作質(zhì)量與工作積極性。

3.建立信息化的管理方式

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理方式必須與時(shí)代接軌，充分利用信息化的方式，建立起一個(gè)綜合的信息化單位檔案庫，形成系統(tǒng)的平臺。將檔案工作逐步由紙質(zhì)版過渡到電子檔案資料，并且完成錄入，整理，歸納與查詢等，充分利用信息化技術(shù)提升單位檔案管理的效率。檔案管理工作人員的素質(zhì)提升后，需對管理工作進(jìn)行明確分工，設(shè)置專門檔案管理工作的資料收集整理專員，根據(jù)的相關(guān)管理要求，可以有效提高檔案的真實(shí)性，完整性和連貫性。制定一套完整的從文件資料的形成、日常管理、收集整編、移交保管等相應(yīng)的管理制度，并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行，按高標(biāo)準(zhǔn)做好基礎(chǔ)資料，嚴(yán)格考核，避免發(fā)生材料不規(guī)范、文件遺失等現(xiàn)象，從源頭上為文件資料的建檔打好基礎(chǔ)。

4.檔案管理制度的完善

完善檔案管理制度是完善檔案管理制度的重中之重的環(huán)節(jié)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位想要運(yùn)行規(guī)范需要保證檔案質(zhì)量。要規(guī)范檔案材料，制定完善健全收集制度，將檔案材料分類，管理創(chuàng)新收集手段，并且收集照片，錄音帶，錄像帶等實(shí)物，并且根據(jù)各類檔案資料管理要求進(jìn)行整理，方便檔案的保管。同時(shí)，制定專門的有關(guān)單位檔案管理的規(guī)定來約束工作人員，針對違反規(guī)定的工作人員采取制裁，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員從內(nèi)心認(rèn)識到完善檔案管理制度的重要性，保證單位檔案管理工作水平得到提升。

三、結(jié)語

總之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期工作，涉及較多的內(nèi)容，面臨很多繁雜的事情，做好軟硬件設(shè)備的配置工作，奠定信息化工作的基礎(chǔ)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位結(jié)合自身實(shí)際情況，提高檔案信息化建設(shè)的速度，優(yōu)化檔案管理流程，方便查詢檔案資料，促進(jìn)檔案利用率的提升。