中國科學技術信息研究所 張宇晨

信息化時代的到來，企業(yè)對信息的處理方式早已從早期的單純數(shù)據(jù)處理方式（DPS），演化為今天的需要集數(shù)據(jù)處理、事務管理與決策支持為一體的（ERP）模式。根據(jù)文獻考察發(fā)現(xiàn)，ERP系統(tǒng)在我國企業(yè)的應用曾經(jīng)產(chǎn)生過三次熱潮：1986年和1991年的MRP2應用高潮以及1998年的ERP應用熱潮。前兩次均以大面積失敗而告終[1]。而從第三次熱潮到目前為止，雖然使用ERP軟件的企業(yè)有很多，但有些企業(yè)由于實施期長、難度大、選ERP模型不貼切等一系列實際問題，經(jīng)過了較長的磨合過程才得到回報甚至半途而廢。這種現(xiàn)象與國外先進工業(yè)國家實施ERP的效果相比存在著較大的差距，在一定程度上影響了ERP在中國的發(fā)展和應用以及我國企業(yè)管理現(xiàn)代化的進程。

1 ERP發(fā)展

1.1 理論發(fā)展

ERP的發(fā)展大體上經(jīng)歷了4個階段：基本MRP階段、閉環(huán)MRP階段、MRP2階段和ERP階段。其中ERP階段是在90年代中后期，現(xiàn)實社會開始發(fā)生革命性變化，即從工業(yè)經(jīng)濟時代開始步入知識經(jīng)濟時代后應運而生。近年來也是在功能構成、模塊專業(yè)化、智能信息分析以及事務處理的自我服務、靈活性方面有了較多的發(fā)展。

1.2 軟件背景

隨著ERP本身的發(fā)展，其載體ERP軟件也有了更明確的分類。在我國，ERP軟件廠商類型大致可分為三類。(1)轉型型：由財務軟件轉型而來，如用友、金蝶等。(2)聯(lián)營型：與外來ERP廠商合作開發(fā)，以神州數(shù)碼和浪潮為代表。(3)單一型：專一的獨立開發(fā)商，如利瑪、啟明、開思、通軟等。

1.3 應用背景

很多理論和事實都證明企業(yè)要想長遠發(fā)展，引用ERP系統(tǒng)是大勢所趨，近幾年，越來越多的中小型企業(yè)引入ERP系統(tǒng)參與企業(yè)運營和管理。其重要性不容忽視。有關我國目前ERP應用現(xiàn)狀，很多文獻和資料也是眾說紛紜，但總體還是問題較多，如產(chǎn)品應用不充分、缺乏技術人員、概念泛化等。

2 ERP軟件發(fā)展趨勢

2.1 ERP軟件基本概念

對于ERP軟件的理解，大致可以分為宏觀和微觀。

宏觀：僅是以計算機為基礎的模型[2]。

微觀：ERP系統(tǒng)實質上是由一系列模型構成的有序集合，ERP系統(tǒng)的開發(fā)方法就是模型中不同層次上的建立方法。

ERP系統(tǒng)是企業(yè)內(nèi)部管理所需的業(yè)務應用系統(tǒng)，主要是指財務、物流、人力資源等核心模塊。物流管理系統(tǒng)采用了制造業(yè)的MRP管理思想；FMIS有效地實現(xiàn)了預算管理、業(yè)務評估、管理會計、ABC成本歸集方法等現(xiàn)代基本財務管理方法；人力資源管理系統(tǒng)在組織機構設計、崗位管理、薪酬體系以及人力資源開發(fā)等方面同樣集成了先進的理念。

2.2 ERP軟件的核心競爭力

由于ERP發(fā)展的空間很大，因而會促進ERP軟件的縱向發(fā)展趨勢，不同企業(yè)自然需要個性化應用，是重財務，還是重業(yè)務，是重生產(chǎn)或重銷售。同時企業(yè)的重構、擴張等也需要ERP軟件具有更大的核心競爭力[3]。這些競爭力表現(xiàn)于技術的變革成為推動ERP軟件發(fā)展的重要因素。從主機/工作站技術階段、客戶機/服務器技術階段到互聯(lián)網(wǎng)技術階段，每個階段的更替都動搖了ERP行業(yè)的市場格局, 在信息化帶動工業(yè)化的時代，這種因素將產(chǎn)生比以往更大的影響力[4]。

