齊璐陽(yáng)

摘要：隨著現(xiàn)代電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了當(dāng)前各地各級(jí)檔案管理部門的主要任務(wù)。在很長(zhǎng)的一段時(shí)間里，因?yàn)閷?duì)檔案管理的工作沒(méi)有做到重點(diǎn)關(guān)注，再加上管理不當(dāng)、管理人員沒(méi)有相應(yīng)的職業(yè)素養(yǎng)、沒(méi)有將新的技術(shù)應(yīng)用其中等問(wèn)題。所以導(dǎo)致7在各級(jí)部門中對(duì)檔案管理的工作質(zhì)量低下，更沒(méi)有做到相應(yīng)的管理職責(zé)。要想避免這種情況，就需要改變管理方法，進(jìn)一步的優(yōu)化檔案管理工作，運(yùn)用新的理念、新的管理技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作水平的提高。

關(guān)鍵詞：優(yōu)化管理 檔案信息化建設(shè) 策略

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)各級(jí)部門的檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，是如今發(fā)展建設(shè)的基本要求，同時(shí)也是檔案管理長(zhǎng)久發(fā)展的必要工作。所以，各級(jí)部門的管理人員要改變以前的觀念，加強(qiáng)自身管理工作的責(zé)任感，并且找出目前管理工作中存在的問(wèn)題，根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化和整改，從而提升檔案管理工作的質(zhì)量水平，加強(qiáng)管理工作的效率。

一、目前檔案管理依然存在的缺陷

現(xiàn)如今對(duì)檔案進(jìn)行管理是一項(xiàng)非常重要的工作。所以各級(jí)部門的管理人員要明確的了解這一點(diǎn)，將自身的管理工作做好，重視現(xiàn)如今管理工作中所存在的缺陷，并將這些缺陷進(jìn)行整理，根據(jù)這些信息對(duì)存在的缺陷進(jìn)行優(yōu)化完善，擬定與之應(yīng)對(duì)的方案和策略。

（一）工作人員職業(yè)素養(yǎng)不高

應(yīng)用新技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息信息化建設(shè)需要相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人員，據(jù)調(diào)查顯示，現(xiàn)如今的各級(jí)部門的檔案管理人員大多數(shù)都不具備相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，無(wú)法對(duì)檔案管理的方法進(jìn)行更好優(yōu)化。

（二）信息信息化建設(shè)水平較低

目前為止，大多數(shù)單位在信息數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用上只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行檔案信息的記錄，并沒(méi)有從根本上將檔案管理變成信息信息化建設(shè)。而且，各個(gè)各級(jí)部門所使用的檔案管理軟件也是各不相同，在這種管理設(shè)施無(wú)法得到統(tǒng)一的情況下，檔案管理人員所能做的無(wú)非就是手動(dòng)的進(jìn)行檔案信息錄入，這樣一來(lái)，卻并沒(méi)有從根本上增加管理工作的效率。

二、檔案信息化管理的方法

對(duì)于一般的檔案信息處理工作來(lái)說(shuō)，我們需要建立一個(gè)簡(jiǎn)單高效的系統(tǒng)。同時(shí)我們需要將科學(xué)性和規(guī)范性融合進(jìn)去，并且應(yīng)該著眼于每個(gè)使用單位的不同的實(shí)際情況，系統(tǒng)運(yùn)行是適應(yīng)不同的使用者的，它的制定必須基于簡(jiǎn)單性和可操作性，以便員工能夠更好地堅(jiān)持和實(shí)施有關(guān)規(guī)章制度在日常工作。雙向性質(zhì)制度的制約。一旦制定相關(guān)的規(guī)章制度，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，否則，將成為廢紙。制定部門規(guī)章制度和監(jiān)管機(jī)構(gòu)，必須確保全面實(shí)施規(guī)章制度。落實(shí)規(guī)章制度的過(guò)程中，如果系統(tǒng)中出現(xiàn)的失誤，就必須有處罰，充分體現(xiàn)系統(tǒng)的權(quán)威。

（一）提高檔案信息管理人員的個(gè)人素質(zhì)

提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)技能成為實(shí)現(xiàn)單位精細(xì)化管理的必由之路。其中之一是建議對(duì)文件管理工作人員進(jìn)行全日制培訓(xùn)，即通過(guò)相關(guān)測(cè)試和評(píng)估分析現(xiàn)有文件管理人員在信息化文件管理方面的工作能力，例如收集和分類檔案和數(shù)據(jù)安全的能力，執(zhí)行硬件監(jiān)督和檢查的能力等。根據(jù)現(xiàn)有員工的工作偏好，工作分工和職業(yè)技能培訓(xùn)將使他們能夠在適當(dāng)?shù)膷徫簧献畲笙薅鹊匕l(fā)揮他們的工作能力;對(duì)于那些有人才空缺的職位，例如網(wǎng)絡(luò)安全管理，要錄取高素質(zhì)人才，成為檔案信息管理者中的主力。

（二）建立檔案管理的信息化系統(tǒng)

