許雪鋒 夏海超

社會(huì)保險(xiǎn)和公積金業(yè)務(wù)檔案是促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)和住房公積金事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)參保群眾與參保單位利益的重要依據(jù)。在習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想的指引下，在園區(qū)黨工委、管委會(huì)的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在檔案行政部門的精心指導(dǎo)下，蘇州工業(yè)園區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)基金和公積金管理中心依法履職、勤練內(nèi)功、持續(xù)創(chuàng)新，不斷發(fā)揮檔案管理工作在服務(wù)和保障民生方面的積極作用，取得了較好的成績。

蘇州工業(yè)園區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)基金和公積金管理中心（以下簡稱“中心”）成立于1997年，是園區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)和住房公積金業(yè)務(wù)的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)。中心以匯金大廈為本部，另設(shè)有7個(gè)辦事處和多個(gè)代辦網(wǎng)點(diǎn)，形成“1+7+N”的服務(wù)延伸體系，輻射整個(gè)園區(qū)，為參保單位和群眾提供高效便捷的服務(wù)。

近年來，中心始終高度重視檔案管理工作，堅(jiān)持以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化建設(shè)提升檔案管理工作水平。中心現(xiàn)有專職檔案員6名，檔案用房面積708平方米，檔案柜320套，檔案密集架133列。截至2018年底，室藏社保和公積金業(yè)務(wù)檔案220051卷，文書檔案4452件，會(huì)計(jì)檔案19636卷，照片檔案14冊(cè)，實(shí)物檔案106件，光盤檔案14張，人事檔案10062卷。

中心2013年通過了ISO 9001： 2008質(zhì)量管理體系認(rèn)證，2015年被評(píng)為江蘇省5A級(jí)數(shù)字檔案室，2017年通過了江蘇省五星級(jí)檔案工作規(guī)范測評(píng)，檔案工作取得了明顯的成效。

一、明確主體責(zé)任，將檔案工作納入績效考核體系

檔案管理依托于業(yè)務(wù)經(jīng)辦，服務(wù)于業(yè)務(wù)經(jīng)辦，是加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦管理服務(wù)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作。隨著社會(huì)保險(xiǎn)在保障民生、服務(wù)民生中的作用日益凸顯，全面加強(qiáng)檔案管理已成為社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和社保工作者對(duì)現(xiàn)實(shí)負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)百姓負(fù)責(zé)的職責(zé)所在。中心將檔案工作定位于社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦中的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)管理工作，將其納入加強(qiáng)中心業(yè)務(wù)經(jīng)辦能力建設(shè)的重點(diǎn)工作，同時(shí)將檔案歸檔情況作為重要評(píng)價(jià)指標(biāo)納入部門和員工的年度績效考核體系。

二、完善制度標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化

中心根據(jù)《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》及《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》的規(guī)定，修訂了《中心業(yè)務(wù)檔案管理辦法》。為了規(guī)范管理各類檔案，完善了《文書檔案管理辦法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《檔案借閱制度》等各項(xiàng)檔案管理制度，這些規(guī)章制度有力保證了中心檔案工作的規(guī)范開展。

為了加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)“邊經(jīng)辦業(yè)務(wù)、邊收集檔案”的要求，中心從2012年開始將檔案由檔案室整理立卷的舊模式，轉(zhuǎn)變?yōu)橛蓸I(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)人員自行整理立卷這一新模式。新歸檔模式有效保障了業(yè)務(wù)檔案的完整收集與規(guī)范管理。同時(shí)，中心每年開展檔案專項(xiàng)檢查，從檔案的完整、真實(shí)、規(guī)范等方面對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行檢查，嚴(yán)格規(guī)范檔案收集整理，確保業(yè)務(wù)檔案應(yīng)歸盡歸。

三、創(chuàng)新技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

中心以檔案管理信息化建設(shè)為抓手，創(chuàng)新檔案信息化管理模式，重構(gòu)管理流程，全面協(xié)調(diào)推進(jìn)檔案管理工作和業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作的高效融合，促進(jìn)業(yè)務(wù)高效規(guī)范辦理。

一是在核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)中設(shè)立檔案管理功能模塊，開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的接口，優(yōu)化完善“邊經(jīng)辦業(yè)務(wù)、邊收集檔案”的檔案管理模式。首先，中心堅(jiān)持業(yè)務(wù)程序與檔案歸檔程序同步開發(fā)、同步上線，確保政策和業(yè)務(wù)發(fā)生變化時(shí)，所有新舊業(yè)務(wù)文件材料應(yīng)歸盡歸，這為規(guī)范業(yè)務(wù)檔案管理和提高檔案管理效能提供了有力保障。其次，各科室業(yè)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中利用檔案管理功能模塊自行整理歸檔業(yè)務(wù)材料，進(jìn)行在線歸檔操作和移交。這樣，檔案室專職檔案員可以通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)查看和監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案的整理歸檔和移交情況，最大限度確保檔案材料的齊全完整。