2.3 應用ERP軟件是中國企業(yè)管理的必由之路

由ERP的概念可知，實施此系統(tǒng)，就是引進先進管理思想和方法，使得企業(yè)能夠良好運作，實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務集成，信息共享和優(yōu)化配置。同時，隨著電子商務的發(fā)展，計算機信息技術的不斷進步，也為ERP軟件的升級更新注入強大的活力和動力[5]。

企業(yè)為了加強鞏固自己的市場競爭力，使企業(yè)效益不斷增長。就必須要接受先進的ERP管理思想，實施ERP軟件系統(tǒng)[6]。同時各個做財務軟件或者研發(fā)MRP2的高校、研究所也在積極地轉型發(fā)展ERP應用軟件。它們的不斷發(fā)展，不僅將會壯大民族軟件工業(yè)，更會使得中國企業(yè)更加吸收本土化因素的ERP系統(tǒng)，加大其實施過程中的成功率。企業(yè)的需要，供應商的不斷開發(fā)進步，都表明在未來，應用ERP軟件將會成為大部分中國企業(yè)管理的必由之路。

3 光維公司案例分析

3.1 光維公司行業(yè)及規(guī)模簡介

本文以實地調查及問卷調查等方法，以一家成立20余年的光纖通信行業(yè)企業(yè)為案例，分析自2008年以來引入定制ERP后的發(fā)展過程，并以此為線索。重點剖析企業(yè)在這8年來，克服的困難，以及截至目前仍然需要改進的方面，并最終提出可行性建議。

根據(jù)所查相關資料，公司員工數(shù)300以上，銷售額5億以上已經(jīng)歸入中小企業(yè)劃分標準，同時該公司的ERP系統(tǒng)是量身定做，因此以下論述以中小企業(yè)定制ERP軟件為案例進行分析。

3.2 光維公司ERP軟件應用情況

以下問題是筆者與公司ERP系統(tǒng)負責人通過郵件了解本企業(yè)ERP系統(tǒng)的相關問題整理。

(1)使用年限：公司2008年引入普明系統(tǒng)，目前屬于中期階段。(2)費用：此系統(tǒng)首次投入費用約50萬元，后期年維護費用約10萬元。(3)實施情況：目前普明系統(tǒng)基本運行正常，但尚未真正發(fā)揮一個ERP應有的作用，只能算初步成功。

3.3 市場上其他ERP軟件應用情況

上述三條是從光維公司所了解的情況。以下是對市場其他基本情況的了解。

（1）ERP軟件分類：以企業(yè)資金、類型，行業(yè)，所開發(fā)功能等來說，其等級質量比較參差不齊，且如國外優(yōu)秀的SAP軟件，單從投入費用方面，整個架構甚至可以達到千萬元的級別。（2）開發(fā)ERP軟件的公司分類：ERP軟件有從財務出發(fā)的，如金蝶、用友；也有從業(yè)務出發(fā)的，如sap、普名等。（3）ERP管理思想及其應用重要性：規(guī)范運作，是企業(yè)發(fā)展長遠的基石。ERP系統(tǒng)及其思想正是踐行規(guī)范運作的有力途徑。

4 光維公司ERP軟件模塊功能簡介

對于光維這樣一個通信行業(yè)，發(fā)展前景較為良好，有一定資金實力，且公司總體來講各業(yè)務模塊不是非常復雜的企業(yè)。根據(jù)管理和業(yè)務發(fā)展需要，系統(tǒng)主要包括角色授權管理、客戶檔案管理、銷售流程管理、倉庫及物流管理、財務與回款管理、報表及分析管理6個模塊。每個功能模塊主要功能如下。