如果想要有效利用檔案信息資源，我們應(yīng)該建立一個(gè)有效的應(yīng)用系統(tǒng)。關(guān)于現(xiàn)代檔案信息系統(tǒng)，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用在許多方面的檔案信息系統(tǒng)。然而，建立一個(gè)系統(tǒng)的過(guò)程是非常復(fù)雜的，將使用大量的技術(shù)。它是一個(gè)全面、系統(tǒng)的項(xiàng)目，主要包括管理體制、收集處理系統(tǒng)，導(dǎo)出系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)等。擋案信息的管理者應(yīng)建立相應(yīng)的信息平臺(tái)，便于檔案的電子化管理。信息平臺(tái)的建立應(yīng)注意：①如果有十分重要的信息，文件要具有高度機(jī)密性。泄漏會(huì)導(dǎo)致不可預(yù)測(cè)的后果，因此信息儲(chǔ)存工作應(yīng)該是安全的，確保文件的安全性：②文件管理工作內(nèi)容多，可以建立一個(gè)根目錄。根據(jù)不同的內(nèi)容設(shè)置信息平臺(tái)的功能，進(jìn)行設(shè)計(jì)文件管理的效率是確保工作效率和質(zhì)量的目標(biāo)：③規(guī)范檔案管理程序。管理方案是否科學(xué)，檔案信息的管理者要建立一個(gè)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)對(duì)管理工作的效率影響很大，因此要在設(shè)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)之初，就要考慮到文件管理的綜合性，使之成為一個(gè)完整的系統(tǒng)。

（三）改進(jìn)檔案信息的管理模式

傳統(tǒng)的文件管理模式不適用于電子管理工作需要相應(yīng)改進(jìn)。因此，應(yīng)使用先進(jìn)的信息技術(shù)將文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式這不僅提高了工作效率。它還降低了工作的難度。此外，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子文件具有不可穿戴和存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)的優(yōu)點(diǎn)。由于重定位等原因?qū)е聼o(wú)法找到紙質(zhì)文件時(shí)，電子文件可以作為備份并提供文件管理。一定的保證?？傊?，數(shù)字化管理的發(fā)展促進(jìn)了文件管理的電子化過(guò)程。在提高工作效率的同時(shí)，還可以優(yōu)化和合理分配相關(guān)資源，進(jìn)一步推動(dòng)文件管理的現(xiàn)代化。

三、檔案管理工作的優(yōu)化措施

（一）改變檔案管理的工作觀念

在各級(jí)部門的檔案管理工作中，因?yàn)闆](méi)有相應(yīng)的監(jiān)管工作，相對(duì)于管理所用的軟件和硬件沒(méi)有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)而言，改變管理人員的I作理念才是從根本上改善檔案管理工作的現(xiàn)狀。因?yàn)橄嚓P(guān)各級(jí)部門的特殊性，相對(duì)于其他機(jī)構(gòu)，在面對(duì)時(shí)代的變遷上適應(yīng)能力較慢，并且在檔案管理的工作中，思想觀念容易受到傳統(tǒng)觀念的影響，使其無(wú)法更好的適應(yīng)新時(shí)代。所以在面對(duì)這種情況時(shí)，首先要做的就是改變各級(jí)部門和管理人員的思想理念，將管理理念與實(shí)際發(fā)展相結(jié)合，運(yùn)用新的技術(shù)手段促進(jìn)各級(jí)部門檔案管理的有效性。并且由于很多檔案具有保密性，所以對(duì)檔案安全的設(shè)置也同樣需要加強(qiáng)。

（二）創(chuàng)新管理技術(shù)及設(shè)備的應(yīng)用

為了使各級(jí)部門的檔案管理更加現(xiàn)代化，可以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需求，就需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)合理的建設(shè)。首先需要的是將檔案庫(kù)的管理方式進(jìn)行變革更新在檔案室中創(chuàng)建現(xiàn)代化管理一體機(jī)制，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用其中，使用計(jì)算機(jī)監(jiān)控技術(shù)對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行全天監(jiān)控，保證其進(jìn)行全天晝夜不間斷的監(jiān)控防護(hù)，完善了傳統(tǒng)需要管理人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管的問(wèn)題。利用計(jì)算機(jī)自動(dòng)化技術(shù)實(shí)時(shí)對(duì)檔案室的溫度、濕度等環(huán)境因素進(jìn)行監(jiān)控和處理。全方面應(yīng)用電子檔案存儲(chǔ)，使檔案的查詢、下載、管理等更加的方便快捷，將現(xiàn)代科技管理技術(shù)完美的發(fā)揮出來(lái)。另一方面，通過(guò)電子掃描等技術(shù)，將紙質(zhì)檔案完整的進(jìn)行影像掃描、錄入、存儲(chǔ)并建立相關(guān)電子檢索，進(jìn)一步優(yōu)化了檔案的管理措施。

（三）專業(yè)技能培訓(xùn)

在進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理時(shí)，除了需要加強(qiáng)檔案的安全管理措施之外，對(duì)相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，專業(yè)的管理人員是檔案管理工作的重點(diǎn)需求，讓檔案管理人員熟練的掌握新型科技管理技術(shù)，可以有效地提高檔案管理工作的質(zhì)量。通過(guò)與現(xiàn)代科技管理手段的結(jié)合，全面的優(yōu)化各級(jí)部門的檔案管理工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在信息科技高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的社會(huì)發(fā)展需求，所以有關(guān)的各級(jí)部門必須做到順應(yīng)時(shí)代潮流，在檔案的管理工作中，應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)管理手段，對(duì)檔案管理進(jìn)行完善與創(chuàng)新，準(zhǔn)確的找出依然存在的不足之處，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行研究和探討，制定合理有效的完善措施，提高檔案管理的安全性和高效性。

參考文獻(xiàn)

[1]高校檔案管理信息化建設(shè)探究[J]，石言民，文教資料.2017（17）

[2]做好醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的方法[J]，亓?xí)苑?辦公室業(yè)務(wù).2018（23）

[3]大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)信息化建設(shè)研究[J].郭小紅.中國(guó)管理信息化.2019（02）

[4]如何加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)助推動(dòng)各項(xiàng)工作水平[J]，呂永山.中國(guó)國(guó)際財(cái)經(jīng)（中英文）.2018（03）