二是引進(jìn)檔案影像系統(tǒng)，助力檔案管理和業(yè)務(wù)經(jīng)辦。中心在2016年引入社保和公積金檔案影像系統(tǒng)，系統(tǒng)具有電子影像管理、傳輸緩存管理、存儲(chǔ)管理、查詢統(tǒng)計(jì)、實(shí)物檔案管理等功能。依托檔案影像系統(tǒng)，通過對(duì)業(yè)務(wù)紙質(zhì)材料的實(shí)時(shí)拍照，實(shí)現(xiàn)在業(yè)務(wù)經(jīng)辦中利用影像進(jìn)行查看和復(fù)核，提高業(yè)務(wù)經(jīng)辦效率，縮短查檔時(shí)間，方便群眾辦事。2018年中心開展“一窗式”綜合服務(wù)，把原來分散在中心各部門、各窗口經(jīng)辦的多項(xiàng)業(yè)務(wù)，整合歸并到“一窗式”服務(wù)窗口統(tǒng)一受理。在業(yè)務(wù)流程再造過程中，檔案影像系統(tǒng)也相應(yīng)增加了對(duì)“一窗式”業(yè)務(wù)的影像支持，通過高拍儀實(shí)時(shí)拍照、實(shí)時(shí)采集業(yè)務(wù)材料的電子影像，實(shí)現(xiàn)了“前臺(tái)實(shí)時(shí)采集、后臺(tái)實(shí)時(shí)審核”的新業(yè)務(wù)經(jīng)辦模式，保障了業(yè)務(wù)經(jīng)辦的合法合規(guī)，簡化了辦事所需的業(yè)務(wù)材料復(fù)印件，縮短了群眾辦事時(shí)間。

三是按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的原則，扎實(shí)做好檔案數(shù)字化工作，以檔案數(shù)字化和電子化助力業(yè)務(wù)經(jīng)辦。中心從2008年開始進(jìn)行檔案數(shù)字化工作，截至2018年底，共完成19萬卷檔案的數(shù)字化，著錄各類檔案條目868萬條。檔案經(jīng)過數(shù)字化和電子化后，各科室業(yè)務(wù)人員在權(quán)限范圍內(nèi)可以通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)方便調(diào)閱相關(guān)業(yè)務(wù)檔案的電子影像，改變了過去查詢檔案必須通過檔案庫房實(shí)體查詢的低效方式，有效縮短了部分業(yè)務(wù)辦理時(shí)間。

四、共享檔案資源，提高利用服務(wù)水平

中心積極推動(dòng)檔案資源共享，構(gòu)筑和完善檔案信息資源利用體系，檔案利用服務(wù)水平得到較大提升。

一是借助門戶網(wǎng)站和微信平臺(tái)提供數(shù)字檔案利用服務(wù)。中心利用門戶網(wǎng)站提供多種在線電子檔案查閱服務(wù)，例如：員工個(gè)人權(quán)益單查詢、參保證明打印與查驗(yàn)、社保關(guān)系轉(zhuǎn)出狀態(tài)查詢、區(qū)外社保關(guān)系轉(zhuǎn)入明細(xì)查詢、區(qū)外社保關(guān)系轉(zhuǎn)入查驗(yàn)、單位基本信息查詢、繳費(fèi)人員下載、繳費(fèi)明細(xì)查詢等30多種數(shù)字檔案資源，均能在網(wǎng)站上查詢利用。中心微信公眾號(hào)中也開發(fā)了員工個(gè)人賬戶查詢、辦事指南查詢、工傷信息查詢等多項(xiàng)電子檔案利用功能，方便了群眾辦事，提升了中心的檔案服務(wù)水平。

二是通過業(yè)務(wù)大廳的自助設(shè)備提供數(shù)字檔案利用服務(wù)。中心本部和各基層辦事處網(wǎng)點(diǎn)的辦事大廳內(nèi)，均配備了觸摸屏自助服務(wù)設(shè)備，參保員工可以通過觸摸屏查詢打印個(gè)人賬戶信息，辦理多項(xiàng)社保和住房公積金業(yè)務(wù)，數(shù)字檔案利用效果顯著。

五、加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理能力

一方面，中心加大對(duì)檔案人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，提升檔案人員的綜合素質(zhì)。檔案工作人員通過參加各類檔案培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論和法律基礎(chǔ)知識(shí)，提升了自身的檔案專業(yè)水平和業(yè)務(wù)技能。另一方面，中心搭建完善的檔案專兼職工作管理體系，形成了專職檔案員和兼職檔案員（業(yè)務(wù)人員）的兩級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

檔案工作永無止境。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，網(wǎng)上業(yè)務(wù)辦理日益普遍，業(yè)務(wù)辦理全程電子化的速度正在加快。下一步，中心將根據(jù)電子文件和電子檔案管理的指導(dǎo)文件、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合社會(huì)保險(xiǎn)和住房公積金業(yè)務(wù)規(guī)范要求，在檔案規(guī)范管理的基礎(chǔ)上，迎難而上、銳意進(jìn)取、勇于創(chuàng)新，不斷完善紙質(zhì)和電子檔案管理，推動(dòng)中心檔案工作向更高水平邁進(jìn)。