4.1 角色授權管理

通俗來講，ERP系統(tǒng)是各個部門的集合，因此需要給不同部門員工所處模塊賦予不同角色（如財務主管、出納；技術部主管、技術部人員；采購員、銷售員；系統(tǒng)管理員等）,不同人看到的界面是不同的；接著，給予相關用戶角色，最終將權限賦予相應級別人員[7]。

這樣的好處是：相應員工只需負責自己部分的工作，提升管理效率。同時減少舞弊、不客觀等現(xiàn)象。

4.2 客戶檔案管理

由于客戶檔案這部分資料在平時的其他模塊中默認會自動附帶，因而其數(shù)據(jù)錄入和維護和更新也是較為重要的。下訂單，貨品出庫，財務回款開票都需要涉及相應客戶的信息，同時系統(tǒng)對客戶的基本信息的記錄與統(tǒng)計也是必不可少的。經(jīng)過匯總統(tǒng)計，管理者可以輕易找到哪些客戶需要重點維護，哪些客戶合作較少，從而銷售人員也可以更有針對性地維護自己的客戶群。

4.3 銷售流程管理

根據(jù)圖1銷售流程圖可發(fā)現(xiàn)，設計者的初衷很周全，不過看似復雜，但深色部分的“人工操作”環(huán)節(jié)卻是很少的。商務人員只需要按照銷售做訂單，選項簡潔明了，然后根據(jù)實際到貨情況進行分貨，傳單即可安排倉庫發(fā)貨。而且本系統(tǒng)在發(fā)貨、開票以及回款都結束時才會鎖定（關閉），也就是說在此之前一切變動都可以更改系統(tǒng)，靈活性大大提高。系統(tǒng)訂單會自動合成合同，且可以生成不同版本的合同或是出庫單，可以進行財務方面和銷售業(yè)績方面的統(tǒng)計。

4.4 倉庫及物流管理

倉庫在出庫時也會有相應界面，可以更加清晰地看到系統(tǒng)的實時庫存，以及產(chǎn)品的序列號等，同時系統(tǒng)會自動記錄操作者。這樣容易追查責任歸屬和物流單號。除此之外，倉庫出入庫也會有嚴格統(tǒng)計和分類，是借用樣機，銷售發(fā)貨還是倉庫移庫等[8]。清晰的分類，也是為日后的管理奠定根基。

4.5 財務及回款管理

企業(yè)把產(chǎn)品銷售出去，最重要的莫過于回款，盡管我們的主要產(chǎn)品均是款到發(fā)貨，但也仍有到貨驗收合格后客戶簽收，開票等流程結束后打款的情形。如何保證資金及時無誤地返回公司也顯得十分重要，及時高效地處理到款核對，銷賬回款，及時反饋給相應銷售人員也是十分有必要的[9]。圖2是客戶結算流程圖。除了幾個深色方塊的人工操作流程，大部分流程都是可選人工操作和系統(tǒng)自動合成。

同時，回款及開票部分也是財務配合銷售部門主要完成的任務，方便篩選和各級人員查詢。財務人員在系統(tǒng)中記錄回款情況和開票情況，相關銷售人員就可以盡快知悉自己的訂單狀況。

在開票方面，面對不同類型的企業(yè)，系統(tǒng)也有相應解決方案。如開票時同一公司很有可能一次訂單分多次打款，或把多次發(fā)貨匯總一次開票，那么系統(tǒng)便可以支持各企業(yè)不同要求，合并或分開開票，一次或多次銷款。圖3為訂單發(fā)票對應結構關系。

圖1 銷售流程

圖3 SO-SI對應結構關系

4.6 報表及分析管理

這部分類似一個管理者的權限，當然相應銷售個體也能夠看到自己任意時段內(nèi)業(yè)績、銷售額、回款、開票情況等。而財務人員和管理人員便可以看到更多的功能，比如管理人員關注的一定是利潤，因此管理者除去銷售額總計外還應能夠看到利潤總額，這對管理者第一時間獲悉目前公司盈利狀況十分重要，有利于管理者在管理公司時所作決策與實際情況貼合度大有裨益[10]。而這一切都是系統(tǒng)自動生成，省去很多人員計算統(tǒng)計的勞動力，同時更精確。見圖4銷售貢獻排行。

