金波 戈薈慧

蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心成立于2007年7月，是蘇州工業(yè)園區(qū)管委會(huì)直屬副處級(jí)建制的全民事業(yè)單位，貫徹實(shí)施國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)、方針和政策，管理、指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督園區(qū)的檔案業(yè)務(wù)工作。檔案管理中心高度重視檔案信息化工作，先后獲得了“全國(guó)示范數(shù)字檔案室”“江蘇省5A級(jí)數(shù)字檔案館”“全省檔案科技工作先進(jìn)單位”等榮譽(yù)。

一、以“智慧園區(qū)”理念做優(yōu)頂層設(shè)計(jì)，促進(jìn)信息化與檔案工作的深度融合

早在2011年，圍繞“智慧園區(qū)”的總體思路，園區(qū)檔案管理中心開(kāi)發(fā)建設(shè)了數(shù)字檔案館（室）信息平臺(tái)。該信息平臺(tái)包括十大子系統(tǒng)：數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室、在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)、館藏資源管理、離線檔案管理、城建檔案整理、GIS管理、地理庫(kù)切片歸檔系統(tǒng)、聲像資料管理系統(tǒng)和門(mén)戶網(wǎng)站。系統(tǒng)具有三大亮點(diǎn)：一是與園區(qū)電子政務(wù)云平臺(tái)有效融合，大數(shù)據(jù)概念得以充分體現(xiàn)；二是采用前端控制、全程跟蹤的流程化運(yùn)作模式，有效記錄各類(lèi)檔案元數(shù)據(jù)；三是實(shí)現(xiàn)三維可視化庫(kù)房管理和GIS可視化管理。數(shù)字檔案館（室）信息平臺(tái)的運(yùn)用，為建立覆蓋全區(qū)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化提供了技術(shù)保障。此外，檔案管理中心于2014年完成了全部館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描工作。

近年來(lái)，園區(qū)檔案管理中心以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想和黨的十九大精神為指導(dǎo)，在上級(jí)檔案部門(mén)和園區(qū)黨工委的正確領(lǐng)導(dǎo)下，立足園區(qū)實(shí)際，圍繞“學(xué)習(xí)新思想、改革再出發(fā)、開(kāi)放邁新步、發(fā)展高質(zhì)量”主題，深入開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，銳意改革創(chuàng)新，強(qiáng)化依法治檔，檔案信息化工作取得新成效。

二、以城建檔案“在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)”系統(tǒng)為抓手，爭(zhēng)做全國(guó)開(kāi)發(fā)區(qū)城建檔案工作的典型示范

園區(qū)檔案管理中心建設(shè)的城建檔案“在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)”系統(tǒng)，是面向全園區(qū)建設(shè)單位、專(zhuān)門(mén)用于建設(shè)工程竣工文件歸檔和報(bào)驗(yàn)工作的規(guī)范化管理系統(tǒng)。系統(tǒng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)并結(jié)合園區(qū)實(shí)際建立了整套建設(shè)工程竣工文件歸檔報(bào)驗(yàn)流程，包含公司管理、模板分配、文件登記、檔案預(yù)驗(yàn)收、檔案整理、窗口報(bào)驗(yàn)、業(yè)務(wù)審核、移交入庫(kù)等主要流程步驟，具備在線咨詢、工程管理、案卷管理、檔案員管理、可視化查詢等輔助功能選項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)了從項(xiàng)目報(bào)建、報(bào)驗(yàn)審核直至移交入庫(kù)全過(guò)程的規(guī)范化管理。系統(tǒng)簡(jiǎn)單易學(xué)，為建設(shè)單位歸檔工作提供了十分便利的條件，降低歸檔工作的難度，有效提高歸檔工作的效率，同時(shí)無(wú)形中提高了建設(shè)單位歸檔的積極性，保證了建設(shè)工程竣工文件能夠收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)。

在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)系統(tǒng)主要特點(diǎn)為：一是項(xiàng)目前端把控，有效收集文件。以往建設(shè)工程竣工文件收集過(guò)程中，往往因?yàn)轫?xiàng)目周期過(guò)長(zhǎng)，項(xiàng)目竣工集中報(bào)驗(yàn)檔案時(shí)存在各種問(wèn)題，如文件丟失、排列無(wú)序、整理混亂等。使用該系統(tǒng)，建設(shè)單位最早可在項(xiàng)目取得建設(shè)工程規(guī)劃許可證前，報(bào)建登記項(xiàng)目信息。項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的文件均可隨時(shí)在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行登記，能夠有效避免前述狀況的發(fā)生。同時(shí)，系統(tǒng)具備工程跟蹤管理功能，實(shí)時(shí)跟蹤工程狀態(tài)以及文件收集進(jìn)度，便于用戶掌握項(xiàng)目動(dòng)態(tài)。二是歸檔目錄模板化管理，提高收集效率。系統(tǒng)內(nèi)嵌“建設(shè)工程竣工檔案歸檔內(nèi)容與排列順序表”，目錄模板按照國(guó)家相關(guān)法律、規(guī)范制定，用戶只需按照模板所示的內(nèi)容及排序逐條登記文件，大大提高建設(shè)工程文件的收集效率以及準(zhǔn)確程度。三是流程卡片式管理，便于用戶理解。系統(tǒng)首頁(yè)采用卡片式管理方式（圖1），卡片按照項(xiàng)目流程順序排列，項(xiàng)目流程清晰，項(xiàng)目階段明確，無(wú)論項(xiàng)目處于哪一環(huán)節(jié)，用戶都能一目了然，即使第一次使用系統(tǒng)的用戶，也能通過(guò)清晰的卡片式流程，了解檔案的報(bào)驗(yàn)過(guò)程。四是分單位文件登記，提升工作效率。系統(tǒng)具備單位管理功能，建設(shè)單位報(bào)建建設(shè)工程項(xiàng)目后，可以根據(jù)自身實(shí)際情況，建立施工單位或監(jiān)理單位的子賬號(hào)，并可通過(guò)文件登記模板管理功能將對(duì)應(yīng)的模板分配給各文件形成單位，實(shí)現(xiàn)文件“誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)登記”，最后統(tǒng)一匯總至建設(shè)單位賬號(hào)，各單位文件登記可以同步進(jìn)行，互不干擾。五是創(chuàng)新城建檔案數(shù)據(jù)可視化平臺(tái)。系統(tǒng)具備子系統(tǒng)城建檔案數(shù)據(jù)可視化平臺(tái)（圖2），兩個(gè)系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)系統(tǒng)內(nèi)工程信息實(shí)時(shí)推送至可視化平臺(tái)，將文字化的工程信息轉(zhuǎn)化為可視化地圖界面?？梢暬脚_(tái)不僅能夠快速定位相關(guān)的工程項(xiàng)目，同時(shí)也能直觀地反映城市變化的進(jìn)程，為將來(lái)的城市建設(shè)提供有力的指導(dǎo)。

三、以有效科研為引領(lǐng)，創(chuàng)新實(shí)踐區(qū)域“地理庫(kù)切片歸檔”

園區(qū)檔案管理中心重視檔案科研工作，近年來(lái)建設(shè)并完成了多項(xiàng)國(guó)家、省檔案科研項(xiàng)目，先后獲得了多項(xiàng)國(guó)家、省級(jí)檔案優(yōu)秀科技成果獎(jiǎng)項(xiàng)。與蘇州大學(xué)社會(huì)學(xué)院合作共建了“蘇州大學(xué)研究生工作站”，通過(guò)檔案科研提升檔案管理水平。

以“地理庫(kù)切片歸檔研究與實(shí)踐”項(xiàng)目為例，項(xiàng)目由園區(qū)檔案管理中心于2015年7月開(kāi)始建設(shè)，旨在對(duì)園區(qū)開(kāi)發(fā)建設(shè)以來(lái)形成的地理庫(kù)數(shù)據(jù)以定期歸檔的方式實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存和妥善利用。項(xiàng)目通過(guò)選取特定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，對(duì)園區(qū)地理庫(kù)數(shù)據(jù)進(jìn)行切片（快照），經(jīng)過(guò)整理后形成具備歸檔價(jià)值的地理庫(kù)圖層數(shù)據(jù)包，進(jìn)而按照電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行歸檔。項(xiàng)目完成了園區(qū)自成立以來(lái)（1994年至今）7大類(lèi)、18中類(lèi)、32個(gè)小類(lèi)的地理庫(kù)專(zhuān)題圖層的切片和整理工作，建設(shè)了包括基礎(chǔ)設(shè)施、地面建設(shè)、環(huán)境保護(hù)、土地規(guī)劃、市域CBD、動(dòng)遷安置等專(zhuān)題，實(shí)現(xiàn)了130多個(gè)地理庫(kù)歸檔數(shù)據(jù)包的在線移交進(jìn)館，并通過(guò)“地理庫(kù)切片歸檔展示系統(tǒng)”向社會(huì)公眾提供在線查閱、對(duì)比、統(tǒng)計(jì)等服務(wù)。目前項(xiàng)目成果在園區(qū)信息化展廳、園區(qū)檔案館公共服務(wù)區(qū)、政務(wù)網(wǎng)站等對(duì)外展示（圖3）。