除去銷售貢獻排行還有很多財務統(tǒng)計功能，如按客戶統(tǒng)計銷售，按銷量評估備貨基準，報價訂單成交分析，采購軌跡分析，產(chǎn)出量統(tǒng)計，存貨位置分布，收銀統(tǒng)計，無銷售客戶分析，銷售額軌跡分析，應收賬齡分析，滯銷產(chǎn)品分析等。這些功能普明系統(tǒng)都能自動完成。

圖4 銷售貢獻排行

以上6個功能模塊是ERP軟件基本均具備的。其中角色授權管理、報表及分析可歸類為公司內(nèi)部管理；客戶檔案管理、銷售流程管理可歸類為銷售環(huán)節(jié)；倉庫及物流管理是運輸環(huán)節(jié)；財務與回款管理是財務環(huán)節(jié)。因此本節(jié)筆者通過親身參與ERP軟件的運行和日常應用，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部管理、售出產(chǎn)品、運輸、財務四個部門運行良好就基本可以保證一個公司處于良好的運行狀態(tài)。且這四個方面也是光維公司運營中最重要的環(huán)節(jié)。同時優(yōu)點總結如下：頁面操作簡單、靈活性強、手工輸入環(huán)節(jié)少。

5 實地調查分析報告

5.1 光維公司選擇普明ERP軟件原因分析

(1)按ERP類型選擇。市面上ERP軟件按類型做得較好的有：財務角度，金蝶、用友；業(yè)務角度，如sap、普名等。光維公司由于更加關注業(yè)務且成本方面考慮，選擇了普明系統(tǒng)。

圖2 客戶結算流程

(2)時機成熟。2008年時的光維經(jīng)過1994年的建立和10多年的經(jīng)營，已經(jīng)具備應用ERP系統(tǒng)的實力，可以說，業(yè)務流程達到適用ERP系統(tǒng)的階段。

(3)企業(yè)需求。企業(yè)需要增加收益，降低人工成本。對于企業(yè)當時的需求，引入ERP系統(tǒng)是最行之有效的方案。

(4)資本條件的支持。由于2008年我國光纖行業(yè)進入高速發(fā)展期，企業(yè)業(yè)務陡增，利潤空間很大，且公司已經(jīng)在財力上做好準備，能夠支持ERP系統(tǒng)的實施。

(5)領導層決策。當時領導層為長遠發(fā)展作出引進ERP軟件的決策，并在資金技術上投入已經(jīng)到位。

(6)員工支持。公司員工希望簡捷化辦公，同時愿意為了企業(yè)長遠發(fā)展引進新的系統(tǒng)。

5.2 2008年至今光維公司應用普明系統(tǒng)發(fā)展階段

光維公司在2008年選擇了普明這個ERP合作伙伴后，便隨之開始根據(jù)本企業(yè)預計投入資金，以及規(guī)模大小和應用的軟硬件基礎，提出自己的各種需求。首先公司引進的ERP系統(tǒng)，底層是計算機網(wǎng)絡技術和數(shù)據(jù)庫技術部分，由軟件公司開發(fā)進行。其次便是管理軟件部分——過程管理模塊，這塊涉及產(chǎn)品的架構，物料的代碼，供應形態(tài)，訂單編號的合成，最小批量，庫存機用戶手冊等。在開發(fā)完這一切后，光維公司用了較長一段時間進行數(shù)據(jù)錄入和維護部分，確保數(shù)據(jù)的完整和準確性。由各個部門完成自己所需要的數(shù)據(jù)錄入環(huán)節(jié)，準確性經(jīng)過層層審核后，半年后便投入試運行階段。