“地理庫(kù)切片歸檔”是園區(qū)檔案工作創(chuàng)新服務(wù)理念、打造服務(wù)平臺(tái)的切實(shí)體現(xiàn)，是檔案工作的一大創(chuàng)新，對(duì)拓展園區(qū)檔案服務(wù)領(lǐng)域，提升檔案服務(wù)水平具有深遠(yuǎn)的意義。項(xiàng)目于2017年分別獲得國(guó)家檔案局優(yōu)秀科技成果三等獎(jiǎng)和江蘇省檔案局優(yōu)秀科技成果一等獎(jiǎng)等榮譽(yù)。

四、以銳意進(jìn)取的姿態(tài)順應(yīng)“智慧檔案”發(fā)展大趨勢(shì)，中心創(chuàng)建成為“全國(guó)示范數(shù)字檔案室”

園區(qū)黨工委管委會(huì)高度重視信息化建設(shè)工作，不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，部署“智慧園區(qū)”建設(shè)，推進(jìn)政府工作與信息化深度融合。作為“智慧園區(qū)”建設(shè)的一環(huán)，園區(qū)檔案管理中心根據(jù)《國(guó)家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)<數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法>的通知》（檔辦發(fā)〔2016〕3號(hào)）文件精神，開(kāi)展“全國(guó)示范數(shù)字檔案室”工作，此項(xiàng)工作得到了國(guó)家檔案局和省市檔案局以及園區(qū)黨工委管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，中心被國(guó)家檔案局列為全國(guó)首批、江蘇省僅有的三家試點(diǎn)單位之一。同年，園區(qū)管委會(huì)成立蘇州工業(yè)園區(qū)“數(shù)字檔案室”建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，把創(chuàng)建“全國(guó)示范數(shù)字檔案室”工作納入園區(qū)信息化工作發(fā)展規(guī)劃。

通過(guò)認(rèn)真解讀《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》的6項(xiàng)一級(jí)指標(biāo)、40項(xiàng)二級(jí)指標(biāo)、135項(xiàng)三級(jí)指標(biāo)，園區(qū)檔案管理中心從領(lǐng)導(dǎo)與組織、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)、工作亮點(diǎn)等六個(gè)方面重點(diǎn)投入力量，取得了很好的成效。中心構(gòu)建了集在線收集、整理、鑒定、查閱、監(jiān)督、指導(dǎo)等功能為一體的數(shù)字檔案室系統(tǒng)，從區(qū)域性、集中式的角度整體提升了全區(qū)數(shù)字檔案室信息化建設(shè)和服務(wù)水平。

2018年10月，園區(qū)檔案管理中心通過(guò)了國(guó)家檔案局館室司組織的由全國(guó)檔案專(zhuān)家組成的評(píng)估組的現(xiàn)場(chǎng)測(cè)評(píng)。2018年12月26日，國(guó)家檔案局正式發(fā)文《國(guó)家檔案局關(guān)于批準(zhǔn)蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心數(shù)字檔案室為“全國(guó)示范數(shù)字檔案室”的通知》（檔審字〔2018〕65號(hào)），園區(qū)檔案管理中心數(shù)字檔案室正式成為“全國(guó)示范數(shù)字檔案室”。

黨的十九大報(bào)告中指出，要增強(qiáng)改革創(chuàng)新本領(lǐng)，善于結(jié)合實(shí)際創(chuàng)造性推動(dòng)工作，善于運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化手段開(kāi)展工作。國(guó)家檔案局也提出了“以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展”的目標(biāo)，全面加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)新形勢(shì)的正確選擇，也是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。圍繞大局，順勢(shì)而為，銳意進(jìn)取，以檔案信息化建設(shè)為支撐助推新時(shí)代檔案事業(yè)新發(fā)展，更是區(qū)域檔案管理工作所趨。