在普明ERP系統(tǒng)層級中的最上層即是現(xiàn)代管理思想和管理方法，是企業(yè)特殊性的體現(xiàn)[11]。這里光維選擇了購買定制化軟件的形式。管理者通過采集公司一線人員的需要和訴求，結合所掌握的管理理念，制定出如今系統(tǒng)的模型。

到了2018年，系統(tǒng)已經(jīng)完成了項目準備期，數(shù)據(jù)準備期，系統(tǒng)安裝調試期以及原型測試期等階段?？梢哉f經(jīng)過10年多的用戶化過程和階段性的量身改造，目前已經(jīng)達到ERP系統(tǒng)的中級階段。當然離真正成熟意義上ERP系統(tǒng)所需要完成的結果仍有很大距離。

5.3 公司引進普明系統(tǒng)后業(yè)績變化情況

為了更清晰地證明公司引進普明系統(tǒng)后業(yè)績變化情況，筆者找到公司從2005—2018年的銷售額與利潤的數(shù)據(jù)并制作成圖。維公司2001—2018年銷售額與利潤折線圖，如圖5所示。

圖5 維公司2005—2018年銷售額與利潤走勢圖

根據(jù)以上數(shù)據(jù)和折現(xiàn)圖看以看出，自2008年,公司引入ERP系統(tǒng)后，銷售額及利潤都有所上升，在2015年達到頂峰，而2016年的下降和2017年的緩慢增長是由于整個行業(yè)開始成熟，壁壘被降低，很多其他競爭對手，如住友、古河等品牌以及更多的二級三級中間商低價傾銷，使得公司市場銷售份額降低，公司決策層也在調整，采取新的策略，其中ERP系統(tǒng)升級也是決策中其中一部分。

5.4 光維公司ERP軟件存在問題及建議

(1)開發(fā)ERP系統(tǒng)手機終端：銷售人員出差需要及時查詢系統(tǒng)、減少工作量和溝通時間。

(2)CRM客戶關系管理：客戶如同屬甘肅省通信產(chǎn)業(yè)工程建設有限公司有許多分公司，重復錄入降低效率，開票對賬也不方便。對策：下拉列表簡化錄入環(huán)節(jié)，系統(tǒng)對客戶進行分類，分出經(jīng)常采購的客戶及相應貨品，以便更好地維護客戶關系，減少公司內(nèi)部人工的統(tǒng)計。

(3)銷售訂單：訂單做多占庫存最終并未發(fā)貨問題。對策：訂單超過一個時間段不發(fā)貨的，系統(tǒng)自動關閉。

(4)熱銷產(chǎn)品安全庫存數(shù)：采購的不定期性和無規(guī)律性有時會導致庫存迅速清零，導致商品無法及時發(fā)貨的情況。對策：合理制定庫存量及安排采購計劃，系統(tǒng)提前報警功能十分必要。

(5)催款問題：有些壞賬時間擱置過久不能及時催款。對策：定期生成客戶未付款的合同號、需付款金額通過檔案里郵箱地址發(fā)送客戶。

(6)較高物流費用：由于客戶需要產(chǎn)品時效性，總公司分公司重復物流。對策：完善分公司子倉庫的管理，提高銷售效率，降低物流費用。

(7)深度推進無紙化辦公：OA辦公系統(tǒng)相結合，除了降低資源消耗，提高效率同時當人員不全或領導出差時，審批簽字也需要時間成本解決。因此，無紙化和OA辦公也是迫切需要的。

6 結語

以上案例分析從光維企業(yè)發(fā)展過程介紹、選擇目前系統(tǒng)的理由，到對現(xiàn)有存在優(yōu)缺點的分析，我們可以清晰看到一個企業(yè)在選擇ERP時具備了充分的理由，發(fā)展前期進行了詳盡的鋪墊，在實施中不斷總結和修改,最終經(jīng)過了10年的投入與付出，結果也不過是一個初期成功的狀態(tài)。由此可見企業(yè)經(jīng)營的路還是復雜且艱巨的。但不管怎樣，對于本企業(yè)，引入了ERP系統(tǒng)使得眾多繁雜的業(yè)務還是有了清晰的分類和記錄，節(jié)約了大量的人力成本，同時基本做到每一個環(huán)節(jié)有章可循，這就可以證明引入ERP還是擁有降低企業(yè)物力人力的作用。當然，繼續(xù)保持規(guī)范的作業(yè)和流程，同時有計劃地決策和管理，以及外界行業(yè)和市場政策的支持才是未來公司能夠更加成熟壯大的基礎。

下面，跟據(jù)筆者所展示的這家企業(yè)的案例來看，可以總結出以下ERP系統(tǒng)容易存在的問題及解決方案，為其他存在類似問題的企業(yè)提供借鑒。

6.1 內(nèi)部管理解決方案

商務流程相對煩瑣，需要注重細節(jié)；完善項目管理模塊。加強客戶信息的保護工作，既將客戶信息部分公開給銷售人員，同時適當隔離以保護公司客戶資源；客戶端實時運用系統(tǒng)。開通電子簽名審核，降低手機端采購、物流、財務無縫對接上過于復雜的問題，保留主要功能即可。

6.2 銷售環(huán)節(jié)解決方案

銷售流程，售后服務，價格設置均需要增加系統(tǒng)自動審核環(huán)節(jié)，避免明顯低利潤率訂單的生成。發(fā)貨后發(fā)票類型可修改，發(fā)貨日期提醒，庫存到貨、缺貨提醒，限價提醒，送貨地址、開票地址、發(fā)貨信息，這些方面在銷售訂單中均應有相應的設置和規(guī)范。

6.3 倉儲物流解決方案

由下至上的銷售預測工作要做好，按銷量、出貨加以平衡，使得庫存銷售和出庫處于有計劃狀態(tài)；同時價格方面對客戶對象，對產(chǎn)品售價控制應更加智能化。

強大的技術支撐會給企業(yè)帶來革新的力量，引入條碼技術會給企業(yè)帶來便利，但其真正可實施度依據(jù)不同企業(yè)還是有所差別，比如工廠，型號不多的情況下，因為產(chǎn)品單一且量大情況下引入條碼技術很有必要，但具體對于目前企業(yè)是否真正需要還是要進行可行性分析，但改革物流最終的目標還是減少質檢、倉庫的重復工作，縮短入庫時間，減少人為差錯。

6.4 財務回款解決方案

銷賬環(huán)節(jié)加強款到發(fā)貨的審核，后期追款代價較大。系統(tǒng)應該針對一周內(nèi)已發(fā)貨未回款的訂單，設置自動提醒功能。

7 結語

對于ERP的市場需求來講，空間巨大，未來的普及度也會很高。如文中提到，ERP是中國企業(yè)管理必由之路。由此可知，我國未來的ERP發(fā)展無論是從軟件業(yè)角度，還是實際應用的客戶企業(yè)角度，都將會有很大空間。既然如此，那么本文所做案例的優(yōu)缺點分析就將會對未來再運用ERP系統(tǒng)的企業(yè)有所借鑒。如ERP系統(tǒng)所應該具備的優(yōu)點：頁面簡潔、省去大量人力環(huán)節(jié)，由系統(tǒng)取代、量身為本企業(yè)定做，最大貼合企業(yè)實際業(yè)務需要等。手機客戶端的運用，搜索查詢的智能化，財務倉庫與銷售的密切結合度提升等都能改進完善系統(tǒng)的成熟度和管理功能。

企業(yè)的穩(wěn)步成長離不開全體員工扎實認真的經(jīng)營和社會良好的行業(yè)環(huán)境和政策支持。而對內(nèi)而言，企業(yè)在經(jīng)營中有很多簡捷且有效的科學方法。如ERP管理思想，希望更多的企業(yè)能夠更好地揚長避短，突破創(chuàng)新，銳意進取，為中國更好的明天貢獻力量。